게스트에게 자동화된 에어비앤비 메시지를 위한 12가지 무료 템플릿 – 2025년에 예약해야 할 4가지 필수 텍스트

Schedule four core messages today to guide guests from first inquiry to checkout. A human touch builds trust, protects your reputation, and reduces back-and-forth by a meaningful margin–time you can reinvest in cleaning, rest, or improving your listing. Use a smart workflow with your tools to trigger messages at the right moments, including pre-arrival, arrival, mid-stay, and post-stay communications. This approach keeps guests informed, and it helps you show thanks and resolve small issues effortlessly.

Four core templates to schedule in 2025 target the guest journey: Pre-arrival welcome, check-in 그리고 parking instructions, mid-stay issue resolution, and post-stay appreciation. Each template uses a simple structure: greeting, concrete details, action steps, and an invitation to reply. With parking details, cleaning windows and timelines, and breezeway access tips, you minimize confusion. The messages stay concise, with a tone that is warm but smart, and you can tailor them per listing and guest profile, keeping balance between autonomy and personal touch.

To maximize impact, pair each template with a quick action plan and a tiny little checklist: confirm guest name, property access, and expected arrival window; provide a cleaning schedule; remind about parking and buffers for late arrivals; and offer a simple path to resolve issues by replying. The process takes time but saves many back-and-forth messages, improving your reputation and converting passive inquiries into bookings.

With these four templates in place, you gain a balance of control and responsiveness. The tools you use should support scheduling, not complicate your workflow. If you keep a friendly language and a consistent tone, guests will feel guided rather than interrogated, which takes less effort to maintain and truly improves guest satisfaction.

Thanks for reading. This approach is designed to be effortless to implement and scalable across listing sizes, from a single family home to a multi-unit property. If you want to tune the templates to your locale, supply chain for cleaning teams, and onsite parking constraints, you can build a small breezeway flow inside your host dashboard to keep guests informed and reduce wait times.

12 Free Templates for Automated Airbnb Messages to Guests – 4 Core Texts to Schedule in 2025; How Can I Automate My Airbnb Management

Start with four core texts to schedule now and push them automatically across your system to access guest conversations quickly. whether you manage one airbnbs or multiple listings, these messages will scale, reduce errors, and boost profitability while keeping your communication professional and friendly here.

4 Core Texts to Schedule in 2025

Pre-arrival Access and Instructions: send a concise pre-arrival message that lists access details, codes, parking directions, and a quick checklists to confirm essentials before arrival.

Arrival and Check-in Guide: on the day guests arrive, share quick, step-by-step self-check-in, wifi details, appliance basics, and contactless options.

During Stay Support and Handling: invite guests to reach out for requests, provide clear handling steps, and reference Breezeway or Hostaway for issues; keep response times short to maintain efficiency.

Check-out and Feedback: clarify checkout time, return keys, parking, and request feedback to protect your reputation and guide future pricing decisions.

12 Free Templates for Automated Airbnb Messages to Guests

이 템플릿은 접근 권한을 신속하게 처리하고, 깨끗한 마켓 이미지를 유지하며, 수익성을 보호하는 데 도움이 됩니다. 또한 여러 에어비앤비에서 발생하는 오류를 줄이고, 게스트의 요구 사항을 인지하며, 게스트가 고마워하는 알림을 자동화할 수 있습니다. 아마존이나 이와 유사한 툴킷을 사용하든 상관없이 주차, 코드, 체크리스트에 대한 안정적인 흐름을 단일한 전문적인 브랜드 시스템에서 호스팅하여 효율성을 유지하고 평판을 높일 수 있습니다.

게스트 여정 단계별 템플릿 12개 카탈로그

권장 사항: 시간이 많이 소요되는 질문을 줄이고 효율성을 높이려면 템플릿 3부터 시작하세요.

숙박 전 & 도착

템플릿 1 – 투숙 전: 체크인 시간, 주차 정보 및 필수 세부 정보가 포함된 따뜻한 확인 메시지를 보내 불필요한 문의를 줄이고 오류를 방지합니다.

템플릿 2 – 숙박 전: 정확한 길 안내, 접근 코드 및 추천 도착 시간을 제공하여 게스트가 원활하게 도착하고 귀하는 입장에 소요되는 시간을 최소화하십시오.

