12 Modelos Gratuitos para Mensagens Automatizadas do Airbnb para Hóspedes – 4 Textos Essenciais para Agendar em 2025

Agende quatro mensagens principais hoje para orientar os hóspedes desde a primeira consulta até ao checkout. A human o toque cria confiança, protege o seu reputation, e reduz a troca de mensagens em uma margem significativa – tempo que você pode reinvestir em cleaning, descanso ou melhorando seu listing. Use a smart workflow com o seu tools para acionar mensagens nos momentos certos, incluindo comunicações pré-chegada, chegada, meio da estadia e pós-estadia. Essa abordagem mantém os hóspedes informados e ajuda você show obrigado e resolve pequenos problemas sem esforço.

Quatro modelos principais para agendar em 2025 têm como alvo a jornada do hóspede: Pre-arrival bem-vindo, check-in e estacionamento instruções, meio da estadia resolução de problemas e pós-estadia apreciação. Cada modelo usa uma estrutura simples: saudação, detalhes concretos, etapas de ação e um convite para responder. Com estacionamento details, cleaning janelas e linhas do tempo, e dicas de acesso ao corredor, você minimiza a confusão. As mensagens permanecem concisas, com um tone que é quente mas smart, e você pode personalizá-los por listing e perfil de hóspede, mantendo balance entre autonomia e toque pessoal.

Para maximizar o impacto, combine cada modelo com um plano de ação rápido e um pequeno little checklist: confirmar o nome do hóspede, o acesso à propriedade e a janela de chegada esperada; fornecer um cleaning agendar; lembrar sobre estacionamento e buffers para chegadas tardias; e oferecer um caminho simples para resolve problemas respondendo. O processo toma time but saves many back-and-forth messages, improving your reputation e convertendo consultas passivas em reservas.

Com estes quatro modelos implementados, você ganha um balance de controle e capacidade de resposta. O tools o seu uso deve suportar o agendamento, não complicar o seu fluxo de trabalho. Se você mantiver um friendly linguagem e uma consistente tone, os hóspedes se sentirão guiados em vez de interrogados, o que toma menos esforço para manter e truly melhora a satisfação dos hóspedes.

Obrigado por ler. Esta abordagem foi concebida para ser effortless para implementar e escalável em listing tamanhos, desde uma casa unifamiliar até uma propriedade multi-unidade. Se você deseja ajustar os modelos para sua localidade, cadeia de suprimentos para cleaning equipes e no local estacionamento constraints, you can build a small breezeway flow inside your host dashboard to keep guests informed and reduce wait times.

12 Templates Gratuitos para Mensagens Automatizadas do Airbnb para Hóspedes – 4 Textos Principais para Agendar em 2025; Como Posso Automatizar a Minha Gestão do Airbnb

Comece com quatro textos principais para agendar agora e impulsione-os automaticamente em todo o seu sistema para aceder rapidamente às conversas com os hóspedes. Quer você gerencie um Airbnb ou vários anúncios, essas mensagens serão dimensionadas, reduzirão erros e aumentarão a lucratividade, mantendo sua comunicação profissional e amigável aqui.

4 Textos Essenciais para Agendar em 2025

Acesso e Instruções Pré-chegada: envie uma mensagem concisa pré-chegada que liste detalhes de acesso, códigos, direções de estacionamento e um checklist rápido para confirmar itens essenciais antes da chegada.

Guia de Chegada e Check-in: no dia da chegada dos hóspedes, compartilhe um auto check-in rápido, passo a passo, detalhes do wifi, informações básicas sobre eletrodomésticos e opções sem contato.

Durante o Suporte e Tratamento da Estadia: convide os hóspedes a entrar em contato para fazerem pedidos, forneça etapas de tratamento claras e consulte o Breezeway ou o Hostaway para problemas; mantenha os tempos de resposta curtos para manter a eficiência.

Check-out e Feedback: esclareça o horário de check-out, devolução das chaves, estacionamento e solicite feedback para proteger sua reputação e orientar futuras decisões de preços.

