12 бесплатных шаблонов для автоматических сообщений Airbnb гостям — 4 основных текста для планирования в 2025 году

Schedule four core messages today to guide guests from first inquiry to checkout. A human touch builds trust, protects your reputation, and reduces back-and-forth by a meaningful margin–time you can reinvest in cleaning, rest, or improving your listing. Use a smart workflow with your tools to trigger messages at the right moments, including pre-arrival, arrival, mid-stay, and post-stay communications. This approach keeps guests informed, and it helps you show thanks and resolve small issues effortlessly.

Four core templates to schedule in 2025 target the guest journey: Pre-arrival welcome, check-in и, конечно же, парковка instructions, mid-stay issue resolution, and post-stay appreciation. Each template uses a simple structure: greeting, concrete details, action steps, and an invitation to reply. With парковка details, cleaning windows and timelines, and breezeway access tips, you minimize confusion. The messages stay concise, with a tone that is warm but smart, and you can tailor them per listing and guest profile, keeping balance between autonomy and personal touch.

To maximize impact, pair each template with a quick action plan and a tiny little checklist: confirm guest name, property access, and expected arrival window; provide a cleaning schedule; remind about парковка and buffers for late arrivals; and offer a simple path to resolve issues by replying. The process берет time but saves many back-and-forth messages, improving your reputation and converting passive inquiries into bookings.

With these four templates in place, you gain a balance of control and responsiveness. The tools you use should support scheduling, not complicate your workflow. If you keep a friendly language and a consistent tone, guests will feel guided rather than interrogated, which берет less effort to maintain and truly improves guest satisfaction.

Thanks for reading. This approach is designed to be effortless to implement and scalable across listing sizes, from a single family home to a multi-unit property. If you want to tune the templates to your locale, supply chain for cleaning teams, and onsite парковка constraints, you can build a small breezeway flow inside your host dashboard to keep guests informed and reduce wait times.

12 Free Templates for Automated Airbnb Messages to Guests – 4 Core Texts to Schedule in 2025; How Can I Automate My Airbnb Management

Start with four core texts to schedule now and push them automatically across your system to access guest conversations quickly. whether you manage one airbnbs or multiple listings, these messages will scale, reduce errors, and boost profitability while keeping your communication professional and friendly here.

4 Core Texts to Schedule in 2025

Pre-arrival Access and Instructions: send a concise pre-arrival message that lists access details, codes, parking directions, and a quick checklists to confirm essentials before arrival.

Arrival and Check-in Guide: on the day guests arrive, share quick, step-by-step self-check-in, wifi details, appliance basics, and contactless options.

During Stay Support and Handling: invite guests to reach out for requests, provide clear handling steps, and reference Breezeway or Hostaway for issues; keep response times short to maintain efficiency.

Check-out and Feedback: clarify checkout time, return keys, parking, and request feedback to protect your reputation and guide future pricing decisions.

12 Free Templates for Automated Airbnb Messages to Guests

Эти шаблоны помогают вам быстро управлять доступом, поддерживать чистоту имиджа рынка и защищать вашу прибыльность. Они уменьшают количество ошибок при работе с несколькими Airbnb, учитывают потребности гостей и позволяют автоматизировать напоминания, которые гости ценят. У вас есть надежный поток для парковки, кодов и контрольных списков, размещенных в единой профессионально оформленной системе, независимо от того, используете ли вы Amazon или аналогичный набор инструментов, для поддержания эффективности и укрепления вашей репутации.

Каталог из 12 шаблонов по этапам пути клиента

Рекомендация: Начните с шаблона 3, чтобы сократить время на отправку вопросов и повысить эффективность.

До прибытия и по прибытии

Шаблон 1 – До прибытия: Отправьте теплое подтверждение с указанием времени заезда, информацией о парковке и основными деталями, чтобы избежать переписки туда-сюда и уменьшить количество ошибок.

