12 șabloane gratuite pentru mesaje Airbnb automatizate către oaspeți – 4 texte esențiale de programat în 2025

Programează patru mesaje principale astăzi. pentru a ghida oaspeții de la prima solicitare până la finalizarea sejurului. Un human atinge construiește încredere, protejează reputation, și reduce discuțiile inutile cu o marjă semnificativă – timp pe care îl poți reinvesti în cleaning, odihnă sau îmbunătățirea listare. Use a inteligent flux de lucru cu al tău tools pentru a declanșa mesaje la momentele potrivite, inclusiv comunicări înainte de sosire, la sosire, în timpul șederii și după plecare. Această abordare îi ține pe oaspeți informați și vă ajută show mulțumesc și resolve mici probleme fără efort.

Patru șabloane de bază pentru programare în 2025 vizează experiența oaspeților: Pre-arrival bun venit, check-in și parking instrucțiuni, mijlocul șederii rezolvarea problemelor și post-sejur apreciere. Fiecare șablon utilizează o structură simplă: salut, detalii concrete, pași de acțiune și o invitație de a răspunde. Cu parking details, cleaning ferestre și cronologii, și sfaturi de acces prin pasajul deschis, minimizezi confuzia. Mesajele rămân concise, cu un tone călduț, dar inteligent, și le poți adapta după listare și profilul oaspetelui, păstrând balance între autonomie și atingere personală.

Pentru a maximiza impactul, asociați fiecare șablon cu un plan rapid de acțiune și o mică little listă de verificare: confirmă numele oaspetelui, accesul la proprietate, și intervalul orar estimat de sosire; oferă o cleaning programare; reamintire despre parking și spații de așteptare pentru cei care întârzie; și să ofere o cale simplă către resolve probleme răspunzând. Procesul takes timp, dar economisește multe mesaje înainte și înapoi, îmbunătățindu-ți reputation și transformarea solicitărilor pasive în rezervări.

Cu aceste patru șabloane configurate, obții un balance de control și reactivitate. tools pe care îl folosești ar trebui să sprijine programarea, nu să-ți complice fluxul de lucru. Dacă păstrezi un friendly limbaj și un consistent tone, invitații se vor simți ghidați, nu interogați, ceea ce takes mai puțin efort pentru întreținere și truly îmbunătățește satisfacția oaspeților.

Mulțumesc pentru lectură. Această abordare este concepută pentru a fi effortless de implementat și scalabil la nivelul listare dimensiuni, de la o casă unifamilială până la o proprietate cu mai multe unități. Dacă doriți să ajustați șabloanele pentru locația dvs., lanțul de aprovizionare pentru cleaning echipe și la fața locului parking În limitele restricțiilor, poți crea un flux rapid de informații în panoul tău de control de gazdă pentru a-ți ține oaspeții la curent și a reduce timpul de așteptare.

12 Modele Gratuite Pentru Mesaje Airbnb Automatizate Către Oaspeți - 4 Texte Esențiale de Programat Pentru 2025; Cum Îmi Pot Automatiza Managementul Airbnb

Începeți cu patru texte esențiale pentru a le programa acum și pentru a le trimite automat în sistemul dumneavoastră pentru a accesa rapid conversațiile cu oaspeții. Indiferent dacă gestionați un singur Airbnb sau mai multe listări, aceste mesaje se vor scala, vor reduce erorile și vor crește profitabilitatea, menținând în același timp o comunicare profesională și prietenoasă.

4 Texte Principale de Programat în 2025

Acces înainte de sosire și instrucțiuni: trimiteți un mesaj concis înainte de sosire care să includă detaliile de acces, codurile, indicațiile de parcare și o listă scurtă de verificare pentru a confirma elementele esențiale înainte de sosire.

Ghid de sosire și check-in: în ziua sosirii, împărtășește rapid o procedură pas cu pas de self-check-in, detalii despre Wi-Fi, noțiuni de bază despre aparate și opțiuni contactless.

Pe durata asistenței și gestionării oaspeților: invitati oaspeții să contacteze pentru solicitări, oferiti pași clari de gestionare și consultați Breezeway sau Hostaway pentru probleme; mentineti timpii de răspuns scurti pentru a păstra eficiența.

Check-out și Feedback: clarificați ora de check-out, returnarea cheilor, parcarea și solicitați feedback pentru a vă proteja reputația și a ghida deciziile viitoare de preț.