12 Modelos Grátis para Mensagens Automatizadas do Airbnb para Hóspedes

Estes modelos ajudam você a lidar com o acesso rapidamente, manter uma imagem de mercado limpa e proteger sua lucratividade. Eles reduzem erros em vários Airbnbs, reconhecem as necessidades dos hóspedes e permitem que você automatize lembretes que os hóspedes apreciam. Você tem um fluxo confiável para estacionamento, códigos e checklists, tudo hospedado em um único sistema com marca profissional – quer você esteja usando a Amazon ou um kit de ferramentas semelhante – para manter a eficiência e reforçar sua reputação.

Catálogo de 12 Modelos por Etapa da Jornada do Cliente

Recomendação: Comece com o Template 3 para reduzir o envio de perguntas demoradas e melhorar a eficiência.

Pré-estadia e Chegada

Modelo 1 – Pré-estadia: Envie uma confirmação calorosa com o período de check-in, informações sobre estacionamento e detalhes essenciais para evitar comunicação excessiva e reduzir erros.

Modelo 2 – Pré-estadia: Forneça instruções precisas, códigos de acesso e horários de chegada recomendados para que os hóspedes cheguem sem problemas e você minimize o tempo gasto na entrada.

Modelo 3 – Pré-estadia: Visão geral das perguntas frequentes abordando as dúvidas mais comuns, com respostas concisas e um link rápido para suporte em todas as plataformas, para reduzir mensagens repetidas e aumentar a eficiência.

Template 4 – Pré-estadia: Exemplo de plano de chegada para a área, incluindo opções de transporte, serviços próximos e um mapa simples para definir expectativas antes da estadia.

Template 5 – Pre-stay: Payment and access details, including door codes, Wi-Fi login, and a quick note on any service procedures to prevent delays and make arrivals smoother.

Template 6 – Pre-stay: Clear check-in procedures and a link to the full house manual, so guests feel prepared and time spent asking questions drops.

During stay & Post-stay

Template 7 – During stay: Quick requests for towels, extra amenities, or equipment through a single channel, with a standard step-by-step response to speed tasks.

Template 8 – During stay: One-page house manual recapped with essential safety tips, appliance basics, and how to contact services when things misbehave, reducing time spent searching.

Template 9 – Post-stay: Thank-you note with a giving gesture and a link to a short survey to collect feedback, helping you grow satisfaction and improves guests’ experience for future stays.

Template 10 – Post-stay: Local recommendations and exclusive offers for future stays, showing appreciation and encouraging most guests to return.

Template 11 – Post-stay: Alternative check-out options and late-check-out availability, with clear instructions to optimize the final moment and avoid delays.

Template 12 – Post-stay: Safety and contingency: step-by-step emergency contacts, safety tips, and next steps to reduce errors and reassure guests if something unexpected occurs.

Core Text 1: Booking Confirmation – Copy, Timing, and Triggers

Send Booking Confirmation within minutes of reservation. Use a concise, friendly copy that confirms guest name, stay dates, nightly rate, total amount, payment status, and the host contact channel. This minimizes time-consuming back-and-forth and ensures guests feel supported from the moment they book. Include a clear call to action and invite them to reply with any questions.

Copy Guidelines

Structure matters. Start with a warm greeting, followed by a quick summary of the booking, then the next steps and a mini reminder about essential details such as check-in time, wifi access, heating, and house rules. A key point is to present one clear call to action. Keep sentences short and actionable; this approach will improve clarity and will strengthen the guest experience. Include a line that signals you will reply promptly if they reach out.

Timing and Triggers

Set triggers for key moments: booking confirmed, payment processed, 7 days before arrival, 24 hours before, and 2 hours before check-in. Each message should be delivered through the guest’s preferred channel and adapt to their time zone. This strategy enables you to scale communications across multiple listings on airbnb and ensure consistency. These aspects reduce back-and-forth and create an extremely smooth arrival. This approach provides a practical solution to common questions and keeps guests informed. Also include check-in instructions, parking, and access details in the relevant messages. If available, add a note about heating and wifi to prevent last-minute questions.