Шаблон 2 – До прибытия: Предоставьте точные указания, коды доступа и рекомендуемое время прибытия, чтобы гости прибывали без проблем, и вы свели к минимуму время, затрачиваемое на вход.

Шаблон 3 – До прибытия: Обзор часто задаваемых вопросов, содержащий наиболее распространенные вопросы, с краткими ответами и быстрой ссылкой на поддержку на различных платформах, чтобы сократить количество повторяющихся сообщений и повысить эффективность.

Шаблон 4 – До начала проживания: Примерный план прибытия в район, включая варианты транзита, близлежащие услуги и простую карту, чтобы установить ожидания до начала проживания.

Template 5 – Pre-stay: Payment and access details, including door codes, Wi-Fi login, and a quick note on any service procedures to prevent delays and make arrivals smoother.

Template 6 – Pre-stay: Clear check-in procedures and a link to the full house manual, so guests feel prepared and time spent asking questions drops.

During stay & Post-stay

Template 7 – During stay: Quick requests for towels, extra amenities, or equipment through a single channel, with a standard step-by-step response to speed tasks.

Template 8 – During stay: One-page house manual recapped with essential safety tips, appliance basics, and how to contact services when things misbehave, reducing time spent searching.

Template 9 – Post-stay: Thank-you note with a giving gesture and a link to a short survey to collect feedback, helping you grow satisfaction and improves guests’ experience for future stays.

Template 10 – Post-stay: Local recommendations and exclusive offers for future stays, showing appreciation and encouraging most guests to return.

Template 11 – Post-stay: Alternative check-out options and late-check-out availability, with clear instructions to optimize the final moment and avoid delays.

Template 12 – Post-stay: Safety and contingency: step-by-step emergency contacts, safety tips, and next steps to reduce errors and reassure guests if something unexpected occurs.

Core Text 1: Booking Confirmation – Copy, Timing, and Triggers

Send Booking Confirmation within minutes of reservation. Use a concise, friendly copy that confirms guest name, stay dates, nightly rate, total amount, payment status, and the host contact channel. This minimizes time-consuming back-and-forth and ensures guests feel supported from the moment they book. Include a clear call to action and invite them to reply with any questions.

Copy Guidelines

Structure matters. Start with a warm greeting, followed by a quick summary of the booking, then the next steps and a mini reminder about essential details such as check-in time, wifi access, heating, and house rules. A key point is to present one clear call to action. Keep sentences short and actionable; this approach will improve clarity and will strengthen the guest experience. Include a line that signals you will reply promptly if they reach out.

Timing and Triggers

Set triggers for key moments: booking confirmed, payment processed, 7 days before arrival, 24 hours before, and 2 hours before check-in. Each message should be delivered through the guest’s preferred channel and adapt to their time zone. This strategy enables you to scale communications across multiple listings on airbnb and ensure consistency. These aspects reduce back-and-forth and create an extremely smooth arrival. This approach provides a practical solution to common questions and keeps guests informed. Also include check-in instructions, parking, and access details in the relevant messages. If available, add a note about heating and wifi to prevent last-minute questions.

Core Text 2: Pre-Arrival Check-In Details – Copy, Timing, and Triggers

Send a concise pre-arrival checklist 48 hours before check-in, with entry method, wifi details, parking, and house rules to start conversations seamlessly and cut back-and-forth. Whether guests arrive by car or rideshare, study of aspects in the arrival flow shows this approach reduces repetitive questions, helps you select the right timing, saves time, boosting earnings and easing work for your team, and creates new ways to support guests.

