Як змінити бронювання, зроблене у вашому помешканні – простий покроковий посібник

Confirm the guest’s new dates in writing and update the booking within 24 hours. If youd see a mismatch, correct the guest name against the record and enter the changes into your PMS so all team members stay in sync. If the guest booked via aerlinguscom, pull the confirmation from that channel to verify details and avoid confusion.

Review your propertys cancellations policy and the price difference for the new dates. There are cases where a partial refund is appropriate. Make the revised total clear in the guest message, outlining what is refundable and what isn’t. The relevant terms should be based on the current rates for the stay, and reflect any non-refundable nights or advance payment conditions. Provide a straightforward comparison between the original total and the new total, including taxes and fees.

Check availability for the new dates using the calendar in your propertys management system, and confirm there is no conflict with other reservations for the location. If there is capacity, prepare an updated offer: consider an upgrade to a higher category at a fair price, or keep the same room if they prefer. Update the booking record to show the status as changed and mark the old reservation as modified where appropriate.

Communicate with the guest in a concise, friendly message. This approach supports understanding on both sides. Include the revised total, new check-in and check-out times, and how to enter the property. Provide the updated booking reference and instructions for accessing the location or keyless entry. Mention the cancellation window again if they need to revert the change, and invite any questions theyre ready to address. If the guest needs to adjust again, outline the simple steps they can follow to update the booking themselves or contact you for help.

After confirmation, coordinate with the cleaning team and the front desk to align on the new schedule. Document the change in your system and send a copy to the guest for their records. If the guest requests a refund or credit, process according to the propertys policy and report back with the outcome within 48 hours.

Identify the Booking You Need to Modify

Filter by location and check-in date to identify the booking you need to modify, and copy the original booking ID for quick reference.

Open the booking in your system and review the descriptions of the stay to see the difference between the original details and what you need to adjust, even minor tweaks still reflect the stay.

If multiple bookings match, use the update field to confirm which one you are editing and inform the guests. There is a clear path to avoid making edits to an unrelated reservation.

If you cant locate it, reach support and share the booking ID, location, and check-in information. There, your team can help verify the record and support making the update.

Where to look in your system

Log in to your system and use filters for location, check-in, and status. Compare the original lines against the current entries, and pull the notes from the guest profile to confirm the stay details.

What to collect before making changes

Gather the booking, guest names, and the exact check-in and check-out dates. Confirm the location and fares changes that may apply. Ensure you have descriptions of the stay and any special requests, so your update stays aligned with what the guests expect.

Review Policy on Changes, Cancellations, and Fees

Implement a 24-hour free-change window and label it with an orange badge on all booking confirmations and property pages; this upfront rule reduces back-and-forth through support and gives guests a clear expectation before they check-in.

What can be changed: dates, check-in times, and guest names. Changes up to the policy cutoff are approved automatically through the system; if a request falls outside the window, it routes to the approval queue for a human sign-off. Ensure updated details appear in all connected platforms so there isnt any mismatch at check-in.

Fees and refunds: show the exact fee or percentage before you process a change. A typical structure: changes within 24 hours of booking incur no fee; 2–7 days prior, 10–20% of the fare; within 24 hours, 50% of the fare; after check-in, the stay can be non-refundable or covered only by remaining nights. These figures vary by rate plan and property, so rely on your updated policy. Fares differ across rates; reflect the difference clearly in the final quote.

Refunds are generated to the original payment method when allowed by the fare. Processing typically takes 5–10 business days. If a guest used optional services, refunds apply to those items as well. On platforms with wallets, refunds may appear as a generated credit. Internal tracking uses a field named lingus to store the approver’s name and timestamp, which helps you show the exact approval path if a guest questions the decision. You can sign the record to confirm the action. If an exception is needed, support handles it per your policy and records the approval with the relevant names and dates.

