Hogyan kezeljük a lemondásokat és a vendégek lemondási kérelmeit

You must publish a two-hour response window and a clear cancellation policy for every booking. When a guest requests cancellation, acknowledge receipt within the same window and present options using a concise template. Ensure coordination between the front desk, reservations, and finance teams so messaging stays consistent across channels.

Offer a choice between refundable and nonrefundable options, with refunded amounts calculated by the terms you have stipulated. If cancellation happens over 48 hours before check-in, provide an 80% refund; within 48 hours, 50%; penalties may apply after that. These values were chosen to be fair and align with policy. Display these values clearly on the booking page, invoice, and email confirmations to avoid disputes. Include any taxes and fees as part of the refund calculation to ensure accuracy.

Track cancellations in emds to flag patterns and adjust capacity, flex pricing, and the booking window for revised inventory. When a multi-night stay cancels, recalculate per-night refunds and revise the itinerary accordingly. For guests from jakarta vagy seoul, account for local taxes and service charges; coordinate with the team to reflect current regulations and notify guests about any taxes or fees.

Offer the third-party option when dates clash, and propose the desired alternatives such as new dates or different room types. If youd prefer a more proactive path, use a standard template to register cancellation reasons and push for coordination with the team. When guests request an extended window to reschedule, provide a flexible date range and outline any taxes that apply.

Consolidate these steps into a short, accessible guide for your team. Schedule monthly reviews of cancellation data, update the policy, and keep the team aligned on coordination, refunds, and tax implications to minimize disruption and protect revenue.

Identify applicable AerClub cancellation rules for reward flights

Read the AerClub rewards table first to identify country-specific cancellation rules for your reward flight. These rules are determined by country and region, so in europe you must review the terms by city and the scheduled itinerary. Back here, the rules apply to guests and members alike. If you book using cards, confirm whether card terms affect cancellation. These steps keep you sure about getting the right outcome.

Cancellation outcomes depend on the award type and the city or country you fly to; some rewards are partially refundable; others are nonrefundable.

When you cancel, the processed refund time depends on the carrier; credits post to your account after processing. If seating was issued, the seating may be released back to inventory, and you can select a different option while the booking remains scheduled.

Practical steps

Step 1: Open your AerClub dashboard, read the rewards table, and review the related terms for the country of booking before any cancellation.

Step 2: Verify the city pair and whether the itinerary is one-way; rules depend on the schedule and whether the award is domestic or international in europe or other regions.

Step 3: Confirm eligibility based on the cards used to book; using cards from your account or a guest booking can affect penalties.

Step 4: If the rule allows, decide whether to take a refund or a credit; note that these options are related to the award type and can be partial, then proceed in the account and check the processed status for your records.

Cancel a reward booking online: step-by-step guide

First, log in to your rewards account and locate the booking there to start the cancellation online.

Step 1: Find the booking and start online cancellation

There, confirm whether the award is one-way or multi-city and review each leg. For international itineraries, there are restrictions that may apply to canceling the award. Check the usage of miles and any prepayment tied to taxes or fees; if prepayment was completed, those amounts may be refunded separately. If the status shows refunded, youre ready to proceed or contact support for confirmation. If the online option is unavailable, call the carrier during the normal hours to request a cancellation or to reissue for a different date or stop-over, then continue with the new plan.

Step 2: Review refunds, waivers, and post-cancellation options

Submitting the cancellation will show whether the refund is eligible and whether it’s partial or full. There were cases where refunds were delayed, so track the status in the portal. In many programs, taxes and fees refund automatically, while the miles portion may be partially re-credited or forfeited depending on policy. If you want to change instead of cancel, choose change and pick a new date; waivers of change fees are sometimes granted in special cases. If you used paypals for the payment of incidental charges, refunds may be issued back to that method; otherwise refunds go to the original method. Refund processing times vary; you can expect a notice within hours to a few business days. For destinations like Seoul with an international carrier and a stop-over in Europe, track segment-by-segment rules. If bags were paid separately or if bag charges apply, check the refund if applicable. The program commenced under the current rules, so always review the latest guidance before concluding the request.

Handle guest cancellation requests: authorization, consent, and required information

Verify identity and booking details before you proceed. youll need identification, the order number, and the email registered to the reservation. Apply the stipulated terms, and confirm the cancellation is requested by the guest or an authorized party before you proceed to changes to the book or the booking, across sectors you operate in.

