12 Gratis Sjablonen voor Geautomatiseerde Airbnb-berichten aan Gasten – 4 Essentiële Teksten om te Plannen in 2025

Schedule four core messages today to guide guests from first inquiry to checkout. A human touch builds trust, protects your reputation, and reduces back-and-forth by a meaningful margin–time you can reinvest in cleaning, rest, or improving your listing. Use a smart workflow with your tools to trigger messages at the right moments, including pre-arrival, arrival, mid-stay, and post-stay communications. This approach keeps guests informed, and it helps you show thanks and resolve small issues effortlessly.

Four core templates to schedule in 2025 target the guest journey: Pre-arrival welcome, check-in en parking instructions, mid-stay issue resolution, and post-stay appreciation. Each template uses a simple structure: greeting, concrete details, action steps, and an invitation to reply. With parking details, cleaning windows and timelines, and breezeway access tips, you minimize confusion. The messages stay concise, with a tone that is warm but smart, and you can tailor them per listing and guest profile, keeping balance between autonomy and personal touch.

To maximize impact, pair each template with a quick action plan and a tiny little checklist: confirm guest name, property access, and expected arrival window; provide a cleaning schedule; remind about parking and buffers for late arrivals; and offer a simple path to resolve issues by replying. The process neemt time but saves many back-and-forth messages, improving your reputation and converting passive inquiries into bookings.

With these four templates in place, you gain a balance of control and responsiveness. The tools you use should support scheduling, not complicate your workflow. If you keep a friendly language and a consistent tone, guests will feel guided rather than interrogated, which neemt less effort to maintain and truly improves guest satisfaction.

Thanks for reading. This approach is designed to be effortless to implement and scalable across listing sizes, from a single family home to a multi-unit property. If you want to tune the templates to your locale, supply chain for cleaning teams, and onsite parking constraints, you can build a small breezeway flow inside your host dashboard to keep guests informed and reduce wait times.

12 Free Templates for Automated Airbnb Messages to Guests – 4 Core Texts to Schedule in 2025; How Can I Automate My Airbnb Management

Start with four core texts to schedule now and push them automatically across your system to access guest conversations quickly. whether you manage one airbnbs or multiple listings, these messages will scale, reduce errors, and boost profitability while keeping your communication professional and friendly here.

4 Core Texts to Schedule in 2025

Pre-arrival Access and Instructions: send a concise pre-arrival message that lists access details, codes, parking directions, and a quick checklists to confirm essentials before arrival.

Arrival and Check-in Guide: on the day guests arrive, share quick, step-by-step self-check-in, wifi details, appliance basics, and contactless options.

During Stay Support and Handling: invite guests to reach out for requests, provide clear handling steps, and reference Breezeway or Hostaway for issues; keep response times short to maintain efficiency.

Check-out and Feedback: clarify checkout time, return keys, parking, and request feedback to protect your reputation and guide future pricing decisions.

12 Free Templates for Automated Airbnb Messages to Guests

Deze sjablonen helpen u snel toegang te verlenen, een schoon imago te behouden en uw winstgevendheid te beschermen. Ze verminderen fouten bij meerdere Airbnb's, erkennen de behoeften van gasten en laten u herinneringen automatiseren die gasten waarderen. U hebt een betrouwbare workflow voor parkeren, codes en checklists, allemaal gehost in één professioneel gebrand systeem - of u nu Amazon of een vergelijkbare toolkit gebruikt - om de efficiëntie te behouden en uw reputatie te versterken.

Catalogus van 12 sjablonen op basis van de fase van de gastervaring

Aanbeveling: Begin met Template 3 om tijdrovende vragen te verminderen en de efficiëntie te verbeteren.

Pre-stay & Arrival

Template 1 – Pre-stay: Stuur een warme bevestiging met check-in venster, parkeerinformatie en essentiële details om heen-en-weer communicatie te voorkomen en fouten te verminderen.

Template 2 – Pre-stay: Geef duidelijke aanwijzingen, toegangscodes en aanbevolen aankomsttijden zodat gasten probleemloos aankomen en u de tijd die u aan de toegang besteedt minimaliseert.

