How to Change a Booking Made at Your Property – A Simple Step-By-Step Guide

Confirm the guest’s new dates in writing and update the booking within 24 hours. If youd see a mismatch, correct the guest name against the record and enter the changes into your PMS so all team members stay in sync. If the guest booked via aerlinguscom, pull the confirmation from that channel to verify details and avoid confusion.

Review your propertys cancellations policy and the price difference for the new dates. There are cases where a partial refund is appropriate. Make the revised total clear in the guest message, outlining what is refundable and what isn’t. The relevant terms should be based on the current rates for the stay, and reflect any non-refundable nights or advance payment conditions. Provide a straightforward comparison between the original total and the new total, including taxes and fees.

Check availability for the new dates using the calendar in your propertys management system, and confirm there is no conflict with other reservations for the location. If there is capacity, prepare an updated offer: consider an upgrade to a higher category at a fair price, or keep the same room if they prefer. Update the booking record to show the status as changed and mark the old reservation as modified where appropriate.

Communicate with the guest in a concise, friendly message. This approach supports understanding on both sides. Include the revised total, new check-in and check-out times, and how to enter the property. Provide the updated booking reference and instructions for accessing the location or keyless entry. Mention the cancellation window again if they need to revert the change, and invite any questions theyre ready to address. If the guest needs to adjust again, outline the simple steps they can follow to update the booking themselves or contact you for help.

After confirmation, coordinate with the cleaning team and the front desk to align on the new schedule. Document the change in your system and send a copy to the guest for their records. If the guest requests a refund or credit, process according to the propertys policy and report back with the outcome within 48 hours.

Identify the Booking You Need to Modify

Filter by location and check-in date to identify the booking you need to modify, and copy the original booking ID for quick reference.

Open the booking in your system and review the descriptions of the stay to see the difference between the original details and what you need to adjust, even minor tweaks still reflect the stay.

If multiple bookings match, use the update field to confirm which one you are editing and inform the guests. There is a clear path to avoid making edits to an unrelated reservation.

If you cant locate it, reach support and share the booking ID, location, and check-in information. There, your team can help verify the record and support making the update.

Where to look in your system

Log in to your system and use filters for location, check-in, and status. Compare the original lines against the current entries, and pull the notes from the guest profile to confirm the stay details.

What to collect before making changes

Gather the booking, guest names, and the exact check-in and check-out dates. Confirm the location and fares changes that may apply. Ensure you have descriptions of the stay and any special requests, so your update stays aligned with what the guests expect.

Review Policy on Changes, Cancellations, and Fees

Implement a 24-hour free-change window and label it with an orange badge on all booking confirmations and property pages; this upfront rule reduces back-and-forth through support and gives guests a clear expectation before they check-in.

What can be changed: dates, check-in times, and guest names. Changes up to the policy cutoff are approved automatically through the system; if a request falls outside the window, it routes to the approval queue for a human sign-off. Ensure updated details appear in all connected platforms so there isnt any mismatch at check-in.

Fees and refunds: show the exact fee or percentage before you process a change. A typical structure: changes within 24 hours of booking incur no fee; 2–7 days prior, 10–20% of the fare; within 24 hours, 50% of the fare; after check-in, the stay can be non-refundable or covered only by remaining nights. These figures vary by rate plan and property, so rely on your updated policy. Fares differ across rates; reflect the difference clearly in the final quote.

Refunds are generated to the original payment method when allowed by the fare. Processing typically takes 5–10 business days. If a guest used optional services, refunds apply to those items as well. On platforms with wallets, refunds may appear as a generated credit. Internal tracking uses a field named lingus to store the approver’s name and timestamp, which helps you show the exact approval path if a guest questions the decision. You can sign the record to confirm the action. If an exception is needed, support handles it per your policy and records the approval with the relevant names and dates.

Tips to implement: publish the policy in your portal and in the booking flow, include reminders at check-in, and link to the updated page. Keep it short, transparent, and easy to follow; with this approach, your team can handle changes quickly, and guests feel confident about their options. What matters is the follow-through and the clear sign that you support flexible, fair handling of changes and charges. The difference between a smooth change and a denied request often comes down to timing and the approval workflow.

Open the Booking in Your System and Prepare the Change

Open the booking in your system, locate the reservation by reference number or guest name, and confirm the current status before you adjust anything. Check the property address and the stay dates to ensure you are editing the correct record. Gather the participants list and current occupancy to map the impact of the change. Note the original book reference in the notes.

