12 șabloane gratuite pentru mesaje Airbnb automatizate către oaspeți – 4 texte esențiale de programat în 2025

Schedule four core messages today to guide guests from first inquiry to checkout. A human touch builds trust, protects your reputation, and reduces back-and-forth by a meaningful margin–time you can reinvest in cleaning, rest, or improving your listing. Use a inteligent workflow with your tools to trigger messages at the right moments, including pre-arrival, arrival, mid-stay, and post-stay communications. This approach keeps guests informed, and it helps you show thanks and resolve small issues effortlessly.

Four core templates to schedule in 2025 target the guest journey: Pre-arrival welcome, check-in și parking instructions, mid-stay issue resolution, and post-stay appreciation. Each template uses a simple structure: greeting, concrete details, action steps, and an invitation to reply. With parking details, cleaning windows and timelines, and breezeway access tips, you minimize confusion. The messages stay concise, with a tone that is warm but inteligent, and you can tailor them per listing and guest profile, keeping balance between autonomy and personal touch.

To maximize impact, pair each template with a quick action plan and a tiny little checklist: confirm guest name, property access, and expected arrival window; provide a cleaning schedule; remind about parking and buffers for late arrivals; and offer a simple path to resolve issues by replying. The process takes time but saves many back-and-forth messages, improving your reputation and converting passive inquiries into bookings.

With these four templates in place, you gain a balance of control and responsiveness. The tools you use should support scheduling, not complicate your workflow. If you keep a friendly language and a consistent tone, guests will feel guided rather than interrogated, which takes less effort to maintain and truly improves guest satisfaction.

Thanks for reading. This approach is designed to be effortless to implement and scalable across listing sizes, from a single family home to a multi-unit property. If you want to tune the templates to your locale, supply chain for cleaning teams, and onsite parking constraints, you can build a small breezeway flow inside your host dashboard to keep guests informed and reduce wait times.

12 Free Templates for Automated Airbnb Messages to Guests – 4 Core Texts to Schedule in 2025; How Can I Automate My Airbnb Management

Start with four core texts to schedule now and push them automatically across your system to access guest conversations quickly. whether you manage one airbnbs or multiple listings, these messages will scale, reduce errors, and boost profitability while keeping your communication professional and friendly here.

4 Core Texts to Schedule in 2025

Pre-arrival Access and Instructions: send a concise pre-arrival message that lists access details, codes, parking directions, and a quick checklists to confirm essentials before arrival.

Arrival and Check-in Guide: on the day guests arrive, share quick, step-by-step self-check-in, wifi details, appliance basics, and contactless options.

During Stay Support and Handling: invite guests to reach out for requests, provide clear handling steps, and reference Breezeway or Hostaway for issues; keep response times short to maintain efficiency.

Check-out and Feedback: clarify checkout time, return keys, parking, and request feedback to protect your reputation and guide future pricing decisions.

12 Free Templates for Automated Airbnb Messages to Guests

These templates help you handle access quickly, keep a clean market image, and protect your profitability. they reduce errors across multiple airbnbs, acknowledge guest needs, and let you automate reminders that guests appreciate. youve got a reliable flow for parking, codes, and checklists, all hosted in a single, professionally branded system–whether you’re using amazon or a similar toolkit–to maintain efficiency and bolster your reputation.

Catalog of 12 Templates by Guest Journey Stage

Recommendation: Start with Template 3 to reduce sending time-consuming questions and improve efficiency.

Pre-stay & Arrival

Template 1 – Pre-stay: Send a warm confirmation with check-in window, parking info, and essential details to prevent back-and-forth and reduce errors.

Template 2 – Pre-stay: Provide precise directions, access codes, and recommended arrival times so guests arrive smoothly and you minimize time spent on entry.

Template 3 – Pre-stay: Frequently asked questions overview addressing the most common inquiries, with concise answers and a quick link to support across platforms, to cut repeated messages and boost efficiency.

