Een boeking wijzigen die in uw accommodatie is gemaakt - Een eenvoudige stapsgewijze handleiding

Confirm the guest’s new dates in writing and update the booking within 24 hours. If youd see a mismatch, correct the guest name against the record and enter the changes into your PMS so all team members stay in sync. If the guest booked via aerlinguscom, pull the confirmation from that channel to verify details and avoid confusion.

Review your propertys cancellations policy and the price difference for the new dates. There are cases where a partial refund is appropriate. Make the revised total clear in the guest message, outlining what is refundable and what isn’t. The relevant terms should be based on the current rates for the stay, and reflect any non-refundable nights or advance payment conditions. Provide a straightforward comparison between the original total and the new total, including taxes and fees.

Check availability for the new dates using the calendar in your propertys management system, and confirm there is no conflict with other reservations for the location. If there is capacity, prepare an updated offer: consider an upgrade to a higher category at a fair price, or keep the same room if they prefer. Update the booking record to show the status as changed and mark the old reservation as modified where appropriate.

Communicate with the guest in a concise, friendly message. This approach supports understanding on both sides. Include the revised total, new check-in and check-out times, and how to enter the property. Provide the updated booking reference and instructions for accessing the location or keyless entry. Mention the cancellation window again if they need to revert the change, and invite any questions theyre ready to address. If the guest needs to adjust again, outline the simple steps they can follow to update the booking themselves or contact you for help.

After confirmation, coordinate with the cleaning team and the front desk to align on the new schedule. Document the change in your system and send a copy to the guest for their records. If the guest requests a refund or credit, process according to the propertys policy and report back with the outcome within 48 hours.

Identify the Booking You Need to Modify

Filter by location and check-in date to identify the booking you need to modify, and copy the original booking ID for quick reference.

Open the booking in your system and review the descriptions of the stay to see the difference between the original details and what you need to adjust, even minor tweaks still reflect the stay.

If multiple bookings match, use the update field to confirm which one you are editing and inform the guests. There is a clear path to avoid making edits to an unrelated reservation.

If you cant locate it, reach support and share the booking ID, location, and check-in information. There, your team can help verify the record and support making the update.

Where to look in your system

Log in to your system and use filters for location, check-in, and status. Compare the original lines against the current entries, and pull the notes from the guest profile to confirm the stay details.

What to collect before making changes

Gather the booking, guest names, and the exact check-in and check-out dates. Confirm the location and fares changes that may apply. Ensure you have descriptions of the stay and any special requests, so your update stays aligned with what the guests expect.

Review Policy on Changes, Cancellations, and Fees

Implement a 24-hour free-change window and label it with an orange badge on all booking confirmations and property pages; this upfront rule reduces back-and-forth through support and gives guests a clear expectation before they check-in.

What can be changed: dates, check-in times, and guest names. Changes up to the policy cutoff are approved automatically through the system; if a request falls outside the window, it routes to the approval queue for a human sign-off. Ensure updated details appear in all connected platforms so there isnt any mismatch at check-in.

Fees and refunds: show the exact fee or percentage before you process a change. A typical structure: changes within 24 hours of booking incur no fee; 2–7 days prior, 10–20% of the fare; within 24 hours, 50% of the fare; after check-in, the stay can be non-refundable or covered only by remaining nights. These figures vary by rate plan and property, so rely on your updated policy. Fares differ across rates; reflect the difference clearly in the final quote.

Refunds are generated to the original payment method when allowed by the fare. Processing typically takes 5–10 business days. If a guest used optional services, refunds apply to those items as well. On platforms with wallets, refunds may appear as a generated credit. Internal tracking uses a field named lingus to store the approver’s name and timestamp, which helps you show the exact approval path if a guest questions the decision. You can sign the record to confirm the action. If an exception is needed, support handles it per your policy and records the approval with the relevant names and dates.

Tips to implement: publish the policy in your portal and in the booking flow, include reminders at check-in, and link to the updated page. Keep it short, transparent, and easy to follow; with this approach, your team can handle changes quickly, and guests feel confident about their options. What matters is the follow-through and the clear sign that you support flexible, fair handling of changes and charges. The difference between a smooth change and a denied request often comes down to timing and the approval workflow.