Review the Booking Details

1. Open the booking in your PMS or channel manager. Retrieve the reference number and guest name, then confirm the address, check-in and check-out dates, and the current occupancy.
2. Note the rooms and the cabin or room type booked, the number of rooms, and the total price before any changes. Verify the items mentioned in the request and any special needs from the guest or hosts.
3. Assess what needs to change: dates, room count, upgrade, or room type tweaks. If a voucher is involved, confirm its validity and any restrictions.
4. Cross-check availability across platforms, including bookingcom, to ensure the change will be reflected consistently.

Execute the Change and Notify

1. Enter the new details in the system: adjust dates within the stay window, update occupancy and the number of rooms, and select the upgrade if offered.
2. Review the updated prices, apply taxes and fees, and ensure the new total is clear to the client. Just update the pricing in the booking record so it does not surprise the participant.
3. Save the changes; once the update is made, verify that it appears in the booking timeline and that the status is updated to reflect the change.
4. Prepare the guest text and confirmation: include what changed, the new dates, the upgraded room if applicable, and the final price. If a voucher is used, attach or reference it and explain how it is redeemed.
5. Güncellenmiş onayı, platform mesaj sistemi veya e-posta yoluyla seçilen kanaldan gönderin ve revize edilmiş detaylara erişebildiklerinden emin olun.
6. Gönderdikten sonra, yanıtları izleyin ve gerekirse konuk, katılımcılar veya platform ile takip işlemlerini gerçekleştirin.

Tarihleri, Misafirleri ve Oda Tipini Değiştirme: Adım Adım

Rezervasyonu yönetici panelinizde açın, Düzenle'ye tıklayın ve yeni ücreti kilitlemek için önce tarihleri güncelleyin. Konaklama Avrupa'daysa veya coğrafi vergiler içeriyorsa, kaydetmeden önce bu ücretleri yansıtın. Tarihler ayarlandıktan sonra, aynı akışta misafir sayısını ve oda tipini ayarlayın, ardından kaydedin ve güncellenmiş toplamı inceleyin.

Tarihler ve Oda Tipi

Adım 1: Giriş ve çıkış tarihlerini tam olarak değiştirin. Adım 2: Doğru oda tipini seçin ve kahvaltı, otopark veya ek yatak gibi ekstraları ekleyin. Adım 3: Değişiklikleri kaydedin ve yeni tutarı doğrulayın. Politikanıza bağlı olarak, sistem revize edilmiş fiyatı hemen gösterebilir; misafirin ne ödeyeceğini onaylayın ve güncellenmiş onay metnini ekleyin. İndirim yapılacaksa, herhangi bir indirimi ve bunun toplamı nasıl etkilediğini not edin.

Misafirler, İptaller ve Ödemeler

Adım 4: Misafir adlarını ve iletişim bilgilerini güncelleyin. Adım 5: İptal politikasını ve değişikliklerin tetiklemesi durumunda para iadelerini inceleyin. Adım 6: Artı ücretler veya isteğe bağlı ekstralar dahil olmak üzere ödeme durumunu kontrol edin ve yeni toplamı misafire bildirin. Nelerin değiştiğini, yeni tarihleri ve yeni onay numarasını onaylamak için açık bir kısa mesaj veya e-posta kullanın. Misafir başka bir düzenleme talep ederse, politikanızla uyumlu olduğu sürece kabul edin. Sırada kontrol etmeniz gerekenler: eski ve yeni toplamları karşılaştırın, onay durumunu (onaylandı veya açık) doğrulayın ve ödenmesi gereken veya açık ödemeleri not edin. Lingus veya aerlinguscom güzergahlarına bağlı rezervasyonlar için, misafirlerin tek ve doğru bir özet görmesi için paketlenmiş ekstraları veya koşulları koordine edin.

Ekstralara Bir Değişiklikten Sonra Ne Olur: İadeler, Krediler veya Yeniden Atama

Bir değişikliği onayladığınız anda rezervasyona bağlı ekstraları gözden geçirin. Otopark, kahvaltı, spa erişimi veya geç check-out gibi öğeleri belirleyin ve her bir öğenin iade edilebilir, alacaklandırılabilir veya belirli bir odaya bağlı olup olmadığını kontrol edin. Sisteminizdeki güncellenmiş kuralları kontrol edin; politika koşulları için kaynak, sağlayıcıya ve coğrafi konuma göre değişir, bu nedenle harekete geçmeden önce geçerli koşulları onaylayın.

