Come modificare una prenotazione effettuata presso la tua struttura - Una semplice guida passo passo

Confirm the guest’s new dates in writing and update the booking within 24 hours. If youd see a mismatch, correct the guest name against the record and enter the changes into your PMS so all team members stay in sync. If the guest booked via aerlinguscom, pull the confirmation from that channel to verify details and avoid confusion.

Review your propertys cancellations policy and the price difference for the new dates. There are cases where a partial refund is appropriate. Make the revised total clear in the guest message, outlining what is refundable and what isn’t. The relevant terms should be based on the current rates for the stay, and reflect any non-refundable nights or advance payment conditions. Provide a straightforward comparison between the original total and the new total, including taxes and fees.

Check availability for the new dates using the calendar in your propertys management system, and confirm there is no conflict with other reservations for the location. If there is capacity, prepare an updated offer: consider an upgrade to a higher category at a fair price, or keep the same room if they prefer. Update the booking record to show the status as changed and mark the old reservation as modified where appropriate.

Communicate with the guest in a concise, friendly message. This approach supports understanding on both sides. Include the revised total, new check-in and check-out times, and how to enter the property. Provide the updated booking reference and instructions for accessing the location or keyless entry. Mention the cancellation window again if they need to revert the change, and invite any questions theyre ready to address. If the guest needs to adjust again, outline the simple steps they can follow to update the booking themselves or contact you for help.

After confirmation, coordinate with the cleaning team and the front desk to align on the new schedule. Document the change in your system and send a copy to the guest for their records. If the guest requests a refund or credit, process according to the propertys policy and report back with the outcome within 48 hours.

Identify the Booking You Need to Modify

Filter by location and check-in date to identify the booking you need to modify, and copy the original booking ID for quick reference.

Open the booking in your system and review the descriptions of the stay to see the difference between the original details and what you need to adjust, even minor tweaks still reflect the stay.

If multiple bookings match, use the update field to confirm which one you are editing and inform the guests. There is a clear path to avoid making edits to an unrelated reservation.

If you cant locate it, reach support and share the booking ID, location, and check-in information. There, your team can help verify the record and support making the update.

Where to look in your system

Log in to your system and use filters for location, check-in, and status. Compare the original lines against the current entries, and pull the notes from the guest profile to confirm the stay details.

What to collect before making changes

Gather the booking, guest names, and the exact check-in and check-out dates. Confirm the location and fares changes that may apply. Ensure you have descriptions of the stay and any special requests, so your update stays aligned with what the guests expect.

Review Policy on Changes, Cancellations, and Fees

Implement a 24-hour free-change window and label it with an orange badge on all booking confirmations and property pages; this upfront rule reduces back-and-forth through support and gives guests a clear expectation before they check-in.

What can be changed: dates, check-in times, and guest names. Changes up to the policy cutoff are approved automatically through the system; if a request falls outside the window, it routes to the approval queue for a human sign-off. Ensure updated details appear in all connected platforms so there isnt any mismatch at check-in.

Fees and refunds: show the exact fee or percentage before you process a change. A typical structure: changes within 24 hours of booking incur no fee; 2–7 days prior, 10–20% of the fare; within 24 hours, 50% of the fare; after check-in, the stay can be non-refundable or covered only by remaining nights. These figures vary by rate plan and property, so rely on your updated policy. Fares differ across rates; reflect the difference clearly in the final quote.

Refunds are generated to the original payment method when allowed by the fare. Processing typically takes 5–10 business days. If a guest used optional services, refunds apply to those items as well. On platforms with wallets, refunds may appear as a generated credit. Internal tracking uses a field named lingus to store the approver’s name and timestamp, which helps you show the exact approval path if a guest questions the decision. You can sign the record to confirm the action. If an exception is needed, support handles it per your policy and records the approval with the relevant names and dates.

