How to Switch Between Microsoft 365 Subscriptions – A Quick Guide

Choose a new plan now by auditing your dabonnement and user count, then select an autre subscription that covers core apps like Exchange Online, Teams, and OneDrive without paying for unused licenses.

In the Microsoft 365 admin center, review the informations about available subscriptions, seat limits, and billing cycles. Prepare a list of personnes affected and map each user to the target plan to simplify transferts of licenses. If in doubt, prenez a backup of critical data before proceeding.

Plan the change during a low-activity window to minimize downtime. If teams are traveling on vacances または voyages, schedule the switch for the weekend or after a backup is effectué. When ready, use the éditeur portal to initiate the switch and verify that all required licenses are ajusté.

Execute the change by moving users to the new plan with déplacez their licenses gradually if you have many personnes. After the switch, check access for each user, ensure famille members are covered (if you use family sharing) and confirm that the indiqué plan aligns with your budget. If you administrate a media library or dabonnement subscriptions, keep a log to help future transferts. The update naura measurable effects on monthly charges and seat counts.

Review the outcome in the admin center: confirm that the new dabonnement is active, the renewal date is indiqué, and that all data access remains intact. If anything misaligns, revert or adjust ajusté settings and inform the team and éditeur or account owner.

Identify current plan, users, and usage to determine switch needs

Begin by extracting the current plan, membres, and usage data from the Microsoft 365 admin center to prove the need to changer and plan the switch. Export the license inventory per user, list active personnes, and note the date of last activity for each membre.

Map usage across major services (Word, Teams, Outlook, SharePoint, OneDrive) and identify devices connectés travers sessions. Record licences per group, storage usage, and monthly active days. Mark which comptes are still basés sur l’activité récente and flag any that show a problè me of underutilization or overprovisioning.

Review tarif and offres tied to the current plan and compare with options that pourraient mieux couvrir besoins, whether pour une famille, une équipe ou des usages persos. Note where davantage seats, features, ou storage would bénificier, and identify any associés constraints ou fidelité clauses that may influence le choix.

Data to collect and align with needs

Capture: plan name, date of renewal, number of membres actifs, licsence distribution, services activés, and total storage used. Generate a concise word report to share with vos équipes et clients, and keep a dossier des chiffres à jour pour prouver le calcul du coût et du périmètre.

Document the usage patterns by famille et par personne: quels services sont privilégiés, quels thèmes de collaboration sont les plus fréquents, et quels utilisateurs nécessitent des permissions spécifiques. This aide you determine if un changement de tarif ou d’offre basées sur la fidelité ou des remises familiales est possible.

Decision points and steps to act

Si les données montrent une surcapacité, proposez une ajusté plan that oriente vers davantage de licences ou une offre adaptée à la taille de l’équipe. Comparez les offres basées sur le coût total et la valeur fonctionnelle, et vérifiez si le changement peut être effectué sans interruption des services.

Planifiez la transition autour des dates clées: date de bascule, périodes de facturation et communication aux personnes concernées. Ensure les membres savent comment accéder aux nouveaux services et que les configurations de sécurité restent conformes à la politique de l’entreprise. Cette étape peut améliorer l’aide et la facilité d’adoption, tout en prouvant que le switch répond aux besoins réels des utilisateurs et de la famille.

Compare target Microsoft 365 subscriptions suitable for EI and micro-enterprises

Recommendation: for most EI and micro-enterprises, start with Microsoft 365 Business Basic to cover email, calendar, Teams and OneDrive, then scale to Standard or Premium as your opération grows or your bureau needs increase. This plan keeps costs predictable and simplifies transferts when you onboard staff or add mobiles and devices.

Microsoft 365 Business Basic focuses on cloud services and collaboration, while Microsoft 365 Business Standard adds desktop apps for procréation, and Business Premium includes advanced security and device management. For a lean Office Apps-only approach, consider Apps for Business and pair it with a separate email solution. Dans tous les cas, regardez le cadre de sécurité et le nombre de points de terminaison que vous devez protéger, ainsi que les transferts de données entre vos outils professionnels et personnels.

Remarque: lors de la migration, planifiez quelques transferts et tests sur une page dédiée afin d’éviter les erreurs. Vérifiez les quotas de stockage, les photos et les documents personnels, puis définissez clairement ce qui doit rester strictly professionnel et séparé du personnel (personal) data. Les nombres d’utilisateurs (nombre) et les devices mobiles (mobiles) guideront votre choix de plan et vos coûts.

