12 Darmowych szablonów automatycznych wiadomości Airbnb dla gości – 4 najważniejsze teksty do zaplanowania na rok 2025

Zaplanuj dzisiaj cztery podstawowe wiadomości aby prowadzić gości od pierwszego zapytania do wymeldowania. A human dotyk buduje zaufanie, chroni cię reputation, i znacząco ogranicza wymianę zdań tam i z powrotem – czas, który możesz ponownie zainwestować w cleaning, odpoczynku lub ulepszania twoich listing. Use a smart workflow with your tools aby wyzwalać wiadomości we właściwych momentach, w tym komunikację przed przyjazdem, w momencie przyjazdu, w trakcie pobytu i po pobycie. Takie podejście informuje gości i pomaga Tobie show dzięki i resolve drobne problemy bez wysiłku.

Cztery podstawowe szablony do planowania w 2025 roku ukierunkowane na podróż gościa: Pre-arrival witamy, check-in oraz parking instrukcje, w trakcie pobytu rozwiązywanie problemów i po pobycie uznanie. Każdy szablon wykorzystuje prostą strukturę: powitanie, konkretne szczegóły, kroki działania i zaproszenie do odpowiedzi. Z parking details, cleaning okna i osie czasu oraz wskazówki dotyczące dostępu do przewiewu, minimalizujesz zamieszanie. Komunikaty pozostają zwięzłe, z tone które jest ciepłe, ale smart, i możesz je dostosować listing i profil gościa, zachowując równowaga między autonomią a osobistym podejściem.

Aby zmaksymalizować wpływ, połącz każdy szablon z szybkim planem działania i małą little lista kontrolna: potwierdź imię gościa, dostęp do nieruchomości i oczekiwane okno czasowe przyjazdu; zapewnij a cleaning harmonogram; przypomnij o parking oraz buforów dla spóźnialskich; i oferują prostą ścieżkę do resolve kwestie, odpowiadając. takes czas, ale oszczędza wiele wymian wiadomości, usprawniając Twoją reputation i zamieniając pasywne zapytania w rezerwacje.

Mając te cztery szablony, zyskujesz równowaga kontroli i responsywności. The tools używasz, powinno wspierać planowanie, a nie komplikować Twój przepływ pracy. Jeśli zachowasz friendly język i spójny tonegoście poczują się prowadzeni, a nie przesłuchiwani, co takes mniej wysiłku w utrzymaniu i truly poprawia satysfakcję gości.

Dziękujemy za przeczytanie. To podejście zostało zaprojektowane jako effortless do wdrożenia i skalowalny w poprzek listing rozmiarach, od domu jednorodzinnego po nieruchomość wielorodzinną. Jeśli chcesz dostosować szablony do swojego regionu, łańcucha dostaw dla cleaning zespoły i na miejscu parking ograniczenia, możesz zbudować mały przepływ informacji w panelu gospodarza, aby informować gości i skrócić czas oczekiwania.

12 Darmowych szablonów do automatycznych wiadomości Airbnb do gości – 4 podstawowe teksty do zaplanowania w 2025 roku; Jak mogę zautomatyzować zarządzanie moim Airbnb

Zacznij od czterech podstawowych tekstów, które możesz teraz zaplanować i automatycznie przesłać przez swój system, aby szybko uzyskać dostęp do rozmów z gośćmi. Niezależnie od tego, czy zarządzasz jednym airbnb, czy wieloma ofertami, wiadomości te będą skalowalne, zmniejszą liczbę błędów i zwiększą rentowność, jednocześnie zachowując profesjonalną i przyjazną komunikację.

4 Podstawowe teksty do zaplanowania w 2025 roku

Dostęp i instrukcje przed przyjazdem: wyślij zwięzłą wiadomość przed przyjazdem, która zawiera szczegóły dotyczące dostępu, kody, wskazówki dotyczące parkowania oraz szybką listę kontrolną potwierdzającą niezbędne elementy przed przyjazdem.

