12 bezplatných šablón automatizovaných správ Airbnb pre hostí – 4 základné texty na naplánovanie v roku 2025

Schedule four core messages today to guide guests from first inquiry to checkout. A human touch builds trust, protects your reputation, and reduces back-and-forth by a meaningful margin–time you can reinvest in cleaning, rest, or improving your listing. Use a smart workflow with your tools to trigger messages at the right moments, including pre-arrival, arrival, mid-stay, and post-stay communications. This approach keeps guests informed, and it helps you show thanks and resolve small issues effortlessly.

Four core templates to schedule in 2025 target the guest journey: Pre-arrival welcome, check-in a Parkovanie instructions, mid-stay issue resolution, and post-stay appreciation. Each template uses a simple structure: greeting, concrete details, action steps, and an invitation to reply. With Parkovanie details, cleaning windows and timelines, and breezeway access tips, you minimize confusion. The messages stay concise, with a tone that is warm but smart, and you can tailor them per listing and guest profile, keeping balance between autonomy and personal touch.

To maximize impact, pair each template with a quick action plan and a tiny little checklist: confirm guest name, property access, and expected arrival window; provide a cleaning schedule; remind about Parkovanie and buffers for late arrivals; and offer a simple path to resolve issues by replying. The process berie time but saves many back-and-forth messages, improving your reputation and converting passive inquiries into bookings.

With these four templates in place, you gain a balance of control and responsiveness. The tools you use should support scheduling, not complicate your workflow. If you keep a priateľský language and a consistent tone, guests will feel guided rather than interrogated, which berie less effort to maintain and truly improves guest satisfaction.

Thanks for reading. This approach is designed to be effortless to implement and scalable across listing sizes, from a single family home to a multi-unit property. If you want to tune the templates to your locale, supply chain for cleaning teams, and onsite Parkovanie constraints, you can build a small breezeway flow inside your host dashboard to keep guests informed and reduce wait times.

12 Free Templates for Automated Airbnb Messages to Guests – 4 Core Texts to Schedule in 2025; How Can I Automate My Airbnb Management

Start with four core texts to schedule now and push them automatically across your system to access guest conversations quickly. whether you manage one airbnbs or multiple listings, these messages will scale, reduce errors, and boost profitability while keeping your communication professional and friendly here.

4 Core Texts to Schedule in 2025

Pre-arrival Access and Instructions: send a concise pre-arrival message that lists access details, codes, parking directions, and a quick checklists to confirm essentials before arrival.

Arrival and Check-in Guide: on the day guests arrive, share quick, step-by-step self-check-in, wifi details, appliance basics, and contactless options.

During Stay Support and Handling: invite guests to reach out for requests, provide clear handling steps, and reference Breezeway or Hostaway for issues; keep response times short to maintain efficiency.

Check-out and Feedback: clarify checkout time, return keys, parking, and request feedback to protect your reputation and guide future pricing decisions.

