12 Безкоштовних шаблонів для автоматизованих повідомлень Airbnb гостям – 4 основні тексти для планування на 2025 рік

Заплануйте чотири основні повідомлення на сьогодні щоб направляти гостей від першого запиту до виїзду. А human touch builds trust, protects your reputation, і скорочує перехід туди-назад на значну величину – час, який ви можете реінвестувати в cleaning, відпочивати або покращувати свій listing. Use a smart робочий процес із вашим tools щоб запускати повідомлення у потрібні моменти, включаючи комунікації перед прибуттям, під час прибуття, в середині перебування та після перебування. Такий підхід тримає гостей в курсі, і це допомагає вам show дякую і resolve невеликі проблеми легко.

Чотири основні шаблони для планування у 2025 році націлені на шлях гостя: Pre-arrival вітаю, check-in і parking інструкції, середина перебування вирішення проблем і після перебування оцінка. Кожен шаблон використовує просту структуру: привітання, конкретні деталі, кроки до дії та запрошення до відповіді. З parking details, cleaning windows and timelines, and breezeway access tips, you minimize confusion. The messages stay concise, with a tone що є теплою, але smart, і ви можете налаштувати їх відповідно до listing і профіль гостя, зберігаючи balance між автономією та особистим підходом.

Щоб максимізувати вплив, поєднайте кожен шаблон зі швидким планом дій і крихітним little контрольний список: підтвердьте ім’я гостя, доступ до помешкання та очікуване вікно прибуття; надайте a cleaning розклад; нагадати про parking і буфери для тих, хто запізнюється; і запропонуйте простий шлях до resolve issues by replying. The process takes time but saves many back-and-forth messages, improving your reputation і перетворюючи пасивні запити на бронювання.

За наявності цих чотирьох шаблонів ви отримуєте balance контролю та чуйності. The tools використання має підтримувати планування, а не ускладнювати ваш робочий процес. Якщо ви зберігаєте дружній language and a consistent tone, гості відчуватимуть, що їх спрямовують, а не допитують, що takes менше зусиль для підтримки та truly підвищує задоволеність гостей.

Дякуємо за прочитання. Цей підхід розроблено для того, щоб effortless для впровадження та масштабування listing sizes, від односімейного будинку до багатоквартирної власності. Якщо ви хочете налаштувати шаблони відповідно до вашої місцевості, ланцюга поставок для cleaning команди, та на місці parking обмеження, ви можете створити невеликий потік бризу всередині вашої панелі керування хостом, щоб тримати гостей в курсі та скоротити час очікування.

12 Безкоштовних шаблонів для автоматизованих повідомлень Airbnb гостям – 4 основні тексти для планування у 2025 році; Як я можу автоматизувати управління Airbnb

Почніть із чотирьох основних текстів, щоб запланувати їх зараз і автоматично розсилати через вашу систему, щоб швидко отримати доступ до розмов із гостями. Незалежно від того, чи керуєте ви одним airbnb, чи кількома списками, ці повідомлення масштабуватимуться, зменшать кількість помилок і підвищать прибутковість, зберігаючи при цьому професійне та дружнє спілкування.

4 Основні тексти для планування на 2025 рік

Попередній доступ та інструкції: надішліть стислий повідомлення перед прибуттям, яке містить деталі доступу, коди, інструкції щодо паркування та короткий перелік для підтвердження основних речей перед прибуттям.

Інструкція щодо прибуття та реєстрації: у день прибуття гостей поділіться швидкою, покроковою інформацією про самостійну реєстрацію, деталями Wi-Fi, основами використання приладів і варіантами безконтактного обслуговування.

Під час підтримки та обслуговування перебування: запропонуйте гостям звертатися з проханнями, надайте чіткі інструкції щодо вирішення проблем і звертайтеся до Breezeway або Hostaway у разі виникнення проблем; намагайтеся швидко відповідати, щоб підтримувати ефективність.

Виїзд та відгуки: уточніть час виїзду, повернення ключів, паркування та запросіть відгук, щоб захистити свою репутацію та керувати майбутніми рішеннями щодо ціноутворення.