Tips to implement: publish the policy in your portal and in the booking flow, include reminders at check-in, and link to the updated page. Keep it short, transparent, and easy to follow; with this approach, your team can handle changes quickly, and guests feel confident about their options. What matters is the follow-through and the clear sign that you support flexible, fair handling of changes and charges. The difference between a smooth change and a denied request often comes down to timing and the approval workflow.

Open the Booking in Your System and Prepare the Change

Open the booking in your system, locate the reservation by reference number or guest name, and confirm the current status before you adjust anything. Check the property address and the stay dates to ensure you are editing the correct record. Gather the participants list and current occupancy to map the impact of the change. Note the original book reference in the notes.

Review the Booking Details

1. Open the booking in your PMS or channel manager. Retrieve the reference number and guest name, then confirm the address, check-in and check-out dates, and the current occupancy.
2. Note the rooms and the cabin or room type booked, the number of rooms, and the total price before any changes. Verify the items mentioned in the request and any special needs from the guest or hosts.
3. Assess what needs to change: dates, room count, upgrade, or room type tweaks. If a voucher is involved, confirm its validity and any restrictions.
4. Cross-check availability across platforms, including bookingcom, to ensure the change will be reflected consistently.

Execute the Change and Notify

1. Enter the new details in the system: adjust dates within the stay window, update occupancy and the number of rooms, and select the upgrade if offered.
2. Review the updated prices, apply taxes and fees, and ensure the new total is clear to the client. Just update the pricing in the booking record so it does not surprise the participant.
3. Save the changes; once the update is made, verify that it appears in the booking timeline and that the status is updated to reflect the change.
4. Prepare the guest text and confirmation: include what changed, the new dates, the upgraded room if applicable, and the final price. If a voucher is used, attach or reference it and explain how it is redeemed.
5. Send the updated confirmation through the chosen channel, whether via the platform message system or email, and ensure they have access to the revised details.
6. Після відправлення слідкуйте за будь-якими відповідями та обробляйте подальші дії з гостем, учасниками або платформою, якщо це необхідно.

Змінити дати, гостей і тип кімнати: покрокова інструкція

Відкрийте бронювання в своїй панелі адміністратора, натисніть Редагувати та спочатку оновіть дати, щоб зафіксувати нову ціну. Якщо перебування в Європі або включає географічні податки, відобразіть ці витрати перед збереженням. Після встановлення дат відрегулюйте кількість гостей і тип номера в тому ж потоці, потім збережіть і перегляньте оновлену загальну суму.

Дати та тип номеру

Крок 1: Точно змініть дати заїзду та виїзду. Крок 2: Виберіть правильний тип номера та додайте додаткові послуги, такі як сніданок, паркування або додаткове ліжко. Крок 3: Збережіть зміни та перевірте нову суму. Залежно від вашої політики, система може одразу відобразити змінену ціну; уточніть у гостя, скільки він заплатить, і додайте оновлений текст підтвердження. Якщо належить знижка, зазначте будь-яку знижку та як вона впливає на загальну суму.

Гості, скасування та платежі

Крок 4. Оновіть імена гостей та контактну інформацію. Крок 5. Перегляньте політику скасування та будь-які відшкодування, якщо зміни їх спричинять. Крок 6. Перевірте статус платежів, включаючи будь-які додаткові збори або додаткові послуги, та повідомте гостю нову загальну суму. Використовуйте чітке текстове повідомлення або електронну пошту, щоб підтвердити, що змінилося, нові дати та новий номер підтвердження. Якщо гість запитує інше коригування, погоджуйтеся, якщо це відповідає вашій політиці. Ось що потрібно перевірити далі: порівняйте старі та нові суми, перевірте статус підтвердження (підтверджено або відкрито) і зазначте будь-які платежі, які потрібно сплатити або відкрити. Для бронювань, пов’язаних із маршрутами lingus або aerlinguscom, узгодьте будь-які додаткові послуги чи умови, щоб гості бачили єдиний точний підсумок.

