How to Change a Booking Made at Your Property – A Simple Step-By-Step Guide

Confirm the guest’s new dates in writing and update the booking within 24 hours. If youd see a mismatch, correct the guest name against the record and enter the changes into your PMS so all team members stay in sync. If the guest booked via aerlinguscom, pull the confirmation from that channel to verify details and avoid confusion.

Review your propertys cancellations policy and the price difference for the new dates. There are cases where a partial refund is appropriate. Make the revised total clear in the guest message, outlining what is refundable and what isn’t. The relevant terms should be based on the current rates for the stay, and reflect any non-refundable nights or advance payment conditions. Provide a straightforward comparison between the original total and the new total, including taxes and fees.

Check availability for the new dates using the calendar in your propertys management system, and confirm there is no conflict with other reservations for the location. If there is capacity, prepare an updated offer: consider an upgrade to a higher category at a fair price, or keep the same room if they prefer. Update the booking record to show the status as changed and mark the old reservation as modified where appropriate.

Communicate with the guest in a concise, friendly message. This approach supports understanding on both sides. Include the revised total, new check-in and check-out times, and how to enter the property. Provide the updated booking reference and instructions for accessing the location or keyless entry. Mention the cancellation window again if they need to revert the change, and invite any questions theyre ready to address. If the guest needs to adjust again, outline the simple steps they can follow to update the booking themselves or contact you for help.

After confirmation, coordinate with the cleaning team and the front desk to align on the new schedule. Document the change in your system and send a copy to the guest for their records. If the guest requests a refund or credit, process according to the propertys policy and report back with the outcome within 48 hours.

Identify the Booking You Need to Modify

Filter by location and check-in date to identify the booking you need to modify, and copy the original booking ID for quick reference.

Open the booking in your system and review the descriptions of the stay to see the difference between the original details and what you need to adjust, even minor tweaks still reflect the stay.

If multiple bookings match, use the update field to confirm which one you are editing and inform the guests. There is a clear path to avoid making edits to an unrelated reservation.

If you cant locate it, reach support and share the booking ID, location, and check-in information. There, your team can help verify the record and support making the update.

Where to look in your system

Log in to your system and use filters for location, check-in, and status. Compare the original lines against the current entries, and pull the notes from the guest profile to confirm the stay details.

What to collect before making changes

Gather the booking, guest names, and the exact check-in and check-out dates. Confirm the location and fares changes that may apply. Ensure you have descriptions of the stay and any special requests, so your update stays aligned with what the guests expect.

Review Policy on Changes, Cancellations, and Fees

Implement a 24-hour free-change window and label it with an orange badge on all booking confirmations and property pages; this upfront rule reduces back-and-forth through support and gives guests a clear expectation before they check-in.

What can be changed: dates, check-in times, and guest names. Changes up to the policy cutoff are approved automatically through the system; if a request falls outside the window, it routes to the approval queue for a human sign-off. Ensure updated details appear in all connected platforms so there isnt any mismatch at check-in.

Fees and refunds: show the exact fee or percentage before you process a change. A typical structure: changes within 24 hours of booking incur no fee; 2–7 days prior, 10–20% of the fare; within 24 hours, 50% of the fare; after check-in, the stay can be non-refundable or covered only by remaining nights. These figures vary by rate plan and property, so rely on your updated policy. Fares differ across rates; reflect the difference clearly in the final quote.

Refunds are generated to the original payment method when allowed by the fare. Processing typically takes 5–10 business days. If a guest used optional services, refunds apply to those items as well. On platforms with wallets, refunds may appear as a generated credit. Internal tracking uses a field named lingus to store the approver’s name and timestamp, which helps you show the exact approval path if a guest questions the decision. You can sign the record to confirm the action. If an exception is needed, support handles it per your policy and records the approval with the relevant names and dates.

Tips to implement: publish the policy in your portal and in the booking flow, include reminders at check-in, and link to the updated page. Keep it short, transparent, and easy to follow; with this approach, your team can handle changes quickly, and guests feel confident about their options. What matters is the follow-through and the clear sign that you support flexible, fair handling of changes and charges. The difference between a smooth change and a denied request often comes down to timing and the approval workflow.

