Cum să modifici o rezervare făcută la proprietatea ta – Un ghid simplu pas cu pas

Confirm the guest’s new dates in writing and update the booking within 24 hours. If youd see a mismatch, correct the guest name against the record and enter the changes into your PMS so all team members stay in sync. If the guest booked via aerlinguscom, pull the confirmation from that channel to verify details and avoid confusion.

Review your propertys cancellations policy and the price difference for the new dates. There are cases where a partial refund is appropriate. Make the revised total clear in the guest message, outlining what is refundable and what isn’t. The relevant terms should be based on the current rates for the stay, and reflect any non-refundable nights or advance payment conditions. Provide a straightforward comparison between the original total and the new total, including taxes and fees.

Check availability for the new dates using the calendar in your propertys management system, and confirm there is no conflict with other reservations for the location. If there is capacity, prepare an updated offer: consider an upgrade to a higher category at a fair price, or keep the same room if they prefer. Update the booking record to show the status as changed and mark the old reservation as modified where appropriate.

Communicate with the guest in a concise, friendly message. This approach supports understanding on both sides. Include the revised total, new check-in and check-out times, and how to enter the property. Provide the updated booking reference and instructions for accessing the location or keyless entry. Mention the cancellation window again if they need to revert the change, and invite any questions theyre ready to address. If the guest needs to adjust again, outline the simple steps they can follow to update the booking themselves or contact you for help.

After confirmation, coordinate with the cleaning team and the front desk to align on the new schedule. Document the change in your system and send a copy to the guest for their records. If the guest requests a refund or credit, process according to the propertys policy and report back with the outcome within 48 hours.

Identify the Booking You Need to Modify

Filter by location and check-in date to identify the booking you need to modify, and copy the original booking ID for quick reference.

Open the booking in your system and review the descriptions of the stay to see the difference between the original details and what you need to adjust, even minor tweaks still reflect the stay.

If multiple bookings match, use the update field to confirm which one you are editing and inform the guests. There is a clear path to avoid making edits to an unrelated reservation.

If you cant locate it, reach support and share the booking ID, location, and check-in information. There, your team can help verify the record and support making the update.

Where to look in your system

Log in to your system and use filters for location, check-in, and status. Compare the original lines against the current entries, and pull the notes from the guest profile to confirm the stay details.

What to collect before making changes

Gather the booking, guest names, and the exact check-in and check-out dates. Confirm the location and fares changes that may apply. Ensure you have descriptions of the stay and any special requests, so your update stays aligned with what the guests expect.

Review Policy on Changes, Cancellations, and Fees

Implement a 24-hour free-change window and label it with an orange badge on all booking confirmations and property pages; this upfront rule reduces back-and-forth through support and gives guests a clear expectation before they check-in.

What can be changed: dates, check-in times, and guest names. Changes up to the policy cutoff are approved automatically through the system; if a request falls outside the window, it routes to the approval queue for a human sign-off. Ensure updated details appear in all connected platforms so there isnt any mismatch at check-in.

Fees and refunds: show the exact fee or percentage before you process a change. A typical structure: changes within 24 hours of booking incur no fee; 2–7 days prior, 10–20% of the fare; within 24 hours, 50% of the fare; after check-in, the stay can be non-refundable or covered only by remaining nights. These figures vary by rate plan and property, so rely on your updated policy. Fares differ across rates; reflect the difference clearly in the final quote.

Refunds are generated to the original payment method when allowed by the fare. Processing typically takes 5–10 business days. If a guest used optional services, refunds apply to those items as well. On platforms with wallets, refunds may appear as a generated credit. Internal tracking uses a field named lingus to store the approver’s name and timestamp, which helps you show the exact approval path if a guest questions the decision. You can sign the record to confirm the action. If an exception is needed, support handles it per your policy and records the approval with the relevant names and dates.

