How to Change a Booking Made at Your Property – A Simple Step-By-Step Guide

Confirm the guest’s new dates in writing and update the booking within 24 hours. If youd see a mismatch, correct the guest name against the record and enter the changes into your PMS so all team members stay in sync. If the guest booked via aerlinguscom, pull the confirmation from that channel to verify details and avoid confusion.

Review your propertys cancellations policy and the price difference for the new dates. There are cases where a partial refund is appropriate. Make the revised total clear in the guest message, outlining what is refundable and what isn’t. The relevant terms should be based on the current rates for the stay, and reflect any non-refundable nights or advance payment conditions. Provide a straightforward comparison between the original total and the new total, including taxes and fees.

Check availability for the new dates using the calendar in your propertys management system, and confirm there is no conflict with other reservations for the location. If there is capacity, prepare an updated offer: consider an upgrade to a higher category at a fair price, or keep the same room if they prefer. Update the booking record to show the status as changed and mark the old reservation as modified where appropriate.

Communicate with the guest in a concise, friendly message. This approach supports understanding on both sides. Include the revised total, new check-in and check-out times, and how to enter the property. Provide the updated booking reference and instructions for accessing the location or keyless entry. Mention the cancellation window again if they need to revert the change, and invite any questions theyre ready to address. If the guest needs to adjust again, outline the simple steps they can follow to update the booking themselves or contact you for help.

After confirmation, coordinate with the cleaning team and the front desk to align on the new schedule. Document the change in your system and send a copy to the guest for their records. If the guest requests a refund or credit, process according to the propertys policy and report back with the outcome within 48 hours.

Identify the Booking You Need to Modify

Filter by location and check-in date to identify the booking you need to modify, and copy the original booking ID for quick reference.

Open the booking in your system and review the descriptions of the stay to see the difference between the original details and what you need to adjust, even minor tweaks still reflect the stay.

If multiple bookings match, use the update field to confirm which one you are editing and inform the guests. There is a clear path to avoid making edits to an unrelated reservation.

If you cant locate it, reach support and share the booking ID, location, and check-in information. There, your team can help verify the record and support making the update.

Where to look in your system

Log in to your system and use filters for location, check-in, and status. Compare the original lines against the current entries, and pull the notes from the guest profile to confirm the stay details.

What to collect before making changes

Gather the booking, guest names, and the exact check-in and check-out dates. Confirm the location and fares changes that may apply. Ensure you have descriptions of the stay and any special requests, so your update stays aligned with what the guests expect.

Review Policy on Changes, Cancellations, and Fees

Implement a 24-hour free-change window and label it with an orange badge on all booking confirmations and property pages; this upfront rule reduces back-and-forth through support and gives guests a clear expectation before they check-in.

What can be changed: dates, check-in times, and guest names. Changes up to the policy cutoff are approved automatically through the system; if a request falls outside the window, it routes to the approval queue for a human sign-off. Ensure updated details appear in all connected platforms so there isnt any mismatch at check-in.

Fees and refunds: show the exact fee or percentage before you process a change. A typical structure: changes within 24 hours of booking incur no fee; 2–7 days prior, 10–20% of the fare; within 24 hours, 50% of the fare; after check-in, the stay can be non-refundable or covered only by remaining nights. These figures vary by rate plan and property, so rely on your updated policy. Fares differ across rates; reflect the difference clearly in the final quote.

Refunds are generated to the original payment method when allowed by the fare. Processing typically takes 5–10 business days. If a guest used optional services, refunds apply to those items as well. On platforms with wallets, refunds may appear as a generated credit. Internal tracking uses a field named lingus to store the approver’s name and timestamp, which helps you show the exact approval path if a guest questions the decision. You can sign the record to confirm the action. If an exception is needed, support handles it per your policy and records the approval with the relevant names and dates.

Tips to implement: publish the policy in your portal and in the booking flow, include reminders at check-in, and link to the updated page. Keep it short, transparent, and easy to follow; with this approach, your team can handle changes quickly, and guests feel confident about their options. What matters is the follow-through and the clear sign that you support flexible, fair handling of changes and charges. The difference between a smooth change and a denied request often comes down to timing and the approval workflow.

Open the Booking in Your System and Prepare the Change

Open the booking in your system, locate the reservation by reference number or guest name, and confirm the current status before you adjust anything. Check the property address and the stay dates to ensure you are editing the correct record. Gather the participants list and current occupancy to map the impact of the change. Note the original book reference in the notes.