Przewodnik dotyczący przyjazdu i zameldowania: w dniu przyjazdu gości udostępnij szybką, krok po kroku instrukcję samodzielnego zameldowania, szczegóły dotyczące Wi-Fi, podstawy obsługi urządzeń i możliwości bezkontaktowe.

Wsparcie i obsługa podczas pobytu: zachęcaj gości do zgłaszania próśb, przedstawiaj jasne kroki postępowania i w razie problemów odsyłaj do Breezeway lub Hostaway; dbaj o krótki czas reakcji, aby zachować efektywność.

Wymeldowanie i opinie: sprecyzuj godzinę wymeldowania, zwrot kluczy, parkowanie i poproś o opinie, aby chronić swoją reputację i kierować przyszłymi decyzjami dotyczącymi cen.

12 Darmowych szablonów do automatycznych wiadomości Airbnb dla gości

Te szablony pomagają szybko zarządzać dostępem, zachować nienaganny wizerunek na rynku i chronić rentowność. Redukują one błędy w wielu obiektach Airbnb, uwzględniają potrzeby gości i pozwalają na automatyzację przypomnień, które goście doceniają. Masz niezawodny przepływ informacji dotyczących parkingu, kodów i list kontrolnych, a wszystko to w jednym, profesjonalnie oznakowanym systemie – niezależnie od tego, czy używasz Amazon, czy podobnego zestawu narzędzi – aby utrzymać wydajność i wzmocnić swoją reputację.

Katalog 12 szablonów według etapu podróży gościa

Rekomendacja: Zacznij od Szablonu 3, aby skrócić czas poświęcony na zadawanie czasochłonnych pytań i poprawić efektywność.

Przed przyjazdem i przyjazd

Szablon 1 – Przed pobytem: Wyślij ciepłe potwierdzenie z okienkiem odprawy, informacjami o parkingu i podstawowymi szczegółami, aby zapobiec wymianie wiadomości w obie strony i zmniejszyć liczbę błędów.

Szablon 2 – Przed pobytem: Podaj dokładne wskazówki dojazdu, kody dostępu i zalecane godziny przyjazdu, aby goście przyjechali bezproblemowo, a Ty zminimalizował czas poświęcony na wejście.

Szablon 3 – Przed pobytem: Przegląd najczęściej zadawanych pytań, odpowiadający na najczęstsze zapytania, zwięzłymi odpowiedziami i szybkim linkiem do wsparcia na różnych platformach, aby ograniczyć powtarzające się wiadomości i zwiększyć wydajność.

Szablon 4 – Przed pobytem: Przykładowy plan przyjazdu do okolicy, zawierający opcje transportu, pobliskie usługi i prostą mapę, aby ustalić oczekiwania przed pobytem.

Template 5 – Pre-stay: Payment and access details, including door codes, Wi-Fi login, and a quick note on any service procedures to prevent delays and make arrivals smoother.

Template 6 – Pre-stay: Clear check-in procedures and a link to the full house manual, so guests feel prepared and time spent asking questions drops.

During stay & Post-stay

Template 7 – During stay: Quick requests for towels, extra amenities, or equipment through a single channel, with a standard step-by-step response to speed tasks.

Template 8 – During stay: One-page house manual recapped with essential safety tips, appliance basics, and how to contact services when things misbehave, reducing time spent searching.

Template 9 – Post-stay: Thank-you note with a giving gesture and a link to a short survey to collect feedback, helping you grow satisfaction and improves guests’ experience for future stays.

Template 10 – Post-stay: Local recommendations and exclusive offers for future stays, showing appreciation and encouraging most guests to return.

Template 11 – Post-stay: Alternative check-out options and late-check-out availability, with clear instructions to optimize the final moment and avoid delays.

Template 12 – Post-stay: Safety and contingency: step-by-step emergency contacts, safety tips, and next steps to reduce errors and reassure guests if something unexpected occurs.