Що відбувається з додатковими послугами після зміни: повернення коштів, кредити або перепризначення

Перегляньте додаткові послуги, пов’язані з бронюванням, щойно підтвердите зміни. Знайдіть такі пункти, як паркування, сніданок, доступ до спа-центру або пізній виїзд, і перевірте, чи повертається вартість кожного з них, чи зараховується на рахунок, чи прив’язаний до певного номера. Перевірте оновлені правила у вашій системі; джерело умов політики залежить від постачальника та географічного розташування, тому підтвердьте відповідні умови, перш ніж діяти.

Відшкодування: якщо додаткову послугу було заброньовано з можливістю повернення коштів, здійсніть повне повернення коштів на початковий спосіб оплати гостя. Якщо послуга не підлягає поверненню, запропонуйте кредит з визначеним терміном дії або застосуйте вартість до оновленого бронювання, залежно від правил постачальника. У будь-якому випадку задокументуйте рішення та відобразіть зміни в квитанції гостя, щоб уникнути плутанини в майбутньому.

Кредити: Якщо відшкодування неможливе, видайте кредити, що дорівнюють чистій вартості додаткових послуг. Вкажіть термін дії кредиту, чи можна його використовувати для оплати вартості номеру, податків або супутніх послуг, а також чи переноситься він на майбутні перебування. Переконайтеся, що гість бачить оновлену загальну суму та посилання на кредит у записі бронювання для прозорості.

Перепризначення: якщо зміна переміщує гостя до іншого номера або помешкання, визначте, чи супроводжують додаткові послуги бронювання, чи залишаються з початковим замовленням. Деякі постачальники автоматично перерозподіляють такі послуги, як сніданок або паркування; інші вимагають безпосереднього схвалення гостя. Якщо перепризначення не дозволено, запропонуйте окремий кредит або одноразове коригування нового бронювання, щоб покрити різницю.

Комунікація та терміни: негайно повідомте гостя, надіславши оновлене підтвердження бронювання та чітке пояснення того, що залишилося, що було повернуто, а що зараховано. Включіть нові потреби та будь-які обмеження щодо використання. The

Сповістіть гостя та надішліть нове підтвердження

Негайно надішліть гостю нове підтвердження після того, як остаточно узгодите оновлені дати та умови. Включіть переглянуту кількість осіб, імена та загальну вартість, а також посилайтеся на попереднє бронювання, щоб гість міг побачити різницю між старими та новими датами.

Надайте новий номер підтвердження та інструкції з доступу. Чітко додайте надану інформацію та вкажіть, що змінилося між двома бронюваннями, а що залишилося незмінним. Якщо є авіарейси, додайте будь-які відповідні деталі рейсу, час і те, що все ще доступне для планування гостем. Додайте рядок, у якому вказано, що змінилося, щоб гість одразу побачив різницю.

Позначте повідомлення помаранчевою міткою у вашій системі, щоб сигналізувати про терміновість. У повідомленні слід перерахувати ім’я кожного гостя, назву помешкання, нові дати та переглянуту загальну суму. Якщо гостей декілька, подавайте кожне ім’я окремо, щоб уникнути плутанини.

Поясніть кроки оплати: чи потрібно вносити будь-яку суму зараз або під час реєстрації, і де вводити нові платіжні дані, якщо це необхідно. Уточніть, що зміна не є скасуванням, і вкажіть будь-яку плату, що застосовується, включно з тим, чи підлягає вона поверненню. Якщо гостю потрібно повторно забронювати, надайте посилання для бронювання нового перебування та які варіанти існують між старими та новими датами.

Попросіть гостя зберегти нове підтвердження та підтвердити отримання. Якщо ви все ще не отримали відповіді протягом 24 годин, зв’яжіться з ним і зверніть увагу на будь-які особливі побажання під час подальшого спілкування. Перед прибуттям переконайтеся, що вся інформація є точною, і повідомте гостю, що робити під час реєстрації, наприклад, куди зайти та де зустрітися з персоналом.