Core Text 2: Pre-Arrival Check-In Details – Copy, Timing, and Triggers

Send a concise pre-arrival checklist 48 hours before check-in, with entry method, wifi details, parking, and house rules to start conversations seamlessly and cut back-and-forth. Whether guests arrive by car or rideshare, study of aspects in the arrival flow shows this approach reduces repetitive questions, helps you select the right timing, saves time, boosting earnings and easing work for your team, and creates new ways to support guests.

1. Copy
   • Goal: deliver three tight blocks: greeting, access, and support; keep language clear and actionable.
   • Samples:
     • Sample A: “Hi [Guest], your stay at [Property] begins on [Date]. For a smooth, contactless check-in, use the entry method [Code/Smart Lock]. wifi: [SSID] / [Password]. Parking: [Location]. Check-outs: [Time]. If you have questions, answers are ready–reply here or in the app.”
     • Sample B: “If youre arriving by car, outside gate access is via code [Code]. Doors open at [Time]. Reminders will arrive 24 hours before arrival. For help, tap Reply in the app or contact us.”
2. Timing
   • First message: 48 hours before check-in with key details.
   • Reminder: 24 hours before arrival to confirm updates and wifi status.
   • Final nudge: 2–3 hours before check-in with entry links and any last-minute changes.
   • Tips: select a timing profile in your system to keep messages aligned with local time and arrival windows.
3. Triggers
   • Booking confirmed: send Copy and initial details automatically via ai-powered tools or apps.
   • Travel date changes: resend updated details; offer new times and parking if needed.
   • Time-zone differences or late-night arrivals: adjust the timing and language to be clear and friendly.
   • Check-ins: use contactless flow to simplify conversations and provide clear wifi details; if guests need a quick reply, offer answers and keep the conversation moving.

Core Text 3: Arrival Welcome and House Guide – Copy, Timing, and Triggers

Recommendation: Use a three-part sequence that delivers a warm Arrival Welcome, a practical House Guide with checklists, and precise Entry Details, all designed to be effortless for guests and profitable for hosts. Schedule the welcome and guide 24 hours before check-in, and place the final access details 60–90 minutes before arrival. Add a light post-arrival update to confirm everything went smoothly and surface any quick needs, a short course of guest onboarding you can reuse across listings. Imagine guests facing a smooth arrival with clear directions and friendly support.

• Templates
  1. Arrival Welcome (two tone options):
     • Option A (for fullhome): “Welcome to {fullhome}! We’re thrilled you’re here. Your stay starts now. To help you face a smooth arrival, here are the basics: check-in window, address, contact. The House Guide below outlines the layout and must-know features. If you face any issue, reply here–we love helping guests feel at home.”
     • Option B (short-term): “Welcome to {fullhome}! Your stay begins now. Check the House Guide for basics: Wi‑Fi, thermostat, trash, and contact. Need a hand? Reply to this message.”
  2. House Guide Overview with checklists – the heart of clarity:
     • Entry essentials: door code, lock instructions, and check-in window.
     • House basics: Wi‑Fi name and password, temperature tips, lights, and safety devices.
     • Facilities overview: kitchen, laundry, and parking details.
     • An addition: adding quick tips and resources, local tips, emergency contacts, accessibility notes, and house rules in a simple checklists format.
  3. Entry Details and Troubleshooting:
     • Door code: {code} and steps to open.
     • What to do if code doesn’t work: contact number and response time.
     • Late check-in guidance and any pet or accessibility notes, if applicable.
• Timing and Triggers
  1. Trigger 1: Booking confirmation – send Arrival Welcome within 1 hour after booking to set expectations and surface basics.
  2. Trigger 2: 24 hours before check-in – send House Guide with checklists and details about the fullhome layout, parking, and amenities.
  3. Trigger 3: 60–90 minutes before check-in – send Entry Details with the door code, check-in instructions, and any access notes.
  4. Trigger 4: 24 hours after arrival – send a short post-arrival note asking for feedback and offering help with anything further.
• Eficiência e rentabilidade

  Automatiza esta sequência para reduzir a carga de trabalho manual, aumentando a eficiência e a economia de dinheiro. O tom consistente diminui a confusão dos hóspedes, aumentando as avaliações e a lucratividade através de reservas repetidas. Para estadias de curta duração, esta configuração aumenta a eficiência e a lucratividade, e pode reutilizar o tutorial em todas as listagens. Imagine a adição de uma atualização, mantendo o básico atualizado, com espaço para detalhes e recursos extras que aumentam a lucratividade.