Authorization and consent

Require explicit authorization from the guest or an officially registered agent. If an agent submits the request, confirm consent from the guest and show the agent’s relationship, contact details, and the booking reference. Use the channel for submission (in-app, email, or paypals verification) to record the date shown in the system and ensure you register the consent in the guest’s file and maintain control of the request.

Required information and handling

Collect: identification, order (booking) number, guest name, city of stay, visit date, number of guests, and the reason for cancellation. Note the requested cancellation date, and if bereavement or minor involvement is indicated, attach supporting documentation and ensure guardian consent. For changes that apply to part of the booking, specify what remains and what is canceled. If ancillary services were booked, indicate whether you will waive those fees; if you can refund, show the refund status and amount. Record whether payments were made via the original method or paypals, and if a refund is possible, issue it to the original method or to the guest’s registered account. If a refund is not possible, offer a credit for a future visit. Ensure the status is updated in the register and communicate the outcome to the guest, including the refund amount or credit timeline, and the next steps for confirmation.

Refunds and miles reinstatement: rebooking options and eligibility

First, check your booking’s policy to confirm whether refunds or miles reinstatement are possible for your reservation. Here is a practical guide to help customers evaluate options, apply changes, and avoid unnecessary charges.

Rebooking options you can consider

• Rebook with miles (award): use the same miles to secure new travel on an eligible route. Some awards require a minor cash difference or taxes/fees; verify where the designated policy applies and any changes to route or date.
• Rebook with cash (paid ticket): purchase the new itinerary and pay any fare difference plus applicable charges. Look for flexibility in the first or business class segments if you want more generous changes.
• Hybrid options: combine miles and cash on a new reservation when allowed by the policy, which helps preserve value for reservations that include ancillary purchases.
• Refunds and cancel then rebook: if your booking qualifies, you may receive a refund of the paid portion and then purchase a new ticket. This approach often applies to reservations that are within the window where charges are waived or reduced.
• No-show considerations: no-show charges can apply on some itineraries. If you cancel before the no-show threshold, miles may be reinstated and booking can be reissued with fewer penalties.
• Award reservations: for award tickets, expect miles reinstatement to follow a separate process from cash refunds; some regions (such as chapters of the policy in China or markets like Jakarta) have specific timelines and rules.

Eligibility and key considerations to judge quickly

• Booking type: awards, mixed awards, and cash tickets each follow a distinct path for refunds and reinstatement. Some reservations allow full mileage restoration; others apply partial reinstatement based on the original purchase and the change made.
• Fare and change rules: first and business fares often include more flexible rebooking options, while basic economy or nonrefundable fares may restrict reinstatement. Always verify what charges apply and what portion can be reinstated.
• No-show and cancellations: a no-show can reduce eligibility for reinstatement; early cancellation generally improves your chances to recover miles or avoid charges.
• Ancillary items: ancillary purchases (extra baggage, seat selection, etc.) may or may not be refundable or eligible for reinstatement; check the specific policy that applies to your booking.
• Geographic scope and markets: some rules vary by market; for example, cases involving routes to or from Kína vagy Jakarta may follow designated, regional guidance. Always verify the local policy on the policy tab inside your account.
• Timeline: refunds to the original method can take several business days, while miles reinstatement often posts within 1–3 business days after approval. Expect longer processing during peak periods.
• Where to apply: submit requests via the online portal, mobile app, or contact center. In some cases, a person may need to assist you to complete the reinstatement or change.

Practical steps to take now

1. Locate your booking by reservation number and last name; open the reservations panel and review the current status.
2. Identify whether you hold an award ticket or a paid ticket, then consult the policy section specific to that ticket type to see if miles can be reinstated or if a refund is available.
3. Decide your preferred path: rebook with miles, rebook with cash, or cancel and rebook under current rules. Note any charges vagy ancillary implications.
4. Ha meg szeretnéd őrizni státuszod vagy jogosultságodat a jövőben reservations, válasszon olyan opciókat, amelyek megőrzik az Ön award egyensúlyt, és kerüld el a mérföldérték elvesztését.
5. Küldje be a kérelmet online, vagy a kijelölt kapcsolattartási csatornán keresztül. Csatolja a szükséges dokumentumokat, és vegye figyelembe a regionális szempontokat (például a vonatkozó irányelveket Kína vagy Jakarta útvonalak).
6. Visszaigazolás fogadása és a visszatérítések vagy mérföldek visszaállításának feldolgozási idejének nyomon követése; nyomon követés, ha a tervezett időkeret frissítés nélkül telik el.