12 Безкоштовних шаблонів для автоматизованих повідомлень Airbnb для гостей

Ці шаблони допомагають швидко обробляти доступ, підтримувати чистий імідж на ринку та захищати свою прибутковість. Вони зменшують кількість помилок у кількох airbnb, враховують потреби гостей і дозволяють автоматизувати нагадування, які цінують гості. У вас є надійний потік для паркування, кодів і контрольних списків, розміщених в єдиній професійно брендованій системі – незалежно від того, використовуєте ви amazon або подібний набір інструментів – для підтримки ефективності та зміцнення вашої репутації.

Каталог з 12 шаблонів за етапами шляху гостя

Рекомендація: Почніть з шаблону 3, щоб зменшити кількість запитань, які вимагають багато часу, та підвищити ефективність.

Перед прибуттям і приїзд

Шаблон 1 – Перед прибуттям: Надішліть тепле підтвердження з часом реєстрації, інформацією про паркування та основними деталями, щоб запобігти постійному листуванню та зменшити кількість помилок.

Шаблон 2 – До прибуття: Надайте точні вказівки, коди доступу та рекомендований час прибуття, щоб гості прибули без проблем, а ви мінімізували час, витрачений на вхід.

Template 3 – Pre-stay: Огляд поширених запитань, що відповідає на найчастіші запити, з лаконічними відповідями та швидким посиланням на підтримку на різних платформах, щоб зменшити кількість повторюваних повідомлень і підвищити ефективність.

Шаблон 4 – До перебування: Приклад плану прибуття в район, включаючи варіанти транзиту, найближчі послуги та просту карту, щоб встановити очікування перед перебуванням.

Template 5 – Pre-stay: Payment and access details, including door codes, Wi-Fi login, and a quick note on any service procedures to prevent delays and make arrivals smoother.

Template 6 – Pre-stay: Clear check-in procedures and a link to the full house manual, so guests feel prepared and time spent asking questions drops.

During stay & Post-stay

Template 7 – During stay: Quick requests for towels, extra amenities, or equipment through a single channel, with a standard step-by-step response to speed tasks.

Template 8 – During stay: One-page house manual recapped with essential safety tips, appliance basics, and how to contact services when things misbehave, reducing time spent searching.

Template 9 – Post-stay: Thank-you note with a giving gesture and a link to a short survey to collect feedback, helping you grow satisfaction and improves guests’ experience for future stays.

Template 10 – Post-stay: Local recommendations and exclusive offers for future stays, showing appreciation and encouraging most guests to return.

Template 11 – Post-stay: Alternative check-out options and late-check-out availability, with clear instructions to optimize the final moment and avoid delays.

Template 12 – Post-stay: Safety and contingency: step-by-step emergency contacts, safety tips, and next steps to reduce errors and reassure guests if something unexpected occurs.

Core Text 1: Booking Confirmation – Copy, Timing, and Triggers

Send Booking Confirmation within minutes of reservation. Use a concise, friendly copy that confirms guest name, stay dates, nightly rate, total amount, payment status, and the host contact channel. This minimizes time-consuming back-and-forth and ensures guests feel supported from the moment they book. Include a clear call to action and invite them to reply with any questions.

Copy Guidelines

Structure matters. Start with a warm greeting, followed by a quick summary of the booking, then the next steps and a mini reminder about essential details such as check-in time, wifi access, heating, and house rules. A key point is to present one clear call to action. Keep sentences short and actionable; this approach will improve clarity and will strengthen the guest experience. Include a line that signals you will reply promptly if they reach out.

Timing and Triggers

Set triggers for key moments: booking confirmed, payment processed, 7 days before arrival, 24 hours before, and 2 hours before check-in. Each message should be delivered through the guest’s preferred channel and adapt to their time zone. This strategy enables you to scale communications across multiple listings on airbnb and ensure consistency. These aspects reduce back-and-forth and create an extremely smooth arrival. This approach provides a practical solution to common questions and keeps guests informed. Also include check-in instructions, parking, and access details in the relevant messages. If available, add a note about heating and wifi to prevent last-minute questions.