1. Copy
   • Goal: deliver three tight blocks: greeting, access, and support; keep language clear and actionable.
   • Образцы:
     • Sample A: “Hi [Guest], your stay at [Property] begins on [Date]. For a smooth, contactless check-in, use the entry method [Code/Smart Lock]. wifi: [SSID] / [Password]. Parking: [Location]. Check-outs: [Time]. If you have questions, answers are ready–reply here or in the app.”
     • Sample B: “If youre arriving by car, outside gate access is via code [Code]. Doors open at [Time]. Reminders will arrive 24 hours before arrival. For help, tap Reply in the app or contact us.”
2. Timing
   • First message: 48 hours before check-in with key details.
   • Reminder: 24 hours before arrival to confirm updates and wifi status.
   • Final nudge: 2–3 hours before check-in with entry links and any last-minute changes.
   • Tips: select a timing profile in your system to keep messages aligned with local time and arrival windows.
3. Triggers
   • Booking confirmed: send Copy and initial details automatically via ai-powered tools or apps.
   • Travel date changes: resend updated details; offer new times and parking if needed.
   • Time-zone differences or late-night arrivals: adjust the timing and language to be clear and friendly.
   • Check-ins: use contactless flow to simplify conversations and provide clear wifi details; if guests need a quick reply, offer answers and keep the conversation moving.

Core Text 3: Arrival Welcome and House Guide – Copy, Timing, and Triggers

Recommendation: Use a three-part sequence that delivers a warm Arrival Welcome, a practical House Guide with checklists, and precise Entry Details, all designed to be effortless for guests and profitable for hosts. Schedule the welcome and guide 24 hours before check-in, and place the final access details 60–90 minutes before arrival. Add a light post-arrival update to confirm everything went smoothly and surface any quick needs, a short course of guest onboarding you can reuse across listings. Imagine guests facing a smooth arrival with clear directions and friendly support.

• Templates
  1. Arrival Welcome (two tone options):
     • Option A (for fullhome): “Welcome to {fullhome}! We’re thrilled you’re here. Your stay starts now. To help you face a smooth arrival, here are the basics: check-in window, address, contact. The House Guide below outlines the layout and must-know features. If you face any issue, reply here–we love helping guests feel at home.”
     • Option B (short-term): “Welcome to {fullhome}! Your stay begins now. Check the House Guide for basics: Wi‑Fi, thermostat, trash, and contact. Need a hand? Reply to this message.”
  2. House Guide Overview with checklists – the heart of clarity:
     • Entry essentials: door code, lock instructions, and check-in window.
     • House basics: Wi‑Fi name and password, temperature tips, lights, and safety devices.
     • Facilities overview: kitchen, laundry, and parking details.
     • An addition: adding quick tips and resources, local tips, emergency contacts, accessibility notes, and house rules in a simple checklists format.
  3. Entry Details and Troubleshooting:
     • Door code: {code} and steps to open.
     • What to do if code doesn’t work: contact number and response time.
     • Late check-in guidance and any pet or accessibility notes, if applicable.
• Timing and Triggers
  1. Trigger 1: Booking confirmation – send Arrival Welcome within 1 hour after booking to set expectations and surface basics.
  2. Trigger 2: 24 hours before check-in – send House Guide with checklists and details about the fullhome layout, parking, and amenities.
  3. Trigger 3: 60–90 minutes before check-in – send Entry Details with the door code, check-in instructions, and any access notes.
  4. Trigger 4: 24 hours after arrival – send a short post-arrival note asking for feedback and offering help with anything further.
• Эффективность и прибыльность

  Автоматизация этой последовательности снижает ручную нагрузку, повышая эффективность и экономию средств. Последовательный тон снижает замешательство у гостей, увеличивая количество отзывов и прибыльность за счет повторных бронирований. Для краткосрочного пребывания эта настройка повышает эффективность и прибыльность, и вы можете повторно использовать ее tutorial во всех списках. Представьте себе добавление обновления, сохраняющего основы в актуальном состоянии, с местом для дополнительных деталей и функций, повышающих прибыльность.