Review the Booking Details

1. Open the booking in your PMS or channel manager. Retrieve the reference number and guest name, then confirm the address, check-in and check-out dates, and the current occupancy.
2. Note the rooms and the cabin or room type booked, the number of rooms, and the total price before any changes. Verify the items mentioned in the request and any special needs from the guest or hosts.
3. Assess what needs to change: dates, room count, upgrade, or room type tweaks. If a voucher is involved, confirm its validity and any restrictions.
4. Cross-check availability across platforms, including bookingcom, to ensure the change will be reflected consistently.

Execute the Change and Notify

1. Enter the new details in the system: adjust dates within the stay window, update occupancy and the number of rooms, and select the upgrade if offered.
2. Review the updated prices, apply taxes and fees, and ensure the new total is clear to the client. Just update the pricing in the booking record so it does not surprise the participant.
3. Save the changes; once the update is made, verify that it appears in the booking timeline and that the status is updated to reflect the change.
4. Prepare the guest text and confirmation: include what changed, the new dates, the upgraded room if applicable, and the final price. If a voucher is used, attach or reference it and explain how it is redeemed.
5. Send the updated confirmation through the chosen channel, whether via the platform message system or email, and ensure they have access to the revised details.
6. Küldés után figyelje a válaszokat, és szükség esetén kezelje az utólagos megkereséseket a vendéggel, a résztvevőkkel vagy a platformmal kapcsolatban.

Dátumok, vendégek és szobatípus módosítása: lépésről lépésre

Nyissa meg a foglalást az adminisztrációs panelen, kattintson a Szerkesztés gombra, és először frissítse a dátumokat az új ár zárolásához. Ha a tartózkodás Európában van, vagy földrajzi adókat von maga után, akkor ezeket a költségeket mentés előtt tüntesse fel. A dátumok beállítása után, ugyanabban a folyamatban módosítsa a vendégek számát és a szobatípust, majd mentse és tekintse át a frissített összeget.

Dátumok és szobatípus

1. lépés: Pontosan módosítsa a be- és kijelentkezési dátumokat. 2. lépés: Válassza ki a megfelelő szobatípust, és adjon hozzá olyan extrákat, mint a reggeli, a parkolás vagy egy pótágy. 3. lépés: Mentse a módosításokat, és ellenőrizze az új összeget. A szabályzatától függően a rendszer azonnal megjelenítheti a módosított árat; egyeztesse a vendéggel, hogy mennyit fog fizetni, és csatolja a frissített visszaigazoló szöveget. Ha kedvezmény jár, jegyezze fel a kedvezményt és annak a teljes összegre gyakorolt hatását.

Vendégek, Lemondások és Fizetések

4. lépés: A vendégek nevének és elérhetőségeinek frissítése. 5. lépés: A lemondási szabályzat és az esetleges visszatérítések áttekintése, ha a változtatások indokolják. 6. lépés: A fizetések állapotának ellenőrzése, beleértve a további költségeket vagy opcionális extrákat, és az új összeg közlése a vendéggel. Használjon egyértelmű szöveges üzenetet vagy e-mailt annak megerősítésére, hogy mi változott, az új dátumok és az új visszaigazolási szám. Ha a vendég további módosítást kér, tegyen eleget, amíg az összhangban van a szabályzatával. A következők ellenőrzése szükséges: hasonlítsa össze a régi és az új összegeket, ellenőrizze a visszaigazolás állapotát (megerősítve vagy nyitott), és jegyezze fel a fizetési határidőket vagy a nyitott tételeket. A lingushoz vagy az aerlinguscom útvonalakhoz kapcsolódó foglalások esetén egyeztesse az összesített extrákat vagy feltételeket, hogy a vendégek egyetlen, pontos összefoglalót lássanak.

Mi történik az extrákkal egy változás után: Visszatérítések, jóváírások vagy átcsoportosítás

Ellenőrizze a foglaláshoz tartozó extrákat a változtatás megerősítésekor. Azonosítsa az olyan tételeket, mint a parkolás, a reggeli, a gyógyfürdő-hozzáférés vagy a késői kijelentkezés, és ellenőrizze, hogy az egyes tételek visszatéríthetők, jóváírhatók vagy egy adott szobához kötődnek-e. Ellenőrizze a frissített szabályokat a rendszerében; a szabályzati feltételek forrása szolgáltatónként és földrajzi helyenként változik, ezért cselekvés előtt erősítse meg az alkalmazandó feltételeket.