12 Șabloane Gratuite pentru Mesaje Airbnb Automatizate către Oaspeți

Aceste șabloane vă ajută să gestionați rapid accesul, să mențineți o imagine curată pe piață și să vă protejați profitabilitatea. Ele reduc erorile în cadrul mai multor Airbnb-uri, recunosc nevoile oaspeților și vă permit să automatizați mementouri pe care oaspeții le apreciază. Aveți un flux de lucru fiabil pentru parcare, coduri și checklist-uri, toate găzduite într-un singur sistem cu branding profesional – indiferent dacă utilizați Amazon sau un set de instrumente similar – pentru a menține eficiența și a vă consolida reputația.

Catalog de 12 șabloane, grupate după etapa din călătoria clientului

Recomandare: Începeți cu Șablonul 3 pentru a reduce timpul pierdut cu întrebări consumatoare de timp și pentru a îmbunătăți eficiența.

Pre-sosire & Sosire

Șablon 1 – Pre-sejur: Trimiteți o confirmare călduroasă cu intervalul de check-in, informații despre parcare și detalii esențiale pentru a preveni ping-pong-ul și a reduce erorile.

Template 2 – Înainte de ședere: Oferiți indicații precise, coduri de acces și ore de sosire recomandate pentru ca oaspeții să ajungă fără probleme, iar dumneavoastră să minimizați timpul petrecut cu intrarea.

Template 3 – Înainte de sejur: Prezentare generală a întrebărilor frecvente care abordează cele mai comune solicitări, cu răspunsuri concise și un link rapid către asistență pe toate platformele, pentru a reduce mesajele repetate și a spori eficiența.

Șablonul 4 – Înainte de sosire: Exemplu de plan de sosire pentru zonă, inclusiv opțiuni de transport, servicii din apropiere și o hartă simplă pentru a stabili așteptările înainte de ședere.

Template 5 – Pre-stay: Payment and access details, including door codes, Wi-Fi login, and a quick note on any service procedures to prevent delays and make arrivals smoother.

Template 6 – Pre-stay: Clear check-in procedures and a link to the full house manual, so guests feel prepared and time spent asking questions drops.

During stay & Post-stay

Template 7 – During stay: Quick requests for towels, extra amenities, or equipment through a single channel, with a standard step-by-step response to speed tasks.

Template 8 – During stay: One-page house manual recapped with essential safety tips, appliance basics, and how to contact services when things misbehave, reducing time spent searching.

Template 9 – Post-stay: Thank-you note with a giving gesture and a link to a short survey to collect feedback, helping you grow satisfaction and improves guests’ experience for future stays.

Template 10 – Post-stay: Local recommendations and exclusive offers for future stays, showing appreciation and encouraging most guests to return.

Template 11 – Post-stay: Alternative check-out options and late-check-out availability, with clear instructions to optimize the final moment and avoid delays.

Template 12 – Post-stay: Safety and contingency: step-by-step emergency contacts, safety tips, and next steps to reduce errors and reassure guests if something unexpected occurs.

Core Text 1: Booking Confirmation – Copy, Timing, and Triggers

Send Booking Confirmation within minutes of reservation. Use a concise, friendly copy that confirms guest name, stay dates, nightly rate, total amount, payment status, and the host contact channel. This minimizes time-consuming back-and-forth and ensures guests feel supported from the moment they book. Include a clear call to action and invite them to reply with any questions.

Copy Guidelines

Structure matters. Start with a warm greeting, followed by a quick summary of the booking, then the next steps and a mini reminder about essential details such as check-in time, wifi access, heating, and house rules. A key point is to present one clear call to action. Keep sentences short and actionable; this approach will improve clarity and will strengthen the guest experience. Include a line that signals you will reply promptly if they reach out.

Timing and Triggers

Set triggers for key moments: booking confirmed, payment processed, 7 days before arrival, 24 hours before, and 2 hours before check-in. Each message should be delivered through the guest’s preferred channel and adapt to their time zone. This strategy enables you to scale communications across multiple listings on airbnb and ensure consistency. These aspects reduce back-and-forth and create an extremely smooth arrival. This approach provides a practical solution to common questions and keeps guests informed. Also include check-in instructions, parking, and access details in the relevant messages. If available, add a note about heating and wifi to prevent last-minute questions.