12 Free Templates for Automated Airbnb Messages to Guests

Šablóna	Základné použitie	Spúšťač plánu	Platforma / Nástroje
Vitajte a informácie o prístupe	Stanovte očakávania, zdieľajte prístupové údaje a kódy	24 hodín pred príchodom	Hostaway, pricelabs
Kontrolný zoznam pred príchodom	Rýchly kontrolný zoznam pred príchodom pre hostí	3 – 7 dní pred príchodom	Pricelabs, priechodná chodba
Parkovacie a vstupné kódy	Pokyny na parkovanie a vstupné kódy	24 hodín pred príchodom	Hostaway
Návod na bezkontaktné prihlásenie	Kroky samoobslužného prihlásenia, wifi, základy spotrebičov	V deň príchodu	Breezeway, hostaway
Miestne tipy a sprievodca zariadeniami	Tipy pre miestny trh, ako používať vybavenie	Počas pobytu, podľa potreby	pripomienky airbnb
Podpora počas pobytu	Povzbudzujte hostí, aby sa obracali na vás; rýchla pomoc	Kedykoľvek počas pobytu	Hostaway
Kontrola a upratovanie počas pobytu	Týždenné pripomienky a kontrolné zoznamy pre upratovanie domácnosti	Týždenne počas pobytu	Pricelabs, priechodná chodba
Hlásenie a riešenie problémov	Ako nahlásiť problémy; očakávaná odpoveď	Ktorýkoľvek deň; keď sa vyskytnú problémy	Hostaway
Špeciálne požiadavky a prístupové kódy	Proces pre žiadosti; zdieľajte prístupové kódy, ak je to potrebné	As needed	Hostaway, pricelabs
Pokyny na odhlásenie	Kroky pri odhlásení; vrátenie kľúča; poznámky k parkovaniu	24 hodín pred odhlásením	Reminders
Žiadosť o hodnotenie po pobyte	Žiadosť o spätnú väzbu; poďakovanie	Do 72 hodín po odhlásení	Hostaway, pricelabs
Týždenný prehľad výkonnosti	Zdieľajte rýchle metriky; prehľad ziskovosti	Weekly	Pricelabs, priechodná chodba

Tieto šablóny vám pomôžu rýchlo spravovať prístup, udržiavať čistý imidž trhu a chrániť vašu ziskovosť. Znižujú počet chýb v rôznych Airbnb ubytovaniach, berú do úvahy potreby hostí a umožňujú vám automatizovať pripomienky, ktoré hostia ocenia. Máte spoľahlivý tok informácií pre parkovanie, kódy a kontrolné zoznamy, všetko hostované v jednom, profesionálne značkovanom systéme – či už používate Amazon alebo podobnú sadu nástrojov – na udržanie efektívnosti a posilnenie vašej reputácie.

Katalóg 12 šablón podľa fázy cesty hosťa

Odporúčanie: Začnite šablónou 3, aby ste skrátili čas posielania otázok, ktoré zaberajú veľa času, a zlepšili efektivitu.

Pred príchodom a po príchode

Šablóna 1 – Pred pobytom: Pošlite srdečné potvrdenie s časovým oknom pre registráciu, informáciami o parkovaní a základnými detailmi, aby ste predišli obojstrannej komunikácii a znížili chyby.

Šablóna 2 – Pred pobytom: Poskytnite presné pokyny, prístupové kódy a odporúčané časy príchodu, aby hostia pricestovali hladko a vy ste minimalizovali čas strávený pri vstupe.

Šablóna 3 – Pred pobytom: Prehľad často kladených otázok, ktorý sa zaoberá najčastejšími otázkami, so stručnými odpoveďami a rýchlym odkazom na podporu na rôznych platformách, aby sa znížil počet opakovaných správ a zvýšila sa efektívnosť.

Šablóna 4 – Pred pobytom: Príklad plánu príchodu do oblasti, vrátane možností prepravy, služieb v okolí a jednoduchej mapy na nastavenie očakávaní pred pobytom.

Template 5 – Pre-stay: Payment and access details, including door codes, Wi-Fi login, and a quick note on any service procedures to prevent delays and make arrivals smoother.

Template 6 – Pre-stay: Clear check-in procedures and a link to the full house manual, so guests feel prepared and time spent asking questions drops.

During stay & Post-stay

Template 7 – During stay: Quick requests for towels, extra amenities, or equipment through a single channel, with a standard step-by-step response to speed tasks.

Template 8 – During stay: One-page house manual recapped with essential safety tips, appliance basics, and how to contact services when things misbehave, reducing time spent searching.

Template 9 – Post-stay: Thank-you note with a giving gesture and a link to a short survey to collect feedback, helping you grow satisfaction and improves guests’ experience for future stays.

Template 10 – Post-stay: Local recommendations and exclusive offers for future stays, showing appreciation and encouraging most guests to return.

