Jak zmienić rezerwację dokonaną w Twoim obiekcie – prosty przewodnik krok po kroku

Confirm the guest’s new dates in writing and update the booking within 24 hours. If youd see a mismatch, correct the guest name against the record and enter the changes into your PMS so all team members stay in sync. If the guest booked via aerlinguscom, pull the confirmation from that channel to verify details and avoid confusion.

Review your propertys cancellations policy and the price difference for the new dates. There are cases where a partial refund is appropriate. Make the revised total clear in the guest message, outlining what is refundable and what isn’t. The relevant terms should be based on the current rates for the stay, and reflect any non-refundable nights or advance payment conditions. Provide a straightforward comparison between the original total and the new total, including taxes and fees.

Check availability for the new dates using the calendar in your propertys management system, and confirm there is no conflict with other reservations for the location. If there is capacity, prepare an updated offer: consider an upgrade to a higher category at a fair price, or keep the same room if they prefer. Update the booking record to show the status as changed and mark the old reservation as modified where appropriate.

Communicate with the guest in a concise, friendly message. This approach supports understanding on both sides. Include the revised total, new check-in and check-out times, and how to enter the property. Provide the updated booking reference and instructions for accessing the location or keyless entry. Mention the cancellation window again if they need to revert the change, and invite any questions theyre ready to address. If the guest needs to adjust again, outline the simple steps they can follow to update the booking themselves or contact you for help.

After confirmation, coordinate with the cleaning team and the front desk to align on the new schedule. Document the change in your system and send a copy to the guest for their records. If the guest requests a refund or credit, process according to the propertys policy and report back with the outcome within 48 hours.

Identify the Booking You Need to Modify

Filter by location and check-in date to identify the booking you need to modify, and copy the original booking ID for quick reference.

Open the booking in your system and review the descriptions of the stay to see the difference between the original details and what you need to adjust, even minor tweaks still reflect the stay.

If multiple bookings match, use the update field to confirm which one you are editing and inform the guests. There is a clear path to avoid making edits to an unrelated reservation.

If you cant locate it, reach support and share the booking ID, location, and check-in information. There, your team can help verify the record and support making the update.

Where to look in your system

Log in to your system and use filters for location, check-in, and status. Compare the original lines against the current entries, and pull the notes from the guest profile to confirm the stay details.

What to collect before making changes

Gather the booking, guest names, and the exact check-in and check-out dates. Confirm the location and fares changes that may apply. Ensure you have descriptions of the stay and any special requests, so your update stays aligned with what the guests expect.

Review Policy on Changes, Cancellations, and Fees

Implement a 24-hour free-change window and label it with an orange badge on all booking confirmations and property pages; this upfront rule reduces back-and-forth through support and gives guests a clear expectation before they check-in.

What can be changed: dates, check-in times, and guest names. Changes up to the policy cutoff are approved automatically through the system; if a request falls outside the window, it routes to the approval queue for a human sign-off. Ensure updated details appear in all connected platforms so there isnt any mismatch at check-in.

Fees and refunds: show the exact fee or percentage before you process a change. A typical structure: changes within 24 hours of booking incur no fee; 2–7 days prior, 10–20% of the fare; within 24 hours, 50% of the fare; after check-in, the stay can be non-refundable or covered only by remaining nights. These figures vary by rate plan and property, so rely on your updated policy. Fares differ across rates; reflect the difference clearly in the final quote.

Refunds are generated to the original payment method when allowed by the fare. Processing typically takes 5–10 business days. If a guest used optional services, refunds apply to those items as well. On platforms with wallets, refunds may appear as a generated credit. Internal tracking uses a field named lingus to store the approver’s name and timestamp, which helps you show the exact approval path if a guest questions the decision. You can sign the record to confirm the action. If an exception is needed, support handles it per your policy and records the approval with the relevant names and dates.

Tips to implement: publish the policy in your portal and in the booking flow, include reminders at check-in, and link to the updated page. Keep it short, transparent, and easy to follow; with this approach, your team can handle changes quickly, and guests feel confident about their options. What matters is the follow-through and the clear sign that you support flexible, fair handling of changes and charges. The difference between a smooth change and a denied request often comes down to timing and the approval workflow.