Core Text 2: Pre-Arrival Check-In Details – Copy, Timing, and Triggers

Send a concise pre-arrival checklist 48 hours before check-in, with entry method, wifi details, parking, and house rules to start conversations seamlessly and cut back-and-forth. Whether guests arrive by car or rideshare, study of aspects in the arrival flow shows this approach reduces repetitive questions, helps you select the right timing, saves time, boosting earnings and easing work for your team, and creates new ways to support guests.

1. Copy
   • Goal: deliver three tight blocks: greeting, access, and support; keep language clear and actionable.
   • Samples:
     • Sample A: “Hi [Guest], your stay at [Property] begins on [Date]. For a smooth, contactless check-in, use the entry method [Code/Smart Lock]. wifi: [SSID] / [Password]. Parking: [Location]. Check-outs: [Time]. If you have questions, answers are ready–reply here or in the app.”
     • Sample B: “If youre arriving by car, outside gate access is via code [Code]. Doors open at [Time]. Reminders will arrive 24 hours before arrival. For help, tap Reply in the app or contact us.”
2. Timing
   • First message: 48 hours before check-in with key details.
   • Reminder: 24 hours before arrival to confirm updates and wifi status.
   • Final nudge: 2–3 hours before check-in with entry links and any last-minute changes.
   • Tips: select a timing profile in your system to keep messages aligned with local time and arrival windows.
3. Triggers
   • Booking confirmed: send Copy and initial details automatically via ai-powered tools or apps.
   • Travel date changes: resend updated details; offer new times and parking if needed.
   • Time-zone differences or late-night arrivals: adjust the timing and language to be clear and friendly.
   • Check-ins: use contactless flow to simplify conversations and provide clear wifi details; if guests need a quick reply, offer answers and keep the conversation moving.

Core Text 3: Arrival Welcome and House Guide – Copy, Timing, and Triggers

Recommendation: Use a three-part sequence that delivers a warm Arrival Welcome, a practical House Guide with checklists, and precise Entry Details, all designed to be effortless for guests and profitable for hosts. Schedule the welcome and guide 24 hours before check-in, and place the final access details 60–90 minutes before arrival. Add a light post-arrival update to confirm everything went smoothly and surface any quick needs, a short course of guest onboarding you can reuse across listings. Imagine guests facing a smooth arrival with clear directions and friendly support.

• Templates
  1. Arrival Welcome (two tone options):
     • Option A (for fullhome): “Welcome to {fullhome}! We’re thrilled you’re here. Your stay starts now. To help you face a smooth arrival, here are the basics: check-in window, address, contact. The House Guide below outlines the layout and must-know features. If you face any issue, reply here–we love helping guests feel at home.”
     • Option B (short-term): “Welcome to {fullhome}! Your stay begins now. Check the House Guide for basics: Wi‑Fi, thermostat, trash, and contact. Need a hand? Reply to this message.”
  2. House Guide Overview with checklists – the heart of clarity:
     • Entry essentials: door code, lock instructions, and check-in window.
     • House basics: Wi‑Fi name and password, temperature tips, lights, and safety devices.
     • Facilities overview: kitchen, laundry, and parking details.
     • An addition: adding quick tips and resources, local tips, emergency contacts, accessibility notes, and house rules in a simple checklists format.
  3. Entry Details and Troubleshooting:
     • Door code: {code} and steps to open.
     • What to do if code doesn’t work: contact number and response time.
     • Late check-in guidance and any pet or accessibility notes, if applicable.
• Timing and Triggers
  1. Trigger 1: Booking confirmation – send Arrival Welcome within 1 hour after booking to set expectations and surface basics.
  2. Trigger 2: 24 hours before check-in – send House Guide with checklists and details about the fullhome layout, parking, and amenities.
  3. Trigger 3: 60–90 minutes before check-in – send Entry Details with the door code, check-in instructions, and any access notes.
  4. Trigger 4: 24 hours after arrival – send a short post-arrival note asking for feedback and offering help with anything further.
• Eficiență și rentabilitate

  Automatizează această secvență pentru a reduce volumul de muncă manual, sporind eficiența și economiile. Tonul consistent reduce confuzia oaspeților, crescând numărul de recenzii și rentabilitatea prin rezervări repetate. Pentru sejururi scurte, această configurare sporește eficiența și rentabilitatea, și o poți reutiliza tutorial în cadrul listărilor. Imaginează-ți adăugarea unei actualizări, menținând elementele de bază actualizate, cu spațiu pentru detalii și caracteristici suplimentare care sporesc profitabilitatea.