Core Text 1: Booking Confirmation – Copy, Timing, and Triggers

Send Booking Confirmation within minutes of reservation. Use a concise, friendly copy that confirms guest name, stay dates, nightly rate, total amount, payment status, and the host contact channel. This minimizes time-consuming back-and-forth and ensures guests feel supported from the moment they book. Include a clear call to action and invite them to reply with any questions.

Copy Guidelines

Structure matters. Start with a warm greeting, followed by a quick summary of the booking, then the next steps and a mini reminder about essential details such as check-in time, wifi access, heating, and house rules. A key point is to present one clear call to action. Keep sentences short and actionable; this approach will improve clarity and will strengthen the guest experience. Include a line that signals you will reply promptly if they reach out.

Timing and Triggers

Set triggers for key moments: booking confirmed, payment processed, 7 days before arrival, 24 hours before, and 2 hours before check-in. Each message should be delivered through the guest’s preferred channel and adapt to their time zone. This strategy enables you to scale communications across multiple listings on airbnb and ensure consistency. These aspects reduce back-and-forth and create an extremely smooth arrival. This approach provides a practical solution to common questions and keeps guests informed. Also include check-in instructions, parking, and access details in the relevant messages. If available, add a note about heating and wifi to prevent last-minute questions.

Core Text 2: Pre-Arrival Check-In Details – Copy, Timing, and Triggers

Send a concise pre-arrival checklist 48 hours before check-in, with entry method, wifi details, parking, and house rules to start conversations seamlessly and cut back-and-forth. Whether guests arrive by car or rideshare, study of aspects in the arrival flow shows this approach reduces repetitive questions, helps you select the right timing, saves time, boosting earnings and easing work for your team, and creates new ways to support guests.

1. Copy
   • Goal: deliver three tight blocks: greeting, access, and support; keep language clear and actionable.
   • Próbki:
     • Sample A: “Hi [Guest], your stay at [Property] begins on [Date]. For a smooth, contactless check-in, use the entry method [Code/Smart Lock]. wifi: [SSID] / [Password]. Parking: [Location]. Check-outs: [Time]. If you have questions, answers are ready–reply here or in the app.”
     • Sample B: “If youre arriving by car, outside gate access is via code [Code]. Doors open at [Time]. Reminders will arrive 24 hours before arrival. For help, tap Reply in the app or contact us.”
2. Timing
   • First message: 48 hours before check-in with key details.
   • Reminder: 24 hours before arrival to confirm updates and wifi status.
   • Final nudge: 2–3 hours before check-in with entry links and any last-minute changes.
   • Tips: select a timing profile in your system to keep messages aligned with local time and arrival windows.
3. Triggers
   • Booking confirmed: send Copy and initial details automatically via ai-powered tools or apps.
   • Travel date changes: resend updated details; offer new times and parking if needed.
   • Time-zone differences or late-night arrivals: adjust the timing and language to be clear and friendly.
   • Check-ins: use contactless flow to simplify conversations and provide clear wifi details; if guests need a quick reply, offer answers and keep the conversation moving.

Core Text 3: Arrival Welcome and House Guide – Copy, Timing, and Triggers

Recommendation: Use a three-part sequence that delivers a warm Arrival Welcome, a practical House Guide with checklists, and precise Entry Details, all designed to be effortless for guests and profitable for hosts. Schedule the welcome and guide 24 hours before check-in, and place the final access details 60–90 minutes before arrival. Add a light post-arrival update to confirm everything went smoothly and surface any quick needs, a short course of guest onboarding you can reuse across listings. Imagine guests facing a smooth arrival with clear directions and friendly support.