Основной текст 4: Благодарность после оформления заказа и напоминание об отзыве — текст, сроки и триггеры

Реализуйте двухэтапный процесс: приветственная благодарность после оформления заказа в течение 6 часов, в которой к гостю обращаются по имени и подтверждаются детали после пребывания, включая порядок выезда, дверные замки и возврат ключей; и напоминание об отзыве через 24–72 часа после выезда. Используйте адаптированный язык, соответствующий вашим объявлениям и операциям, и сохраняйте теплый тон, чтобы успокоить гостя после пребывания. Если вы используете guesty или аналогичные инструменты, адаптируйте частоту упоминаний для каждого объявления и позвольте системе обрабатывать основную часть рассылки, в то время как ваша команда может подключаться вручную для особых случаев, когда иногда требуется личный подход для решения проблем. Этот процесс обеспечивает возможность быстрого решения проблем.

Короткая версия благодарности после выезда: «Здравствуйте, {name}, спасибо за проживание в {listing}. Надеемся, вам понравилось. Наша команда здесь, чтобы помочь, если вам что-нибудь понадобится после выезда. Пожалуйста, подтвердите получение этого сообщения и сообщите, есть ли у вас какие-либо вопросы».

Расширенная версия благодарности после выезда: «Здравствуйте, {name}, нам было очень приятно принимать вас в {listing}. Если что-то не соответствовало вашим ожиданиям, ответьте здесь, чтобы мы могли это исправить. Если вам особенно понравились какие-то детали, расскажите нам, что именно, чтобы мы могли использовать эти небольшие штрихи в будущем».

Напоминание об отзыве – текст: «Здравствуйте, {name}! Если у вас есть минутка, пожалуйста, поделитесь коротким отзывом о вашем пребывании в {listing}. Ваши отзывы поддерживают нашу работу и помогают будущим гостям. В частности, короткая заметка о том, что прошло хорошо и что можно было бы улучшить, помогает нам быстро решать проблемы. Вы можете подтвердить, что оставили отзыв, ответив здесь».

Автоматизация и триггеры: настройте триггер на основе оформления заказа, чтобы отправить благодарность в течение 6 часов, а затем напоминание об отзыве через 24–72 часа. Если ответа нет, отправьте второй толчок через 96 часов, а если гость сообщает о проблеме, передайте ее в ручную работу ночной бригаде. Используйте чат-ботов для первоначальной отправки, но переключитесь на живых агентов для особых случаев; сохраняйте результаты в своих инструментах и списках, чтобы можно было управлять дальнейшими действиями. Избегайте неудобного времени, не отправляя сообщения поздно ночью и предлагая простой отказ; предоставьте средство подтверждения или подтверждения получения. Поддерживайте краткосрочную периодичность, чтобы предотвратить усталость, и включите четкую ссылку для обзора на своем веб-сайте или в приложении для бронирования, чтобы упростить действие.

Автоматизированный рабочий процесс: шаблоны планирования на разных платформах

Примите централизованный рабочий процесс планирования, который отправляет одни и те же шаблоны на все платформы из единого редактора. Эта оптимизация снижает количество человеческих ошибок и обеспечивает соответствие операций требованиям на Airbnb, Booking и VRBO. Это гарантирует, что каждый гость получит своевременные напоминания, и уменьшает количество встречных запросов. Планируйте отправку сообщений в разумное время, чтобы защитить сон, используя местное время. Простая настройка позволяет поддерживать постоянный контакт во всей области, которую вы обслуживаете, независимо от того, находится гость дома или в пути. Делитесь результатами с менеджерами и поставщиками услуг, чтобы держать менеджеров в курсе изменений и ускорить обработку запросов, и многое другое по мере изменения рыночных условий.

Структура шаблона

Базовые блоки включают: вводную строку, указания, как добраться до объекта, детали регистрации, обращение к гостю и инструкции по выезду. Каждый блок использует заполнители для имени гостя, времени регистрации и описания дома, а также напоминание оставить отзыв. Прикрепите краткий призыв к действию, чтобы поделиться ключевыми деталями с командой хостов. Включите примечание о правилах дома и указания по доступу, соответствующие требованиям. Поддерживайте единообразие обращения к гостю по всем каналам.

