12 Modelli Gratuiti per Messaggi Airbnb Automatizzati agli Ospiti – 4 Testi Essenziali da Programmare nel 2025

Schedule four core messages today to guide guests from first inquiry to checkout. A human touch builds trust, protects your reputation, and reduces back-and-forth by a meaningful margin–time you can reinvest in cleaning, rest, or improving your listing. Use a intelligente workflow with your tools to trigger messages at the right moments, including pre-arrival, arrival, mid-stay, and post-stay communications. This approach keeps guests informed, and it helps you show thanks and resolve small issues effortlessly.

Four core templates to schedule in 2025 target the guest journey: Pre-arrival welcome, check-in e parcheggio instructions, mid-stay issue resolution, and post-stay appreciation. Each template uses a simple structure: greeting, concrete details, action steps, and an invitation to reply. With parcheggio details, cleaning windows and timelines, and breezeway access tips, you minimize confusion. The messages stay concise, with a tone that is warm but intelligente, and you can tailor them per listing and guest profile, keeping balance between autonomy and personal touch.

To maximize impact, pair each template with a quick action plan and a tiny little checklist: confirm guest name, property access, and expected arrival window; provide a cleaning schedule; remind about parcheggio and buffers for late arrivals; and offer a simple path to resolve issues by replying. The process takes time but saves many back-and-forth messages, improving your reputation and converting passive inquiries into bookings.

With these four templates in place, you gain a balance of control and responsiveness. The tools you use should support scheduling, not complicate your workflow. If you keep a friendly language and a consistent tone, guests will feel guided rather than interrogated, which takes less effort to maintain and truly improves guest satisfaction.

Thanks for reading. This approach is designed to be effortless to implement and scalable across listing sizes, from a single family home to a multi-unit property. If you want to tune the templates to your locale, supply chain for cleaning teams, and onsite parcheggio constraints, you can build a small breezeway flow inside your host dashboard to keep guests informed and reduce wait times.

12 Free Templates for Automated Airbnb Messages to Guests – 4 Core Texts to Schedule in 2025; How Can I Automate My Airbnb Management

Start with four core texts to schedule now and push them automatically across your system to access guest conversations quickly. whether you manage one airbnbs or multiple listings, these messages will scale, reduce errors, and boost profitability while keeping your communication professional and friendly here.

4 Core Texts to Schedule in 2025

Pre-arrival Access and Instructions: send a concise pre-arrival message that lists access details, codes, parking directions, and a quick checklists to confirm essentials before arrival.

Arrival and Check-in Guide: on the day guests arrive, share quick, step-by-step self-check-in, wifi details, appliance basics, and contactless options.

During Stay Support and Handling: invite guests to reach out for requests, provide clear handling steps, and reference Breezeway or Hostaway for issues; keep response times short to maintain efficiency.

Check-out and Feedback: clarify checkout time, return keys, parking, and request feedback to protect your reputation and guide future pricing decisions.

12 Free Templates for Automated Airbnb Messages to Guests

These templates help you handle access quickly, keep a clean market image, and protect your profitability. they reduce errors across multiple airbnbs, acknowledge guest needs, and let you automate reminders that guests appreciate. youve got a reliable flow for parking, codes, and checklists, all hosted in a single, professionally branded system–whether you’re using amazon or a similar toolkit–to maintain efficiency and bolster your reputation.

Catalog of 12 Templates by Guest Journey Stage

Recommendation: Start with Template 3 to reduce sending time-consuming questions and improve efficiency.

Pre-stay & Arrival

Template 1 – Pre-stay: Send a warm confirmation with check-in window, parking info, and essential details to prevent back-and-forth and reduce errors.

Template 2 – Pre-stay: Provide precise directions, access codes, and recommended arrival times so guests arrive smoothly and you minimize time spent on entry.

Template 3 – Pre-stay: Frequently asked questions overview addressing the most common inquiries, with concise answers and a quick link to support across platforms, to cut repeated messages and boost efficiency.