• Microsoft 365 Business Basic – CA: Exchange Online, Teams, OneDrive for Business, SharePoint; accès web et sur mobiles; idéal pour une opération légère et une communication fiable; proposés pour les petites équipes; coût mensuel d’environ 6 USD par utilisateur; transferts de fichiers sans frictions, avec sauvegarde sur le cloud. Copilot peut être ajouté comme option pour les rédacteurs et les présentations, selon le cadre du contrat.
• Microsoft 365 Business Standard – Ajoute les applications de bureau (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sur jusqu’à 5 appareils par utilisateur; stockage accru; utile pour les bureaux (bureau) et les équipes qui editent des documents en ligne et hors ligne; coût autour de 12–13 USD par utilisateur et par mois; points forts: meilleures capacités de collaboration et de productivité, avec call et réunion intégrés dans Teams; transferts et automatisations plus simples pour un flux opérationnel.
• Microsoft 365 Business Premium – Inclut les fonctionnalités avancées de sécurité et de gestion des appareils; idéal pour les micro-entreprises qui manipulent des données clients et des fichiers sensibles; coût autour de 20–22 USD par utilisateur et par mois; offre un cadre de conformité renforcé et des protections contre les ransomwares; copilot peut être disponible en option pour les équipes qui souhaitent des assistants IA dans les documents et les mails; adapté à une opération qui doit sécuriser les mobiles et les postes de travail.
• Microsoft 365 Apps for business – Focus sur les applications Office uniquement; utile lorsque vous gérez l’e-mail ailleurs et que vous avez besoin des apps Office sur PC et Mac; coût autour de 8 USD par utilisateur; utile si votre plan global inclut déjà Exchange/OneDrive via un autre contrat; plan à combiner selon vos besoins; photos et documents professionnels peuvent être gérés via OneDrive ou SharePoint dans l’écosystème.

1. Évaluez le nombre d’utilisateurs (nombre) et les besoins en mobilité (mobiles) pour déterminer le plan minimal qui couvre les outils de base
2. Comparez les coûts mensuels et les plafonds de stockage par utilisateur; prenez en compte les transferts et les éventuels ajouts (ajouter) d’utilisateurs ou d’applications
3. Vérifiez la compatibilité des postes de travail et des appareils mobiles; assurez-vous que le cadre et les politiques de sécurité répondent à vos exigences
4. Planifiez la migration: définissez une page dédiée (page) ou une réservation (réservations) pour la mise en place et les tests; identifiez les risques d’erreur (erreur) et les points critiques (points)
5. Positionnez Copilot comme option d’appoint lorsque vous avez des équipes qui rédigent et créent du contenu professionnel; ajoutez-le au bon moment dans le cycle d’opération (opération) pour optimiser le retour sur investissement

Pour le choix final, privilégiez un plan qui peut s’adapter à une évolution naturelle de votre bureau: commencez par Basic, puis ajoutez Standard ou Premium selon que vous augmentez le nombre d’utilisateurs, que vous avez besoin de photos et documents partagés, ou que vous devez renforcer la sécurité et la gestion des appareils. Si vous voulez une approche progressive, vous pouvez commencer par Basic et ajouter Apps for Business ou Standard lorsque vous en aurez besoin, tout en vérifiant les réservations et les transferts de données.

Check billing implications, proration, and cycles for EI transitions

Align the EI transition to the new cycle date to avoid overlap. Passez en revue the current licenses, count the membres and correspondants who will move, and confirm the nouvelle produit you intend to implement. Basculez licenses on the chosen date to simplify invoicing. Capture the lien to invoices and log details in the section Billing notes to keep the records accurate. Include references to cartes, photos, and autres data fields where relevant for your internal audit.

Practical steps for EI transitions

Map the switch to a single renewal date, then prepare the invoicing snapshot. Indicate the number of personnes affected, and assign the licences to the nouvelles entitlements. If a mid-cycle change is unavoidable, document the proration window and the expected total for the current period. Use the liaisons in your system to ensure the correspondants and assocés are updated, and verify all field values in the section indicated on the admin console before finalizing the move.