Tips to implement: publish the policy in your portal and in the booking flow, include reminders at check-in, and link to the updated page. Keep it short, transparent, and easy to follow; with this approach, your team can handle changes quickly, and guests feel confident about their options. What matters is the follow-through and the clear sign that you support flexible, fair handling of changes and charges. The difference between a smooth change and a denied request often comes down to timing and the approval workflow.

Open the Booking in Your System and Prepare the Change

Open the booking in your system, locate the reservation by reference number or guest name, and confirm the current status before you adjust anything. Check the property address and the stay dates to ensure you are editing the correct record. Gather the participants list and current occupancy to map the impact of the change. Note the original book reference in the notes.

Review the Booking Details

1. Open the booking in your PMS or channel manager. Retrieve the reference number and guest name, then confirm the address, check-in and check-out dates, and the current occupancy.
2. Note the rooms and the cabin or room type booked, the number of rooms, and the total price before any changes. Verify the items mentioned in the request and any special needs from the guest or hosts.
3. Assess what needs to change: dates, room count, upgrade, or room type tweaks. If a voucher is involved, confirm its validity and any restrictions.
4. Cross-check availability across platforms, including bookingcom, to ensure the change will be reflected consistently.

Execute the Change and Notify

1. Enter the new details in the system: adjust dates within the stay window, update occupancy and the number of rooms, and select the upgrade if offered.
2. Review the updated prices, apply taxes and fees, and ensure the new total is clear to the client. Just update the pricing in the booking record so it does not surprise the participant.
3. Save the changes; once the update is made, verify that it appears in the booking timeline and that the status is updated to reflect the change.
4. Prepare the guest text and confirmation: include what changed, the new dates, the upgraded room if applicable, and the final price. If a voucher is used, attach or reference it and explain how it is redeemed.
5. Send the updated confirmation through the chosen channel, whether via the platform message system or email, and ensure they have access to the revised details.
6. După trimitere, monitorizează orice răspunsuri și gestionează urmăririle cu oaspetele, participanții sau platforma, dacă este necesar.

Modificarea datelor, a numărului de invitați și a tipului de cameră: pas cu pas

Deschideți rezervarea în panoul de administrare, dați clic pe Editare și actualizați mai întâi datele pentru a bloca noul tarif. Dacă sejurul este în Europa sau implică taxe geografice, reflectați aceste taxe înainte de a salva. După ce datele sunt setate, ajustați numărul de oaspeți și tipul de cameră în același flux, apoi salvați și revizuiți totalul actualizat.

Date și tipul camerei

Pasul 1: Modificați cu precizie datele de check-in și check-out. Pasul 2: Alegeți tipul corect de cameră și adăugați extra-uri precum micul dejun, parcarea sau un pat suplimentar. Pasul 3: Salvați modificările și verificați noua sumă. În funcție de politica dumneavoastră, sistemul poate afișa imediat prețul revizuit; confirmați cu clientul ce va plăti și atașați textul de confirmare actualizat. Dacă se datorează o reducere, notați orice reducere și modul în care aceasta afectează totalul.

Oaspeți, Anulări și Plăți

Pasul 4: Actualizați numele oaspeților și informațiile de contact. Pasul 5: Examinați politica de anulări și orice rambursări dacă modificările le declanșează. Pasul 6: Verificați starea plăților, inclusiv orice taxe suplimentare sau extra opționale, și comunicați noul total oaspetelui. Utilizați un mesaj text clar sau un e-mail pentru a confirma ce s-a schimbat, noile date și noul număr de confirmare. Dacă oaspetele solicită o altă ajustare, acceptați-o atâta timp cât se aliniază cu politica dvs. Iată ce trebuie să verificați în continuare: comparați totalurile vechi și noi, verificați starea confirmării (confirmată sau deschisă) și notați orice plăți scadente sau deschise. Pentru rezervările conectate la itinerariile lingus sau aerlinguscom, coordonați orice elemente suplimentare sau termeni grupați, astfel încât oaspeții să vadă un singur rezumat precis.