Template 3 – Pre-stay: Overzicht van veelgestelde vragen met antwoorden op de meest voorkomende vragen, met beknopte antwoorden en een snelle link naar ondersteuning op verschillende platforms, om herhaalde berichten te verminderen en de efficiëntie te verhogen.

Sjabloon 4 – Voorafgaand aan verblijf: voorbeeld van een aankomstplan voor de omgeving, inclusief vervoersmogelijkheden, nabijgelegen diensten en een eenvoudige kaart om verwachtingen te scheppen vóór het verblijf.

Template 5 – Pre-stay: Payment and access details, including door codes, Wi-Fi login, and a quick note on any service procedures to prevent delays and make arrivals smoother.

Template 6 – Pre-stay: Clear check-in procedures and a link to the full house manual, so guests feel prepared and time spent asking questions drops.

During stay & Post-stay

Template 7 – During stay: Quick requests for towels, extra amenities, or equipment through a single channel, with a standard step-by-step response to speed tasks.

Template 8 – During stay: One-page house manual recapped with essential safety tips, appliance basics, and how to contact services when things misbehave, reducing time spent searching.

Template 9 – Post-stay: Thank-you note with a giving gesture and a link to a short survey to collect feedback, helping you grow satisfaction and improves guests’ experience for future stays.

Template 10 – Post-stay: Local recommendations and exclusive offers for future stays, showing appreciation and encouraging most guests to return.

Template 11 – Post-stay: Alternative check-out options and late-check-out availability, with clear instructions to optimize the final moment and avoid delays.

Template 12 – Post-stay: Safety and contingency: step-by-step emergency contacts, safety tips, and next steps to reduce errors and reassure guests if something unexpected occurs.

Core Text 1: Booking Confirmation – Copy, Timing, and Triggers

Send Booking Confirmation within minutes of reservation. Use a concise, friendly copy that confirms guest name, stay dates, nightly rate, total amount, payment status, and the host contact channel. This minimizes time-consuming back-and-forth and ensures guests feel supported from the moment they book. Include a clear call to action and invite them to reply with any questions.

Copy Guidelines

Structure matters. Start with a warm greeting, followed by a quick summary of the booking, then the next steps and a mini reminder about essential details such as check-in time, wifi access, heating, and house rules. A key point is to present one clear call to action. Keep sentences short and actionable; this approach will improve clarity and will strengthen the guest experience. Include a line that signals you will reply promptly if they reach out.

Timing and Triggers

Set triggers for key moments: booking confirmed, payment processed, 7 days before arrival, 24 hours before, and 2 hours before check-in. Each message should be delivered through the guest’s preferred channel and adapt to their time zone. This strategy enables you to scale communications across multiple listings on airbnb and ensure consistency. These aspects reduce back-and-forth and create an extremely smooth arrival. This approach provides a practical solution to common questions and keeps guests informed. Also include check-in instructions, parking, and access details in the relevant messages. If available, add a note about heating and wifi to prevent last-minute questions.

Core Text 2: Pre-Arrival Check-In Details – Copy, Timing, and Triggers

Send a concise pre-arrival checklist 48 hours before check-in, with entry method, wifi details, parking, and house rules to start conversations seamlessly and cut back-and-forth. Whether guests arrive by car or rideshare, study of aspects in the arrival flow shows this approach reduces repetitive questions, helps you select the right timing, saves time, boosting earnings and easing work for your team, and creates new ways to support guests.