Implementation Steps

1. Сопоставьте триггеры по платформе и времени: за 72 часа до прибытия, за 24 часа до, в день прибытия и после выезда. Свяжите каждый триггер с версией платформы, сохраняя при этом основное содержание, чтобы поддерживать высокое качество без дублирования усилий.

2. Настройте кроссплатформенную доставку в менеджере каналов или PMS, чтобы одно обновление отправлялось в Airbnb, Booking, VRBO и любую OTA. Это уменьшает ручной ввод, позволяет избежать задержек и упрощает организацию запросов.

3. Протестируйте на небольшой группе объявлений. Обнаружьте сбои, скорректируйте временные окна, чтобы не нарушать сон гостей, и убедитесь, что напоминания доходят до нужного гостя в нужное время. Убедитесь, что поставщики своевременно получают информацию о любых эскалациях.

4. Еженедельно обсуждайте результаты с менеджерами. Делитесь показателями времени ответа, обработанных запросов, времени, сэкономленного на каждом объявлении. Используйте отзывы для уточнения формулировок, добавления деталей, специфичных для рынка, и поддержания соответствия сообщений правилам и указаниям дома.

Отслеживайте производительность и обеспечьте соответствие автоматизированных сообщений требованиям

Настройте интерактивную панель мониторинга, отслеживающую успешность доставки, время первого ответа и соответствие требованиям на уровне каналов, позволяющую быстро вносить коррективы и с легкостью информировать гостей. Изучите основы на реальных примерах того, как шаблоны влияют на поведение гостей на разных рынках и каналах. Создавайте адаптированные, более короткие сообщения для быстрых подтверждений и более длинные для важных деталей, чтобы стимулировать пребывание и облегчить общение на протяжении всего процесса.

Key Metrics to Track

Оценивайте показатели доставки, открытия и среднее время ответа на основе данных, а также время первого контакта и долю поздних ответов. Анализ каналов и рынков показывает, где гости больше всего взаимодействуют и где шаблоны нуждаются в доработке. Используйте мини-экспорты для анализа закономерностей на уровне объектов и тестируйте два шаблона для каждой ситуации, а затем сравнивайте результаты для более быстрого улучшения. Стремитесь к 98–99% доставке, среднему времени первого ответа менее 15 минут и доле поздних ответов менее 5%. Отслеживайте примеры, когда шаблоны повысили удовлетворенность гостей, и превращайте это в 5-звездочные баллы для будущих сообщений. Интегрируйте smartbnb для масштабирования между объектами, сохраняя при этом согласованность и простоту управления.

Представьте себе панель управления, которая показывает, какие шаблоны лучше всего соответствуют вопросам гостей, помогая вам сохранять сосредоточенность. Регулярно просматривайте длинные сообщения, чтобы обеспечить ясность и краткость, и вносите коррективы в зависимости от потребностей рынка, чтобы поддерживать более плавный рабочий процесс и принимать более быстрые решения на основе данных.

Соответствие требованиям и передовые методы

Сделайте процесс простым: проверяйте каждое автоматическое сообщение на соответствие правилам платформы, нормам конфиденциальности и местным требованиям. Используйте контрольный список, специфичный для канала и адаптированный к рынку, чтобы гарантировать, что тон, время и содержание соответствуют ожиданиям. Проводите мини-аудиты ежеквартально, чтобы выявлять устаревшие детали и поздние напоминания, которые могут раздражать гостей. Ведите журнал изменений с примерами, чтобы команда могла быстро учиться и адаптироваться, и показывайте, как небольшие изменения влияют на поведение и комфорт гостей. Эта практика обеспечивает последовательные и быстрые обновления и поддерживает 5-звездочные результаты, поддерживая доверие на вашем рынке.