Text de bază 4: Mesaj de mulțumire după finalizarea comenzii și memento pentru recenzie – Copie, temporizare și declanșatori

Implementați un flux în doi pași: un mesaj de mulțumire post-checkout ospitalier în decurs de 6 ore, care se adresează oaspetelui pe nume și confirmă detaliile post-sejur, inclusiv pașii de check-out, încuietorile ușilor și returnarea cheilor; și un memento de recenzie la 24–72 de ore după check-out. Utilizați un limbaj adaptat care să se potrivească cu listările și operațiunile dvs. și mențineți un ton cald pentru a ușura energia oaspetelui după ședere. Dacă utilizați Guesty sau instrumente similare, adaptați cadența per listări și lăsați sistemul să se ocupe de cea mai mare parte a outreach-ului, în timp ce echipa dvs. poate interveni manual pentru cazuri speciale, atunci când uneori aveți nevoie de o notă personală pentru a rezolva problemele aici. Acest proces oferă o modalitate de a aborda problemele rapid.

Mulțumire post-check-out – versiune scurtă: „Bună {name}, îți mulțumim că ai stat la {listing}. Sperăm că ți-a plăcut vizita. Echipa noastră este aici pentru a te ajuta dacă ai nevoie de ceva după check-out. Te rugăm să confirmi acest mesaj și să ne spui dacă ai probleme.”

Mesaj de mulțumire după plecare – versiune extinsă: „Bună {name}, ne-a plăcut să te avem ca oaspete la {listing}. Dacă ceva nu a fost la înălțimea așteptărilor tale, răspunde aici ca să putem rezolva problema. Pentru orice detalii speciale pe care le-ai apreciat, spune-ne ce te-a impresionat, ca să putem profita de aceste mici detalii în viitoarele șederi.”

Memento privind recenzia – copie: „Bună {name}, dacă ai un moment, te rugăm să scrii o recenzie rapidă despre șederea ta la {listing}. Feedback-ul tău sprijină operațiunile noastre și ajută viitorii oaspeți. Mai exact, o scurtă notă despre ce a mers bine și ce ar putea fi îmbunătățit ne ajută să rezolvăm rapid problemele. Poți confirma că ai lăsat o recenzie răspunzând aici.”

Automatizare și declanșatori: setați un declanșator bazat pe finalizarea comenzii pentru a trimite mesajul de mulțumire în decurs de 6 ore, urmat de un memento pentru recenzie la 24-72 de ore. Dacă nu există răspuns, trimiteți un al doilea îndemn la 96 de ore, iar dacă oaspetele semnalează o problemă, escaladați către intervenția manuală a echipei de noapte. Utilizați chatbots pentru trimiterile inițiale, dar treceți la agenți umani pentru cazuri speciale; stocați rezultatele în instrumentele și listările dumneavoastră, astfel încât să puteți gestiona pașii următori. Evitați sincronizarea perturbatoare prin a nu trimite la ore târzii și prin a oferi o opțiune simplă de renunțare; oferiți o modalitate de a confirma sau recunoaște primirea. Mențineți cadența pe termen scurt pentru a preveni oboseala și includeți un link direct către recenzie pe site-ul dumneavoastră web sau în aplicația de rezervare pentru a simplifica acțiunea.

Flux de lucru de automatizare: Programarea șabloanelor pe mai multe platforme

Adoptă un flux de lucru de programare centralizat care împinge aceleași șabloane către toate platformele dintr-un singur editor. Această optimizare reduce erorile umane și menține operațiunile conforme pe Airbnb, Booking și VRBO. Asigură că fiecare oaspete primește mesaje de reamintire în timp util și reduce întrebările înainte și înapoi. Programează mesajele să ajungă în timpul orelor rezonabile pentru a proteja somnul, folosind ora locală. Configurarea ușoară susține menținerea unei atingeri consistente în zona pe care o deservești, indiferent dacă oaspetele este acasă sau călătorește. Împărtășește rezultatele cu managerii și furnizorii pentru a menține managerii conștienți de schimbări și pentru a accelera gestionarea întrebărilor, mult mai multe lucruri vor urma pe măsură ce condițiile pieței se schimbă.

