Hur du ändrar en bokning som gjorts på ditt boende – en enkel steg-för-steg-guide

Confirm the guest’s new dates in writing and update the booking within 24 hours. If youd see a mismatch, correct the guest name against the record and enter the changes into your PMS so all team members stay in sync. If the guest booked via aerlinguscom, pull the confirmation from that channel to verify details and avoid confusion.

Review your propertys cancellations policy and the price difference for the new dates. There are cases where a partial refund is appropriate. Make the revised total clear in the guest message, outlining what is refundable and what isn’t. The relevant terms should be based on the current rates for the stay, and reflect any non-refundable nights or advance payment conditions. Provide a straightforward comparison between the original total and the new total, including taxes and fees.

Check availability for the new dates using the calendar in your propertys management system, and confirm there is no conflict with other reservations for the location. If there is capacity, prepare an updated offer: consider an upgrade to a higher category at a fair price, or keep the same room if they prefer. Update the booking record to show the status as changed and mark the old reservation as modified where appropriate.

Communicate with the guest in a concise, friendly message. This approach supports understanding on both sides. Include the revised total, new check-in and check-out times, and how to enter the property. Provide the updated booking reference and instructions for accessing the location or keyless entry. Mention the cancellation window again if they need to revert the change, and invite any questions theyre ready to address. If the guest needs to adjust again, outline the simple steps they can follow to update the booking themselves or contact you for help.

After confirmation, coordinate with the cleaning team and the front desk to align on the new schedule. Document the change in your system and send a copy to the guest for their records. If the guest requests a refund or credit, process according to the propertys policy and report back with the outcome within 48 hours.

Identify the Booking You Need to Modify

Filter by location and check-in date to identify the booking you need to modify, and copy the original booking ID for quick reference.

Open the booking in your system and review the descriptions of the stay to see the difference between the original details and what you need to adjust, even minor tweaks still reflect the stay.

If multiple bookings match, use the update field to confirm which one you are editing and inform the guests. There is a clear path to avoid making edits to an unrelated reservation.

If you cant locate it, reach support and share the booking ID, location, and check-in information. There, your team can help verify the record and support making the update.

Where to look in your system

Log in to your system and use filters for location, check-in, and status. Compare the original lines against the current entries, and pull the notes from the guest profile to confirm the stay details.

What to collect before making changes

Gather the booking, guest names, and the exact check-in and check-out dates. Confirm the location and fares changes that may apply. Ensure you have descriptions of the stay and any special requests, so your update stays aligned with what the guests expect.

Review Policy on Changes, Cancellations, and Fees

Implement a 24-hour free-change window and label it with an orange badge on all booking confirmations and property pages; this upfront rule reduces back-and-forth through support and gives guests a clear expectation before they check-in.

What can be changed: dates, check-in times, and guest names. Changes up to the policy cutoff are approved automatically through the system; if a request falls outside the window, it routes to the approval queue for a human sign-off. Ensure updated details appear in all connected platforms so there isnt any mismatch at check-in.

Fees and refunds: show the exact fee or percentage before you process a change. A typical structure: changes within 24 hours of booking incur no fee; 2–7 days prior, 10–20% of the fare; within 24 hours, 50% of the fare; after check-in, the stay can be non-refundable or covered only by remaining nights. These figures vary by rate plan and property, so rely on your updated policy. Fares differ across rates; reflect the difference clearly in the final quote.

Refunds are generated to the original payment method when allowed by the fare. Processing typically takes 5–10 business days. If a guest used optional services, refunds apply to those items as well. On platforms with wallets, refunds may appear as a generated credit. Internal tracking uses a field named lingus to store the approver’s name and timestamp, which helps you show the exact approval path if a guest questions the decision. You can sign the record to confirm the action. If an exception is needed, support handles it per your policy and records the approval with the relevant names and dates.