Template 4 – Pre-stay: Example arrival plan for the area, including transit options, nearby services, and a simple map to set expectations before stay.

Template 5 – Pre-stay: Payment and access details, including door codes, Wi-Fi login, and a quick note on any service procedures to prevent delays and make arrivals smoother.

Template 6 – Pre-stay: Clear check-in procedures and a link to the full house manual, so guests feel prepared and time spent asking questions drops.

During stay & Post-stay

Template 7 – During stay: Quick requests for towels, extra amenities, or equipment through a single channel, with a standard step-by-step response to speed tasks.

Template 8 – During stay: One-page house manual recapped with essential safety tips, appliance basics, and how to contact services when things misbehave, reducing time spent searching.

Template 9 – Post-stay: Thank-you note with a giving gesture and a link to a short survey to collect feedback, helping you grow satisfaction and improves guests’ experience for future stays.

Template 10 – Post-stay: Local recommendations and exclusive offers for future stays, showing appreciation and encouraging most guests to return.

Template 11 – Post-stay: Alternative check-out options and late-check-out availability, with clear instructions to optimize the final moment and avoid delays.

Template 12 – Post-stay: Safety and contingency: step-by-step emergency contacts, safety tips, and next steps to reduce errors and reassure guests if something unexpected occurs.

Core Text 1: Booking Confirmation – Copy, Timing, and Triggers

Send Booking Confirmation within minutes of reservation. Use a concise, friendly copy that confirms guest name, stay dates, nightly rate, total amount, payment status, and the host contact channel. This minimizes time-consuming back-and-forth and ensures guests feel supported from the moment they book. Include a clear call to action and invite them to reply with any questions.

Copy Guidelines

Structure matters. Start with a warm greeting, followed by a quick summary of the booking, then the next steps and a mini reminder about essential details such as check-in time, wifi access, heating, and house rules. A key point is to present one clear call to action. Keep sentences short and actionable; this approach will improve clarity and will strengthen the guest experience. Include a line that signals you will reply promptly if they reach out.

Timing and Triggers

Set triggers for key moments: booking confirmed, payment processed, 7 days before arrival, 24 hours before, and 2 hours before check-in. Each message should be delivered through the guest’s preferred channel and adapt to their time zone. This strategy enables you to scale communications across multiple listings on airbnb and ensure consistency. These aspects reduce back-and-forth and create an extremely smooth arrival. This approach provides a practical solution to common questions and keeps guests informed. Also include check-in instructions, parking, and access details in the relevant messages. If available, add a note about heating and wifi to prevent last-minute questions.

Core Text 2: Pre-Arrival Check-In Details – Copy, Timing, and Triggers

Send a concise pre-arrival checklist 48 hours before check-in, with entry method, wifi details, parking, and house rules to start conversations seamlessly and cut back-and-forth. Whether guests arrive by car or rideshare, study of aspects in the arrival flow shows this approach reduces repetitive questions, helps you select the right timing, saves time, boosting earnings and easing work for your team, and creates new ways to support guests.

1. Copy
   • Goal: deliver three tight blocks: greeting, access, and support; keep language clear and actionable.
   • Campioni:
     • Sample A: “Hi [Guest], your stay at [Property] begins on [Date]. For a smooth, contactless check-in, use the entry method [Code/Smart Lock]. wifi: [SSID] / [Password]. Parking: [Location]. Check-outs: [Time]. If you have questions, answers are ready–reply here or in the app.”
     • Sample B: “If youre arriving by car, outside gate access is via code [Code]. Doors open at [Time]. Reminders will arrive 24 hours before arrival. For help, tap Reply in the app or contact us.”
2. Timing
   • First message: 48 hours before check-in with key details.
   • Reminder: 24 hours before arrival to confirm updates and wifi status.
   • Final nudge: 2–3 hours before check-in with entry links and any last-minute changes.
   • Tips: select a timing profile in your system to keep messages aligned with local time and arrival windows.
3. Triggers
   • Booking confirmed: send Copy and initial details automatically via ai-powered tools or apps.
   • Travel date changes: resend updated details; offer new times and parking if needed.
   • Time-zone differences or late-night arrivals: adjust the timing and language to be clear and friendly.
   • Check-ins: use contactless flow to simplify conversations and provide clear wifi details; if guests need a quick reply, offer answers and keep the conversation moving.