1. Copy
   • Goal: deliver three tight blocks: greeting, access, and support; keep language clear and actionable.
   • Samples:
     • Sample A: “Hi [Guest], your stay at [Property] begins on [Date]. For a smooth, contactless check-in, use the entry method [Code/Smart Lock]. wifi: [SSID] / [Password]. Parking: [Location]. Check-outs: [Time]. If you have questions, answers are ready–reply here or in the app.”
     • Sample B: “If youre arriving by car, outside gate access is via code [Code]. Doors open at [Time]. Reminders will arrive 24 hours before arrival. For help, tap Reply in the app or contact us.”
2. Timing
   • First message: 48 hours before check-in with key details.
   • Reminder: 24 hours before arrival to confirm updates and wifi status.
   • Final nudge: 2–3 hours before check-in with entry links and any last-minute changes.
   • Tips: select a timing profile in your system to keep messages aligned with local time and arrival windows.
3. Triggers
   • Booking confirmed: send Copy and initial details automatically via ai-powered tools or apps.
   • Travel date changes: resend updated details; offer new times and parking if needed.
   • Time-zone differences or late-night arrivals: adjust the timing and language to be clear and friendly.
   • Check-ins: use contactless flow to simplify conversations and provide clear wifi details; if guests need a quick reply, offer answers and keep the conversation moving.

Core Text 3: Arrival Welcome and House Guide – Copy, Timing, and Triggers

Recommendation: Use a three-part sequence that delivers a warm Arrival Welcome, a practical House Guide with checklists, and precise Entry Details, all designed to be effortless for guests and profitable for hosts. Schedule the welcome and guide 24 hours before check-in, and place the final access details 60–90 minutes before arrival. Add a light post-arrival update to confirm everything went smoothly and surface any quick needs, a short course of guest onboarding you can reuse across listings. Imagine guests facing a smooth arrival with clear directions and friendly support.

• Templates
  1. Arrival Welcome (two tone options):
     • Option A (for fullhome): “Welcome to {fullhome}! We’re thrilled you’re here. Your stay starts now. To help you face a smooth arrival, here are the basics: check-in window, address, contact. The House Guide below outlines the layout and must-know features. If you face any issue, reply here–we love helping guests feel at home.”
     • Option B (short-term): “Welcome to {fullhome}! Your stay begins now. Check the House Guide for basics: Wi‑Fi, thermostat, trash, and contact. Need a hand? Reply to this message.”
  2. House Guide Overview with checklists – the heart of clarity:
     • Entry essentials: door code, lock instructions, and check-in window.
     • House basics: Wi‑Fi name and password, temperature tips, lights, and safety devices.
     • Facilities overview: kitchen, laundry, and parking details.
     • An addition: adding quick tips and resources, local tips, emergency contacts, accessibility notes, and house rules in a simple checklists format.
  3. Entry Details and Troubleshooting:
     • Door code: {code} and steps to open.
     • What to do if code doesn’t work: contact number and response time.
     • Late check-in guidance and any pet or accessibility notes, if applicable.
• Timing and Triggers
  1. Trigger 1: Booking confirmation – send Arrival Welcome within 1 hour after booking to set expectations and surface basics.
  2. Trigger 2: 24 hours before check-in – send House Guide with checklists and details about the fullhome layout, parking, and amenities.
  3. Trigger 3: 60–90 minutes before check-in – send Entry Details with the door code, check-in instructions, and any access notes.
  4. Trigger 4: 24 hours after arrival – send a short post-arrival note asking for feedback and offering help with anything further.
• Efficiëntie en winstgevendheid

  Automatiseer deze reeks om de handmatige werklast te verminderen, waardoor de efficiëntie wordt verhoogd en geld wordt bespaard. De consistente toon vermindert verwarring bij gasten, waardoor het aantal recensies toeneemt en de winstgevendheid stijgt door herhaalde boekingen. Voor korte verblijven verhoogt deze setup de efficiëntie en winstgevendheid, en kunt u de tutorial in verschillende vermeldingen. Stel je voor dat er een update wordt toegevoegd die de basis actueel houdt, met ruimte voor extra details en functies die de winstgevendheid verhogen.