Tips to implement: publish the policy in your portal and in the booking flow, include reminders at check-in, and link to the updated page. Keep it short, transparent, and easy to follow; with this approach, your team can handle changes quickly, and guests feel confident about their options. What matters is the follow-through and the clear sign that you support flexible, fair handling of changes and charges. The difference between a smooth change and a denied request often comes down to timing and the approval workflow.

Open the Booking in Your System and Prepare the Change

Open the booking in your system, locate the reservation by reference number or guest name, and confirm the current status before you adjust anything. Check the property address and the stay dates to ensure you are editing the correct record. Gather the participants list and current occupancy to map the impact of the change. Note the original book reference in the notes.

Review the Booking Details

1. Open the booking in your PMS or channel manager. Retrieve the reference number and guest name, then confirm the address, check-in and check-out dates, and the current occupancy.
2. Note the rooms and the cabin or room type booked, the number of rooms, and the total price before any changes. Verify the items mentioned in the request and any special needs from the guest or hosts.
3. Assess what needs to change: dates, room count, upgrade, or room type tweaks. If a voucher is involved, confirm its validity and any restrictions.
4. Cross-check availability across platforms, including bookingcom, to ensure the change will be reflected consistently.

Execute the Change and Notify

1. Enter the new details in the system: adjust dates within the stay window, update occupancy and the number of rooms, and select the upgrade if offered.
2. Review the updated prices, apply taxes and fees, and ensure the new total is clear to the client. Just update the pricing in the booking record so it does not surprise the participant.
3. Save the changes; once the update is made, verify that it appears in the booking timeline and that the status is updated to reflect the change.
4. Prepare the guest text and confirmation: include what changed, the new dates, the upgraded room if applicable, and the final price. If a voucher is used, attach or reference it and explain how it is redeemed.
5. Send the updated confirmation through the chosen channel, whether via the platform message system or email, and ensure they have access to the revised details.
6. Efter sändning, övervaka eventuella svar och hantera uppföljningar med gästen, deltagarna eller plattformen om det behövs.

Ändra datum, gäster och rumstyp: Steg-för-steg

Öppna bokningen i din administrationspanel, klicka på Redigera och uppdatera datumen först för att låsa den nya kursen. Om vistelsen är i Europa eller involverar geografiska skatter, återspegla dessa avgifter innan du sparar. När datumen är inställda, justera antalet gäster och rumstyp i samma flöde, spara och granska sedan den uppdaterade totalen.

Datum och rumstyp

Steg 1: Ändra inchecknings- och utcheckningsdatum exakt. Steg 2: Välj rätt rumstyp och lägg till extrafunktioner som frukost, parkering eller en extra säng. Steg 3: Spara ändringarna och verifiera det nya beloppet. Beroende på din policy kan systemet visa det reviderade priset omedelbart. Bekräfta med gästen vad de ska betala och bifoga den uppdaterade bekräftelsetexten. Om en rabatt ska ges, notera eventuell rabatt och hur den påverkar det totala beloppet.

Gäster, Avbokningar och Betalningar

Steg 4: Uppdatera gästnamn och kontaktinformation. Steg 5: Granska avbokningspolicyn och eventuella återbetalningar om ändringar utlöser dem. Steg 6: Kontrollera betalningsstatus, inklusive eventuella extrakostnader eller valfria tillägg, och meddela den nya totalsumman till gästen. Använd ett tydligt textmeddelande eller e-post för att bekräfta vad som ändrats, de nya datumen och det nya bokningsnumret. Om gästen begär ytterligare justeringar, tillgodose dem så länge det överensstämmer med din policy. Här är vad du ska kontrollera härnäst: jämför gamla och nya totalsummor, verifiera bekräftelsestatusen (bekräftad eller öppen) och notera eventuella betalningar som ska betalas eller är öppna. För bokningar kopplade till lingus- eller aerlinguscom-resplaner, samordna eventuella paketerade tillägg eller villkor så att gästerna ser en enda, korrekt sammanfattning.

