अपने इनवॉइस का बिलिंग पता कैसे बदलें - चरण-दर-चरण

यह सुनिश्चित करने के लिए कि चालान सही मेलबॉक्स तक पहुंचें, अपना बिलिंग पता अभी अपडेट करें

यह सुनिश्चित करने के लिए कि चालान सही मेलबॉक्स तक पहुंचें, अपना बिलिंग पता अभी अपडेट करें। जैसे ही आप सेटिंग्स समायोजित करते हैं, पुष्टि करें कि परिवर्तन उन सभी कनेक्टेड सिस्टम में प्रसारित होता है जो लेनदेन और दस्तावेज़ प्रवाह को ट्रैक करते हैं। शीर्ष बार में आइकन देखें और शुरू करने के लिए बिलिंग अनुभाग खोलें।

चरण 1: सटीक नया पता, कंपनी का नाम, यदि आवश्यक हो तो कर आईडी, और कोई भी द्वितीयक बिलिंग पते (पुनर्निर्देशन के लिए उपयोग किए जाते हैं) एकत्र करें। परिवर्तनों के साथ जाने के लिए एक संक्षिप्त नोट तैयार करें ताकि सहकर्मी और विक्रेता अपडेट अनुरोधों को समझ सकें।

चरण 2: अपने प्राथमिक बिलिंग पोर्टल में, पता बदलें। यदि आपकी प्रणाली एकाधिक उत्पादों में फैली हुई है, तो प्रत्येक उत्पाद क्षेत्र में फ़ील्ड को अपडेट करें। प्रोफ़ाइल आइकन या बिलिंग टैब का उपयोग करें; यदि आप Microsoft या अन्य प्लेटफ़ॉर्म का उपयोग करते हैं, तो वहां अपडेट को दोहराएं ताकि पता भुगतान और रिकॉर्ड में अनुरूप रहे।

चरण 3: उपकरणों में प्रसार और लिंकिंग। जांचें कि नया पता दस्तावेज़ रिपॉजिटरी जैसे netdocuments और ई-साइनर्स जैसे lexsign से लिंक किया गया है। संग्रह वर्कफ़्लो और अपने CRM में किसी भी पते के फ़ील्ड को अपडेट करें ताकि चालानों की पहुंच क्लाइंट रिकॉर्ड के साथ सुसंगत बनी रहे।

चरण 4: एक परीक्षण चालान उत्पन्न करके मान्य करें। हेडर और बिलिंग संपर्क पर पता दिखाई देने की पुष्टि करने के लिए उदाहरण की समीक्षा करें। यदि आपके पास पहले से ही कतार में भुगतान किए गए चालान हैं, तो सत्यापित करें कि वे रिकॉर्ड अब अपडेट किया गया पता दिखाते हैं; किसी भी मुद्दे को एक केंद्रीय ट्रैकर में लॉग करें और समय पर समाधान सुनिश्चित करने के लिए उन्हें अपने संचारकर्ता के माध्यम से रूट करें। एकाधिक विभागों के लिए, मालिकों को नियुक्त करें और एक लक्ष्य पूर्णता समय निर्धारित करें।

चरण 5: हितधारकों को सूचित करें और बाहरी टेम्पलेट्स को अपडेट करें। ईमेल के माध्यम से या अपनी प्रणाली के संदेश उपकरण के माध्यम से ग्राहकों और विक्रेताओं को एक संक्षिप्त सूचना भेजें। यह सुनिश्चित करने के लिए सूचनाओं के लिए भाषाई अवधि फ़ील्ड को अपडेट करें कि अलर्ट नए पते से मेल खाते हैं। हर साल पते की समीक्षा करने के लिए सदाबहार अनुस्मारक रखें ताकि यह वर्तमान रहे।

अपने नवीनतम चालान पर वर्तमान बिलिंग पते को सत्यापित करें

अपने खाते में नवीनतम चालान खोलें या इसे इलेक्ट्रॉनिक रूप से पुनर्प्राप्त करें, फिर बिलिंग पता ब्लॉक की तुलना अपने रिकॉर्ड से करें। यह त्वरित जांच गलत तरीके से निर्देशित बिलों के खिलाफ एक प्रकार की रोकथाम है और यह सुनिश्चित करने में मदद करती है कि बिल सही प्राप्तकर्ता के पास जाए। संदर्भ के लिए किसी भी विसंगति के नोट्स रखें और अपनी फ़ाइल के लिए परिवर्तन का दस्तावेजीकरण करें।

