Como Alterar uma Reserva Feita na Sua Propriedade – Um Guia Simples Passo a Passo

Confirm the guest’s new dates in writing and update the booking within 24 hours. If youd see a mismatch, correct the guest name against the record and enter the changes into your PMS so all team members stay in sync. If the guest booked via aerlinguscom, pull the confirmation from that channel to verify details and avoid confusion.

Review your propertys cancellations policy and the price difference for the new dates. There are cases where a partial refund is appropriate. Make the revised total clear in the guest message, outlining what is refundable and what isn’t. The relevant terms should be based on the current rates for the stay, and reflect any non-refundable nights or advance payment conditions. Provide a straightforward comparison between the original total and the new total, including taxes and fees.

Check availability for the new dates using the calendar in your propertys management system, and confirm there is no conflict with other reservations for the location. If there is capacity, prepare an updated offer: consider an upgrade to a higher category at a fair price, or keep the same room if they prefer. Update the booking record to show the status as changed and mark the old reservation as modified where appropriate.

Communicate with the guest in a concise, friendly message. This approach supports understanding on both sides. Include the revised total, new check-in and check-out times, and how to enter the property. Provide the updated booking reference and instructions for accessing the location or keyless entry. Mention the cancellation window again if they need to revert the change, and invite any questions theyre ready to address. If the guest needs to adjust again, outline the simple steps they can follow to update the booking themselves or contact you for help.

After confirmation, coordinate with the cleaning team and the front desk to align on the new schedule. Document the change in your system and send a copy to the guest for their records. If the guest requests a refund or credit, process according to the propertys policy and report back with the outcome within 48 hours.

Identify the Booking You Need to Modify

Filter by location and check-in date to identify the booking you need to modify, and copy the original booking ID for quick reference.

Open the booking in your system and review the descriptions of the stay to see the difference between the original details and what you need to adjust, even minor tweaks still reflect the stay.

If multiple bookings match, use the update field to confirm which one you are editing and inform the guests. There is a clear path to avoid making edits to an unrelated reservation.

If you cant locate it, reach support and share the booking ID, location, and check-in information. There, your team can help verify the record and support making the update.

Where to look in your system

Log in to your system and use filters for location, check-in, and status. Compare the original lines against the current entries, and pull the notes from the guest profile to confirm the stay details.

What to collect before making changes

Gather the booking, guest names, and the exact check-in and check-out dates. Confirm the location and fares changes that may apply. Ensure you have descriptions of the stay and any special requests, so your update stays aligned with what the guests expect.

Review Policy on Changes, Cancellations, and Fees

Implement a 24-hour free-change window and label it with an orange badge on all booking confirmations and property pages; this upfront rule reduces back-and-forth through support and gives guests a clear expectation before they check-in.

What can be changed: dates, check-in times, and guest names. Changes up to the policy cutoff are approved automatically through the system; if a request falls outside the window, it routes to the approval queue for a human sign-off. Ensure updated details appear in all connected platforms so there isnt any mismatch at check-in.

Fees and refunds: show the exact fee or percentage before you process a change. A typical structure: changes within 24 hours of booking incur no fee; 2–7 days prior, 10–20% of the fare; within 24 hours, 50% of the fare; after check-in, the stay can be non-refundable or covered only by remaining nights. These figures vary by rate plan and property, so rely on your updated policy. Fares differ across rates; reflect the difference clearly in the final quote.

Refunds are generated to the original payment method when allowed by the fare. Processing typically takes 5–10 business days. If a guest used optional services, refunds apply to those items as well. On platforms with wallets, refunds may appear as a generated credit. Internal tracking uses a field named lingus to store the approver’s name and timestamp, which helps you show the exact approval path if a guest questions the decision. You can sign the record to confirm the action. If an exception is needed, support handles it per your policy and records the approval with the relevant names and dates.

Tips to implement: publish the policy in your portal and in the booking flow, include reminders at check-in, and link to the updated page. Keep it short, transparent, and easy to follow; with this approach, your team can handle changes quickly, and guests feel confident about their options. What matters is the follow-through and the clear sign that you support flexible, fair handling of changes and charges. The difference between a smooth change and a denied request often comes down to timing and the approval workflow.

Open the Booking in Your System and Prepare the Change

Open the booking in your system, locate the reservation by reference number or guest name, and confirm the current status before you adjust anything. Check the property address and the stay dates to ensure you are editing the correct record. Gather the participants list and current occupancy to map the impact of the change. Note the original book reference in the notes.

Review the Booking Details

1. Open the booking in your PMS or channel manager. Retrieve the reference number and guest name, then confirm the address, check-in and check-out dates, and the current occupancy.
2. Note the rooms and the cabin or room type booked, the number of rooms, and the total price before any changes. Verify the items mentioned in the request and any special needs from the guest or hosts.
3. Assess what needs to change: dates, room count, upgrade, or room type tweaks. If a voucher is involved, confirm its validity and any restrictions.
4. Cross-check availability across platforms, including bookingcom, to ensure the change will be reflected consistently.

Execute the Change and Notify

1. Enter the new details in the system: adjust dates within the stay window, update occupancy and the number of rooms, and select the upgrade if offered.
2. Review the updated prices, apply taxes and fees, and ensure the new total is clear to the client. Just update the pricing in the booking record so it does not surprise the participant.
3. Save the changes; once the update is made, verify that it appears in the booking timeline and that the status is updated to reflect the change.
4. Prepare the guest text and confirmation: include what changed, the new dates, the upgraded room if applicable, and the final price. If a voucher is used, attach or reference it and explain how it is redeemed.
5. Envie a confirmação atualizada através do canal escolhido, seja pelo sistema de mensagens da plataforma ou por e-mail, e garanta que eles tenham acesso aos detalhes revisados.
6. Após o envio, monitore quaisquer respostas e lide com os acompanhamentos com o hóspede, participantes ou a plataforma, se necessário.