Core Text 3: Arrival Welcome and House Guide – Copy, Timing, and Triggers

Recommendation: Use a three-part sequence that delivers a warm Arrival Welcome, a practical House Guide with checklists, and precise Entry Details, all designed to be effortless for guests and profitable for hosts. Schedule the welcome and guide 24 hours before check-in, and place the final access details 60–90 minutes before arrival. Add a light post-arrival update to confirm everything went smoothly and surface any quick needs, a short course of guest onboarding you can reuse across listings. Imagine guests facing a smooth arrival with clear directions and friendly support.

• Templates
  1. Arrival Welcome (two tone options):
     • Option A (for fullhome): “Welcome to {fullhome}! We’re thrilled you’re here. Your stay starts now. To help you face a smooth arrival, here are the basics: check-in window, address, contact. The House Guide below outlines the layout and must-know features. If you face any issue, reply here–we love helping guests feel at home.”
     • Option B (short-term): “Welcome to {fullhome}! Your stay begins now. Check the House Guide for basics: Wi‑Fi, thermostat, trash, and contact. Need a hand? Reply to this message.”
  2. House Guide Overview with checklists – the heart of clarity:
     • Entry essentials: door code, lock instructions, and check-in window.
     • House basics: Wi‑Fi name and password, temperature tips, lights, and safety devices.
     • Facilities overview: kitchen, laundry, and parking details.
     • An addition: adding quick tips and resources, local tips, emergency contacts, accessibility notes, and house rules in a simple checklists format.
  3. Entry Details and Troubleshooting:
     • Door code: {code} and steps to open.
     • What to do if code doesn’t work: contact number and response time.
     • Late check-in guidance and any pet or accessibility notes, if applicable.
• Timing and Triggers
  1. Trigger 1: Booking confirmation – send Arrival Welcome within 1 hour after booking to set expectations and surface basics.
  2. Trigger 2: 24 hours before check-in – send House Guide with checklists and details about the fullhome layout, parking, and amenities.
  3. Trigger 3: 60–90 minutes before check-in – send Entry Details with the door code, check-in instructions, and any access notes.
  4. Trigger 4: 24 hours after arrival – send a short post-arrival note asking for feedback and offering help with anything further.
• Efficienza e redditività

  Automatizza questa sequenza per ridurre il carico di lavoro manuale, aumentando l'efficienza e il risparmio di denaro. Il tono coerente riduce la confusione degli ospiti, aumentando le recensioni e la redditività attraverso prenotazioni ripetute. Per soggiorni di breve durata, questa configurazione aumenta l'efficienza e la redditività, e puoi riutilizzare il tutorial tra gli annunci. Immagina l'aggiunta di un aggiornamento, che mantenga aggiornate le basi, con spazio per ulteriori dettagli e funzionalità che migliorino la redditività.

Testo principale 4: Ringraziamento post-acquisto e promemoria recensione - Copia, tempistica e trigger

Implementa un flusso in due fasi: un ringraziamento post-checkout accogliente entro 6 ore che si rivolga all'ospite per nome e confermi i dettagli post-soggiorno, inclusi i passaggi per il check-out, le serrature delle porte e la restituzione delle chiavi; e un promemoria per la recensione 24-72 ore dopo il check-out. Usa un linguaggio personalizzato che corrisponda ai tuoi annunci e alle tue operazioni e mantieni un tono cordiale per alleviare l'energia dell'ospite dopo il soggiorno. Se usi guesty o strumenti simili, adatta la cadenza per ogni annuncio e lascia che il sistema gestisca la maggior parte della comunicazione, mentre il tuo staff può intervenire manualmente per casi speciali quando a volte è necessario un tocco personale per risolvere i problemi. Questo processo fornisce un mezzo per affrontare rapidamente i problemi.