Hasznos tippek az eredmények optimalizálásához

• Mindig nézze át a booking részleteket mielőtt változtatásokat végezne a váratlan elkerülése érdekében charges.
• Amikor van egy award alkatrész, kérdezze meg, hogy a visszaállítás megőrzi-e ugyanazt a futásteljesítmény-szintet és a jövőbeli jogosultságot reservations.
• Őrizze meg a lemondási vagy módosítási kérelem bizonyítékait; egyes esetekben dokumentációra van szükség alkalmaz visszaállítás.

Ha útmutatásra van szükséged, itt egy tömör útvonal egy tipikus forgatókönyvhöz: egy fizetett jeggyel rendelkező ügyfél a lemondást és az átfoglalást tervezi innen: Jakarta egy olyan célállomásra, amely magában foglalhat Kína–ellenőrizze a regionális szabályzatot, állapítsa meg, hogy a viteldíj lehetővé teszi-e a változtatást értékvesztés nélkül, és döntse el, hogy visszaállítja-e a mérföldeket, vagy készpénzvisszatérítést kér. Először használja az online portált, majd hívja a segélyvonalat, ha korlátozásokba ütközik; a legtöbb esetben néhány munkanapon belül egyértelmű jogosultsági jelzésekkel megoldódik.

Kapcsolatfelvétel az AerClub ügyfélszolgálatával: csatornák, válaszidők és a felkészülés

A leggyorsabb hibaelhárításhoz, ha járattörléssel vagy foglalással kapcsolatos kérdésed van, kezdd az AerClub app élő chatjével. Írásos formátumhoz vagy dokumentumok csatolásához használd az e-mailt; sürgős ügyekben hívd a helyi ügyfélszolgálati számot. A chat válaszidő jellemzően 2-5 perc; a telefonos várakozási idő a helyszíntől és az aktuális leterheltségtől függ, általában 5-15 perc; az e-mailekre munkanapokon 1-3 órán belül válaszolnak. Az angol nyelv elérhető; az augusztusi menetrendek a helyi naptárak szerint eltérhetnek. Győződj meg róla, hogy a profilod naprakész, hogy segíts az ügyintézőnek a kérésed kezelésében.

Válasszon csatornát a sürgősség és a dokumentációs igények alapján. Az alkalmazáson belüli chat azonnali hibaelhárítást tesz lehetővé foglalásokhoz, pontfeldolgozáshoz és profilfrissítésekhez; a telefonvonalak gyorsan megoldják az élő interakciót igénylő lemondásokat; az e-mail tartós nyilvántartást biztosít összetett esetekhez, és ha nyugtákat kell csatolnia. Nyelvi támogatáshoz állítsa be az angolt a profiljában, és használja a régiójának megfelelő helyi számot; a válasz a fent leírt tipikus időkeretnek megfelelően fog történni.

Csatornák és válaszidők

Időkeret csatornánként: az alkalmazáson belüli élő chat válaszai kb. 2-5 perc; a telefonos várakozási idő a helyi terheléstől függ, általában 5-15 perc; az e-mailekre munkanapokon 1-3 órán belül válaszolnak. Ha vendéglemondás vagy légitársasági koordináció szükséges, egy szakember kapcsolatba léphet a légitársasággal a foglalás frissítése vagy a pontok feldolgozása érdekében. A feldolgozás elhúzódhat, ha a regisztráció és a lefoglalt tételek ellenőrzést vagy partneri ellenőrzést igényelnek. A chatben visszaigazolást fog látni, vagy e-mailt kap egy jegy- vagy ügyszámmal a haladás nyomon követéséhez.

Amit érdemes előkészíteni mielőtt felveszed a kapcsolatot

Készítsen egy teljes részletlistát a kezelés felgyorsításához: AerClub profilazonosító; foglalási hivatkozási szám vagy foglalási szám; vendégek nevei; teljes pontszám egyenleg; járat dátuma és légitársaság; regisztrációs adatok; a problémát bemutató nyugták, képernyőképek vagy üzenetek; preferált csatorna és angol nyelv; időzóna és legjobb elérhetőségi időpontok; amennyiben az ok gyász vagy más nehézség, mellékeljen bármilyen alátámasztó dokumentumot. Ha nem tud azonnal dokumentumot benyújtani, jegyezze fel a helyzetet az üzenetében, és kérjen útmutatást az elfogadható alternatívákról.