Template 11 – Post-stay: Alternative check-out options and late-check-out availability, with clear instructions to optimize the final moment and avoid delays.

Template 12 – Post-stay: Safety and contingency: step-by-step emergency contacts, safety tips, and next steps to reduce errors and reassure guests if something unexpected occurs.

Core Text 1: Booking Confirmation – Copy, Timing, and Triggers

Send Booking Confirmation within minutes of reservation. Use a concise, friendly copy that confirms guest name, stay dates, nightly rate, total amount, payment status, and the host contact channel. This minimizes time-consuming back-and-forth and ensures guests feel supported from the moment they book. Include a clear call to action and invite them to reply with any questions.

Copy Guidelines

Structure matters. Start with a warm greeting, followed by a quick summary of the booking, then the next steps and a mini reminder about essential details such as check-in time, wifi access, heating, and house rules. A key point is to present one clear call to action. Keep sentences short and actionable; this approach will improve clarity and will strengthen the guest experience. Include a line that signals you will reply promptly if they reach out.

Timing and Triggers

Set triggers for key moments: booking confirmed, payment processed, 7 days before arrival, 24 hours before, and 2 hours before check-in. Each message should be delivered through the guest’s preferred channel and adapt to their time zone. This strategy enables you to scale communications across multiple listings on airbnb and ensure consistency. These aspects reduce back-and-forth and create an extremely smooth arrival. This approach provides a practical solution to common questions and keeps guests informed. Also include check-in instructions, parking, and access details in the relevant messages. If available, add a note about heating and wifi to prevent last-minute questions.

Core Text 2: Pre-Arrival Check-In Details – Copy, Timing, and Triggers

Send a concise pre-arrival checklist 48 hours before check-in, with entry method, wifi details, parking, and house rules to start conversations seamlessly and cut back-and-forth. Whether guests arrive by car or rideshare, study of aspects in the arrival flow shows this approach reduces repetitive questions, helps you select the right timing, saves time, boosting earnings and easing work for your team, and creates new ways to support guests.

1. Copy
   • Goal: deliver three tight blocks: greeting, access, and support; keep language clear and actionable.
   • Vzorky:
     • Sample A: “Hi [Guest], your stay at [Property] begins on [Date]. For a smooth, contactless check-in, use the entry method [Code/Smart Lock]. wifi: [SSID] / [Password]. Parking: [Location]. Check-outs: [Time]. If you have questions, answers are ready–reply here or in the app.”
     • Sample B: “If youre arriving by car, outside gate access is via code [Code]. Doors open at [Time]. Reminders will arrive 24 hours before arrival. For help, tap Reply in the app or contact us.”
2. Timing
   • First message: 48 hours before check-in with key details.
   • Reminder: 24 hours before arrival to confirm updates and wifi status.
   • Final nudge: 2–3 hours before check-in with entry links and any last-minute changes.
   • Tips: select a timing profile in your system to keep messages aligned with local time and arrival windows.
3. Triggers
   • Booking confirmed: send Copy and initial details automatically via ai-powered tools or apps.
   • Travel date changes: resend updated details; offer new times and parking if needed.
   • Time-zone differences or late-night arrivals: adjust the timing and language to be clear and friendly.
   • Check-ins: use contactless flow to simplify conversations and provide clear wifi details; if guests need a quick reply, offer answers and keep the conversation moving.

Core Text 3: Arrival Welcome and House Guide – Copy, Timing, and Triggers

Recommendation: Use a three-part sequence that delivers a warm Arrival Welcome, a practical House Guide with checklists, and precise Entry Details, all designed to be effortless for guests and profitable for hosts. Schedule the welcome and guide 24 hours before check-in, and place the final access details 60–90 minutes before arrival. Add a light post-arrival update to confirm everything went smoothly and surface any quick needs, a short course of guest onboarding you can reuse across listings. Imagine guests facing a smooth arrival with clear directions and friendly support.