템플릿 3 – 투숙 전: 가장 흔한 문의 사항에 대한 간결한 답변과 플랫폼 전반에서 지원으로 빠르게 연결되는 링크를 제공하여 반복적인 메시지를 줄이고 효율성을 높이는 자주 묻는 질문 개요입니다.

템플릿 4 – 숙박 전: 숙박 전에 예상되는 사항을 설정하기 위해 대중교통 옵션, 주변 서비스 및 간단한 지도를 포함하여 해당 지역에 대한 도착 계획 예시입니다.

Template 5 – Pre-stay: Payment and access details, including door codes, Wi-Fi login, and a quick note on any service procedures to prevent delays and make arrivals smoother.

Template 6 – Pre-stay: Clear check-in procedures and a link to the full house manual, so guests feel prepared and time spent asking questions drops.

During stay & Post-stay

Template 7 – During stay: Quick requests for towels, extra amenities, or equipment through a single channel, with a standard step-by-step response to speed tasks.

Template 8 – During stay: One-page house manual recapped with essential safety tips, appliance basics, and how to contact services when things misbehave, reducing time spent searching.

Template 9 – Post-stay: Thank-you note with a giving gesture and a link to a short survey to collect feedback, helping you grow satisfaction and improves guests’ experience for future stays.

Template 10 – Post-stay: Local recommendations and exclusive offers for future stays, showing appreciation and encouraging most guests to return.

Template 11 – Post-stay: Alternative check-out options and late-check-out availability, with clear instructions to optimize the final moment and avoid delays.

Template 12 – Post-stay: Safety and contingency: step-by-step emergency contacts, safety tips, and next steps to reduce errors and reassure guests if something unexpected occurs.

Core Text 1: Booking Confirmation – Copy, Timing, and Triggers

Send Booking Confirmation within minutes of reservation. Use a concise, friendly copy that confirms guest name, stay dates, nightly rate, total amount, payment status, and the host contact channel. This minimizes time-consuming back-and-forth and ensures guests feel supported from the moment they book. Include a clear call to action and invite them to reply with any questions.

Copy Guidelines

Structure matters. Start with a warm greeting, followed by a quick summary of the booking, then the next steps and a mini reminder about essential details such as check-in time, wifi access, heating, and house rules. A key point is to present one clear call to action. Keep sentences short and actionable; this approach will improve clarity and will strengthen the guest experience. Include a line that signals you will reply promptly if they reach out.

Timing and Triggers

Set triggers for key moments: booking confirmed, payment processed, 7 days before arrival, 24 hours before, and 2 hours before check-in. Each message should be delivered through the guest’s preferred channel and adapt to their time zone. This strategy enables you to scale communications across multiple listings on airbnb and ensure consistency. These aspects reduce back-and-forth and create an extremely smooth arrival. This approach provides a practical solution to common questions and keeps guests informed. Also include check-in instructions, parking, and access details in the relevant messages. If available, add a note about heating and wifi to prevent last-minute questions.

Core Text 2: Pre-Arrival Check-In Details – Copy, Timing, and Triggers

Send a concise pre-arrival checklist 48 hours before check-in, with entry method, wifi details, parking, and house rules to start conversations seamlessly and cut back-and-forth. Whether guests arrive by car or rideshare, study of aspects in the arrival flow shows this approach reduces repetitive questions, helps you select the right timing, saves time, boosting earnings and easing work for your team, and creates new ways to support guests.

1. Copy
   • Goal: deliver three tight blocks: greeting, access, and support; keep language clear and actionable.
   • Samples:
     • Sample A: “Hi [Guest], your stay at [Property] begins on [Date]. For a smooth, contactless check-in, use the entry method [Code/Smart Lock]. wifi: [SSID] / [Password]. Parking: [Location]. Check-outs: [Time]. If you have questions, answers are ready–reply here or in the app.”
     • Sample B: “If youre arriving by car, outside gate access is via code [Code]. Doors open at [Time]. Reminders will arrive 24 hours before arrival. For help, tap Reply in the app or contact us.”
2. Timing
   • First message: 48 hours before check-in with key details.
   • Reminder: 24 hours before arrival to confirm updates and wifi status.
   • Final nudge: 2–3 hours before check-in with entry links and any last-minute changes.
   • Tips: select a timing profile in your system to keep messages aligned with local time and arrival windows.
3. Triggers
   • Booking confirmed: send Copy and initial details automatically via ai-powered tools or apps.
   • Travel date changes: resend updated details; offer new times and parking if needed.
   • Time-zone differences or late-night arrivals: adjust the timing and language to be clear and friendly.
   • Check-ins: use contactless flow to simplify conversations and provide clear wifi details; if guests need a quick reply, offer answers and keep the conversation moving.

