12 ingyenes sablon automatizált Airbnb üzenetekhez a vendégeknek – 4 alapvető szöveg, amelyet ütemezni kell 2025-ben

Schedule four core messages today to guide guests from first inquiry to checkout. A human touch builds trust, protects your reputation, and reduces back-and-forth by a meaningful margin–time you can reinvest in cleaning, rest, or improving your listing. Use a smart workflow with your tools to trigger messages at the right moments, including pre-arrival, arrival, mid-stay, and post-stay communications. This approach keeps guests informed, and it helps you show thanks and resolve small issues effortlessly.

Four core templates to schedule in 2025 target the guest journey: Pre-arrival welcome, check-in és parking instructions, mid-stay issue resolution, and post-stay appreciation. Each template uses a simple structure: greeting, concrete details, action steps, and an invitation to reply. With parking details, cleaning windows and timelines, and breezeway access tips, you minimize confusion. The messages stay concise, with a tone that is warm but smart, and you can tailor them per listing and guest profile, keeping balance between autonomy and personal touch.

To maximize impact, pair each template with a quick action plan and a tiny little checklist: confirm guest name, property access, and expected arrival window; provide a cleaning schedule; remind about parking and buffers for late arrivals; and offer a simple path to resolve issues by replying. The process takes time but saves many back-and-forth messages, improving your reputation and converting passive inquiries into bookings.

With these four templates in place, you gain a balance of control and responsiveness. The tools you use should support scheduling, not complicate your workflow. If you keep a barátságos language and a consistent tone, guests will feel guided rather than interrogated, which takes less effort to maintain and truly improves guest satisfaction.

Thanks for reading. This approach is designed to be effortless to implement and scalable across listing sizes, from a single family home to a multi-unit property. If you want to tune the templates to your locale, supply chain for cleaning teams, and onsite parking constraints, you can build a small breezeway flow inside your host dashboard to keep guests informed and reduce wait times.

12 Free Templates for Automated Airbnb Messages to Guests – 4 Core Texts to Schedule in 2025; How Can I Automate My Airbnb Management

Start with four core texts to schedule now and push them automatically across your system to access guest conversations quickly. whether you manage one airbnbs or multiple listings, these messages will scale, reduce errors, and boost profitability while keeping your communication professional and friendly here.

4 Core Texts to Schedule in 2025

Pre-arrival Access and Instructions: send a concise pre-arrival message that lists access details, codes, parking directions, and a quick checklists to confirm essentials before arrival.

Arrival and Check-in Guide: on the day guests arrive, share quick, step-by-step self-check-in, wifi details, appliance basics, and contactless options.

During Stay Support and Handling: invite guests to reach out for requests, provide clear handling steps, and reference Breezeway or Hostaway for issues; keep response times short to maintain efficiency.

Check-out and Feedback: clarify checkout time, return keys, parking, and request feedback to protect your reputation and guide future pricing decisions.

12 Free Templates for Automated Airbnb Messages to Guests

Ezek a sablonok segítenek gyorsan kezelni a hozzáférést, tisztán tartani a piaci képet és megvédeni a jövedelmezőséget. Csökkentik a hibákat több Airbnb-n, figyelembe veszik a vendégek igényeit, és lehetővé teszik az emlékeztetők automatizálását, amit a vendégek értékelnek. Megbízható folyamatot biztosítanak a parkoláshoz, a kódokhoz és az ellenőrzőlistákhoz, mindezt egyetlen, professzionálisan márkázott rendszerben tárolva – akár az Amazont, akár egy hasonló eszközkészletet használja –, hogy megőrizze a hatékonyságot és erősítse a hírnevét.

12 sablonból álló katalógus a vendégút szakaszai szerint

Javaslat: Kezdje a 3. sablonnal, hogy csökkentse az időigényes kérdések küldését és javítsa a hatékonyságot.

Tartózkodás előtti időszak és érkezés

1. sablon – Tartózkodás előtt: Küldjön egy kedves visszaigazolást a bejelentkezési időszakkal, parkolási információkkal és alapvető részletekkel, hogy elkerülje az oda-vissza kommunikációt és csökkentse a hibákat.

2. sablon – Érkezés előtti: Adj meg pontos útbaigazításokat, hozzáférési kódokat és javasolt érkezési időket, hogy a vendégek gördülékenyen érkezzenek, és te minimális időt tölts az beléptetéssel.

3. sablon – Tartózkodás előtti szakasz: Gyakran ismételt kérdések áttekintése, amely a leggyakoribb kérdésekre ad választ tömör válaszokkal és egy gyors linket a különböző platformokon elérhető támogatáshoz, hogy csökkentse az ismétlődő üzeneteket és növelje a hatékonyságot.

4. sablon – Érkezés előtti: Példa a környékre vonatkozó érkezési tervre, beleértve a közlekedési lehetőségeket, a közeli szolgáltatásokat és egy egyszerű térképet, hogy a tartózkodás előtt elvárásokat támaszthassanak.