• Templates
  1. Arrival Welcome (two tone options):
     • Option A (for fullhome): “Welcome to {fullhome}! We’re thrilled you’re here. Your stay starts now. To help you face a smooth arrival, here are the basics: check-in window, address, contact. The House Guide below outlines the layout and must-know features. If you face any issue, reply here–we love helping guests feel at home.”
     • Option B (short-term): “Welcome to {fullhome}! Your stay begins now. Check the House Guide for basics: Wi‑Fi, thermostat, trash, and contact. Need a hand? Reply to this message.”
  2. House Guide Overview with checklists – the heart of clarity:
     • Entry essentials: door code, lock instructions, and check-in window.
     • House basics: Wi‑Fi name and password, temperature tips, lights, and safety devices.
     • Facilities overview: kitchen, laundry, and parking details.
     • An addition: adding quick tips and resources, local tips, emergency contacts, accessibility notes, and house rules in a simple checklists format.
  3. Entry Details and Troubleshooting:
     • Door code: {code} and steps to open.
     • What to do if code doesn’t work: contact number and response time.
     • Late check-in guidance and any pet or accessibility notes, if applicable.
• Timing and Triggers
  1. Trigger 1: Booking confirmation – send Arrival Welcome within 1 hour after booking to set expectations and surface basics.
  2. Trigger 2: 24 hours before check-in – send House Guide with checklists and details about the fullhome layout, parking, and amenities.
  3. Trigger 3: 60–90 minutes before check-in – send Entry Details with the door code, check-in instructions, and any access notes.
  4. Trigger 4: 24 hours after arrival – send a short post-arrival note asking for feedback and offering help with anything further.
• Efektywność i rentowność

  Automatyzuje to sekwencję, aby zmniejszyć nakład pracy ręcznej, zwiększając wydajność i oszczędności. Spójny ton zmniejsza dezorientację gości, zwiększając liczbę recenzji i rentowność dzięki powtarzanym rezerwacjom. W przypadku krótkoterminowych pobytów ta konfiguracja zwiększa wydajność i rentowność, a Ty możesz jej ponownie użyć tutorial w różnych ofertach. Wyobraź sobie dodanie aktualizacji, utrzymującej podstawy na bieżąco, z miejscem na dodatkowe szczegóły i funkcje, które zwiększają rentowność.

Tekst podstawowy 4: Podziękowanie po zakupie i przypomnienie o recenzji – treść, czas i wyzwalacze

Wprowadź dwuetapowy proces: uprzejme podziękowanie po wymeldowaniu w ciągu 6 godzin, adresowane do gościa po imieniu i potwierdzające szczegóły po pobycie, w tym kroki wymeldowania, zamki w drzwiach i zwrot kluczy; oraz przypomnienie o recenzji 24–72 godziny po wymeldowaniu. Użyj dopasowanego języka, który pasuje do twoich ofert i operacji, i utrzymuj ciepły ton, aby złagodzić energię gościa po pobycie. Jeśli używasz Guesty lub podobnych narzędzi, dostosuj kadencję do ofert i pozwól systemowi obsługiwać większość komunikacji, podczas gdy twoja ekipa może interweniować ręcznie w specjalnych przypadkach, gdy czasami potrzebujesz osobistego kontaktu, aby rozwiązać problemy. Ten proces zapewnia możliwość szybkiego rozwiązywania problemów.

Krótkie podziękowanie po wymeldowaniu: "Cześć {name}, dziękujemy za pobyt w {listing}. Mamy nadzieję, że wizyta była udana. Nasza ekipa jest do dyspozycji, jeśli potrzebujesz pomocy po wymeldowaniu. Potwierdź, proszę, otrzymanie tej wiadomości i daj znać, jeśli masz jakieś problemy."

Poprzedzające wymeldowanie podziękowanie – wersja rozszerzona: "Cześć {name}, bardzo się cieszymy, że gościliśmy Cię w {listing}. Jeśli coś nie spełniło Twoich oczekiwań, odpowiedz, abyśmy mogli się tym zająć i to naprawić. Jeśli doceniasz coś szczególnego, powiedz nam, co się wyróżniało, abyśmy mogli wykorzystać te mini-akcenty w przyszłych pobytach."