Coretekst 4: Bedankpagina Na Afrekenen en Herinnering aan Review – Tekst, Timing en Triggers

Implementeer een proces in twee stappen: een gastvrije bedankbrief binnen 6 uur na het uitchecken, waarin de gast bij naam wordt genoemd en de details na het verblijf worden bevestigd, inclusief de uitcheckstappen, deursloten en de teruggave van de sleutel; en een herinnering voor een recensie 24-72 uur na het uitchecken. Gebruik taal die is afgestemd op uw vermeldingen en activiteiten, en houd de toon warm om de energie van de gast na het verblijf te verminderen. Als u Guesty of vergelijkbare tools gebruikt, stem dan de cadans per vermelding af en laat het systeem de bulk van de outreach afhandelen, terwijl uw team handmatig kan ingrijpen voor speciale gevallen waarin u soms een persoonlijke benadering nodig heeft om problemen op te lossen. Dit proces biedt een manier om problemen snel aan te pakken.

Bedankt na het uitchecken – korte versie: “Hoi {name}, bedankt voor je verblijf in {listing}. We hopen dat je hebt genoten van je bezoek. Ons team staat klaar om te helpen als je na het uitchecken nog vragen hebt. Bevestig dit bericht en laat weten of je nog problemen ervaart.”

Bedankje na het uitchecken – uitgebreide versie: “Hallo {naam}, we vonden het geweldig je te ontvangen bij {listing}. Als iets niet aan je verwachtingen voldeed, antwoord dan hier zodat we het kunnen behandelen en oplossen. Als je speciale details waardeerde, vertel ons dan wat eruit sprong, zodat we in de toekomst op die kleine details kunnen inspelen.”

Herinnering beoordeling - kopie: "Hallo {name}, als je even tijd hebt, deel dan een korte beoordeling van je verblijf in {listing}. Jouw feedback ondersteunt onze activiteiten en helpt toekomstige gasten. Met name een korte notitie over wat goed ging en wat beter kon, helpt ons om snel problemen op te lossen. Je kunt bevestigen dat je een beoordeling hebt achtergelaten door hier te antwoorden."

Automatisering en triggers: stel een op checkout gebaseerde trigger in om de bedankmail binnen 6 uur te verzenden, gevolgd door een beoordelingsherinnering na 24-72 uur. Als er geen reactie is, stuur dan na 96 uur een tweede reminder, en als de gast een probleem aangeeft, escaleer het dan naar handmatige outreach door de nachtploeg. Gebruik chatbots voor de eerste verzendingen, maar schakel over op menselijke medewerkers voor speciale gevallen; sla resultaten op in uw tools en listings zodat u de volgende stappen kunt beheren. Vermijd storende timing door niet 's avonds laat te verzenden en door een simpele opt-out aan te bieden; zorg voor een manier om ontvangst te bevestigen of te erkennen. Houd de cadans kort om vermoeidheid te voorkomen, en voeg een duidelijke link naar een beoordeling toe op uw website of in de boekingsapp om de actie te vereenvoudigen.

Automatisering Workflow: Sjablonen plannen op verschillende platformen

Hanteer een gecentraliseerde planningsworkflow die dezelfde sjablonen naar alle platforms pusht vanuit één editor. Deze optimalisatie vermindert menselijke fouten en houdt de activiteiten compliant op Airbnb, Booking en VRBO. Het zorgt ervoor dat elke gast tijdig herinneringsberichten ontvangt en vermindert heen-en-weer vragen. Plan berichten om tijdens redelijke uren aan te komen om de slaap te beschermen, gebruikmakend van de lokale tijd. De eenvoudige installatie ondersteunt het handhaven van een consistente aanpak in het gebied dat u bedient, of de gast nu thuis is of op reis is. Deel resultaten met managers en providers om managers op de hoogte te houden van wijzigingen en de afhandeling van vragen te versnellen, er komt nog veel meer aan naarmate de marktomstandigheden veranderen.

Template Structuur

Basisblokken omvatten: introductieregel, routebeschrijving naar de woning, check-in details, gastvriendelijkheid en check-out instructies. Elk blok gebruikt placeholders voor gastnaam, check-in tijd en woningbeschrijving, plus een herinnering om feedback achter te laten. Voeg een korte call-to-action toe om belangrijke details met het hostteam te delen. Voeg een conforme melding toe over huisregels en routebeschrijvingen. Zorg voor een consistente gastvriendelijkheid op alle kanalen.