Open the Booking in Your System and Prepare the Change

Open the booking in your system, locate the reservation by reference number or guest name, and confirm the current status before you adjust anything. Check the property address and the stay dates to ensure you are editing the correct record. Gather the participants list and current occupancy to map the impact of the change. Note the original book reference in the notes.

Review the Booking Details

1. Open the booking in your PMS or channel manager. Retrieve the reference number and guest name, then confirm the address, check-in and check-out dates, and the current occupancy.
2. Note the rooms and the cabin or room type booked, the number of rooms, and the total price before any changes. Verify the items mentioned in the request and any special needs from the guest or hosts.
3. Assess what needs to change: dates, room count, upgrade, or room type tweaks. If a voucher is involved, confirm its validity and any restrictions.
4. Cross-check availability across platforms, including bookingcom, to ensure the change will be reflected consistently.

Execute the Change and Notify

1. Enter the new details in the system: adjust dates within the stay window, update occupancy and the number of rooms, and select the upgrade if offered.
2. Review the updated prices, apply taxes and fees, and ensure the new total is clear to the client. Just update the pricing in the booking record so it does not surprise the participant.
3. Save the changes; once the update is made, verify that it appears in the booking timeline and that the status is updated to reflect the change.
4. Prepare the guest text and confirmation: include what changed, the new dates, the upgraded room if applicable, and the final price. If a voucher is used, attach or reference it and explain how it is redeemed.
5. Send the updated confirmation through the chosen channel, whether via the platform message system or email, and ensure they have access to the revised details.
6. Controleer na het verzenden op eventuele antwoorden en behandel follow-ups met de gast, deelnemers of het platform indien nodig.

Data, gasten en kamertype wijzigen: stapsgewijze instructies

Open de boeking in je admin panel, klik op Bewerken en update eerst de datums om het nieuwe tarief vast te leggen. Als het verblijf in Europa is of geografische belastingen omvat, verreken die kosten dan voordat je opslaat. Nadat de datums zijn ingesteld, pas je het aantal gasten en het kamertype in dezelfde flow aan, sla je op en controleer je het bijgewerkte totaal.

Data en kamertype

Stap 1: Wijzig de in- en uitcheckdatums nauwkeurig. Stap 2: Kies het juiste kamertype en voeg extra's toe zoals ontbijt, parkeren of een extra bed. Stap 3: Sla de wijzigingen op en controleer het nieuwe bedrag. Afhankelijk van uw beleid kan het systeem de herziene prijs onmiddellijk weergeven; bevestig met de gast wat ze zullen betalen en voeg de bijgewerkte bevestigingstekst toe. Indien er een korting van toepassing is, noteer dan de korting en hoe deze het totaal beïnvloedt.

Gasten, annuleringen en betalingen

Stap 4: Werk de namen en contactgegevens van de gasten bij. Stap 5: Bekijk het annuleringsbeleid en eventuele terugbetalingen als wijzigingen deze veroorzaken. Stap 6: Controleer de betalingsstatus, inclusief eventuele extra kosten of optionele extra's, en communiceer het nieuwe totaal aan de gast. Gebruik een duidelijk sms-bericht of e-mail om te bevestigen wat er is gewijzigd, de nieuwe datums en het nieuwe bevestigingsnummer. Als de gast om een ​​nieuwe aanpassing vraagt, kom hier dan aan tegemoet zolang het in overeenstemming is met uw beleid. Dit is wat u vervolgens moet controleren: vergelijk oude en nieuwe totalen, controleer de bevestigingsstatus (bevestigd of open) en noteer eventuele verschuldigde of openstaande betalingen. Coördineer voor boekingen die zijn gekoppeld aan lingus- of aerlinguscom-reisroutes eventuele gebundelde extra's of voorwaarden, zodat gasten een enkele, nauwkeurige samenvatting zien.

Wat gebeurt er met extra's na een wijziging: terugbetalingen, tegoeden of herplaatsing

Bekijk de extra's die aan de reservering zijn gekoppeld op het moment dat u een wijziging bevestigt. Identificeer items zoals parkeren, ontbijt, toegang tot de spa of laat uitchecken, en controleer of elk item terugbetaalbaar, tegoedbaar of aan een specifieke kamer gekoppeld is. Controleer de bijgewerkte regels in uw systeem; de источник voor beleidsvoorwaarden varieert per aanbieder en geografische locatie, dus bevestig de toepasselijke voorwaarden voordat u handelt.