Template 4 – Pre-stay: Example arrival plan for the area, including transit options, nearby services, and a simple map to set expectations before stay.

Template 5 – Pre-stay: Payment and access details, including door codes, Wi-Fi login, and a quick note on any service procedures to prevent delays and make arrivals smoother.

Template 6 – Pre-stay: Clear check-in procedures and a link to the full house manual, so guests feel prepared and time spent asking questions drops.

During stay & Post-stay

Template 7 – During stay: Quick requests for towels, extra amenities, or equipment through a single channel, with a standard step-by-step response to speed tasks.

Template 8 – During stay: One-page house manual recapped with essential safety tips, appliance basics, and how to contact services when things misbehave, reducing time spent searching.

Template 9 – Post-stay: Thank-you note with a giving gesture and a link to a short survey to collect feedback, helping you grow satisfaction and improves guests’ experience for future stays.

Template 10 – Post-stay: Local recommendations and exclusive offers for future stays, showing appreciation and encouraging most guests to return.

Template 11 – Post-stay: Alternative check-out options and late-check-out availability, with clear instructions to optimize the final moment and avoid delays.

Template 12 – Post-stay: Safety and contingency: step-by-step emergency contacts, safety tips, and next steps to reduce errors and reassure guests if something unexpected occurs.

Core Text 1: Booking Confirmation – Copy, Timing, and Triggers

Send Booking Confirmation within minutes of reservation. Use a concise, friendly copy that confirms guest name, stay dates, nightly rate, total amount, payment status, and the host contact channel. This minimizes time-consuming back-and-forth and ensures guests feel supported from the moment they book. Include a clear call to action and invite them to reply with any questions.

Copy Guidelines

Structure matters. Start with a warm greeting, followed by a quick summary of the booking, then the next steps and a mini reminder about essential details such as check-in time, wifi access, heating, and house rules. A key point is to present one clear call to action. Keep sentences short and actionable; this approach will improve clarity and will strengthen the guest experience. Include a line that signals you will reply promptly if they reach out.

Timing and Triggers

Set triggers for key moments: booking confirmed, payment processed, 7 days before arrival, 24 hours before, and 2 hours before check-in. Each message should be delivered through the guest’s preferred channel and adapt to their time zone. This strategy enables you to scale communications across multiple listings on airbnb and ensure consistency. These aspects reduce back-and-forth and create an extremely smooth arrival. This approach provides a practical solution to common questions and keeps guests informed. Also include check-in instructions, parking, and access details in the relevant messages. If available, add a note about heating and wifi to prevent last-minute questions.

Core Text 2: Pre-Arrival Check-In Details – Copy, Timing, and Triggers

Send a concise pre-arrival checklist 48 hours before check-in, with entry method, wifi details, parking, and house rules to start conversations seamlessly and cut back-and-forth. Whether guests arrive by car or rideshare, study of aspects in the arrival flow shows this approach reduces repetitive questions, helps you select the right timing, saves time, boosting earnings and easing work for your team, and creates new ways to support guests.

1. Copy
   • Goal: deliver three tight blocks: greeting, access, and support; keep language clear and actionable.
   • Samples:
     • Sample A: “Hi [Guest], your stay at [Property] begins on [Date]. For a smooth, contactless check-in, use the entry method [Code/Smart Lock]. wifi: [SSID] / [Password]. Parking: [Location]. Check-outs: [Time]. If you have questions, answers are ready–reply here or in the app.”
     • Sample B: “If youre arriving by car, outside gate access is via code [Code]. Doors open at [Time]. Reminders will arrive 24 hours before arrival. For help, tap Reply in the app or contact us.”
2. Timing
   • First message: 48 hours before check-in with key details.
   • Reminder: 24 hours before arrival to confirm updates and wifi status.
   • Final nudge: 2–3 hours before check-in with entry links and any last-minute changes.
   • Tips: select a timing profile in your system to keep messages aligned with local time and arrival windows.
3. Triggers
   • Booking confirmed: send Copy and initial details automatically via ai-powered tools or apps.
   • Travel date changes: resend updated details; offer new times and parking if needed.
   • Time-zone differences or late-night arrivals: adjust the timing and language to be clear and friendly.
   • Check-ins: use contactless flow to simplify conversations and provide clear wifi details; if guests need a quick reply, offer answers and keep the conversation moving.

