宿泊施設で行われた予約の変更方法 – 簡単なステップバイステップガイド

Confirm the guest’s new dates in writing and update the booking within 24 hours. If youd see a mismatch, correct the guest name against the record and enter the changes into your PMS so all team members stay in sync. If the guest booked via aerlinguscom, pull the confirmation from that channel to verify details and avoid confusion.

Review your propertys cancellations policy and the price difference for the new dates. There are cases where a partial refund is appropriate. Make the revised total clear in the guest message, outlining what is refundable and what isn’t. The relevant terms should be based on the current rates for the stay, and reflect any non-refundable nights or advance payment conditions. Provide a straightforward comparison between the original total and the new total, including taxes and fees.

Check availability for the new dates using the calendar in your propertys management system, and confirm there is no conflict with other reservations for the location. If there is capacity, prepare an updated offer: consider an upgrade to a higher category at a fair price, or keep the same room if they prefer. Update the booking record to show the status as changed and mark the old reservation as modified where appropriate.

Communicate with the guest in a concise, friendly message. This approach supports understanding on both sides. Include the revised total, new check-in and check-out times, and how to enter the property. Provide the updated booking reference and instructions for accessing the location or keyless entry. Mention the cancellation window again if they need to revert the change, and invite any questions theyre ready to address. If the guest needs to adjust again, outline the simple steps they can follow to update the booking themselves or contact you for help.

After confirmation, coordinate with the cleaning team and the front desk to align on the new schedule. Document the change in your system and send a copy to the guest for their records. If the guest requests a refund or credit, process according to the propertys policy and report back with the outcome within 48 hours.

Identify the Booking You Need to Modify

Filter by location and check-in date to identify the booking you need to modify, and copy the original booking ID for quick reference.

Open the booking in your system and review the descriptions of the stay to see the difference between the original details and what you need to adjust, even minor tweaks still reflect the stay.

If multiple bookings match, use the update field to confirm which one you are editing and inform the guests. There is a clear path to avoid making edits to an unrelated reservation.

If you cant locate it, reach support and share the booking ID, location, and check-in information. There, your team can help verify the record and support making the update.

Where to look in your system

Log in to your system and use filters for location, check-in, and status. Compare the original lines against the current entries, and pull the notes from the guest profile to confirm the stay details.

What to collect before making changes

Gather the booking, guest names, and the exact check-in and check-out dates. Confirm the location and fares changes that may apply. Ensure you have descriptions of the stay and any special requests, so your update stays aligned with what the guests expect.

Review Policy on Changes, Cancellations, and Fees

Implement a 24-hour free-change window and label it with an orange badge on all booking confirmations and property pages; this upfront rule reduces back-and-forth through support and gives guests a clear expectation before they check-in.

What can be changed: dates, check-in times, and guest names. Changes up to the policy cutoff are approved automatically through the system; if a request falls outside the window, it routes to the approval queue for a human sign-off. Ensure updated details appear in all connected platforms so there isnt any mismatch at check-in.

Fees and refunds: show the exact fee or percentage before you process a change. A typical structure: changes within 24 hours of booking incur no fee; 2–7 days prior, 10–20% of the fare; within 24 hours, 50% of the fare; after check-in, the stay can be non-refundable or covered only by remaining nights. These figures vary by rate plan and property, so rely on your updated policy. Fares differ across rates; reflect the difference clearly in the final quote.

Refunds are generated to the original payment method when allowed by the fare. Processing typically takes 5–10 business days. If a guest used optional services, refunds apply to those items as well. On platforms with wallets, refunds may appear as a generated credit. Internal tracking uses a field named lingus to store the approver’s name and timestamp, which helps you show the exact approval path if a guest questions the decision. You can sign the record to confirm the action. If an exception is needed, support handles it per your policy and records the approval with the relevant names and dates.

Tips to implement: publish the policy in your portal and in the booking flow, include reminders at check-in, and link to the updated page. Keep it short, transparent, and easy to follow; with this approach, your team can handle changes quickly, and guests feel confident about their options. What matters is the follow-through and the clear sign that you support flexible, fair handling of changes and charges. The difference between a smooth change and a denied request often comes down to timing and the approval workflow.

Open the Booking in Your System and Prepare the Change

Open the booking in your system, locate the reservation by reference number or guest name, and confirm the current status before you adjust anything. Check the property address and the stay dates to ensure you are editing the correct record. Gather the participants list and current occupancy to map the impact of the change. Note the original book reference in the notes.

Review the Booking Details

1. Open the booking in your PMS or channel manager. Retrieve the reference number and guest name, then confirm the address, check-in and check-out dates, and the current occupancy.
2. Note the rooms and the cabin or room type booked, the number of rooms, and the total price before any changes. Verify the items mentioned in the request and any special needs from the guest or hosts.
3. Assess what needs to change: dates, room count, upgrade, or room type tweaks. If a voucher is involved, confirm its validity and any restrictions.
4. Cross-check availability across platforms, including bookingcom, to ensure the change will be reflected consistently.