Core Text 3: Arrival Welcome and House Guide – Copy, Timing, and Triggers

Recommendation: Use a three-part sequence that delivers a warm Arrival Welcome, a practical House Guide with checklists, and precise Entry Details, all designed to be effortless for guests and profitable for hosts. Schedule the welcome and guide 24 hours before check-in, and place the final access details 60–90 minutes before arrival. Add a light post-arrival update to confirm everything went smoothly and surface any quick needs, a short course of guest onboarding you can reuse across listings. Imagine guests facing a smooth arrival with clear directions and friendly support.

• Templates
  1. Arrival Welcome (two tone options):
     • Option A (for fullhome): “Welcome to {fullhome}! We’re thrilled you’re here. Your stay starts now. To help you face a smooth arrival, here are the basics: check-in window, address, contact. The House Guide below outlines the layout and must-know features. If you face any issue, reply here–we love helping guests feel at home.”
     • Option B (short-term): “Welcome to {fullhome}! Your stay begins now. Check the House Guide for basics: Wi‑Fi, thermostat, trash, and contact. Need a hand? Reply to this message.”
  2. House Guide Overview with checklists – the heart of clarity:
     • Entry essentials: door code, lock instructions, and check-in window.
     • House basics: Wi‑Fi name and password, temperature tips, lights, and safety devices.
     • Facilities overview: kitchen, laundry, and parking details.
     • An addition: adding quick tips and resources, local tips, emergency contacts, accessibility notes, and house rules in a simple checklists format.
  3. Entry Details and Troubleshooting:
     • Door code: {code} and steps to open.
     • What to do if code doesn’t work: contact number and response time.
     • Late check-in guidance and any pet or accessibility notes, if applicable.
• Timing and Triggers
  1. Trigger 1: Booking confirmation – send Arrival Welcome within 1 hour after booking to set expectations and surface basics.
  2. Trigger 2: 24 hours before check-in – send House Guide with checklists and details about the fullhome layout, parking, and amenities.
  3. Trigger 3: 60–90 minutes before check-in – send Entry Details with the door code, check-in instructions, and any access notes.
  4. Trigger 4: 24 hours after arrival – send a short post-arrival note asking for feedback and offering help with anything further.
• 효율성과 수익성

  이 시퀀스를 자동화하여 수동 작업량을 줄이고 효율성과 비용 절감을 향상시킵니다. 일관된 어조는 투숙객의 혼란을 줄여 리뷰를 늘리고 반복 예약을 통해 수익성을 높입니다. 단기 체류의 경우 이 설정은 효율성과 수익성을 높이며 재사용할 수 있습니다. tutorial 전체 목록에서 수익성을 높이는 추가 세부 정보 및 기능을 위한 공간과 함께 기본 사항을 최신 상태로 유지하는 업데이트 추가를 상상해 보십시오.

코어 텍스트 4: 결제 후 감사 인사 및 리뷰 알림 – 문구, 시기, 트리거

2단계 흐름을 구현합니다. 체크아웃 후 6시간 이내에 투숙객의 이름을 언급하고 체크아웃 단계, 도어록, 열쇠 반납 등 숙박 후 세부 정보를 확인하는 친절한 감사 메시지를 보냅니다. 체크아웃 후 24~72시간 후에 리뷰 알림을 보냅니다. 숙소 및 운영 방식에 맞는 맞춤형 언어를 사용하고, 숙박 후 투숙객의 피로를 풀어줄 수 있도록 따뜻한 어조를 유지합니다. guesty 또는 유사한 도구를 사용하는 경우, 숙소별로 주기를 조정하고 시스템에서 대부분의 아웃리치를 처리하도록 하고, 문제를 해결하기 위해 개인적인 손길이 필요한 특별한 경우에는 직원이 직접 참여할 수 있도록 합니다. 이 프로세스는 문제를 신속하게 해결할 수 있는 수단을 제공합니다.