Structura Șablonului

Blocurile de bază includ: linia de introducere, indicații către proprietate, detalii despre check-in, atenție pentru oaspeți și instrucțiuni de check-out. Fiecare bloc folosește placeholder-uri pentru numele oaspetelui, ora de check-in și descrierea casei, plus un memento pentru a lăsa feedback. Atașați un scurt îndemn la acțiune pentru a partaja detalii cheie cu echipa gazdă. Includeți o notă conformă despre regulile casei și indicații de acces. Păstrați atenția pentru oaspeți consistentă pe toate canalele.

Implementation Steps

1. Identificați factorii declanșatori în funcție de platformă și timp: cu 72 de ore înainte de sosire, cu 24 de ore înainte, ziua sosirii și după finalizarea achiziției. Asociați fiecare factor declanșator cu o versiune de platformă, păstrând în același timp conținutul de bază, astfel încât calitatea să rămână ridicată, fără eforturi de duplicare.

2. Configurați livrarea pe mai multe platforme în managerul de canale sau PMS, astfel încât o singură actualizare să fie trimisă către Airbnb, Booking, VRBO și orice OTA. Acest lucru reduce intervenția manuală, evită întârzierile și simplifică menținerea organizată a solicitărilor.

3. Testați cu un lot mic de anunțuri. Detectați eșecurile, ajustați intervalele de timp pentru a respecta somnul oaspeților și validați că mementourile ajung la oaspetele potrivit la momentul corect. Asigurați-vă că furnizorii primesc orice escaladări în timp util.

4. Revizuiește rezultatele cu managerii săptămânal. Distribuie indicatori despre timpii de răspuns, solicitările gestionate, timpul economisit per listare. Folosește feedback-ul pentru a rafina formularea, adăuga detalii specifice pieței și menține mesajele aliniate cu regulile și indicațiile interne.

Urmăriți performanța și asigurați conformitatea mesajelor automate

Configurați un tablou de bord live care urmărește succesul livrărilor, timpul de răspuns inițial și conformitatea la nivel de canal, permițând ajustări rapide și menținând oaspeții informați cu ușurință. Învățați elementele de bază cu exemple din lumea reală despre modul în care șabloanele afectează comportamentul oaspeților pe piețe și canale. Creați mesaje personalizate, mai scurte, pentru confirmări rapide și mesaje mai lungi pentru detalii importante, pentru a încuraja șederea și o comunicare mai lină pe tot parcursul procesului.

Indicatori cheie de urmărit

Păstrează o perspectivă bazată pe date asupra ratei de livrare, a ratei de deschidere și a timpului mediu de răspuns, plus timpul până la primul contact și ponderea răspunsurilor întârziate. Vizualizarea pe canale și piețe arată unde se implică cel mai mult oaspeții și unde șabloanele au nevoie de ajustări. Utilizează mini-exporturi pentru a analiza în profunzime modelele la nivel de proprietate și testează două șabloane per situație, apoi compară rezultatele pentru îmbunătățiri mai rapide. Țintește o livrare de 98-99%, un timp mediu de prim răspuns sub 15 minute și răspunsuri întârziate sub 5%. Urmărește exemplele în care șabloanele au îmbunătățit satisfacția oaspeților și transformă asta în puncte de 5 stele pentru mesajele viitoare. Integrează smartbnb pentru a scala în cadrul proprietăților, păstrând în același timp consistența și ușurința gestionării.

Imaginează-ți un panou de control care evidențiază ce șabloane prezintă cea mai puternică aliniere cu întrebările oaspeților, ajutându-te să menții lucrurile concentrate. Revizuiește periodic mesajele mai lungi pentru a asigura claritatea și concizia și ajustează-le în funcție de nevoile pieței pentru a menține un flux de lucru mai lin și decizii mai rapide, bazate pe date.

Conformitate și bune practici

Păstrați procesul simplu: verificați fiecare mesaj automatizat în raport cu regulile platformei, normele de confidențialitate și cerințele locale. Utilizați o listă de verificare specifică canalului, adaptată pieței, pentru a vă asigura că tonul, momentul și conținutul rămân aliniate cu așteptările. Efectuați mini-audituri trimestriale pentru a prinde detalii depășite și mementouri nocturne care ar putea irita oaspeții. Mențineți un jurnal de modificări cu exemple, astfel încât echipa să poată învăța și să se adapteze rapid și să arate modul în care modificările mici influențează comportamentul și confortul oaspeților. Această practică permite actualizări rapide și consistente și susține rezultate de 5 stele, sprijinind în același timp menținerea încrederii pe piața dvs.