Core Text 3: Arrival Welcome and House Guide – Copy, Timing, and Triggers

Recommendation: Use a three-part sequence that delivers a warm Arrival Welcome, a practical House Guide with checklists, and precise Entry Details, all designed to be effortless for guests and profitable for hosts. Schedule the welcome and guide 24 hours before check-in, and place the final access details 60–90 minutes before arrival. Add a light post-arrival update to confirm everything went smoothly and surface any quick needs, a short course of guest onboarding you can reuse across listings. Imagine guests facing a smooth arrival with clear directions and friendly support.

• Templates
  1. Arrival Welcome (two tone options):
     • Option A (for fullhome): “Welcome to {fullhome}! We’re thrilled you’re here. Your stay starts now. To help you face a smooth arrival, here are the basics: check-in window, address, contact. The House Guide below outlines the layout and must-know features. If you face any issue, reply here–we love helping guests feel at home.”
     • Option B (short-term): “Welcome to {fullhome}! Your stay begins now. Check the House Guide for basics: Wi‑Fi, thermostat, trash, and contact. Need a hand? Reply to this message.”
  2. House Guide Overview with checklists – the heart of clarity:
     • Entry essentials: door code, lock instructions, and check-in window.
     • House basics: Wi‑Fi name and password, temperature tips, lights, and safety devices.
     • Facilities overview: kitchen, laundry, and parking details.
     • An addition: adding quick tips and resources, local tips, emergency contacts, accessibility notes, and house rules in a simple checklists format.
  3. Entry Details and Troubleshooting:
     • Door code: {code} and steps to open.
     • What to do if code doesn’t work: contact number and response time.
     • Late check-in guidance and any pet or accessibility notes, if applicable.
• Timing and Triggers
  1. Trigger 1: Booking confirmation – send Arrival Welcome within 1 hour after booking to set expectations and surface basics.
  2. Trigger 2: 24 hours before check-in – send House Guide with checklists and details about the fullhome layout, parking, and amenities.
  3. Trigger 3: 60–90 minutes before check-in – send Entry Details with the door code, check-in instructions, and any access notes.
  4. Trigger 4: 24 hours after arrival – send a short post-arrival note asking for feedback and offering help with anything further.
• Eficiență și rentabilitate

  Automatizează această secvență pentru a reduce volumul de muncă manual, sporind eficiența și economiile. Tonul consistent reduce confuzia oaspeților, crescând numărul de recenzii și rentabilitatea prin rezervări repetate. Pentru sejururi scurte, această configurare sporește eficiența și rentabilitatea, și o poți reutiliza tutorial în cadrul listărilor. Imaginează-ți adăugarea unei actualizări, menținând elementele de bază actualizate, cu spațiu pentru detalii și caracteristici suplimentare care sporesc profitabilitatea.

Text de bază 4: Mesaj de mulțumire după finalizarea comenzii și memento pentru recenzie – Copie, temporizare și declanșatori

Implementați un flux în doi pași: un mesaj de mulțumire post-checkout ospitalier în decurs de 6 ore, care se adresează oaspetelui pe nume și confirmă detaliile post-sejur, inclusiv pașii de check-out, încuietorile ușilor și returnarea cheilor; și un memento de recenzie la 24–72 de ore după check-out. Utilizați un limbaj adaptat care să se potrivească cu listările și operațiunile dvs. și mențineți un ton cald pentru a ușura energia oaspetelui după ședere. Dacă utilizați Guesty sau instrumente similare, adaptați cadența per listări și lăsați sistemul să se ocupe de cea mai mare parte a outreach-ului, în timp ce echipa dvs. poate interveni manual pentru cazuri speciale, atunci când uneori aveți nevoie de o notă personală pentru a rezolva problemele aici. Acest proces oferă o modalitate de a aborda problemele rapid.