• Templates
  1. Arrival Welcome (two tone options):
     • Option A (for fullhome): “Welcome to {fullhome}! We’re thrilled you’re here. Your stay starts now. To help you face a smooth arrival, here are the basics: check-in window, address, contact. The House Guide below outlines the layout and must-know features. If you face any issue, reply here–we love helping guests feel at home.”
     • Option B (short-term): “Welcome to {fullhome}! Your stay begins now. Check the House Guide for basics: Wi‑Fi, thermostat, trash, and contact. Need a hand? Reply to this message.”
  2. House Guide Overview with checklists – the heart of clarity:
     • Entry essentials: door code, lock instructions, and check-in window.
     • House basics: Wi‑Fi name and password, temperature tips, lights, and safety devices.
     • Facilities overview: kitchen, laundry, and parking details.
     • An addition: adding quick tips and resources, local tips, emergency contacts, accessibility notes, and house rules in a simple checklists format.
  3. Entry Details and Troubleshooting:
     • Door code: {code} and steps to open.
     • What to do if code doesn’t work: contact number and response time.
     • Late check-in guidance and any pet or accessibility notes, if applicable.
• Timing and Triggers
  1. Trigger 1: Booking confirmation – send Arrival Welcome within 1 hour after booking to set expectations and surface basics.
  2. Trigger 2: 24 hours before check-in – send House Guide with checklists and details about the fullhome layout, parking, and amenities.
  3. Trigger 3: 60–90 minutes before check-in – send Entry Details with the door code, check-in instructions, and any access notes.
  4. Trigger 4: 24 hours after arrival – send a short post-arrival note asking for feedback and offering help with anything further.
• Efektívnosť a ziskovosť

  Automatizuje túto sekvenciu na zníženie manuálnej pracovnej záťaže, zvýšenie efektivity a ušetrené peniaze. Konzistentný tón znižuje zmätok hostí, zvyšuje počet recenzií a ziskovosť prostredníctvom opakovaných rezervácií. Pri krátkodobých pobytoch toto nastavenie zvyšuje efektivitu a ziskovosť a môžete ho znova použiť tutorial v rôznych ponukách. Predstavte si pridanie aktualizácie, ktorá udržiava základy aktuálne, s priestorom pre ďalšie podrobnosti a funkcie, ktoré zvyšujú ziskovosť.

Základný text 4: Po-nákupná ďakovná správa a pripomienka na recenziu – Kópia, načasovanie a spúšťače

Implementujte dvojkrokový postup: priateľské poďakovanie po odhlásení do 6 hodín, ktoré osloví hosťa menom a potvrdí podrobnosti po pobyte, vrátane krokov odhlásenia, zámkov dverí a vrátenia kľúčov; a pripomienku recenzie 24 – 72 hodín po odhlásení. Používajte jazyk šitý na mieru, ktorý zodpovedá vašim ponukám a prevádzkam, a udržujte vrelý tón, aby ste uvoľnili energiu hosťa po pobyte. Ak používate guesty alebo podobné nástroje, prispôsobte kadenciu ponukám a nechajte systém zvládať väčšinu oslovení, zatiaľ čo vaša posádka môže manuálne zasiahnuť v špeciálnych prípadoch, keď niekedy potrebujete osobný prístup na vyriešenie problémov. Tento proces poskytuje prostriedky na rýchle riešenie problémov.