Execute the Change and Notify

1. Enter the new details in the system: adjust dates within the stay window, update occupancy and the number of rooms, and select the upgrade if offered.
2. Review the updated prices, apply taxes and fees, and ensure the new total is clear to the client. Just update the pricing in the booking record so it does not surprise the participant.
3. Save the changes; once the update is made, verify that it appears in the booking timeline and that the status is updated to reflect the change.
4. Prepare the guest text and confirmation: include what changed, the new dates, the upgraded room if applicable, and the final price. If a voucher is used, attach or reference it and explain how it is redeemed.
5. Send the updated confirmation through the chosen channel, whether via the platform message system or email, and ensure they have access to the revised details.
6. 送信後、返信がないか監視し、必要に応じてゲスト、参加者、またはプラットフォームへのフォローアップを処理します。

日付、ゲスト、部屋タイプの変更：ステップバイステップ

管理パネルで予約を開き、「編集」をクリックして、まず日付を更新して新しい料金を確定します。滞在がヨーロッパであるか、地理的な税金が関係する場合は、保存する前にそれらの料金を反映させてください。日付を設定したら、同じ流れでゲスト数と部屋タイプを調整し、保存して更新された合計を確認してください。

日付と部屋タイプ

ステップ 1: チェックインとチェックアウトの日付を正確に変更します。ステップ 2: 正しい部屋タイプを選択し、朝食、駐車場、またはエキストラベッドなどの追加オプションを追加します。ステップ 3: 変更を保存し、新しい金額を確認します。ポリシーによっては、システムが修正された価格をすぐに表示することがあります。ゲストが支払う金額を確認し、更新された確認テキストを添付してください。割引がある場合は、割引とその合計金額への影響をメモしてください。

ゲスト、キャンセル、支払い

ステップ4：ゲストの名前と連絡先情報を更新します。ステップ5：キャンセルポリシーと、変更によって払い戻しが発生する場合はその払い戻しについて確認します。ステップ6：追加料金またはオプションのエクストラを含む、支払いのステータスを確認し、変更後の合計金額をゲストに伝えます。変更内容、新しい日付、および新しい確認番号を明確なテキストメッセージまたはメールで確認してください。ゲストが別の調整をリクエストした場合は、ポリシーに沿っている限り対応してください。次に確認すること：古い合計と新しい合計を比較し、確認ステータス（確認済みまたは未確定）を確認し、支払い期限または未払いの金額をメモします。LingusまたはAerlinguscomの旅程に接続された予約の場合は、まとめて提供される特典や条件を調整して、ゲストが単一の正確な概要を確認できるようにします。

変更後にエキストラはどうなるか：払い戻し、クレジット、または再割り当て

変更を確定した時点で、予約に関連する追加サービスを見直してください。駐車場、朝食、スパの利用、レイトチェックアウトなどの項目を確認し、各項目が払い戻し可能か、クレジット可能か、特定の部屋に紐付けられているかを確認します。システムで更新されたルールを確認してください。ポリシー条件の入手先はプロバイダーや地理的な場所によって異なるため、対応する条件を確認してから対応してください。

払い戻し： オプションで払い戻し可能な追加料金が予約されている場合、ゲストの元の支払い方法に全額払い戻しを処理します。アイテムが払い戻し不可の場合、有効期限が定義されたクレジットを提供するか、プロバイダーのルールに応じて、更新された予約にその金額を適用します。いずれにせよ、決定を文書化し、後で混乱を避けるために、ゲストの領収書に変更を反映します。

クレジット：払い戻しが不可能な場合は、エクストラの正味価値に相当するクレジットを発行してください。クレジットの有効期間、客室料金、税金、または付帯サービスに使用できるかどうか、および将来の滞在に移行できるかどうかを指定します。ゲストが更新された合計金額とクレジット参照を予約記録で確認できるようにして、透明性を確保します。

再割り当て：変更によりゲストが別の部屋または施設に移動する場合、追加サービスが予約に付随するか、元の手配のままになるかを判断します。一部のプロバイダーは朝食や駐車場などのアイテムを自動的に再割り当てしますが、ゲストの直接的な承認を必要とするプロバイダーもあります。再割り当てが許可されていない場合は、差額を補うために、別のクレジットまたは新しい予約に対する1回限りの調整を提供します。

コミュニケーションとタイミング：ゲストに速やかに、更新された予約確認書と、残っているもの、払い戻されたもの、およびクレジットされたものの明確な内訳とともに通知します。新しいニーズと使用制限を含めます。

ゲストに通知し、新しい確認書を送信

更新された日付と条件を確定したらすぐに、新しい確認書をゲストに送ってください。変更された宿泊人数、氏名、合計金額を記載し、以前の予約を参照して、ゲストが古い日付と新しい日付の違いを確認できるようにしてください。

新しい確認番号とアクセス方法をお知らせください。提供された情報を明確に添付し、2つの予約間で何が変更され、何が変わっていないかを明記してください。フライトが含まれる場合は、関連するフライトの詳細、時間、およびゲストが計画を立てるために利用できるものを追加してください。ゲストが一目で違いに気づくように、何が変更されたかを説明する行を含めてください。

緊急性を示すために、システム内でメッセージにオレンジ色のラベルを付けてください。メッセージには、各ゲストの名前、プロパティ名、新しい日付、および改訂された合計をリストする必要があります。複数のゲストがいる場合は、混乱を避けるために、各名前を個別に表示してください。

支払い手順を説明します。料金が今すぐ発生するのか、チェックイン時に発生するのか、また、必要な場合はどこで新しい支払い情報を入力するのかを説明します。変更がキャンセルではないことを明確にし、適用される料金 (返金可能かどうかを含む) を記述します。ゲストが再予約する必要がある場合は、新しい滞在を予約するためのリンクと、古い日付と新しい日付の間にどのようなオプションがあるかを提供します。

新しい予約確認書を保存し、受領確認をするようゲストに依頼します。24時間以内に返信がない場合は、フォローアップを行い、フォローアップ中に特別なリクエストがあれば記録しておきます。到着前に、すべての情報が正確であることを確認し、チェックイン時に何をすべきか（どこから入るか、どこでスタッフと会うかなど）をゲストに伝えます。