Billing, proration, and cycle checks

Prepare a data migration plan for mail, files, and collaboration data

Begin with a detailed inventory of mailboxes, files, and collaboration data; assign a single owner (titulaires) per data domain; create utiles checklists and set a migration window. Document the transferts between on-premises and cloud to the new tenant, and map each data type to its destination in Microsoft 365 (Exchange Online, OneDrive for Business, SharePoint, Teams). Keep a concise log of which comptes are affected, including client details, and the date for the cutover. Ensure you schedule a call with stakeholders to validate readiness and confirm the plan. If a feature gap exists, acheter the needed licenses from the éditeur to enable the required tools. Track any travers caused by permission changes and include a quick risk note for management.

Plan data mapping and permissions: define the fonction for each group, list which membres have access to each folder, and ensure the même level of access after migration. Use the éditeur of your migration tool to create a baseline mapping and document quels data types move via transferts, what date we expect to complete the lajout of new licenses if needed. Include apprenez-en links to the official docs for the client and the entreprises teams. Note the conditions around external sharing and retention, and check for anomalies such as voyagesamericanexpressfr in legacy data. Track dargent allocated to the project in your budget and log every confirmation step so the client can see progress.

フェーズと所有権

フェーズの概要：ディスカバリーと計画、準備、移行、検証、引き渡し。各フェーズについて、固定された期間を設定し、責任者と担当者を特定します。各タスクを誰が実行し、期待されるアウトプットは何かを記載したガバナンスドキュメントを作成します。クライアントと主要な連絡先に共有するためのクライアント向け概要を含め、本番稼働の条件が文書化され、承認されていることを確認します。マイルストーンと次のステップについて調整するための電話会議をスケジュールし、ブロッカーが発生した場合はチームに連絡してください。

バリデーションとリスク管理

受入基準を定義する: データ損失がないことを確認し、メールボックスの数が一致することを確認し、ドライブの使用量が期待どおりであることを確認し、権限が保持されていることを確認します。移行前のテストと移行後の監査を実行し、クライアントから確認を得て、移行後の電話をスケジュールして問題を解決します。問題が発生した場合は、すぐにサポートチームに連絡してください。タイムラインと問題を修正するために実行した手順を記録し、移行後の数日間に新しいデータをどのように処理するかを文書化してください。

Microsoft 365管理センターでスイッチを実行する：ステップバイステップのアクション

Microsoft 365 管理センターにサインインし、[課金] > [サブスクリプション] を開いて切り替えを開始します。現在のプランと移行先のプランを確認し、アップグレードまたはダウングレードに適用される条件を検討します。続行する前に、セキュリティと課金アクセスが確保されていることを確認し、管理センターの情報をご確認の上、切り替えに必要なすべての詳細を準備してください。問題が発生した場合は、ビロー・レイド・チャネルを使用して解決してください。

前提条件と考慮事項

サブスクリプションを変更するための管理者権限を持っていることを確認し、企業のニーズとすべてのメンバーのニーズに合わせて選択肢を調整してください。現在のライセンス、アカウント間の可能な譲渡、および登録されているカードまたは支払い方法の数に注意してください。席を追加する方法、各メンバーにライセンスを割り当てる方法、および確定する前に情報を確認する方法を検討してください。ガイダンスが必要な場合は、ドキュメントを参照し、先に進む前に問題を文書化してください。

Step-by-step actions

1. 管理センターで、[請求] > [サブスクリプション] に移動し、アクティブなサブスクリプションを選択して、[プランの変更] をクリックして切り替えを開始します。

2. ターゲットプランを選択し、機能を確認し、必要に応じて「席を追加」をクリックします。これにより、すべてのメンバーに対する新しいプランに合わせるために、アカウント間の転送がトリガーされる場合があります。

3. 既存のアカウントとメンバーにライセンスを割り当てる: 各メンバーを選択するか、グループを使用して新しいライセンスを適用し、情報が正しいことを確認します。

4. 支払い詳細の確認：支払い方法にアクセスし、登録されているカードを確認し、請求方法が切り替えをサポートしていることを確認します。確認後、次のステップに進みます。

5. スイッチを完了し、確認画面を確認します。情報の変更履歴を記録し、すべてのユーザーとそのオフィスへのアクセスを確認します。必要に応じて、必要なメンバーのために追加のライセンスを購入します。

スイッチ後にライセンスを再割り当てし、ユーザーアクセスを確認します

ライセンスを新しいプランに即座に合わせるには、エンタイトルメントの変更を実行します。影響を受けるユーザーと部門のアドレスを作成し、各ユーザーが必要なサービスにアクセスできることを確認するためのコントロールを設定します。上記のデータを管理センターで確認し、現在の使用状況と比較してギャップを見つけます。Officeアプリ、Exchange Online、SharePoint、Teams、およびcopilot（含まれている場合）などの製品に焦点を当てます。各局の人員に新しいライセンスが割り当てられていることを確認します。ギャップが存在する場合は、ライセンスを迅速に再割り当てし、これらの変更が会計とレポートにどのように影響するかを検討してください。