Tips to implement: publish the policy in your portal and in the booking flow, include reminders at check-in, and link to the updated page. Keep it short, transparent, and easy to follow; with this approach, your team can handle changes quickly, and guests feel confident about their options. What matters is the follow-through and the clear sign that you support flexible, fair handling of changes and charges. The difference between a smooth change and a denied request often comes down to timing and the approval workflow.

Open the Booking in Your System and Prepare the Change

Open the booking in your system, locate the reservation by reference number or guest name, and confirm the current status before you adjust anything. Check the property address and the stay dates to ensure you are editing the correct record. Gather the participants list and current occupancy to map the impact of the change. Note the original book reference in the notes.

Review the Booking Details

1. Open the booking in your PMS or channel manager. Retrieve the reference number and guest name, then confirm the address, check-in and check-out dates, and the current occupancy.
2. Note the rooms and the cabin or room type booked, the number of rooms, and the total price before any changes. Verify the items mentioned in the request and any special needs from the guest or hosts.
3. Assess what needs to change: dates, room count, upgrade, or room type tweaks. If a voucher is involved, confirm its validity and any restrictions.
4. Cross-check availability across platforms, including bookingcom, to ensure the change will be reflected consistently.

Execute the Change and Notify

1. Enter the new details in the system: adjust dates within the stay window, update occupancy and the number of rooms, and select the upgrade if offered.
2. Review the updated prices, apply taxes and fees, and ensure the new total is clear to the client. Just update the pricing in the booking record so it does not surprise the participant.
3. Save the changes; once the update is made, verify that it appears in the booking timeline and that the status is updated to reflect the change.
4. Prepare the guest text and confirmation: include what changed, the new dates, the upgraded room if applicable, and the final price. If a voucher is used, attach or reference it and explain how it is redeemed.
5. Send the updated confirmation through the chosen channel, whether via the platform message system or email, and ensure they have access to the revised details.
6. Dopo l'invio, monitora eventuali risposte e gestisci i follow-up con l'ospite, i partecipanti o la piattaforma, se necessario.

Modifica date, ospiti e tipo di camera: guida passo passo

Apri la prenotazione nel pannello di amministrazione, fai clic su Modifica e aggiorna prima le date per bloccare la nuova tariffa. Se il soggiorno è in Europa o comporta imposte geografiche, rifletti tali addebiti prima di salvare. Dopo aver impostato le date, regola il numero di ospiti e il tipo di camera nella stessa schermata, quindi salva e rivedi il totale aggiornato.

Date e Tipo di Stanza

Passo 1: Modificare con precisione le date di check-in e check-out. Passo 2: Scegliere la tipologia di camera corretta e aggiungere extra come colazione, parcheggio o un letto supplementare. Passo 3: Salvare le modifiche e verificare il nuovo importo. A seconda della politica, il sistema potrebbe visualizzare immediatamente il prezzo aggiornato; confermare con l'ospite l'importo che pagherà e allegare il testo di conferma aggiornato. Se è dovuto uno sconto, annotare l'eventuale sconto e il suo effetto sul totale.

Ospiti, Cancellazioni e Pagamenti

Passo 4: aggiorna i nomi degli ospiti e le informazioni di contatto. Passo 5: rivedi la politica di cancellazione ed eventuali rimborsi se le modifiche li attivano. Passo 6: controlla lo stato dei pagamenti, inclusi eventuali costi aggiuntivi o extra opzionali, e comunica il nuovo totale all'ospite. Utilizza un SMS o un'e-mail chiari per confermare cosa è cambiato, le nuove date e il nuovo numero di conferma. Se l'ospite richiede un'altra modifica, acconsenti purché sia in linea con la tua politica. Ecco cosa controllare dopo: confronta i vecchi e i nuovi totali, verifica lo stato della conferma (confermata o aperta) e annota eventuali pagamenti dovuti o aperti. Per le prenotazioni collegate a itinerari lingus o aerlinguscom, coordina eventuali extra o termini inclusi in modo che gli ospiti vedano un riepilogo unico e accurato.