체크아웃 후 감사 인사 – 짧은 버전: "안녕하세요, {name}님. {listing}에 머물러주셔서 감사합니다. 즐거운 시간 보내셨기를 바랍니다. 저희 스태프는 체크아웃 후에도 필요한 사항이 있으시면 언제든지 도와드릴 준비가 되어 있습니다. 이 메시지를 확인하시고 문제가 있는지 확인해주세요."

체크아웃 후 감사 인사 – 확장 버전: "안녕하세요, {name}님. {listing}에서 즐거운 시간 보내셨기를 바랍니다. 기대에 미치지 못하는 부분이 있었다면 답변해 주시면 해결해 드리겠습니다. 특별히 좋았던 점이 있다면 앞으로 숙박 시 이러한 작은 부분을 더 신경 쓸 수 있도록 알려주세요."

리뷰 알림 – 사본: “안녕하세요, {name}님. 잠시 시간을 내어 {listing}에서의 숙박에 대한 간략한 리뷰를 공유해 주시면 감사하겠습니다. 귀하의 피드백은 운영에 도움이 되며 향후 게스트에게 도움이 됩니다. 특히 무엇이 잘 되었고 무엇이 개선될 수 있는지에 대한 간단한 메모는 문제를 신속하게 해결하는 데 도움이 됩니다. 여기에 답장하여 리뷰를 남겼는지 확인할 수 있습니다.”

자동화 및 트리거: 체크아웃 기반 트리거를 설정하여 6시간 이내에 감사 인사를 보내고, 24~72시간 후에 리뷰 알림을 보냅니다. 응답이 없으면 96시간 후에 두 번째 알림을 보내고, 게스트가 문제를 알리면 야간 근무조에서 수동으로 연락하도록 에스컬레이션합니다. 초기 발송에는 챗봇을 사용하되, 특수한 경우에는 실제 상담원으로 전환합니다. 다음 단계를 관리할 수 있도록 결과를 도구 및 목록에 저장합니다. 늦은 밤 시간에는 발송하지 않고 간단한 옵트아웃을 제공하여 방해되는 타이밍을 피합니다. 수신 확인 또는 승인을 위한 수단을 제공합니다. 피로감을 방지하기 위해 짧은 간격을 유지하고, 웹사이트 또는 예약 앱에 명확한 리뷰 링크를 포함하여 작업을 간소화합니다.

자동화 워크플로우: 플랫폼 간 템플릿 예약

중앙 집중식 스케줄링 워크플로를 도입하여 단일 편집기에서 모든 플랫폼으로 동일한 템플릿을 푸시합니다. 이 최적화는 인적 오류를 줄이고 Airbnb, Booking 및 VRBO에서 운영 규정을 준수하도록 합니다. 모든 게스트가 제때 알림 메시지를 받고 문의가 줄어듭니다. 현지 시간을 사용하여 수면을 보호하기 위해 합리적인 시간에 메시지가 도착하도록 예약하세요. 간편한 설정은 게스트가 집에 있든 여행 중이든 서비스 제공 지역 전체에서 일관된 연락을 유지하도록 지원합니다. 관리자와 공급업체와 결과를 공유하여 관리자가 변경 사항을 인식하고 문의 처리를 가속화하며 시장 상황이 변화함에 따라 더 많은 기능이 제공될 예정입니다.

템플릿 구조

기본 블록에는 소개 문구, 숙소 안내, 체크인 세부 정보, 게스트 응대, 체크아웃 안내가 포함됩니다. 각 블록은 게스트 이름, 체크인 시간, 숙소 설명에 대한 자리 표시자를 사용하며, 피드백을 남기라는 알림이 추가됩니다. 호스트 팀과 주요 정보를 공유하기 위한 짧은 클릭 유도 문안을 첨부합니다. 숙소 규칙 및 접근 방법에 대한 준수 메모를 포함합니다. 게스트 응대는 채널 전반에서 일관성을 유지하세요.