Mulțumire post-check-out – versiune scurtă: „Bună {name}, îți mulțumim că ai stat la {listing}. Sperăm că ți-a plăcut vizita. Echipa noastră este aici pentru a te ajuta dacă ai nevoie de ceva după check-out. Te rugăm să confirmi acest mesaj și să ne spui dacă ai probleme.”

Mesaj de mulțumire după plecare – versiune extinsă: „Bună {name}, ne-a plăcut să te avem ca oaspete la {listing}. Dacă ceva nu a fost la înălțimea așteptărilor tale, răspunde aici ca să putem rezolva problema. Pentru orice detalii speciale pe care le-ai apreciat, spune-ne ce te-a impresionat, ca să putem profita de aceste mici detalii în viitoarele șederi.”

Memento privind recenzia – copie: „Bună {name}, dacă ai un moment, te rugăm să scrii o recenzie rapidă despre șederea ta la {listing}. Feedback-ul tău sprijină operațiunile noastre și ajută viitorii oaspeți. Mai exact, o scurtă notă despre ce a mers bine și ce ar putea fi îmbunătățit ne ajută să rezolvăm rapid problemele. Poți confirma că ai lăsat o recenzie răspunzând aici.”

Automatizare și declanșatori: setați un declanșator bazat pe finalizarea comenzii pentru a trimite mesajul de mulțumire în decurs de 6 ore, urmat de un memento pentru recenzie la 24-72 de ore. Dacă nu există răspuns, trimiteți un al doilea îndemn la 96 de ore, iar dacă oaspetele semnalează o problemă, escaladați către intervenția manuală a echipei de noapte. Utilizați chatbots pentru trimiterile inițiale, dar treceți la agenți umani pentru cazuri speciale; stocați rezultatele în instrumentele și listările dumneavoastră, astfel încât să puteți gestiona pașii următori. Evitați sincronizarea perturbatoare prin a nu trimite la ore târzii și prin a oferi o opțiune simplă de renunțare; oferiți o modalitate de a confirma sau recunoaște primirea. Mențineți cadența pe termen scurt pentru a preveni oboseala și includeți un link direct către recenzie pe site-ul dumneavoastră web sau în aplicația de rezervare pentru a simplifica acțiunea.

Flux de lucru de automatizare: Programarea șabloanelor pe mai multe platforme

Adoptă un flux de lucru de programare centralizat care împinge aceleași șabloane către toate platformele dintr-un singur editor. Această optimizare reduce erorile umane și menține operațiunile conforme pe Airbnb, Booking și VRBO. Asigură că fiecare oaspete primește mesaje de reamintire în timp util și reduce întrebările înainte și înapoi. Programează mesajele să ajungă în timpul orelor rezonabile pentru a proteja somnul, folosind ora locală. Configurarea ușoară susține menținerea unei atingeri consistente în zona pe care o deservești, indiferent dacă oaspetele este acasă sau călătorește. Împărtășește rezultatele cu managerii și furnizorii pentru a menține managerii conștienți de schimbări și pentru a accelera gestionarea întrebărilor, mult mai multe lucruri vor urma pe măsură ce condițiile pieței se schimbă.

Structura Șablonului

Blocurile de bază includ: linia de introducere, indicații către proprietate, detalii despre check-in, atenție pentru oaspeți și instrucțiuni de check-out. Fiecare bloc folosește placeholder-uri pentru numele oaspetelui, ora de check-in și descrierea casei, plus un memento pentru a lăsa feedback. Atașați un scurt îndemn la acțiune pentru a partaja detalii cheie cu echipa gazdă. Includeți o notă conformă despre regulile casei și indicații de acces. Păstrați atenția pentru oaspeți consistentă pe toate canalele.