Przypomnienie o recenzji – kopia: "Witaj {name}, jeśli masz chwilę, podziel się krótką recenzją swojego pobytu w {listing}. Twoja opinia wspiera nasze działania i pomaga przyszłym gościom. Szczególnie krótka notatka o tym, co poszło dobrze i co można poprawić, pomaga nam szybko rozwiązywać problemy. Możesz potwierdzić, że zostawiłeś(-aś) recenzję, odpowiadając tutaj."

Automatyzacja i wyzwalacze: ustaw wyzwalacz oparty na płatności, aby wysłać podziękowanie w ciągu 6 godzin, a następnie przypomnienie o recenzji w ciągu 24–72 godzin. Jeśli nie ma odpowiedzi, wyślij drugie przypomnienie w ciągu 96 godzin, a jeśli gość zgłosi problem, przekieruj sprawę do ręcznego kontaktu przez nocną zmianę. Używaj chatbotów do wstępnych wysyłek, ale przełącz się na agentów, gdy pojawią się specjalne przypadki; przechowuj wyniki w swoich narzędziach i ofertach, aby móc zarządzać następnymi krokami. Unikaj zakłócających godzin wysyłania, nie wysyłając wiadomości późno w nocy i oferując prostą możliwość rezygnacji; zapewnij sposób potwierdzenia lub potwierdzenia odbioru. Utrzymuj krótkoterminową kadencję, aby zapobiec zmęczeniu, i dołącz wyraźny link do recenzji na swojej stronie internetowej lub w aplikacji rezerwacyjnej, aby uprościć działanie.

Przepływ Pracy Automatyzacji: Planowanie Szablonów na Różnych Platformach

Zastosuj scentralizowany przepływ pracy dotyczący harmonogramowania, który przesyła te same szablony na wszystkie platformy z jednego edytora. Ta optymalizacja zmniejsza ryzyko błędów ludzkich i zapewnia zgodność operacji w Airbnb, Booking i VRBO. Gwarantuje, że każdy gość otrzyma na czas przypomnienia i ogranicza wymianę zapytań. Planuj wysyłanie wiadomości w rozsądnych godzinach, aby nie zakłócać snu, korzystając z czasu lokalnego. Łatwa konfiguracja pomaga w utrzymaniu spójnego kontaktu na całym obszarze, który obsługujesz, niezależnie od tego, czy gość jest w domu, czy podróżuje. Udostępniaj wyniki menedżerom i dostawcom, aby menedżerowie byli świadomi zmian i przyspieszyć obsługę zapytań, a także wiele więcej, w miarę jak zmieniają się warunki rynkowe.

Struktura szablonu

Podstawowe bloki obejmują: linię wprowadzającą, wskazówki dojazdu do nieruchomości, szczegóły dotyczące zameldowania, kontakt z gościem i instrukcje dotyczące wymeldowania. Każdy blok wykorzystuje zmienne dla imienia i nazwiska gościa, godziny zameldowania i opisu domu, a także przypomnienie o pozostawieniu opinii. Dołącz krótkie wezwanie do działania, aby udostępnić kluczowe informacje zespołowi gospodarzy. Dołącz zgodną z przepisami notatkę na temat regulaminu domu i wskazówek dotyczących dostępu. Zapewnij spójny kontakt z gościem we wszystkich kanałach.

Implementation Steps

1. Mapuj wyzwalacze według platformy i czasu: 72 godziny przed przyjazdem, 24 godziny przed, w dniu przyjazdu i po wymeldowaniu. Powiąż każdy wyzwalacz z wersją platformy, zachowując jednocześnie rdzeń treści, aby jakość pozostała wysoka bez powielania wysiłków.

2. Skonfiguruj dostarczanie międzyplatformowe w menedżerze kanałów lub PMS, aby pojedyncza aktualizacja była przesyłana do Airbnb, Booking, VRBO i dowolnego OTA. Zmniejsza to ręczną interwencję, zapobiega opóźnieniom i upraszcza organizację zapytań.