Messaggio di ringraziamento post-checkout – versione breve: "Ciao {name}, grazie per aver soggiornato presso {listing}. Speriamo che la visita ti sia piaciuta. Il nostro team è a tua disposizione se hai bisogno di qualcosa dopo il check-out. Sei pregato di rispondere a questo messaggio e confermare se hai riscontrato problemi."

Ringraziamento post-checkout – versione estesa: "Ciao {name}, ci è piaciuto ospitarti presso {listing}. Se qualcosa non ha soddisfatto le tue aspettative, rispondi qui in modo che possiamo affrontare e risolvere il problema. Per eventuali tocchi speciali che hai apprezzato, dicci cosa ti è piaciuto di più, in modo da poter sfruttare quei piccoli tocchi nei futuri soggiorni."

Promemoria recensione – copia: “Ciao {name}, se hai un momento, condividi una rapida recensione del tuo soggiorno presso {listing}. Il tuo feedback supporta le nostre attività e aiuta i futuri ospiti. Nello specifico, una breve nota su cosa è andato bene e cosa potrebbe essere migliorato ci aiuta a risolvere rapidamente le criticità. Puoi confermare di aver lasciato una recensione rispondendo qui.”

Automazione e trigger: imposta un trigger basato sul checkout per inviare il ringraziamento entro 6 ore, seguito da un promemoria per la recensione dopo 24–72 ore. In caso di mancata risposta, invia un secondo sollecito dopo 96 ore e, se l'ospite segnala un problema, passa all'assistenza manuale da parte del team notturno. Utilizza i chatbot per gli invii iniziali, ma passa ad agenti umani per i casi speciali; memorizza i risultati nei tuoi strumenti e negli elenchi in modo da poter gestire i passaggi successivi. Evita orari di disturbo non inviando a tarda notte e offrendo una semplice opzione di rinuncia; fornisci un mezzo per confermare o riconoscere la ricezione. Mantieni la cadenza a breve termine per evitare affaticamento e includi un chiaro link alla recensione sul tuo sito web o nell'app di prenotazione per semplificare l'azione.

Flusso di lavoro di automazione: Pianificazione di modelli su diverse piattaforme

Adotta un flusso di lavoro di pianificazione centralizzato che invia gli stessi modelli a tutte le piattaforme da un unico editor. Questa ottimizzazione riduce l'errore umano e mantiene le operazioni conformi su Airbnb, Booking e VRBO. Assicura che ogni ospite riceva messaggi di promemoria tempestivi e riduce le domande e risposte. Pianifica l'invio dei messaggi durante orari ragionevoli per proteggere il sonno, utilizzando l'ora locale. La facile configurazione supporta il mantenimento di un contatto coerente in tutta l'area in cui operi, sia che l'ospite sia a casa o in viaggio. Condividi i risultati con manager e fornitori per tenere i manager al corrente dei cambiamenti e accelerare la gestione delle richieste, molto altro ancora in arrivo con il mutare delle condizioni del mercato.

Struttura del template

I blocchi base includono: riga introduttiva, indicazioni per la proprietà, dettagli del check-in, tocco personale per l'ospite e istruzioni per il check-out. Ogni blocco utilizza segnaposto per il nome dell'ospite, l'ora del check-in e la descrizione della casa, oltre a un promemoria per lasciare un feedback. Allega una breve call-to-action per condividere i dettagli chiave con il team di host. Includi una nota conforme sulle regole della casa e le indicazioni per l'accesso. Mantieni un tocco personale coerente con l'ospite su tutti i canali.