Open the Booking in Your System and Prepare the Change

Open the booking in your system, locate the reservation by reference number or guest name, and confirm the current status before you adjust anything. Check the property address and the stay dates to ensure you are editing the correct record. Gather the participants list and current occupancy to map the impact of the change. Note the original book reference in the notes.

Review the Booking Details

1. Open the booking in your PMS or channel manager. Retrieve the reference number and guest name, then confirm the address, check-in and check-out dates, and the current occupancy.
2. Note the rooms and the cabin or room type booked, the number of rooms, and the total price before any changes. Verify the items mentioned in the request and any special needs from the guest or hosts.
3. Assess what needs to change: dates, room count, upgrade, or room type tweaks. If a voucher is involved, confirm its validity and any restrictions.
4. Cross-check availability across platforms, including bookingcom, to ensure the change will be reflected consistently.

Execute the Change and Notify

1. Enter the new details in the system: adjust dates within the stay window, update occupancy and the number of rooms, and select the upgrade if offered.
2. Review the updated prices, apply taxes and fees, and ensure the new total is clear to the client. Just update the pricing in the booking record so it does not surprise the participant.
3. Save the changes; once the update is made, verify that it appears in the booking timeline and that the status is updated to reflect the change.
4. Prepare the guest text and confirmation: include what changed, the new dates, the upgraded room if applicable, and the final price. If a voucher is used, attach or reference it and explain how it is redeemed.
5. Send the updated confirmation through the chosen channel, whether via the platform message system or email, and ensure they have access to the revised details.
6. 전송 후 회신이 있는지 모니터링하고 필요한 경우 게스트, 참가자 또는 플랫폼에 대한 후속 조치를 처리합니다.

날짜, 손님, 객실 유형 변경: 단계별 가이드

관리자 패널에서 예약을 열고 편집을 클릭한 다음 날짜를 먼저 업데이트하여 새로운 요금을 확정하세요. 숙박이 유럽에서 이루어지거나 지리적 세금이 부과되는 경우, 저장하기 전에 해당 요금을 반영하세요. 날짜를 설정한 후 동일한 흐름에서 투숙객 수와 객실 유형을 조정한 다음 저장하고 업데이트된 총액을 검토하세요.

날짜 및 객실 유형

1단계: 체크인 및 체크아웃 날짜를 정확하게 변경합니다. 2단계: 올바른 객실 유형을 선택하고 조식, 주차 또는 추가 침대와 같은 추가 기능을 추가합니다. 3단계: 변경 사항을 저장하고 새 금액을 확인합니다. 정책에 따라 시스템에서 수정된 가격이 즉시 표시될 수 있습니다. 고객에게 지불할 금액을 확인하고 업데이트된 확인 텍스트를 첨부합니다. 할인이 적용되는 경우 할인 내역과 총액에 미치는 영향을 기록합니다.

손님, 취소 및 결제

4단계: 게스트 이름 및 연락처 정보를 업데이트합니다. 5단계: 변경으로 인해 발생하는 취소 정책 및 환불을 검토합니다. 6단계: 추가 요금 또는 옵션 추가 사항을 포함하여 결제 상태를 확인하고 새로운 총액을 게스트에게 전달합니다. 변경된 내용, 새로운 날짜 및 새로운 예약 확인 번호를 명확한 문자 메시지 또는 이메일을 사용하여 확인합니다. 게스트가 다른 조정을 요청하는 경우 정책에 부합하는 한 이를 수용합니다. 다음으로 확인할 사항은 다음과 같습니다. 이전 총액과 새로운 총액을 비교하고, 예약 확인 상태(확정 또는 보류)를 확인하고, 지불해야 할 금액 또는 미결제 금액을 기록합니다. Lingus 또는 aerlinguscom 여정과 관련된 예약의 경우 번들로 제공되는 추가 사항 또는 조건을 조정하여 게스트가 하나의 정확한 요약 정보를 볼 수 있도록 합니다.

변경 후 엑스트라에 발생하는 일: 환불, 크레딧 또는 재할당

변경 사항을 확인하는 즉시 예약과 관련된 추가 사항을 검토하십시오. 주차, 아침 식사, 스파 이용, 늦은 체크아웃과 같은 항목을 확인하고 각 항목이 환불 가능한지, 크레딧으로 전환 가능한지 또는 특정 방에 연결되어 있는지 확인하십시오. 시스템에서 업데이트된 규칙을 확인하십시오. 정책 조건의 источник는 제공업체와 지리적 위치에 따라 다르므로 조치를 취하기 전에 해당 조건을 확인하십시오.