Template 5 – Pre-stay: Payment and access details, including door codes, Wi-Fi login, and a quick note on any service procedures to prevent delays and make arrivals smoother.

Template 6 – Pre-stay: Clear check-in procedures and a link to the full house manual, so guests feel prepared and time spent asking questions drops.

During stay & Post-stay

Template 7 – During stay: Quick requests for towels, extra amenities, or equipment through a single channel, with a standard step-by-step response to speed tasks.

Template 8 – During stay: One-page house manual recapped with essential safety tips, appliance basics, and how to contact services when things misbehave, reducing time spent searching.

Template 9 – Post-stay: Thank-you note with a giving gesture and a link to a short survey to collect feedback, helping you grow satisfaction and improves guests’ experience for future stays.

Template 10 – Post-stay: Local recommendations and exclusive offers for future stays, showing appreciation and encouraging most guests to return.

Template 11 – Post-stay: Alternative check-out options and late-check-out availability, with clear instructions to optimize the final moment and avoid delays.

Template 12 – Post-stay: Safety and contingency: step-by-step emergency contacts, safety tips, and next steps to reduce errors and reassure guests if something unexpected occurs.

Core Text 1: Booking Confirmation – Copy, Timing, and Triggers

Send Booking Confirmation within minutes of reservation. Use a concise, friendly copy that confirms guest name, stay dates, nightly rate, total amount, payment status, and the host contact channel. This minimizes time-consuming back-and-forth and ensures guests feel supported from the moment they book. Include a clear call to action and invite them to reply with any questions.

Copy Guidelines

Structure matters. Start with a warm greeting, followed by a quick summary of the booking, then the next steps and a mini reminder about essential details such as check-in time, wifi access, heating, and house rules. A key point is to present one clear call to action. Keep sentences short and actionable; this approach will improve clarity and will strengthen the guest experience. Include a line that signals you will reply promptly if they reach out.

Timing and Triggers

Set triggers for key moments: booking confirmed, payment processed, 7 days before arrival, 24 hours before, and 2 hours before check-in. Each message should be delivered through the guest’s preferred channel and adapt to their time zone. This strategy enables you to scale communications across multiple listings on airbnb and ensure consistency. These aspects reduce back-and-forth and create an extremely smooth arrival. This approach provides a practical solution to common questions and keeps guests informed. Also include check-in instructions, parking, and access details in the relevant messages. If available, add a note about heating and wifi to prevent last-minute questions.

Core Text 2: Pre-Arrival Check-In Details – Copy, Timing, and Triggers

Send a concise pre-arrival checklist 48 hours before check-in, with entry method, wifi details, parking, and house rules to start conversations seamlessly and cut back-and-forth. Whether guests arrive by car or rideshare, study of aspects in the arrival flow shows this approach reduces repetitive questions, helps you select the right timing, saves time, boosting earnings and easing work for your team, and creates new ways to support guests.

1. Copy
   • Goal: deliver three tight blocks: greeting, access, and support; keep language clear and actionable.
   • Samples:
     • Sample A: “Hi [Guest], your stay at [Property] begins on [Date]. For a smooth, contactless check-in, use the entry method [Code/Smart Lock]. wifi: [SSID] / [Password]. Parking: [Location]. Check-outs: [Time]. If you have questions, answers are ready–reply here or in the app.”
     • Sample B: “If youre arriving by car, outside gate access is via code [Code]. Doors open at [Time]. Reminders will arrive 24 hours before arrival. For help, tap Reply in the app or contact us.”
2. Timing
   • First message: 48 hours before check-in with key details.
   • Reminder: 24 hours before arrival to confirm updates and wifi status.
   • Final nudge: 2–3 hours before check-in with entry links and any last-minute changes.
   • Tips: select a timing profile in your system to keep messages aligned with local time and arrival windows.
3. Triggers
   • Booking confirmed: send Copy and initial details automatically via ai-powered tools or apps.
   • Travel date changes: resend updated details; offer new times and parking if needed.
   • Time-zone differences or late-night arrivals: adjust the timing and language to be clear and friendly.
   • Check-ins: use contactless flow to simplify conversations and provide clear wifi details; if guests need a quick reply, offer answers and keep the conversation moving.

Core Text 3: Arrival Welcome and House Guide – Copy, Timing, and Triggers

Recommendation: Use a three-part sequence that delivers a warm Arrival Welcome, a practical House Guide with checklists, and precise Entry Details, all designed to be effortless for guests and profitable for hosts. Schedule the welcome and guide 24 hours before check-in, and place the final access details 60–90 minutes before arrival. Add a light post-arrival update to confirm everything went smoothly and surface any quick needs, a short course of guest onboarding you can reuse across listings. Imagine guests facing a smooth arrival with clear directions and friendly support.