Implementation Steps

1. Mappare i trigger per piattaforma e orario: 72 ore prima dell'arrivo, 24 ore prima, il giorno dell'arrivo e dopo il checkout. Collegare ogni trigger a una versione della piattaforma preservando il contenuto principale in modo che la qualità rimanga alta senza sforzi di duplicazione.

2. Configura la distribuzione multipiattaforma nel tuo channel manager o PMS in modo che un singolo aggiornamento venga inviato ad Airbnb, Booking, VRBO e qualsiasi OTA. Ciò riduce il tocco manuale, evita ritardi e semplifica l'organizzazione delle richieste.

3. Esegui un test con un piccolo lotto di annunci. Rileva i guasti, regola le finestre temporali per rispettare il sonno degli ospiti e verifica che i promemoria raggiungano l'ospite giusto al momento giusto. Assicurati che i fornitori ricevano eventuali escalation in modo tempestivo.

4. Rivedere i risultati con i manager settimanalmente. Condividere le metriche sui tempi di risposta, le richieste gestite, il tempo risparmiato per ogni annuncio. Utilizzare il feedback per affinare la formulazione, aggiungere dettagli specifici del mercato e mantenere i messaggi allineati con le regole e le indicazioni della casa.

Monitora le prestazioni e garantisci la conformità dei messaggi automatizzati

Imposta una dashboard live che tenga traccia del successo della consegna, dei tempi di prima risposta e della conformità a livello di canale, consentendo rapidi adattamenti e mantenendo gli ospiti informati con facilità. Apprendi le basi con esempi reali di come i modelli influenzano il comportamento degli ospiti nei vari mercati e canali. Crea messaggi su misura, più brevi per conferme rapide e più lunghi per dettagli importanti, per incoraggiare la permanenza e una comunicazione più fluida durante tutto il processo.

Key Metrics to Track

Mantieni una visione basata sui dati di delivery rate, open rate e tempo medio di risposta, oltre al tempo al primo contatto e alla quota di risposte in ritardo. La visualizzazione per canale e mercato mostra dove gli ospiti interagiscono di più e dove i modelli necessitano di modifiche. Utilizza mini-esportazioni per approfondire i modelli a livello di proprietà e testare due modelli per situazione, quindi confronta i risultati per miglioramenti più rapidi. Punta a un delivery rate del 98–99%, un tempo medio di prima risposta inferiore a 15 minuti e risposte in ritardo inferiori al 5%. Tieni traccia degli esempi in cui i modelli hanno migliorato la soddisfazione degli ospiti e traducilo in punti a 5 stelle per la messaggistica futura. Integra smartbnb per scalare tra le proprietà mantenendo coerenza e facilità di gestione.

Immagina una dashboard che evidenzi quali template mostrano il maggiore allineamento con le domande degli ospiti, aiutandoti a mantenere la concentrazione. Rivedi regolarmente i messaggi più lunghi per garantire chiarezza e brevità e adatta in base alle esigenze del mercato per mantenere un flusso di lavoro più fluido e decisioni più rapide e basate sui dati.

Conformità e migliori pratiche

Mantieni il processo semplice: verifica ogni messaggio automatizzato rispetto alle regole della piattaforma, alle norme sulla privacy e ai requisiti locali. Utilizza una checklist specifica per il canale e personalizzata per il mercato per garantire che tono, tempistica e contenuto rimangano allineati con le aspettative. Esegui mini-audit trimestrali per individuare dettagli obsoleti e promemoria a tarda notte che potrebbero irritare gli ospiti. Mantieni un changelog con esempi in modo che il team possa imparare e adattarsi rapidamente, e mostra come piccoli aggiustamenti influenzano il comportamento e il comfort degli ospiti. Questa pratica consente aggiornamenti coerenti e rapidi e sostiene risultati a 5 stelle, supportando al contempo il mantenimento della fiducia nel tuo mercato.