段階的なライセンス再配分

1. 新しいサブスクリプションのエンタイトルメントを監査し、部門と役割（部署、担当者）に基づいてユーザーグループにマッピングします。最近入社または役割を変更したユーザーを含めます。
2. 可能な場合は、一括割り当てを使用してライセンスを移動します。例外については、ライセンスを個別に移動し、各ユーザーが必要な製品にアクセスできることを確認してください。
3. 再割り当て後、上記のライセンス割り当てレポートを参照して、すべてのユーザーに必要な製品のアクティブなライセンスが表示されていること、および余分なものがないことを確認してください。
4. キャンパスやリモートワーカーのユーザーサンプルに対するアクセスをテストします。写真、Word、Outlook、OneDriveなどを開けることを確認してください。問題が発生した場合は、スクリーンショットを収集して問題を記録してください。
5. コスト追跡と会計に関するメモの変更を記録し、編集者およびITスタッフと簡単な確認を共有してください。チームリーダーの所在地を含め、新たな確認を確実に行ってください。

スイッチ後の検証と報告

1. さまざまなユーザーにサインインを促し、重要なアプリにアクセスさせます。アクセスエラーが発生した場合は直ちに報告し、ホットフィックスで解決してください。
2. 下記順で主要なサービス（Exchange、SharePoint、Teams、OneDrive）を確認し、外部アクセスが企業およびパートナー向けの新しいポリシーに準拠していることを確認してください。
3. 監査ログを参照して、ライセンスの割り当てが実際の使用状況を反映していることを確認します。レポートを確認し、会計の正確性について財務チームとクロスチェックしてください。
4. 変更点と問題発生時のサポートへの連絡方法をまとめた短い内部メモを管理者に公開します。上記のステップを参照し、新たな期待値を示してください。
5. 30日間の監視データを保持し、異常に対するアラートを設定します。異常が続く場合は、修正を開始し、それに応じて割り当てを調整します。

スイッチ後のアクセス、データ整合性、およびサービス継続性を検証する

スイッチ直後にすべての管理者とユーザーに対して迅速なアクセスチェックを行い、Exchange Online、Teams、SharePoint、OneDrive全体でのサインインを確認するためにMicrosoft 365管理センターに接続します。各アカウントに正しいプランが表示され、ライセンスが意図したグループにマップされていることを確認してください（doivent）。ログインに失敗した場合は、パスワードをリセットして再テストします。備考を添えてインシデントを文書化し、可能な場合は迅速な修正のために失敗の短いビデオをエディターと共有してください。MFAプロンプ​​トが常に表示され、すべてのユーザーが通常のワークステーションから接続されていることが確認できますか？一部の utilisateurs êtes が接続されていない場合は、リセットをトリガーして再度テストできます。これは影響を最小限に抑えるために営業時間外に行うことができます。監査とトレーサビリティのために、結果を chambre に収集して一元化することをお勧めします(Nous recommandons de collecter)。

データ整合性チェック：スイッチ前のベースラインに基づいて、メールボックス数、サイトコレクション、およびファイルメタデータを比較します。精度を確認するためにいくつかのサンプルを検証します。ソースデータへの既存のリンクとエディターの移行レポートを確認します。異常があれば備考を記録し、チームと調査結果を共有します。データに一貫性がないと思われる場合は、影響を受けるアイテムをレビューのために移動し、必要に応じて移行を再度実行します。提案された変更（proposés）が私たちによって精査され、監査に記録されていることを確認します。

サービスの継続性：スイッチ後に重要なサービスが引き続き利用可能であり、銀行またはその他の金融コネクタが引き続き機能することを確認します。権限を調整するために人員調整を適用し、追加のライセンスを購入する必要がある場合は、それらを購入して計画を更新します。SLAエンドポイントを監視し、備考付きで結果をログに記録して、忠誠心を維持します。既存のリンクを使用して利害関係者とインシデントレポートを共有し、その結果を運用チャネルに渡します。修正のために重要でないデータを移動する必要がある場合は、適切な承認を得て実行し、その証拠をチャンバーに保管してください。