3. Przetestuj na małej partii ofert. Wykryj awarie, dostosuj okna czasowe, aby respektować sen gości, i sprawdź, czy przypomnienia docierają do właściwego gościa we właściwym czasie. Upewnij się, że dostawcy otrzymują wszelkie reklamacje w odpowiednim czasie.

4. Cotygodniowo omawiaj wyniki z menedżerami. Udostępniaj dane dotyczące czasów odpowiedzi, obsłużonych zapytań, czasu zaoszczędzonego na ogłoszenie. Wykorzystuj informacje zwrotne do doprecyzowania treści, dodawania szczegółów specyficznych dla danego rynku i dbania o to, aby wiadomości były zgodne z zasadami domu i instrukcjami.

Śledź wydajność i zapewnij zgodność z przepisami w przypadku zautomatyzowanych wiadomości

Skonfiguruj interaktywny panel, który śledzi skuteczność dostaw, czas pierwszej odpowiedzi i zgodność na poziomie kanału, umożliwiając szybkie dostosowania i łatwe informowanie gości. Poznaj podstawy, korzystając z przykładów z życia wziętych, jak szablony wpływają na zachowanie gości na różnych rynkach i kanałach. Twórz dopasowane, krótsze wiadomości do szybkich potwierdzeń i dłuższe do ważnych szczegółów, aby zachęcić do pozostania i płynniejszej komunikacji w całym procesie.

Key Metrics to Track

Miej wgląd w dane dotyczące wskaźnika dostarczalności, wskaźnika otwarć i średniego czasu odpowiedzi, a także czasu do pierwszego kontaktu i udziału opóźnionych odpowiedzi. Widok na kanał i rynek pokazuje, gdzie goście angażują się najbardziej i gdzie szablony wymagają poprawek. Korzystaj z mini-eksportów, aby zagłębić się we wzorce na poziomie nieruchomości i testować dwa szablony na sytuację, a następnie porównywać wyniki w celu szybszych ulepszeń. Dąż do wskaźnika dostarczalności na poziomie 98–99%, średniego czasu pierwszej odpowiedzi poniżej 15 minut, a opóźnionych odpowiedzi poniżej 5%. Śledź przykłady, w których szablony poprawiły satysfakcję gości i przełóż to na punkty 5-gwiazdkowe dla przyszłych wiadomości. Zintegruj smartbnb, aby skalować działalność w różnych nieruchomościach, zachowując spójność i łatwość zarządzania.

Wyobraź sobie panel, który podkreśla, które szablony wykazują najsilniejsze powiązanie z pytaniami gości, pomagając utrzymać koncentrację. Regularnie przeglądaj dłuższe wiadomości, aby zapewnić jasność i zwięzłość, i dostosowuj na podstawie potrzeb rynku, aby utrzymać płynniejszy przepływ pracy i szybsze decyzje oparte na danych.

Zgodność i najlepsze praktyki

Uprość proces: weryfikuj każdą zautomatyzowaną wiadomość pod kątem zasad platformy, norm prywatności i lokalnych wymagań. Użyj listy kontrolnej dostosowanej do konkretnego kanału i rynku, aby upewnić się, że ton, czas i treść są zgodne z oczekiwaniami. Przeprowadzaj mini-audyty kwartalnie, aby wychwycić nieaktualne szczegóły i przypomnienia wysyłane późną nocą, które mogą irytować gości. Prowadź dziennik zmian z przykładami, aby zespół mógł się szybko uczyć i dostosowywać, oraz pokazuj, jak drobne zmiany wpływają na zachowanie i komfort gości. Ta praktyka umożliwia spójne i szybkie aktualizacje oraz zapewnia wyniki na 5 gwiazdek, jednocześnie wspierając utrzymanie zaufania na całym rynku.