• नवीनतम चालान खोजें: बिलिंग पोर्टल तक पहुंचें, चालान चुनें, फिर सबसे हालिया बिल खोलें। संदर्भ के लिए चालान संख्या और तिथि नोट करें।
• चालान पर बिलिंग पता अनुभाग का पता लगाएँ। पुष्टि करें कि सड़क, शहर, राज्य, ज़िप और देश सही हैं और काटे नहीं गए हैं। यदि पता आपके वर्तमान स्थान को प्रतिबिंबित नहीं करता है, तो नीचे दिए गए चरणों में इसे अपडेट करें।
• यदि आप सीधे संपादित कर सकते हैं, तो पते के आगे संपादित करें पर क्लिक करें, फ़ील्ड अपडेट करें और फिर सहेजें। यदि आपको प्रोफ़ाइल को समायोजित करने की आवश्यकता है, तो प्राथमिकताओं में ऐसा करें और भविष्य के चालानों के लिए नए पते को डिफ़ॉल्ट के रूप में सेट करें।
• फिर चालान को पुन: उत्पन्न करें या दस्तावेज़ में परिवर्तनों को प्रसारित करने की पुष्टि करने के लिए इसे फिर से देखें। यदि सिस्टम प्रत्यक्ष संपादन की अनुमति नहीं देता है, तो यह सुनिश्चित करने के लिए सेटअप फ्लो का उपयोग करें कि परिवर्तन बाद के चालानों पर लागू होता है; अन्यथा सहायता से संपर्क करें।
• बिल पर प्रभावों के लिए जाँच करें: पते, जमा नोट्स या कानूनी खुलासे से संबंधित कोई भी समायोजन या नोट्स। राशियों और लाइनों को सत्यापित करें; यदि परिवर्तन मामूली हैं, तो बिलिंग प्रणाली के कार्य स्वचालित रूप से लागू हो जाएंगे, अन्यथा सहायता का अनुरोध करें।
• अद्यतन चालान की एक प्रति सहेजें या निर्यात करें और इसे अपने रिकॉर्ड में संग्रहीत करें। आगे बढ़ने से पहले, संदर्भ को साफ और भविष्य के ऑडिट के लिए सदाबहार रखने के लिए किसी भी डुप्लिकेट को हटा दें - यह उन समय में मदद करता है जब आपको पते का प्रमाण दिखाने की आवश्यकता होती है।
• समीक्षा करें कि कौन पते संपादित कर सकता है: यदि कई उपयोगकर्ता पोर्टल तक पहुंचते हैं, तो अनुमतियों की पुष्टि करें और सुनिश्चित करें कि गतिविधि लॉग में अपडेट ट्रैक किए गए हैं। समर्थित होने पर प्राथमिकताएँ में स्वचालित पता अपडेट सक्षम करें, जिससे यह एक विश्वसनीय सदाबहार सेटअप बन जाए।

लगातार सटीकता के लिए, बेमेल से बचने के लिए अपने CRM में पते के स्रोत को देखें। यदि आपको सहायता की आवश्यकता है, तो अपने चालान नंबर के साथ सहायता से संपर्क करें; हम चरणों के माध्यम से आपकी सहायता कर सकते हैं और किसी भी प्रश्न का उत्तर दे सकते हैं। परिवर्तनों को संसाधित करने में कुछ दिन लग सकते हैं, इसलिए यह पुष्टि करने के लिए अगले बिल की निगरानी करें कि सभी भविष्य के बिलों पर नए पते का उपयोग किया गया है।

सटीक पते का विवरण एकत्र करें: सड़क, शहर, राज्य, डाक/ज़िप, देश और कर आईडी

बिल उत्पन्न करने से पहले सटीक पते का विवरण एकत्र करें। सड़क, शहर, राज्य, डाक/ज़िप, देश और कर आईडी को एक ही रिकॉर्ड में कैप्चर करें। अपने क्लिपबोर्ड पर सत्यापित विवरण रखें और क्लाइंट फ़ाइल में एक संक्षिप्त सारांश संलग्न करें।

चरण 1: एक त्वरित वीडियो कॉल के दौरान या ऑनलाइन फॉर्म के माध्यम से सड़क के पते की पुष्टि करें, फिर अंतिम पंक्ति को रिकॉर्ड में कॉपी करें। उसा