Open the Booking in Your System and Prepare the Change

Open the booking in your system, locate the reservation by reference number or guest name, and confirm the current status before you adjust anything. Check the property address and the stay dates to ensure you are editing the correct record. Gather the participants list and current occupancy to map the impact of the change. Note the original book reference in the notes.

Review the Booking Details

1. Open the booking in your PMS or channel manager. Retrieve the reference number and guest name, then confirm the address, check-in and check-out dates, and the current occupancy.
2. Note the rooms and the cabin or room type booked, the number of rooms, and the total price before any changes. Verify the items mentioned in the request and any special needs from the guest or hosts.
3. Assess what needs to change: dates, room count, upgrade, or room type tweaks. If a voucher is involved, confirm its validity and any restrictions.
4. Cross-check availability across platforms, including bookingcom, to ensure the change will be reflected consistently.

Execute the Change and Notify

1. Enter the new details in the system: adjust dates within the stay window, update occupancy and the number of rooms, and select the upgrade if offered.
2. Review the updated prices, apply taxes and fees, and ensure the new total is clear to the client. Just update the pricing in the booking record so it does not surprise the participant.
3. Save the changes; once the update is made, verify that it appears in the booking timeline and that the status is updated to reflect the change.
4. Prepare the guest text and confirmation: include what changed, the new dates, the upgraded room if applicable, and the final price. If a voucher is used, attach or reference it and explain how it is redeemed.
5. Send the updated confirmation through the chosen channel, whether via the platform message system or email, and ensure they have access to the revised details.
6. Po wysłaniu monitoruj wszelkie odpowiedzi i w razie potrzeby zajmij się dalszymi działaniami z gościem, uczestnikami lub platformą.

Modyfikacja dat, gości i rodzaju pokoju: instrukcja krok po kroku

Otwórz rezerwację w panelu administracyjnym, kliknij Edytuj i najpierw zaktualizuj daty, aby zablokować nową stawkę. Jeśli pobyt jest w Europie lub wiąże się z podatkami geograficznymi, odzwierciedl te opłaty przed zapisaniem. Po ustawieniu dat dopasuj liczbę gości i rodzaj pokoju w tym samym procesie, a następnie zapisz i przejrzyj zaktualizowaną sumę.

Daty i typ pokoju

Krok 1: Dokładnie zmień daty zameldowania i wymeldowania. Krok 2: Wybierz odpowiedni rodzaj pokoju i dodaj dodatki, takie jak śniadanie, parking lub dodatkowe łóżko. Krok 3: Zapisz zmiany i sprawdź nową kwotę. W zależności od polityki, system może od razu wyświetlić zmienioną cenę; potwierdź z gościem, ile zapłaci, i dołącz zaktualizowany tekst potwierdzenia. Jeśli należy się zniżka, zanotuj każdą zniżkę i jej wpływ na sumę.

Goście, Anulacje i Płatności

Krok 4: Zaktualizuj imiona i nazwiska gości oraz dane kontaktowe. Krok 5: Zapoznaj się z zasadami anulowania i ewentualnymi zwrotami, jeśli zmiany je wywołują. Krok 6: Sprawdź status płatności, w tym wszelkie dodatkowe opłaty lub opcjonalne dodatki, i przekaż gościowi nową kwotę. Użyj jasnej wiadomości tekstowej lub e-mail, aby potwierdzić, co się zmieniło, nowe daty i nowy numer potwierdzenia. Jeśli gość zażąda kolejnej korekty, uwzględnij ją, o ile jest zgodna z Twoją polityką. Sprawdź teraz następujące elementy: porównaj stare i nowe sumy, sprawdź status potwierdzenia (potwierdzony lub otwarty) i zanotuj wszelkie należne lub otwarte płatności. W przypadku rezerwacji powiązanych z planami podróży lingus lub aerlinguscom skoordynuj wszelkie dodatki lub warunki, aby goście widzieli jedno, dokładne podsumowanie.

Co się dzieje z dodatkami po zmianie: Zwroty, kredyty lub ponowne przypisanie

Sprawdź dodatki powiązane z rezerwacją w momencie potwierdzenia zmiany. Zidentyfikuj elementy takie jak parking, śniadanie, dostęp do spa lub późne wymeldowanie i sprawdź, czy każdy z tych elementów podlega zwrotowi, może zostać wykorzystany jako kredyt, czy jest powiązany z konkretnym pokojem. Sprawdź zaktualizowane zasady w swoim systemie; *źródło* warunków zasad różni się w zależności od dostawcy i lokalizacji geograficznej, dlatego przed podjęciem działań potwierdź obowiązujące warunki.

