Как изменить адрес выставления счетов в инвойсе:...
Обновите свой платежный адрес сейчас, чтобы счета приходили в правильный почтовый ящик. Пока вы меняете настройки, убедитесь, что изменение распространяется на все подключенные системы, отслеживающие транзакции и потоки документов. Найдите значок в верхней панели и откройте раздел «Оплата», чтобы начать.
Шаг 1. Соберите точный новый адрес, название компании, идентификационный номер налогоплательщика, если необходимо, и любые дополнительные платежные адреса (используемые для перенаправления). Подготовьте короткую заметку, чтобы сопроводить изменения, чтобы коллеги и поставщики понимали запросы на обновление.
Шаг 2. В своем основном платежном портале измените адрес. Если ваша система охватывает несколько продуктов, обновите поле в каждой области продукта. Используйте значок профиля или вкладку «Оплата»; если вы используете Microsoft или другие платформы, повторите обновление там, чтобы адрес был согласован во всех платежах и записях.
Шаг 3. Репликация и связывание между инструментами. Убедитесь, что новый адрес связан с репозиториями документов, такими как netdocuments, и системами электронной подписи, такими как lexsign. Обновите все поля адреса в коллекциях и в вашей CRM, чтобы охват счетов-фактур соответствовал записям клиентов.
Шаг 4. Проверьте, создав тестовый счет. Просмотрите пример, чтобы убедиться, что адрес отображается в заголовке и в контактной информации для выставления счетов. Если у вас уже есть оплаченные счета-фактуры в очереди, убедитесь, что эти записи теперь показывают обновленный адрес; зарегистрируйте любые проблемы в центральном трекере и направьте их через коммуникатор, чтобы обеспечить своевременное разрешение. Для нескольких отделов назначьте ответственных и установите целевое время завершения.
Шаг 5. Уведомите заинтересованные стороны и обновите внешние шаблоны. Отправьте краткое уведомление клиентам и поставщикам по электронной почте или с помощью инструмента обмена сообщениями вашей системы. Обновите поля languageduration для уведомлений, чтобы убедиться, что оповещения соответствуют новому адресу. Оставьте постоянные напоминания о необходимости проверять адрес каждый год, чтобы он оставался актуальным.
Проверьте текущий платежный адрес в вашем последнем счете
Откройте последний счет в своей учетной записи или получите его в электронном виде, а затем сравните блок платежного адреса со своими записями. Эта быстрая проверка является своего рода защитой от ошибочно направленных счетов и помогает убедиться, что счет доходит до нужного получателя. Запишите любые несоответствия для справки и задокументируйте изменения для вашего файла.- Найдите последний счет: зайдите на платежный портал, выберите «Счета», затем откройте самый последний счет. Обратите внимание на номер счета и дату для справки.
- Найдите раздел «Адрес выставления счета» в счете. Убедитесь, что улица, город, штат, почтовый индекс и страна указаны правильно и не обрезаны. Если адрес не соответствует вашему текущему местоположению, обновите его, выполнив шаги, описанные ниже.
- Если вы можете редактировать напрямую, нажмите «Редактировать» рядом с адресом, обновите поля, а затем сохраните. Если вам нужно изменить профиль, сделайте это в «Настройках» и установите новый адрес в качестве адреса по умолчанию для будущих счетов.
- Затем повторно создайте счет или просмотрите его снова, чтобы убедиться, что изменения распространяются на документ. Если система не позволяет вносить изменения напрямую, используйте поток настройки, чтобы убедиться, что изменение применяется к последующим счетам; в противном случае обратитесь за помощью.
- Проверьте влияние на счет: любые корректировки или примечания, касающиеся адреса, примечания о депозитах или юридические раскрытия. Проверьте суммы и строки; если изменения незначительны, функции платежной системы применятся автоматически, в противном случае обратитесь за помощью.
- Сохраните или экспортируйте копию обновленного счета и сохраните ее в своих записях. Прежде чем двигаться дальше, удалите все дубликаты, чтобы сохранить чистую и актуальную ссылку для будущих проверок. Это поможет в тех случаях, когда вам нужно предъявить подтверждение адреса.
- Проверьте, кто может редактировать адреса: если несколько пользователей имеют доступ к порталу, подтвердите разрешения и убедитесь, что обновления отслеживаются в журнале активности. Включите автоматическое обновление адреса в «Настройках», если оно поддерживается, сделав эту настройку надежной и актуальной.