Core Text 2: Pre-Arrival Check-In Details – Copy, Timing, and Triggers

Send a concise pre-arrival checklist 48 hours before check-in, with entry method, wifi details, parking, and house rules to start conversations seamlessly and cut back-and-forth. Whether guests arrive by car or rideshare, study of aspects in the arrival flow shows this approach reduces repetitive questions, helps you select the right timing, saves time, boosting earnings and easing work for your team, and creates new ways to support guests.

1. Copy
   • Goal: deliver three tight blocks: greeting, access, and support; keep language clear and actionable.
   • Samples:
     • Sample A: “Hi [Guest], your stay at [Property] begins on [Date]. For a smooth, contactless check-in, use the entry method [Code/Smart Lock]. wifi: [SSID] / [Password]. Parking: [Location]. Check-outs: [Time]. If you have questions, answers are ready–reply here or in the app.”
     • Sample B: “If youre arriving by car, outside gate access is via code [Code]. Doors open at [Time]. Reminders will arrive 24 hours before arrival. For help, tap Reply in the app or contact us.”
2. Timing
   • First message: 48 hours before check-in with key details.
   • Reminder: 24 hours before arrival to confirm updates and wifi status.
   • Final nudge: 2–3 hours before check-in with entry links and any last-minute changes.
   • Tips: select a timing profile in your system to keep messages aligned with local time and arrival windows.
3. Triggers
   • Booking confirmed: send Copy and initial details automatically via ai-powered tools or apps.
   • Travel date changes: resend updated details; offer new times and parking if needed.
   • Time-zone differences or late-night arrivals: adjust the timing and language to be clear and friendly.
   • Check-ins: use contactless flow to simplify conversations and provide clear wifi details; if guests need a quick reply, offer answers and keep the conversation moving.

Core Text 3: Arrival Welcome and House Guide – Copy, Timing, and Triggers

Recommendation: Use a three-part sequence that delivers a warm Arrival Welcome, a practical House Guide with checklists, and precise Entry Details, all designed to be effortless for guests and profitable for hosts. Schedule the welcome and guide 24 hours before check-in, and place the final access details 60–90 minutes before arrival. Add a light post-arrival update to confirm everything went smoothly and surface any quick needs, a short course of guest onboarding you can reuse across listings. Imagine guests facing a smooth arrival with clear directions and friendly support.

• Templates
  1. Arrival Welcome (two tone options):
     • Option A (for fullhome): “Welcome to {fullhome}! We’re thrilled you’re here. Your stay starts now. To help you face a smooth arrival, here are the basics: check-in window, address, contact. The House Guide below outlines the layout and must-know features. If you face any issue, reply here–we love helping guests feel at home.”
     • Option B (short-term): “Welcome to {fullhome}! Your stay begins now. Check the House Guide for basics: Wi‑Fi, thermostat, trash, and contact. Need a hand? Reply to this message.”
  2. House Guide Overview with checklists – the heart of clarity:
     • Entry essentials: door code, lock instructions, and check-in window.
     • House basics: Wi‑Fi name and password, temperature tips, lights, and safety devices.
     • Facilities overview: kitchen, laundry, and parking details.
     • An addition: adding quick tips and resources, local tips, emergency contacts, accessibility notes, and house rules in a simple checklists format.
  3. Entry Details and Troubleshooting:
     • Door code: {code} and steps to open.
     • What to do if code doesn’t work: contact number and response time.
     • Late check-in guidance and any pet or accessibility notes, if applicable.
• Timing and Triggers
  1. Trigger 1: Booking confirmation – send Arrival Welcome within 1 hour after booking to set expectations and surface basics.
  2. Trigger 2: 24 hours before check-in – send House Guide with checklists and details about the fullhome layout, parking, and amenities.
  3. Trigger 3: 60–90 minutes before check-in – send Entry Details with the door code, check-in instructions, and any access notes.
  4. Trigger 4: 24 hours after arrival – send a short post-arrival note asking for feedback and offering help with anything further.
• Ефективність та прибутковість

  Автоматизує цю послідовність, щоб зменшити ручне навантаження, підвищуючи ефективність і заощаджуючи гроші. Послідовний тон зменшує плутанину у гостей, збільшуючи кількість відгуків і прибутковість завдяки повторним бронюванням. Для короткострокового перебування це налаштування підвищує ефективність і прибутковість, і ви можете повторно використовувати tutorial у всіх списках. Уявіть собі додавання оновлення, яке підтримує основи в актуальному стані, з можливістю додавання додаткових деталей і функцій, що підвищують рентабельність.