Zwroty: Jeśli usługa dodatkowa została zarezerwowana z opcją zwrotu kosztów, należy dokonać pełnego zwrotu na pierwotną metodę płatności gościa. Jeśli przedmiot nie podlega zwrotowi, zaoferuj kredyt z określonym terminem ważności lub zastosuj wartość do zaktualizowanej rezerwacji, w zależności od zasad dostawcy. W każdym przypadku udokumentuj decyzję i odzwierciedl zmianę na paragonie gościa, aby uniknąć późniejszych nieporozumień.

Kredyty: Jeśli zwroty nie są możliwe, wystaw kredyty równe wartości netto dodatków. Określ okres ważności kredytu, czy może być on wykorzystany na stawki za pokój, podatki lub usługi dodatkowe oraz czy przechodzi na przyszłe pobyty. Upewnij się, że gość widzi zaktualizowaną sumę i odniesienie do kredytu w historii rezerwacji w celu zapewnienia przejrzystości.

Zmiana pokoju/obiektu: Jeśli zmiana przenosi gościa do innego pokoju lub obiektu, ustal, czy dodatki przechodzą wraz z rezerwacją, czy pozostają przy pierwotnym ustaleniu. Niektórzy dostawcy automatycznie przenoszą elementy, takie jak śniadanie lub parking; inni wymagają bezpośredniej zgody gościa. Jeśli zmiana nie jest dozwolona, zaproponuj oddzielny kredyt lub jednorazową korektę nowej rezerwacji, aby pokryć tę różnicę.

Komunikacja i terminy: Niezwłocznie powiadom gościa o zaktualizowanym potwierdzeniu rezerwacji oraz jasnym rozbiciu tego, co pozostało, co zostało zwrócone, a co zaksięgowane. Dołącz nowe potrzeby i wszelkie ograniczenia dotyczące użytkowania. The

Powiadom gościa i wyślij nowe potwierdzenie

Wyślij gościowi nowe potwierdzenie natychmiast po sfinalizowaniu zaktualizowanych dat i warunków. Dołącz poprawioną liczbę osób, nazwiska i całkowitą opłatę oraz odnieś się do poprzedniej rezerwacji, aby gość mógł zobaczyć różnicę między starymi i nowymi datami.

Podaj nowy numer rezerwacji i instrukcje dotyczące dostępu. Wyraźnie dołącz dostarczone informacje i wyszczególnij, co się zmieniło między dwiema rezerwacjami, a co pozostało bez zmian. Jeśli dotyczą tego loty, dodaj wszelkie istotne szczegóły lotów, godziny i informacje o tym, co jest nadal dostępne, aby gość mógł zaplanować. Dodaj wiersz informujący o tym, co się zmieniło, aby gość od razu zobaczył różnicę.

Oznacz wiadomość pomarańczową etykietą w systemie, aby zasygnalizować pilność. Wiadomość powinna zawierać listę nazwisk gości, nazwę nieruchomości, nowe daty i poprawioną sumę. Jeśli jest wielu gości, przedstaw każde nazwisko osobno, aby uniknąć nieporozumień.

Wyjaśnij kroki dotyczące płatności: czy jakaś kwota jest należna teraz, czy przy zameldowaniu, oraz gdzie wprowadzić nowe dane płatności, jeśli to konieczne. Wyjaśnij, że zmiana nie jest anulowaniem, i zanotuj wszelkie opłaty, które mają zastosowanie, w tym czy podlegają zwrotowi. Jeśli gość musi dokonać ponownej rezerwacji, podaj link do rezerwacji nowego pobytu oraz jakie opcje istnieją między starymi a nowymi datami.

Poproś gościa o zapisanie nowego potwierdzenia i potwierdzenie odbioru. Jeśli nadal nie otrzymałeś odpowiedzi w ciągu 24 godzin, skontaktuj się ponownie i zanotuj wszelkie specjalne prośby podczas sprawdzania. Przed przyjazdem upewnij się, że wszystkie informacje są dokładne, i poinformuj gościa, co ma zrobić podczas zameldowania, na przykład gdzie wejść i gdzie spotkać się z personelem.