Visszatérítések: Ha egy extra visszatéríthető opcióval lett lefoglalva, teljes visszatérítést kell végrehajtani a vendég eredeti fizetési módjára. Ha a tétel nem visszatéríthető, felajánljon egy meghatározott lejárattal rendelkező kreditet, vagy alkalmazza az értéket a frissített foglalásra, a szolgáltató szabályaitól függően. Mindenesetre dokumentálja a döntést, és tükrözze a változást a vendég nyugtáján, hogy elkerülje a későbbi zavart.

Jóváírások: Amikor a visszatérítés nem lehetséges, adjon ki a kiegészítők nettó értékével egyenlő jóváírásokat. Pontosan határozza meg a jóváírás érvényességi idejét, hogy felhasználható-e szobaárakra, adókra vagy kiegészítő szolgáltatásokra, és hogy átvihető-e a jövőbeni tartózkodásokra. Biztosítsa, hogy a vendég lássa a frissített összeget és a jóváírásra való hivatkozást az átláthatóság érdekében a foglalási nyilvántartásban.

Átirányítás: Ha a változás egy másik szobába vagy szálláshelyre helyezi át a vendéget, határozza meg, hogy az extrák a foglalással együtt utaznak-e, vagy az eredeti elrendezésnél maradnak. Néhány szolgáltató automatikusan átcsoportosítja az olyan tételeket, mint a reggeli vagy a parkolás; mások közvetlen vendégjóváhagyást igényelnek. Ha az átirányítás nem engedélyezett, kínáljon külön kreditet vagy egyszeri korrekciót az új foglaláshoz a különbözet fedezésére.

Kommunikáció és időzítés: Haladéktalanul értesítse a vendéget egy frissített foglalási visszaigazolással, egyértelműen részletezve, mi maradt meg, mi lett visszatérítve, és mi lett jóváírva. Adja meg az új igényeket és a felhasználási korlátokat. A

Értesítse a vendéget, és küldjön egy új visszaigazolást

Küldjön a vendégnek egy új visszaigazolást azonnal, miután véglegesítette a frissített dátumokat és feltételeket. Foglalja bele a módosított létszámot, neveket és a teljes költséget, és hivatkozzon a korábbi foglalásra, hogy a vendég láthassa a különbséget a régi és az új dátumok között.

Adja meg az új visszaigazolási számot és a hozzáférési utasításokat. Csatolja egyértelműen a mellékelt információkat, és emelje ki, mi változott a két foglalás között, és mi maradt ugyanaz. Ha járatok is érintettek, adja meg a vonatkozó repülési adatokat, időpontokat, és hogy mi áll még a vendég rendelkezésére a tervezéshez. Tartalmazzon egy sort, amely megmutatja, mi változott, hogy a vendég egy pillantással lássa a különbséget.

Jelölje meg az üzenetet narancssárga címkével a rendszerében, hogy jelezze a sürgősséget. Az üzenetnek tartalmaznia kell a vendégek neveit, az ingatlan nevét, az új dátumokat és a módosított végösszeget. Ha több vendég van, akkor minden nevet külön tüntessen fel a félreértések elkerülése érdekében.

Magyarázza el a fizetési lépéseket: hogy van-e fizetendő összeg most vagy a bejelentkezéskor, és hol lehet megadni az új fizetési adatokat, ha szükséges. Tisztázza, hogy a változtatás nem lemondás, és jegyezze fel az esetleges díjakat, beleértve azt is, hogy azok visszatéríthetők-e. Ha egy vendégnek újra kell foglalnia, adjon meg egy linket az új tartózkodás lefoglalásához, és hogy milyen lehetőségek vannak a régi és az új dátum között.

Kérd meg a vendéget, hogy mentse el az új visszaigazolást, és erősítse meg a kézhezvételt. Ha 24 órán belül nem kapsz visszajelzést, vedd fel vele a kapcsolatot, és jegyezz fel minden különleges kérést a nyomon követés során. Érkezés előtt győződj meg arról, hogy minden információ helyes, és mondd el a vendégnek, hogy mit kell tennie a bejelentkezés során, például hol léphet be és hol találkozhat a személyzettel.