Terugbetalingen: Als een extra is geboekt met een terugbetaalbare optie, verwerk dan een volledige terugbetaling naar de oorspronkelijke betaalmethode van de gast. Als het item niet-terugbetaalbaar is, bied dan een tegoed aan met een vastgestelde vervaldatum, of pas de waarde toe op de bijgewerkte reservering, afhankelijk van de regels van de aanbieder. Documenteer in ieder geval de beslissing en pas de wijziging toe op de ontvangst van de gast om latere verwarring te voorkomen.

Credits: Wanneer terugbetalingen niet mogelijk zijn, verstrek credits ter waarde van de netto waarde van de extra's. Specificeer de geldigheidsduur van de credit, of deze kan worden gebruikt voor kamerprijzen, belastingen of aanvullende diensten, en of deze overdraagbaar is naar toekomstige verblijven. Zorg ervoor dat de gast het bijgewerkte totaal en de creditreferentie in het reserveringsrecord ziet voor transparantie.

Herindeling: Als de wijziging de gast naar een andere kamer of accommodatie verplaatst, bepaal dan of extra's meegaan met de reservering of bij de oorspronkelijke regeling blijven. Sommige providers wijzen automatisch items zoals ontbijt of parkeren opnieuw toe; anderen vereisen directe goedkeuring van de gast. Als herindeling niet is toegestaan, bied dan een afzonderlijk tegoed aan of een eenmalige aanpassing aan de nieuwe reservering om het verschil te dekken.

Communicatie en timing: Stel de gast onmiddellijk op de hoogte met een bijgewerkte reserveringsbevestiging en een duidelijke specificatie van wat er overblijft, wat er is terugbetaald en wat er is gecrediteerd. Vermeld de nieuwe behoeften en eventuele gebruiksbeperkingen. De

Stel de gast op de hoogte en stuur een nieuwe bevestiging

Stuur de gast onmiddellijk een nieuwe bevestiging nadat u de bijgewerkte datums en voorwaarden hebt afgerond. Vermeld het herziene aantal personen, de namen en de totale kosten, en verwijs naar de eerdere boeking zodat de gast het verschil kan zien tussen de oude en nieuwe datums.

Geef het nieuwe bevestigingsnummer en de toegangsinstructies. Voeg de verstrekte informatie duidelijk toe en geef aan wat er is veranderd tussen de twee boekingen en wat hetzelfde is gebleven. Als er vluchten bij betrokken zijn, voeg dan alle relevante vluchtgegevens, tijden toe en wat nog beschikbaar is voor de gast om te plannen. Voeg een regel toe waarin staat wat er is veranderd, zodat de gast het verschil in één oogopslag ziet.

Markeer het bericht met een oranje label in uw systeem om urgentie aan te geven. Het bericht moet elke gastnaam, de naam van de accommodatie, de nieuwe datums en het herziene totaal bevatten. Als er meerdere gasten zijn, geef dan elke naam afzonderlijk weer om verwarring te voorkomen.

Leg de betalingsstappen uit: of er nu of bij het inchecken een bedrag verschuldigd is, en waar eventueel nieuwe betalingsgegevens moeten worden ingevoerd. Verduidelijk dat de wijziging geen annulering is, en vermeld alle toepasselijke kosten, inclusief of deze terugbetaalbaar zijn. Als een gast opnieuw moet boeken, geef dan een link om het nieuwe verblijf te boeken en welke opties er zijn tussen de oude en nieuwe data.

Vraag de gast om de nieuwe bevestiging op te slaan en de ontvangst te bevestigen. Neem binnen 24 uur contact op als je nog geen reactie hebt ontvangen en noteer eventuele speciale verzoeken tijdens de follow-up. Zorg er voor aankomst voor dat alle informatie correct is en vertel de gast wat hij moet doen tijdens het inchecken, zoals waar hij naar binnen moet en waar hij het personeel kan ontmoeten.