Implementation Steps

1. 플랫폼 및 시간별로 트리거 매핑: 도착 72시간 전, 24시간 전, 도착 당일, 체크아웃 후. 각 트리거를 플랫폼 버전과 연결하여 핵심 콘텐츠를 유지하면서 중복 노력 없이 높은 품질을 유지합니다.

2. 채널 관리자 또는 PMS에서 크로스 플랫폼 전달을 구성하여 단일 업데이트가 Airbnb, Booking, VRBO 및 모든 OTA로 푸시되도록 합니다. 이렇게 하면 수동 작업이 줄어들고 지연이 방지되며 문의를 체계적으로 관리하기 쉬워집니다.

3. 소량의 목록으로 테스트하십시오. 실패를 감지하고, 게스트의 수면을 존중하도록 시간 범위를 조정하고, 리마인더가 올바른 시간에 올바른 게스트에게 도달하는지 확인하십시오. 공급업체가 적시에 에스컬레이션을 받도록 하십시오.

4. 매주 관리자와 함께 결과를 검토합니다. 응답 시간, 처리된 문의, 목록당 절약된 시간에 대한 지표를 공유합니다. 피드백을 사용하여 어구를 개선하고, 시장별 세부 정보를 추가하고, 메시지를 숙소 규칙 및 지침과 일치하게 유지합니다.

자동화된 메시지의 성과 추적 및 규정 준수 보장

배송 성공률, 첫 응답 시간, 채널 수준 규정 준수를 추적하는 실시간 대시보드를 설정하여 신속한 조정이 가능하고 게스트에게 쉽게 정보를 제공할 수 있습니다. 템플릿이 시장 및 채널에서 게스트 행동에 미치는 영향에 대한 실제 사례를 통해 기본 사항을 알아보세요. 빠른 확인을 위한 짧은 메시지와 중요한 세부 정보를 위한 더 긴 메시지를 맞춤 설정하여 프로세스 전반에 걸쳐 투숙을 장려하고 더욱 원활한 커뮤니케이션을 유도하세요.

Key Metrics to Track

배달률, 오픈율, 평균 응답 시간과 더불어 첫 연락까지 걸리는 시간 및 늦은 응답 비율을 데이터 기반으로 살펴보세요. 채널 및 시장별 현황을 통해 게스트 참여도가 가장 높은 곳과 템플릿 수정이 필요한 곳을 파악할 수 있습니다. 미니 내보내기를 통해 속성 수준 패턴을 자세히 살펴보고 상황별로 두 가지 템플릿을 테스트한 다음 결과를 비교하여 더 빠르게 개선하세요. 98~99%의 배달률, 평균 첫 응답 15분 미만, 늦은 응답 5% 미만을 목표로 하세요. 템플릿이 게스트 만족도를 향상시킨 사례를 추적하고 향후 메시징에 5점 만점 기준으로 반영하세요. smartbnb를 통합하여 일관성과 관리 용이성을 유지하면서 속성을 확장하세요.

게스트 질문과 가장 강력하게 일치하는 템플릿을 강조 표시하여 집중력을 유지하는 데 도움이 되는 대시보드를 상상해 보세요. 더 명확하고 간결한 메시지를 위해 정기적으로 더 긴 메시지를 검토하고, 더 원활한 워크플로와 더 빠르고 데이터 기반 의사 결정을 유지하기 위해 시장 요구에 따라 조정하세요.

규정 준수 및 모범 사례

프로세스를 단순하게 유지하십시오. 모든 자동 메시지가 플랫폼 규칙, 개인 정보 보호 규범 및 현지 요구 사항에 부합하는지 확인하십시오. 채널별, 시장 맞춤형 체크리스트를 사용하여 어조, 시기 및 콘텐츠가 예상과 일치하는지 확인하십시오. 분기별로 소규모 감사를 실행하여 오래된 세부 정보와 게스트를 짜증나게 할 수 있는 심야 알림을 포착하십시오. 팀이 신속하게 배우고 적응할 수 있도록 예제가 포함된 변경 로그를 유지하고 작은 조정이 행동 및 게스트 편안함에 미치는 영향을 보여줍니다. 이 관행을 통해 일관되고 빠른 업데이트가 가능하며 시장 전반에 걸쳐 신뢰를 유지하면서 5성급 결과를 유지할 수 있습니다.