Основний текст 4: Подяка після оформлення замовлення та нагадування про відгук – копіювання, час і тригери

Реалізуйте двоетапний процес: привітна подяка після оформлення замовлення протягом 6 годин, в якій до гостя звертаються на ім'я та підтверджують деталі після перебування, включаючи процедуру виїзду, замки дверей і повернення ключів; і нагадування про відгук через 24–72 години після виїзду. Використовуйте спеціальну мову, яка відповідає вашим оголошенням і операціям, і зберігайте теплий тон, щоб полегшити енергію гостя після перебування. Якщо ви використовуєте guesty або подібні інструменти, налаштуйте ритм для кожного оголошення, і нехай система обробляє більшу частину охоплення, а ваша команда може втрутитися вручну для особливих випадків, коли іноді потрібен особистий контакт для вирішення проблем тут. Цей процес забезпечує засоби для швидкого вирішення питань.

Коротка версія подяки після виїзду: “Привіт, {name}, дякуємо за перебування в {listing}. Сподіваємось, вам сподобалось. Наша команда тут, щоб допомогти, якщо вам щось знадобиться після виїзду. Будь ласка, підтвердьте отримання цього повідомлення та вкажіть, чи є у вас якісь проблеми.”

Пост-чек-аут подяка – розширена версія: "Привіт {name}, нам було дуже приємно приймати вас у {listing}. Якщо щось не відповідало вашим очікуванням, дайте відповідь тут, щоб ми могли це виправити. Якщо вам особливо сподобались якісь особливі моменти, розкажіть нам, що вам запам'яталося, щоб ми могли їх повторити в майбутньому."

Нагадування про відгук – копія: «Привіт, {name}, якщо у вас є хвилинка, будь ласка, залиште короткий відгук про ваше перебування в {listing}. Ваш відгук підтримує нашу роботу та допомагає майбутнім гостям. Зокрема, коротка замітка про те, що пройшло добре, а що можна покращити, допомагає нам швидко вирішувати проблеми. Ви можете підтвердити, що залишили відгук, відповівши тут».

Автоматизація та тригери: встановіть тригер на основі оформлення замовлення, щоб відправити подяку протягом 6 годин, а потім нагадування про відгук через 24–72 години. Якщо немає відповіді, відправте другий поштовх через 96 годин, а якщо гість повідомляє про проблему, передайте її для ручного зв'язку нічній зміні. Використовуйте чат-ботів для початкових відправок, але перейдіть на живих агентів для особливих випадків; зберігайте результати у своїх інструментах і списках, щоб ви могли керувати наступними кроками. Уникайте руйнівного часу, не надсилаючи повідомлення в пізні нічні години, і пропонуючи просту відмову; надайте засіб підтвердження або підтвердження отримання. Зберігайте короткий термін каденції, щоб запобігти втомі, і включіть чітке посилання на відгук на своєму веб-сайті або в додатку для бронювання, щоб спростити дію.

Автоматизація робочого процесу: шаблони планування на різних платформах

Прийміть централізований робочий процес планування, який поширює ті самі шаблони на всі платформи з одного редактора. Ця оптимізація зменшує кількість людських помилок і забезпечує відповідність операцій вимогам Airbnb, Booking і VRBO. Це гарантує, що кожен гість вчасно отримує нагадування та зменшує кількість запитів. Плануйте надсилання повідомлень у розумний час, щоб захистити сон, використовуючи місцевий час. Легке налаштування допомагає підтримувати постійний контакт у вашому регіоні, незалежно від того, чи гість вдома, чи подорожує. Поділіться результатами з менеджерами та постачальниками послуг, щоб менеджери були в курсі змін і прискорювали обробку запитів, і багато іншого, оскільки умови ринку змінюються.