Implementation Steps

1. Breng triggers in kaart per platform en tijd: 72 uur voor aankomst, 24 uur van tevoren, dag van aankomst en na het uitchecken. Koppel elke trigger aan een platformversie met behoud van de kerninhoud, zodat de kwaliteit hoog blijft zonder dubbel werk.

2. Configureer platformonafhankelijke levering in uw channelmanager of PMS zodat een enkele update naar Airbnb, Booking, VRBO en elke OTA wordt gepusht. Dit vermindert handmatige handelingen, voorkomt vertragingen en vereenvoudigt het georganiseerd houden van vragen.

3. Test met een kleine batch vermeldingen. Detecteer fouten, pas tijdvensters aan om de nachtrust van gasten te respecteren en valideer dat herinneringen de juiste gast op het juiste moment bereiken. Zorg ervoor dat providers escalaties tijdig ontvangen.

4. Bespreek de resultaten wekelijks met managers. Deel statistieken over reactietijden, afgehandelde vragen, bespaarde tijd per advertentie. Gebruik feedback om de bewoording aan te scherpen, marktspecifieke details toe te voegen en berichten in overeenstemming te houden met huisregels en aanwijzingen.

Volg prestaties en waarborg compliance van geautomatiseerde berichten

Stel een live dashboard in dat het succes van de levering, de reactietijd en de naleving op kanaalniveau bijhoudt, waardoor snelle aanpassingen mogelijk zijn en gasten gemakkelijk op de hoogte kunnen worden gehouden. Leer de basisbeginselen met praktijkvoorbeelden van hoe sjablonen het gedrag van gasten beïnvloeden in verschillende markten en kanalen. Maak op maat gemaakte, kortere berichten voor snelle bevestigingen en langere berichten voor belangrijke details om een verblijf aan te moedigen en een soepelere communicatie gedurende het hele proces.

Key Metrics to Track

Houd een datagestuurd overzicht van het bezorgpercentage, openpercentage en de gemiddelde reactietijd, plus de tijd tot het eerste contact en het aandeel late antwoorden. Het kanaal- en marktbeeld laat zien waar gasten het meest betrokken zijn en waar templates moeten worden aangepast. Gebruik mini-exports om in te zoomen op patronen op property-niveau en test twee templates per situatie, en vergelijk vervolgens de resultaten voor snellere verbeteringen. Streef naar een bezorging van 98–99%, gemiddeld minder dan 15 minuten eerste antwoord en late antwoorden onder de 5%. Houd voorbeelden bij waar templates de gasttevredenheid hebben verbeterd en vertaal dat naar 5-sterrenpunten voor toekomstige berichten. Integreer smartbnb om te schalen over properties met behoud van consistentie en gebruiksgemak.

Stel je een dashboard voor dat laat zien welke sjablonen de sterkste overeenkomst vertonen met vragen van gasten, zodat je de focus kunt behouden. Controleer regelmatig langere berichten om de helderheid en beknoptheid te waarborgen, en pas ze aan op basis van de behoeften van de markt om een soepelere workflow en snellere, datagestuurde beslissingen te behouden.

Compliance en Best Practices

Houd het proces eenvoudig: verifieer elk geautomatiseerd bericht aan de hand van platformregels, privacy-normen en lokale vereisten. Gebruik een kanaalspecifieke, op de markt afgestemde checklist om ervoor te zorgen dat toon, timing en inhoud in overeenstemming blijven met de verwachtingen. Voer elk kwartaal mini-audits uit om verouderde details en reminders in de late avond op te sporen die gasten kunnen irriteren. Onderhoud een changelog met voorbeelden, zodat het team snel kan leren en zich kan aanpassen, en laat zien hoe kleine aanpassingen het gedrag en het comfort van de gast beïnvloeden. Deze praktijk maakt consistente, snelle updates mogelijk en ondersteunt 5-sterrenresultaten, terwijl het vertrouwen in uw markt behouden blijft.