Vad Händer med Extra efter en Förändring: Återbetalningar, Krediter eller Omtilldelning

Granska de extrafunktioner som är knutna till bokningen så fort du bekräftar en ändring. Identifiera saker som parkering, frukost, spa-tillgång eller sen utcheckning, och kontrollera om varje sak är återbetalningsbar, kan krediteras eller är knuten till ett visst rum. Kontrollera uppdaterade regler i ditt system; ”источник” för policyvillkor varierar beroende på leverantör och geografisk plats, så bekräfta tillämpliga villkor innan du agerar.

Återbetalningar: Om ett tillägg bokades med ett återbetalningsbart alternativ, behandla en fullständig återbetalning till gästens ursprungliga betalningsmetod. Om varan inte är återbetalningsbar, erbjud en kredit med ett definierat utgångsdatum, eller tillämpa värdet mot den uppdaterade bokningen, beroende på leverantörens regler. Dokumentera i vilket fall som helst beslutet och återspegla ändringen på gästens kvitto för att undvika förvirring senare.

Kreditering: När återbetalningar inte är möjliga, utfärda krediteringar motsvarande nettovärdet av tilläggen. Ange kreditens giltighetsperiod, om den kan användas för rumspriser, skatter eller kringtjänster och om den kan överföras till framtida vistelser. Säkerställ att gästen ser det uppdaterade totalbeloppet och kreditreferensen i bokningsregistret för transparens.

Omplacering: Om flytten innebär att gästen flyttas till ett annat rum eller en annan fastighet, avgör om tillägg följer med bokningen eller stannar kvar i det ursprungliga arrangemanget. Vissa leverantörer omfördelar automatiskt artiklar som frukost eller parkering, andra kräver direkt godkännande från gästen. Om omplacering inte är tillåten, erbjud en separat kredit eller en engångsjustering av den nya bokningen för att täcka mellanskillnaden.

Kommunikation och timing: Meddela gästen omgående med en uppdaterad bokningsbekräftelse och en tydlig redogörelse för vad som återstår, vad som återbetalats och vad som krediterats. Inkludera de nya behoven och eventuella begränsningar i användningen. The

Meddela gästen och skicka en ny bekräftelse

Skicka gästen en ny bekräftelse omedelbart efter att du har slutfört de uppdaterade datumen och villkoren. Inkludera den reviderade beläggningen, namnen och den totala avgiften, och hänvisa till den tidigare bokningen så att gästen kan se skillnaden mellan gamla och nya datum.

Ange det nya bekräftelsenumret och instruktioner för åtkomst. Bifoga den angivna informationen tydligt och ange vad som har ändrats mellan de två bokningarna och vad som är oförändrat. Om flyg ingår, lägg till all relevant flyginformation, tider och vad som fortfarande är tillgängligt för gästen att planera. Inkludera en rad som säger vad som har ändrats så att gästen får en överblick direkt.

Flagga meddelandet med en orange etikett i ditt system för att signalera brådska. Meddelandet ska lista varje gästs namn, fastighetens namn, de nya datumen och den reviderade totalsumman. Om det finns flera gäster ska varje namn presenteras separat för att undvika förvirring.

Förklara betalningsstegen: om något belopp ska betalas nu eller vid incheckningen, och var man anger nya betalningsuppgifter om det behövs. Förtydliga att ändringen inte är en avbokning och notera eventuella avgifter som tillkommer, inklusive om de är återbetalningsbara. Om en gäst behöver boka om, tillhandahåll en länk för att boka den nya vistelsen och vilka alternativ som finns mellan de gamla och nya datumen.

Be gästen att spara den nya bekräftelsen och bekräfta mottagandet. Följ upp inom 24 timmar om du fortfarande inte har hört något och notera eventuella specialönskemål under uppföljningen. Före ankomst, se till att all information är korrekt och berätta för gästen vad hen ska göra vid incheckning, till exempel var hen ska gå in och var hen ska träffa personal.