Cosa succede agli extra dopo una modifica: rimborsi, crediti o riassegnazioni

Controlla gli extra legati alla prenotazione nel momento in cui confermi una modifica. Individua elementi come parcheggio, colazione, accesso alla spa o late check-out e verifica se ogni elemento è rimborsabile, accreditabile o legato a una specifica camera. Controlla le regole aggiornate nel tuo sistema; la risorsa per i termini della politica varia in base al fornitore e alla posizione geografica, quindi conferma i termini applicabili prima di agire.

Rimborsi: se un extra è stato prenotato con un'opzione rimborsabile, elaborare un rimborso completo al metodo di pagamento originale dell'ospite. Se l'articolo non è rimborsabile, offrire un credito con una scadenza definita, oppure applicare il valore alla prenotazione aggiornata, a seconda delle regole del fornitore. In ogni caso, documentare la decisione e riflettere la modifica sulla ricevuta dell'ospite per evitare confusione in seguito.

Crediti: Quando i rimborsi non sono possibili, emetti crediti pari al valore netto degli extra. Specifica il periodo di validità del credito, se può essere utilizzato per le tariffe delle camere, le tasse o i servizi accessori e se è trasferibile a soggiorni futuri. Assicurati che l'ospite visualizzi il totale aggiornato e il riferimento del credito nella registrazione della prenotazione per trasparenza.

Riassegnazione: se la modifica sposta l'ospite in un'altra stanza o struttura, determinare se gli extra seguono la prenotazione o rimangono con l'accordo originale. Alcuni fornitori riassegnano automaticamente elementi come la colazione o il parcheggio; altri richiedono l'approvazione diretta dell'ospite. Se la riassegnazione non è consentita, offrire un credito separato o una rettifica una tantum alla nuova prenotazione per coprire la differenza.

Comunicazione e tempistiche: notificare tempestivamente all'ospite una conferma di prenotazione aggiornata e una chiara ripartizione di ciò che rimane, ciò che è stato rimborsato e ciò che è stato accreditato. Includere le nuove esigenze e gli eventuali limiti di utilizzo. Il

Notifica l'ospite e invia una nuova conferma

Invia immediatamente all'ospite una nuova conferma dopo aver finalizzato le date e i termini aggiornati. Includi l'occupazione, i nomi e l'importo totale rivisti e fai riferimento alla prenotazione precedente in modo che l'ospite possa vedere la differenza tra le date vecchie e nuove.

Fornisci il nuovo numero di conferma e le istruzioni per l'accesso. Allega chiaramente le informazioni fornite ed evidenzia cosa è cambiato tra le due prenotazioni e cosa è rimasto invariato. Se sono coinvolti voli, aggiungi tutti i dettagli rilevanti del volo, gli orari e ciò che è ancora disponibile per la pianificazione dell'ospite. Includi una riga che indichi cosa è cambiato in modo che l'ospite veda la differenza a colpo d'occhio.

Contrassegna il messaggio con un'etichetta arancione nel tuo sistema per segnalare l'urgenza. Il messaggio deve elencare il nome di ogni ospite, il nome della proprietà, le nuove date e il totale rivisto. Se ci sono più ospiti, presenta ogni nome separatamente per evitare confusione.

Spiegare i passaggi di pagamento: specificare se un importo è dovuto ora o al check-in e dove inserire i nuovi dettagli di pagamento, se necessario. Chiarire che la modifica non è una cancellazione e indicare eventuali addebiti applicati, precisando se sono rimborsabili. Se un ospite deve riprenotare, fornire un link per prenotare il nuovo soggiorno e quali opzioni esistono tra le date precedenti e quelle nuove.

Chiedi all'ospite di salvare la nuova conferma e di confermare la ricezione. In caso di mancata risposta, effettua un follow-up entro 24 ore e annota eventuali richieste speciali durante il follow-up. Prima dell'arrivo, assicurati che tutte le informazioni siano accurate e indica all'ospite cosa fare durante il check-in, ad esempio dove entrare e dove incontrare il personale.