Implementation Steps

1. Identificați factorii declanșatori în funcție de platformă și timp: cu 72 de ore înainte de sosire, cu 24 de ore înainte, ziua sosirii și după finalizarea achiziției. Asociați fiecare factor declanșator cu o versiune de platformă, păstrând în același timp conținutul de bază, astfel încât calitatea să rămână ridicată, fără eforturi de duplicare.

2. Configurați livrarea pe mai multe platforme în managerul de canale sau PMS, astfel încât o singură actualizare să fie trimisă către Airbnb, Booking, VRBO și orice OTA. Acest lucru reduce intervenția manuală, evită întârzierile și simplifică menținerea organizată a solicitărilor.

3. Testați cu un lot mic de anunțuri. Detectați eșecurile, ajustați intervalele de timp pentru a respecta somnul oaspeților și validați că mementourile ajung la oaspetele potrivit la momentul corect. Asigurați-vă că furnizorii primesc orice escaladări în timp util.

4. Revizuiește rezultatele cu managerii săptămânal. Distribuie indicatori despre timpii de răspuns, solicitările gestionate, timpul economisit per listare. Folosește feedback-ul pentru a rafina formularea, adăuga detalii specifice pieței și menține mesajele aliniate cu regulile și indicațiile interne.

Urmăriți performanța și asigurați conformitatea mesajelor automate

Configurați un tablou de bord live care urmărește succesul livrărilor, timpul de răspuns inițial și conformitatea la nivel de canal, permițând ajustări rapide și menținând oaspeții informați cu ușurință. Învățați elementele de bază cu exemple din lumea reală despre modul în care șabloanele afectează comportamentul oaspeților pe piețe și canale. Creați mesaje personalizate, mai scurte, pentru confirmări rapide și mesaje mai lungi pentru detalii importante, pentru a încuraja șederea și o comunicare mai lină pe tot parcursul procesului.

Indicatori cheie de urmărit

Păstrează o perspectivă bazată pe date asupra ratei de livrare, a ratei de deschidere și a timpului mediu de răspuns, plus timpul până la primul contact și ponderea răspunsurilor întârziate. Vizualizarea pe canale și piețe arată unde se implică cel mai mult oaspeții și unde șabloanele au nevoie de ajustări. Utilizează mini-exporturi pentru a analiza în profunzime modelele la nivel de proprietate și testează două șabloane per situație, apoi compară rezultatele pentru îmbunătățiri mai rapide. Țintește o livrare de 98-99%, un timp mediu de prim răspuns sub 15 minute și răspunsuri întârziate sub 5%. Urmărește exemplele în care șabloanele au îmbunătățit satisfacția oaspeților și transformă asta în puncte de 5 stele pentru mesajele viitoare. Integrează smartbnb pentru a scala în cadrul proprietăților, păstrând în același timp consistența și ușurința gestionării.

Imaginează-ți un panou de control care evidențiază ce șabloane prezintă cea mai puternică aliniere cu întrebările oaspeților, ajutându-te să menții lucrurile concentrate. Revizuiește periodic mesajele mai lungi pentru a asigura claritatea și concizia și ajustează-le în funcție de nevoile pieței pentru a menține un flux de lucru mai lin și decizii mai rapide, bazate pe date.

Conformitate și bune practici

Păstrați procesul simplu: verificați fiecare mesaj automatizat în raport cu regulile platformei, normele de confidențialitate și cerințele locale. Utilizați o listă de verificare specifică canalului, adaptată pieței, pentru a vă asigura că tonul, momentul și conținutul rămân aliniate cu așteptările. Efectuați mini-audituri trimestriale pentru a prinde detalii depășite și mementouri nocturne care ar putea irita oaspeții. Mențineți un jurnal de modificări cu exemple, astfel încât echipa să poată învăța și să se adapteze rapid și să arate modul în care modificările mici influențează comportamentul și confortul oaspeților. Această practică permite actualizări rapide și consistente și susține rezultate de 5 stele, sprijinind în același timp menținerea încrederii pe piața dvs.