환불: 추가 서비스가 환불 가능한 옵션으로 예약된 경우, 게스트의 원래 결제 수단으로 전액 환불을 진행합니다. 해당 항목이 환불 불가인 경우, 제공업체의 규정에 따라 만료일이 명시된 크레딧을 제공하거나 업데이트된 예약에 해당 금액을 적용합니다. 어떤 경우든 결정을 문서화하고 나중에 혼동을 피하기 위해 게스트 영수증에 변경 사항을 반영하십시오.

크레딧: 환불이 불가능한 경우, 엑스트라의 순 가치와 동일한 크레딧을 발행하십시오. 크레딧의 유효 기간, 객실 요금, 세금 또는 부가 서비스에 사용할 수 있는지 여부, 그리고 향후 숙박으로 양도되는지 여부를 명시하십시오. 투명성을 위해 게스트가 업데이트된 총액과 크레딧 참조를 예약 기록에서 확인할 수 있도록 하십시오.

재할당: 변경 사항으로 인해 투숙객이 다른 객실 또는 숙소로 이동하는 경우, 추가 서비스가 예약과 함께 이동하는지 아니면 원래 예약에 유지되는지 확인하십시오. 일부 제공업체는 조식 또는 주차와 같은 항목을 자동으로 재할당하는 반면, 다른 제공업체는 투숙객의 직접적인 승인을 요구합니다. 재할당이 허용되지 않는 경우, 별도의 크레딧을 제공하거나 새로운 예약에 대한 일회성 조정을 제공하여 차액을 충당하십시오.

커뮤니케이션 및 타이밍: 업데이트된 예약 확인서와 남은 금액, 환불된 금액, 적립된 금액에 대한 명확한 내역을 포함하여 게스트에게 즉시 알립니다. 새로운 요구 사항과 사용 제한 사항을 포함합니다.

게스트에게 알리고 새 확인서 보내기

업데이트된 날짜와 조건을 확정하는 즉시 게스트에게 새로운 예약 확인서를 보내십시오. 수정된 숙박 인원, 이름, 총 요금을 포함하고, 이전 예약 정보를 참조하여 게스트가 이전 날짜와 새로운 날짜의 차이를 확인할 수 있도록 하십시오.

새로운 예약 확인 번호와 접속 방법을 제공하십시오. 제공된 정보를 명확하게 첨부하고, 두 예약 간에 변경된 사항과 동일하게 유지된 사항을 명확히 설명하십시오. 항공편이 포함된 경우, 관련 항공편 세부 정보, 시간 및 게스트가 계획할 수 있도록 여전히 이용 가능한 사항을 추가하십시오. 게스트가 차이점을 한눈에 볼 수 있도록 변경된 사항을 알려주는 문구를 포함하십시오.

시스템에서 주황색 라벨로 메시지를 표시하여 긴급함을 알립니다. 메시지에는 각 손님 이름, 숙소 이름, 새로운 날짜 및 수정된 총액이 나열되어야 합니다. 손님이 여러 명인 경우 혼동을 피하기 위해 각 이름을 개별적으로 표시하십시오.

결제 단계를 설명합니다. 현재 또는 체크인 시 지불해야 할 금액과 필요한 경우 새로운 결제 정보를 입력할 위치를 설명합니다. 변경이 취소가 아님을 분명히 하고, 환불 가능 여부를 포함하여 적용되는 모든 요금을 명시합니다. 게스트가 예약을 다시 해야 하는 경우, 새로운 숙박을 예약할 수 있는 링크와 이전 날짜와 새로운 날짜 사이에 어떤 옵션이 있는지 제공합니다.

게스트에게 새로운 예약 확인서를 저장하고 수신 확인을 요청하세요. 24시간 이내에 답이 없으면 후속 조치를 취하고 후속 조치 중에 특별 요청 사항을 기록해 두세요. 도착 전에 모든 정보가 정확한지 확인하고 게스트에게 체크인 중에 무엇을 해야 하는지 (예: 어디로 들어가고 직원을 어디서 만나야 하는지) 알려주세요.