İadeler: Bir ekstranın iade edilebilir bir seçenekle rezerve edilmesi durumunda, konuğun orijinal ödeme yöntemine tam bir geri ödeme yapın. Öğenin iadesi mümkün değilse, belirli bir son kullanma tarihi olan bir kredi teklif edin veya sağlayıcının kurallarına bağlı olarak değeri güncellenmiş rezervasyona uygulayın. Her durumda, kararı belgeleyin ve daha sonra karışıklığı önlemek için değişikliği konuğun makbuzuna yansıtın.

Krediler: Geri ödeme mümkün olmadığında, ekstraların net değerine eşit krediler verin. Kredinin geçerlilik süresini, oda fiyatları, vergiler veya ek hizmetler için kullanılıp kullanılamayacağını ve gelecekteki konaklamalara aktarılıp aktarılmayacağını belirtin. Misafirin güncellenmiş toplamı ve kredi referansını şeffaflık için rezervasyon kaydında gördüğünden emin olun.

Yeniden Atama: Değişiklik misafiri başka bir odaya veya mülke taşıyorsa, ekstraların rezervasyonla birlikte mi hareket ettiğini yoksa orijinal düzenlemede mi kaldığını belirleyin. Bazı sağlayıcılar kahvaltı veya otopark gibi öğeleri otomatik olarak yeniden tahsis eder; diğerleri doğrudan misafir onayı gerektirir. Yeniden atamaya izin verilmiyorsa, farkı kapatmak için yeni rezervasyona ayrı bir kredi veya tek seferlik bir ayarlama teklif edin.

İletişim ve zamanlama: Konuğu, güncellenmiş bir rezervasyon onayı ve neyin kaldığına, neyin iade edildiğine ve neyin kredilendirildiğine dair net bir döküm ile derhal bilgilendirin. Yeni ihtiyaçları ve kullanım üzerindeki herhangi bir sınırı ekleyin. The

Misafiri Bilgilendirin ve Yeni Bir Onay Gönderin

Güncellenmiş tarihleri ve koşulları kesinleştirdikten hemen sonra konuğa yeni bir onay gönderin. Gözden geçirilmiş doluluk, isimler ve toplam ücreti ekleyin ve konuğun eski ve yeni tarihler arasındaki farkı görebilmesi için önceki rezervasyona atıfta bulunun.

Yeni onay numarasını ve erişim talimatlarını sağlayın. Sağlanan bilgileri açıkça ekleyin ve iki rezervasyon arasında neyin değiştiğini ve neyin aynı kaldığını belirtin. Uçuşlar söz konusuysa, ilgili uçuş detaylarını, saatlerini ve misafirin plan yapması için hala nelerin mevcut olduğunu ekleyin. Konuğun farkı bir bakışta görebilmesi için neyin değiştiğini belirten bir satır ekleyin.

Aciliyeti belirtmek için sisteminizde mesajı turuncu bir etiketle işaretleyin. Mesajda her misafirin adı, tesisin adı, yeni tarihler ve revize edilmiş toplam tutar listelenmelidir. Birden fazla misafir varsa, karışıklığı önlemek için her bir adı ayrı ayrı belirtin.

Ödeme adımlarını açıklayın: şu anda mı yoksa check-in sırasında mı herhangi bir ödeme yapılması gerekiyor ve gerekirse yeni ödeme ayrıntılarının nerede girileceğini belirtin. Değişikliğin bir iptal olmadığını açıklayın ve iade edilebilir olup olmadığını da içeren geçerli herhangi bir ücreti not edin. Bir misafirin yeniden rezervasyon yapması gerekirse, yeni konaklamayı rezerve etmek için bir bağlantı sağlayın ve eski ve yeni tarihler arasında hangi seçeneklerin olduğunu belirtin.

Misafirden yeni onay belgesini kaydetmesini ve alındığını onaylamasını isteyin. Henüz geri dönüş almadıysanız 24 saat içinde takip edin ve takip sırasında özel istekleri not alın. Varıştan önce tüm bilgilerin doğru olduğundan emin olun ve misafire giriş sırasında ne yapacağını, örneğin nereye gireceğini ve personelle nerede buluşacağını söyleyin.