Texto Principal 4: Agradecimento Pós-Checkout e Lembrete de Avaliação – Texto, Tempo e Acionadores

Implemente um fluxo de duas etapas: um agradecimento pós-checkout hospitaleiro dentro de 6 horas que se dirige ao hóspede pelo nome e confirma os detalhes pós-estadia, incluindo as etapas de check-out, fechaduras das portas e devolução da chave; e um lembrete de avaliação 24 a 72 horas após o checkout. Use uma linguagem personalizada que corresponda aos seus anúncios e operações, e mantenha o tom caloroso para aliviar a energia do hóspede após a estadia. Se você usar o Guesty ou ferramentas semelhantes, adapte a cadência por anúncio e deixe que o sistema cuide da maior parte do contato, enquanto sua equipe pode intervir manualmente para casos especiais, quando você precisar de um toque pessoal para resolver problemas. Este processo fornece um meio de resolver problemas rapidamente.

Agradecimento pós-check-out – versão curta: “Olá, {name}, obrigado por se hospedar em {listing}. Esperamos que tenha gostado da sua visita. Nossa equipe está aqui para ajudar caso precise de algo após o check-out. Por favor, confirme o recebimento desta mensagem e diga se tem algum problema.”

Agradecimento pós check-out – versão expandida: “Olá {name}, adoramos hospedar você em {listing}. Se algo não atendeu às suas expectativas, responda aqui para que possamos resolver o problema. Se você apreciou algum toque especial, diga-nos o que se destacou, para que possamos explorar esses pequenos toques em futuras estadias.”

Lembrete de avaliação – texto: “Olá, {name}. Se tiver um momento, partilhe uma avaliação breve da sua estadia em {listing}. O seu feedback apoia as nossas operações e ajuda futuros hóspedes. Especificamente, uma nota curta sobre o que correu bem e o que poderia ser melhor ajuda-nos a resolver desafios rapidamente. Pode confirmar que deixou uma avaliação respondendo aqui.”

Automação e gatilhos: defina um gatilho baseado no checkout para enviar o agradecimento dentro de 6 horas, seguido por um lembrete de avaliação em 24–72 horas. Se não houver resposta, envie um segundo toque em 96 horas e, se o hóspede sinalizar um problema, encaminhe para contato manual pela equipe noturna. Use chatbots para envios iniciais, mas mude para agentes humanos para casos especiais; armazene os resultados em suas ferramentas e listagens para que você possa gerenciar as próximas etapas. Evite horários perturbadores, não enviando em horários noturnos tardios e oferecendo uma opção de exclusão simples; forneça um meio de confirmar ou reconhecer o recebimento. Mantenha a cadência de curto prazo para evitar fadiga e inclua um link de avaliação claro em seu site ou no aplicativo de reservas para simplificar a ação.

Fluxo de Trabalho de Automação: Agendamento de Modelos em Todas as Plataformas

Adote um fluxo de trabalho de agendamento centralizado que encaminha os mesmos modelos para todas as plataformas a partir de um único editor. Esta otimização reduz o erro humano e mantém as operações em conformidade no Airbnb, Booking e VRBO. Garante que cada hóspede receba mensagens de lembrete oportunas e reduz as consultas de vaivém. Agende as mensagens para chegarem durante horas razoáveis para proteger o sono, usando a hora local. A configuração fácil permite manter um toque consistente em toda a área que serve, quer o hóspede esteja em casa, quer a viajar. Compartilhe os resultados com os gerentes e provedores para manter os gerentes cientes das mudanças e acelerar o tratamento das consultas, muito mais por vir à medida que as condições do mercado mudam.