Krátka verzia poďakovania po odhlásení: „Ahoj {name}, ďakujeme, že ste sa ubytovali v {listing}. Dúfame, že sa vám pobyt páčil. Náš tím je tu, aby vám pomohol, ak budete po odhlásení niečo potrebovať. Potvrďte túto správu a potvrďte, či máte nejaké problémy.“

Ďakovný list po odhlásení – rozšírená verzia: „Ahoj {name}, sme radi, že sme ťa mohli hostiť v {listing}. Ak niečo nesplnilo tvoje očakávania, odpovedz tu, aby sme to mohli vyriešiť. Aké špeciálne dotyky si si ocenil, povedz nám, čo vyniklo, aby sme sa mohli zamerať na tieto mini dotyky pri budúcich pobytoch.“

Pripomienka recenzie – text: „Ahoj {name}, ak máš chvíľku, prosím, podeľ sa o krátku recenziu svojho pobytu v {listing}. Tvoja spätná väzba podporuje naše fungovanie a pomáha budúcim hosťom. Konkrétne krátka poznámka o tom, čo prebehlo dobre a čo by sa dalo zlepšiť, nám pomáha rýchlo riešiť problémy. Potvrdenie, že si recenziu zanechal, môžeš potvrdiť odpovedaním sem.“

Automatizácia a spúšťače: nastavte spúšťač založený na pokladni na odoslanie poďakovania do 6 hodín, po ktorom bude nasledovať pripomienka hodnotenia do 24 – 72 hodín. Ak nedôjde k žiadnej odpovedi, pošlite druhý podnet do 96 hodín, a ak hosť signalizuje problém, eskalujte na manuálnu komunikáciu nočnou službou. Používajte chatboty na úvodné odosielanie, ale pre špeciálne prípady prejdite na ľudských agentov; ukladajte výsledky vo svojich nástrojoch a zoznamoch, aby ste mohli spravovať ďalšie kroky. Vyhnite sa rušivému načasovaniu tým, že nebudete odosielať v neskorých nočných hodinách a ponúknete jednoduchú možnosť odhlásenia; poskytnite prostriedky na potvrdenie alebo potvrdenie prijatia. Udržujte krátkodobú frekvenciu, aby ste predišli únave, a zahrňte jasný odkaz na recenziu na svojej webovej stránke alebo v rezervačnej aplikácii, aby ste si zjednodušili akciu.

Automatizovaný pracovný postup: Šablóny plánovania naprieč platformami

Osvojte si centralizovaný pracovný postup plánovania, ktorý posúva rovnaké šablóny na všetky platformy z jedného editora. Táto optimalizácia znižuje ľudské chyby a udržiava prevádzku v súlade s predpismi na Airbnb, Booking a VRBO. Zabezpečuje, aby každý hosť dostal včasné pripomienkové správy a znižuje počet otázok a odpovedí. Naplánujte posielanie správ počas rozumných hodín, aby ste chránili spánok, s použitím miestneho času. Jednoduché nastavenie podporuje udržiavanie konzistentného kontaktu v celej oblasti, ktorú obsluhujete, či už je hosť doma alebo na cestách. Zdieľajte výsledky s manažérmi a poskytovateľmi, aby boli manažéri informovaní o zmenách a urýchlili riešenie otázok, a očakávajte ďalšie novinky, keď sa trhové podmienky zmenia.

Štruktúra šablóny

Základné bloky zahŕňajú: úvodný riadok, pokyny k nehnuteľnosti, podrobnosti o registrácii, kontaktovanie hosťa a pokyny na odhlásenie. Každý blok používa zástupné symboly pre meno hosťa, čas registrácie a popis domu, plus pripomienku na zanechanie spätnej väzby. Pripojte krátku výzvu na akciu na zdieľanie kľúčových podrobností s tímom hostiteľa. Zahrňte poznámku o dodržiavaní pravidiel domu a pokyny na prístup. Udržujte kontakt s hosťom konzistentný naprieč kanálmi.

Kroky implementácie

1. Mapujte spúšťače podľa platformy a času: 72 hodín pred príchodom, 24 hodín pred príchodom, v deň príchodu a po odhlásení. Priraďte každý spúšťač k verzii platformy pri zachovaní hlavného obsahu, aby kvalita zostala vysoká bez duplicitného úsilia.