Ce se întâmplă cu extraopțiunile după o modificare: Rambursări, credite sau reatribuire

Verificați elementele suplimentare legate de rezervare în momentul în care confirmați o modificare. Identificați elemente precum parcarea, micul dejun, accesul la spa sau plecarea târzie și verificați dacă fiecare element este rambursabil, creditabil sau legat de o anumită cameră. Verificați regulile actualizate din sistemul dvs.; sursa pentru termenii politicii variază în funcție de furnizor și locație geografică, așa că confirmați termenii aplicabili înainte de a acționa.

Rambursări: Dacă un serviciu suplimentar a fost rezervat cu o opțiune de rambursare, efectuați o rambursare completă către metoda de plată originală a oaspetelui. Dacă elementul nu este rambursabil, oferiți un credit cu o dată de expirare definită sau aplicați valoarea către rezervarea actualizată, în funcție de regulile furnizorului. În orice caz, documentați decizia și reflectați modificarea pe chitanța oaspetelui pentru a evita confuziile ulterioare.

Credite: Când rambursările nu sunt posibile, emiteți credite egale cu valoarea netă a extraopțiunilor. Specificați perioada de valabilitate a creditului, dacă poate fi utilizat pentru tarifele camerelor, taxe sau servicii auxiliare și dacă se transferă la sejururi viitoare. Asigurați-vă că oaspetele vede totalul actualizat și referința de credit în înregistrarea rezervării pentru transparență.

Reatribuire: Dacă modificarea mută oaspetele într-o altă cameră sau proprietate, stabiliți dacă suplimentele se mută odată cu rezervarea sau rămân în aranjamentul inițial. Unii furnizori realocă automat elemente precum micul dejun sau parcarea; alții necesită aprobarea directă a oaspetelui. Dacă reatribuirea nu este permisă, oferiți un credit separat sau o ajustare unică la noua rezervare pentru a acoperi diferența.

Comunicare și sincronizare: Notificați oaspetele cu promptitudine printr-o confirmare actualizată a rezervării și o prezentare clară a ceea ce rămâne, ce a fost rambursat și ce a fost creditat. Includeți noile nevoi și orice limite de utilizare. The

Notifică oaspetele și trimite o nouă confirmare

Trimiteți oaspetelui o nouă confirmare imediat după ce finalizați datele și termenii actualizați. Includeți ocuparea revizuită, numele și taxa totală și faceți referire la rezervarea anterioară, astfel încât oaspetele să poată vedea diferența dintre datele vechi și cele noi.

Furnizați noul număr de confirmare și instrucțiunile de acces. Atașați clar informațiile furnizate și evidențiați ce s-a schimbat între cele două rezervări și ce a rămas la fel. Dacă sunt implicate zboruri, adăugați orice detalii relevante despre zboruri, ore și ce este încă disponibil pentru ca oaspetele să planifice. Includeți o linie care să spună ce s-a schimbat, astfel încât oaspetele să vadă diferența dintr-o privire.

Semnalați mesajul cu o etichetă portocalie în sistemul dvs. pentru a indica urgența. Mesajul ar trebui să enumere fiecare nume de oaspete, numele proprietății, noile date și totalul revizuit. Dacă există mai mulți oaspeți, prezentați fiecare nume separat pentru a evita confuziile.

Explică pașii de plată: dacă se datorează vreo sumă acum sau la check-in și unde să introduci noile detalii de plată, dacă este necesar. Clarifică faptul că modificarea nu este o anulare și notează orice taxă care se aplică, inclusiv dacă este rambursabilă. Dacă un oaspete trebuie să rezerve din nou, oferă un link pentru a rezerva noul sejur și ce opțiuni există între datele vechi și cele noi.

Rugați oaspetele să salveze noua confirmare și să confirme primirea. Urmăriți în termen de 24 de ore dacă încă nu ați primit un răspuns și notați orice solicitări speciale în timpul urmăririi. Înainte de sosire, asigurați-vă că toate informațiile sunt corecte și spuneți oaspetelui ce să facă în timpul check-in-ului, cum ar fi unde să intre și unde să se întâlnească cu personalul.