Estrutura do Modelo

Os blocos básicos incluem: linha de introdução, indicações para a propriedade, detalhes de check-in, contacto com o hóspede e instruções de check-out. Cada bloco utiliza marcadores de posição para o nome do hóspede, hora de check-in e descrição da casa, além de um lembrete para deixar feedback. Anexe um breve call-to-action para partilhar detalhes importantes com a equipa de anfitriões. Inclua uma nota em conformidade sobre as regras da casa e as direções de acesso. Mantenha o contacto com o hóspede consistente em todos os canais.

Implementation Steps

1. Mapeie os acionadores por plataforma e hora: 72 horas antes da chegada, 24 horas antes, no dia da chegada e após o checkout. Vincule cada acionador a uma versão de plataforma, preservando o conteúdo principal para que a qualidade permaneça alta sem esforço de duplicação.

2. Configure a entrega multiplataforma no seu gestor de canais ou PMS para que uma única atualização seja enviada para o Airbnb, Booking, VRBO e qualquer OTA. Isto reduz o toque manual, evita atrasos e simplifica a organização das consultas.

3. Teste com um pequeno lote de anúncios. Detecte falhas, ajuste as janelas de tempo para respeitar o sono do hóspede e valide se os lembretes chegam ao hóspede certo na hora certa. Garanta que os provedores recebam quaisquer escalonamentos em tempo hábil.

4. Reveja os resultados com os gerentes semanalmente. Compartilhe métricas sobre tempos de resposta, dúvidas tratadas, tempo economizado por anúncio. Use o feedback para refinar a redação, adicionar detalhes específicos do mercado e manter as mensagens alinhadas com as regras e instruções da casa.

Monitore o desempenho e garanta a conformidade das mensagens automatizadas

Configure um painel ao vivo que rastreie o sucesso na entrega, o tempo de primeira resposta e a conformidade no nível do canal, permitindo ajustes rápidos e mantendo os hóspedes informados com facilidade. Aprenda o básico com exemplos do mundo real de como os modelos afetam o comportamento dos hóspedes em mercados e canais. Crie mensagens personalizadas e mais curtas para confirmações rápidas e mensagens mais longas para detalhes importantes para incentivar a permanência e uma comunicação mais suave durante todo o processo.

Key Metrics to Track

Mantenha uma visão baseada em dados da taxa de entrega, taxa de abertura e tempo médio de resposta, além do tempo até o primeiro contato e a proporção de respostas tardias. A visão de canal e mercado mostra onde os hóspedes se envolvem mais e onde os modelos precisam de ajustes. Use mini-exportações para investigar padrões no nível da propriedade e teste dois modelos por situação, depois compare os resultados para melhorias mais rápidas. Procure uma entrega de 98–99%, uma média de menos de 15 minutos para a primeira resposta e respostas tardias abaixo de 5%. Rastreie exemplos em que os modelos melhoraram a satisfação do hóspede e traduza isso em pontos de 5 estrelas para mensagens futuras. Integre o smartbnb para escalar entre propriedades, mantendo a consistência e a facilidade de gerenciamento.

Imagine um painel que destaque quais modelos mostram o alinhamento mais forte com as perguntas dos hóspedes, ajudando você a manter o foco. Revise regularmente as mensagens mais longas para garantir clareza e brevidade, e ajuste com base nas necessidades do mercado para manter um fluxo de trabalho mais suave e decisões mais rápidas e orientadas por dados.

Conformidade e Boas Práticas

Mantenha o processo simples: verifique cada mensagem automatizada em relação às regras da plataforma, normas de privacidade e requisitos locais. Use uma checklist específica do canal e adaptada ao mercado para garantir que o tom, o tempo e o conteúdo permaneçam alinhados com as expectativas. Execute mini-auditorias trimestralmente para identificar detalhes desatualizados e lembretes noturnos que possam irritar os hóspedes. Mantenha um changelog com exemplos para que a equipe possa aprender e se adaptar rapidamente, e mostre como pequenos ajustes influenciam o comportamento e o conforto dos hóspedes. Essa prática permite atualizações consistentes e rápidas, sustentando resultados de 5 estrelas e, ao mesmo tempo, mantendo a confiança em seu mercado.