Modificar Datas, Hóspedes e Tipo de Quarto: Passo a Passo

Abra a reserva no seu painel de administração, clique em Editar e atualize as datas primeiro para bloquear a nova tarifa. Se a estadia for na Europa ou envolver taxas geográficas, reflita esses encargos antes de salvar. Depois que as datas estiverem definidas, ajuste a contagem de hóspedes e o tipo de quarto no mesmo fluxo, salve e revise o total atualizado.

Datas e Tipo de Quarto

Passo 1: Altere as datas de check-in e check-out com precisão. Passo 2: Escolha o tipo de quarto correto e adicione extras como café da manhã, estacionamento ou uma cama extra. Passo 3: Salve as alterações e verifique o novo valor. Dependendo da sua política, o sistema pode exibir o preço revisado imediatamente; confirme com o hóspede o que ele pagará e anexe o texto de confirmação atualizado. Se um desconto for devido, observe qualquer desconto e como ele afeta o total.

Hóspedes, Cancelamentos e Pagamentos

Passo 4: Atualize os nomes dos hóspedes e as informações de contato. Passo 5: Revise a política de cancelamentos e quaisquer reembolsos se as alterações os acionarem. Passo 6: Verifique o status dos pagamentos, incluindo quaisquer cobranças adicionais ou extras opcionais, e comunique o novo total ao hóspede. Use uma mensagem de texto ou e-mail claros para confirmar o que mudou, as novas datas e o novo número de confirmação. Se o hóspede solicitar outro ajuste, atenda, desde que esteja alinhado com sua política. Veja o que verificar a seguir: compare os totais antigos e novos, verifique o status da confirmação (confirmado ou em aberto) e observe quaisquer pagamentos devidos ou em aberto. Para reservas conectadas a itinerários lingus ou aerlinguscom, coordene quaisquer extras ou termos agrupados para que os hóspedes vejam um resumo único e preciso.

O que acontece com os extras após uma alteração: reembolsos, créditos ou reatribuição

Reveja os extras vinculados à reserva no momento em que confirmar uma alteração. Identifique itens como estacionamento, café da manhã, acesso ao spa ou late checkout e verifique se cada item é reembolsável, creditável ou vinculado a um quarto específico. Verifique as regras atualizadas em seu sistema; o источник para os termos da política varia de acordo com o provedor e a localização geográfica, portanto, confirme os termos aplicáveis antes de agir.

Reembolsos: Se um extra foi reservado com uma opção reembolsável, processe um reembolso total para o método de pagamento original do hóspede. Se o item não for reembolsável, ofereça um crédito com um prazo de validade definido ou aplique o valor à reserva atualizada, dependendo das regras do fornecedor. Em qualquer caso, documente a decisão e reflita a alteração no recibo do hóspede para evitar confusão mais tarde.

Créditos: Quando os reembolsos não forem possíveis, emita créditos iguais ao valor líquido dos extras. Especifique o período de validade do crédito, se pode ser usado para tarifas de quarto, impostos ou serviços adicionais e se é transferível para estadias futuras. Garanta que o hóspede veja o total atualizado e a referência do crédito no registro da reserva para transparência.

Reatribuição: Se a alteração mover o hóspede para outro quarto ou propriedade, determine se os extras viajam com a reserva ou permanecem com a organização original. Alguns provedores realocam automaticamente itens como café da manhã ou estacionamento; outros exigem aprovação direta do hóspede. Se a reatribuição não for permitida, ofereça um crédito separado ou um ajuste único na nova reserva para cobrir a diferença.

Comunicação e tempo: Notifique o hóspede prontamente com uma confirmação de reserva atualizada e um detalhamento claro do que permanece, o que foi reembolsado e o que foi creditado. Inclua as novas necessidades e quaisquer limites de uso. O

Notifique o hóspede e envie uma nova confirmação

Envie ao hóspede uma nova confirmação imediatamente após finalizar as datas e termos atualizados. Inclua a ocupação revisada, os nomes e o valor total, e faça referência à reserva anterior para que o hóspede possa ver a diferença entre as datas antigas e novas.

Forneça o novo número de confirmação e as instruções de acesso. Anexe as informações fornecidas de forma clara e destaque o que mudou entre as duas reservas e o que permaneceu igual. Se houver voos envolvidos, adicione quaisquer detalhes de voo relevantes, horários e o que ainda está disponível para o hóspede planejar. Inclua uma linha que diga o que mudou para que o hóspede veja a diferença rapidamente.

Marque a mensagem com um rótulo laranja no seu sistema para sinalizar urgência. A mensagem deve listar o nome de cada hóspede, o nome da propriedade, as novas datas e o total revisto. Se houver vários hóspedes, apresente cada nome separadamente para evitar confusão.

Explicar os passos de pagamento: se algum valor é devido agora ou no check-in, e onde inserir novos detalhes de pagamento, se necessário. Esclarecer que a alteração não é um cancelamento e observar qualquer cobrança aplicável, incluindo se é reembolsável. Se um hóspede precisar remarcar, fornecer um link para reservar a nova estadia e quais opções existem entre as datas antigas e novas.

Peça ao hóspede para salvar a nova confirmação e confirmar o recebimento. Faça um acompanhamento dentro de 24 horas se ainda não tiver recebido resposta e anote quaisquer pedidos especiais durante o acompanhamento. Antes da chegada, certifique-se de que todas as informações estão precisas e diga ao hóspede o que fazer durante o check-in, como onde entrar e onde encontrar a equipe.