Структура шаблону

Основні блоки включають: вступний рядок, вказівки до помешкання, деталі реєстрації, звернення до гостя та інструкції щодо виїзду. Кожен блок використовує заповнювачі для імені гостя, часу реєстрації та опису помешкання, а також нагадування залишити відгук. Додайте короткий заклик до дії, щоб поділитися ключовими деталями з командою господарів. Включіть примітку про дотримання правил будинку та інструкції щодо доступу. Забезпечте узгодженість звернення до гостя в усіх каналах.

Implementation Steps

1. Зіставте тригери за платформою та часом: за 72 години до прибуття, за 24 години до, в день прибуття та після виїзду. Зв’яжіть кожен тригер із версією платформи, зберігаючи основний вміст, щоб якість залишалася високою без подвоєння зусиль.

2. Налаштуйте кросплатформну доставку у вашому менеджері каналів або PMS, щоб одне оновлення надсилалося в Airbnb, Booking, VRBO та будь-який OTA. Це зменшує кількість ручних дій, запобігає затримкам і спрощує організацію запитів.

3. Перевірте на невеликій кількості оголошень. Виявляйте збої, регулюйте часові вікна, щоб поважати сон гостей, і переконайтеся, що нагадування надходять потрібному гостю у правильний час. Переконайтеся, що постачальники отримують будь-яку ескалацію своєчасно.

4. Переглядайте результати з менеджерами щотижня. Діліться показниками часу відповіді, оброблених запитів, часу, заощадженого на кожному оголошенні. Використовуйте відгуки для вдосконалення формулювань, додавання деталей, специфічних для ринку, і підтримки узгодженості повідомлень із правилами та вказівками будинку.

Відстежуйте продуктивність і забезпечте відповідність автоматизованих повідомлень

Налаштуйте інтерактивну панель, яка відстежує успішність доставки, час першої відповіді та відповідність на рівні каналів, що дозволяє швидко вносити зміни та легко інформувати гостей. Вивчіть основи на реальних прикладах того, як шаблони впливають на поведінку гостей на різних ринках і каналах. Створюйте адаптовані, коротші повідомлення для швидких підтверджень і довші для важливих деталей, щоб заохотити перебування та полегшити спілкування протягом усього процесу.

Key Metrics to Track

Підтримуйте орієнтований на дані огляд показників доставки, відкриття та середнього часу відповіді, а також часу першого контакту та частки пізніх відповідей. Перегляд каналів і ринку показує, де гості найбільше взаємодіють і де шаблони потребують налаштувань. Використовуйте міні-експорти для дослідження закономірностей на рівні об’єкта нерухомості та протестуйте два шаблони для кожної ситуації, а потім порівняйте результати для швидшого вдосконалення. Прагніть до 98–99% доставки, у середньому менше 15 хвилин для першої відповіді та пізніх відповідей менше 5%. Відстежуйте приклади, коли шаблони покращували задоволеність гостей, і перетворюйте це на 5-зіркові бали для майбутніх повідомлень. Інтегруйте smartbnb для масштабування між об’єктами нерухомості, зберігаючи узгодженість і простоту управління.

Уявіть собі інформаційну панель, яка виділяє, які шаблони найкраще узгоджуються з питаннями гостей, допомагаючи вам зосереджуватись на головному. Регулярно переглядайте довші повідомлення, щоб забезпечити ясність і стислість, і адаптуйтеся до потреб ринку, щоб підтримувати більш плавний робочий процес і швидші рішення на основі даних.

Відповідність і найкращі практики

Зберігайте процес простим: перевіряйте кожне автоматизоване повідомлення на відповідність правилам платформи, нормам конфіденційності та місцевим вимогам. Використовуйте контрольний список для конкретного каналу, адаптований до ринку, щоб забезпечити відповідність тону, часу та змісту очікуванням. Проводьте міні-аудити щокварталу, щоб виявити застарілу інформацію та пізні нагадування, які можуть дратувати гостей. Ведіть журнал змін з прикладами, щоб команда могла швидко навчатися та адаптуватися, і показуйте, як невеликі зміни впливають на поведінку та комфорт гостей. Ця практика забезпечує послідовні, швидкі оновлення та підтримує 5-зіркові результати, водночас підтримуючи збереження довіри на вашому ринку.