2. Nakonfigurujte doručovanie medzi platformami v správcovi kanálov alebo PMS tak, aby jedna aktualizácia bola odoslaná do Airbnb, Booking, VRBO a akejkoľvek OTA. Znižuje to manuálny zásah, predchádza oneskoreniam a zjednodušuje udržiavanie prehľadu o dotazoch.

3. Otestujte s malou dávkou záznamov. Zistite zlyhania, upravte časové okná, aby ste rešpektovali spánok hostí, a overte, či pripomienky dorazia správnemu hosťovi v správnom čase. Zabezpečte, aby poskytovatelia dostali akékoľvek eskalácie včas.

4. Týždenne prediskutujte výsledky s manažérmi. Zdieľajte metriky o časoch odozvy, vybavovaných otázkach, čase ušetrenom na záznam. Použite spätnú väzbu na vylepšenie formulácií, pridajte podrobnosti špecifické pre trh a udržiavajte správy v súlade s pravidlami a pokynmi domu.

Sledovanie výkonu a zabezpečenie súladu automatizovaných správ

Nastavte si živý informačný panel, ktorý sleduje úspešnosť doručenia, čas prvej odpovede a súlad s predpismi na úrovni kanálov, čo umožňuje rýchle úpravy a jednoduché informovanie hostí. Naučte sa základy s príkladmi zo skutočného sveta o tom, ako šablóny ovplyvňujú správanie hostí na rôznych trhoch a kanáloch. Vytvorte prispôsobené, kratšie správy pre rýchle potvrdenia a dlhšie pre dôležité podrobnosti, aby ste podporili zotrvanie a plynulejšiu komunikáciu počas celého procesu.

Key Metrics to Track

Udržujte si dátovo orientovaný prehľad o miere doručenia, miere otvorenia a priemernej dobe odozvy, plus o čase do prvého kontaktu a podiele oneskorených odpovedí. Pohľad na kanál a trh ukazuje, kde sa hostia najviac angažujú a kde je potrebné upraviť šablóny. Používajte mini-exporty na hlbšiu analýzu vzorcov na úrovni nehnuteľnosti a otestujte dve šablóny na situáciu, potom porovnajte výsledky pre rýchlejšie zlepšenia. Zamerajte sa na 98–99% doručenie, priemernú prvú odpoveď do 15 minút a oneskorené odpovede pod 5%. Sledujte príklady, kde šablóny zlepšili spokojnosť hostí, a preveďte to na 5-hviezdičkové body pre budúce správy. Integrujte smartbnb, aby ste škálovali medzi nehnuteľnosťami pri zachovaní konzistentnosti a jednoduchosti správy.

Predstavte si informačný panel, ktorý zvýrazňuje, ktoré šablóny najviac zodpovedajú otázkam hostí, čo vám pomôže udržať si prehľad. Pravidelne prehodnocujte dlhšie správy, aby ste zabezpečili jasnosť a stručnosť, a prispôsobujte ich na základe potrieb trhu, aby ste si udržali plynulejší pracovný postup a rýchlejšie rozhodovanie na základe údajov.

Súlad a osvedčené postupy

Udržujte proces jednoduchý: overujte každú automatizovanú správu podľa pravidiel platformy, noriem ochrany osobných údajov a miestnych požiadaviek. Používajte kontrolný zoznam špecifický pre daný kanál a prispôsobený trhu, aby ste zabezpečili, že tón, načasovanie a obsah budú v súlade s očakávaniami. Spúšťajte mini-audity štvrťročne, aby ste zachytili zastarané detaily a pripomienky v neskorých nočných hodinách, ktoré môžu hosťov dráždiť. Udržiavajte changelog s príkladmi, aby sa tím mohol rýchlo učiť a prispôsobovať a ukážte, ako malé úpravy ovplyvňujú správanie a pohodlie hostí. Táto prax umožňuje konzistentné, rýchle aktualizácie a udržiava 5-hviezdičkové výsledky a zároveň podporuje udržiavanie dôvery na vašom trhu.