• Templates
  1. Arrival Welcome (two tone options):
     • Option A (for fullhome): “Welcome to {fullhome}! We’re thrilled you’re here. Your stay starts now. To help you face a smooth arrival, here are the basics: check-in window, address, contact. The House Guide below outlines the layout and must-know features. If you face any issue, reply here–we love helping guests feel at home.”
     • Option B (short-term): “Welcome to {fullhome}! Your stay begins now. Check the House Guide for basics: Wi‑Fi, thermostat, trash, and contact. Need a hand? Reply to this message.”
  2. House Guide Overview with checklists – the heart of clarity:
     • Entry essentials: door code, lock instructions, and check-in window.
     • House basics: Wi‑Fi name and password, temperature tips, lights, and safety devices.
     • Facilities overview: kitchen, laundry, and parking details.
     • An addition: adding quick tips and resources, local tips, emergency contacts, accessibility notes, and house rules in a simple checklists format.
  3. Entry Details and Troubleshooting:
     • Door code: {code} and steps to open.
     • What to do if code doesn’t work: contact number and response time.
     • Late check-in guidance and any pet or accessibility notes, if applicable.
• Timing and Triggers
  1. Trigger 1: Booking confirmation – send Arrival Welcome within 1 hour after booking to set expectations and surface basics.
  2. Trigger 2: 24 hours before check-in – send House Guide with checklists and details about the fullhome layout, parking, and amenities.
  3. Trigger 3: 60–90 minutes before check-in – send Entry Details with the door code, check-in instructions, and any access notes.
  4. Trigger 4: 24 hours after arrival – send a short post-arrival note asking for feedback and offering help with anything further.
• Hatékonyság és nyereségesség

  Automatizálja ezt a sorozatot a kézi munkaterhelés csökkentése érdekében, növelve a hatékonyságot és a megtakarított pénzt. Az egységes hangnem csökkenti a vendégek zavarodottságát, növelve az értékeléseket és a jövedelmezőséget az ismételt foglalások révén. Rövid távú tartózkodások esetén ez a beállítás növeli a hatékonyságot és a jövedelmezőséget, és újra felhasználhatja tutorial a különböző listákon keresztül. Képzelje el egy frissítés hozzáadását, amely naprakészen tartja az alapokat, és helyet biztosít a további részleteknek és funkcióknak, amelyek növelik a nyereségességet.

Core Text 4: A pénztár utáni köszönőüzenet és az emlékeztető a véleményezésre – Szöveg, időzítés és kiváltó okok

Valósítson meg egy kétlépcsős folyamatot: egy vendégszerető, a kijelentkezés utáni köszönőlevelet 6 órán belül, amely a vendéget név szerint szólítja meg, és megerősíti a tartózkodás utáni részleteket, beleértve a kijelentkezési lépéseket, az ajtózárakat és a kulcsok visszaadását; valamint egy emlékeztetőt az értékelésre a kijelentkezés után 24–72 órával. Használjon a hirdetéseihez és műveleteihez illeszkedő, személyre szabott nyelvezetet, és tartsa a hangot melegen, hogy megkönnyítse a vendég energiáit a tartózkodás után. Ha a guesty-t vagy hasonló eszközöket használ, szabja személyre a ritmust a hirdetésekhez, és hagyja, hogy a rendszer kezelje a megkeresések nagy részét, miközben a személyzete manuálisan bekapcsolódhat a különleges esetekben, amikor néha személyes érintésre van szüksége a problémák megoldásához. Ez a folyamat lehetővé teszi a problémák gyors kezelését.

Érkezés utáni köszönetnyilvánítás – rövidített változat: „Szia {name}, köszönjük, hogy a(z) {listing} helyen szálltál meg. Reméljük, jól érezted magad. Csapatunk készséggel áll rendelkezésedre, ha a kijelentkezés után bármire szükséged lenne. Kérjük, vedd tudomásul ezt az üzenetet, és erősítsd meg, ha bármilyen problémád van.”

Köszönjük a kijelentkezést – bővített verzió: „Szia {name}, örültünk, hogy a {listing} helyen láthattunk vendégül. Ha valami nem felelt meg az elvárásaidnak, válaszolj itt, hogy orvosolhassuk és megoldhassuk a problémát. Ha értékeltél különleges figyelmességet, mondd el, mi tűnt ki, hogy a jövőbeli tartózkodások során ezekre a mini érintésekre játszhassunk.”

Értékelési emlékeztető – példa: „Szia {name}, ha van egy pillanatod, kérlek, oszd meg velünk a {listing}-beli tartózkodásodról szóló gyors véleményedet. Visszajelzésed támogatja a működésünket és segíti a jövőbeli vendégeket. Kifejezetten egy rövid megjegyzés arról, hogy mi ment jól, és mit lehetne jobban, segít nekünk gyorsan megoldani a problémákat. Itt válaszolva megerősítheted, hogy hagytál véleményt.”

Automatizálás és triggerek: állítson be egy fizetésen alapuló triggert, hogy a köszönőlevelet 6 órán belül elküldje, amelyet 24–72 óra múlva egy emlékeztető követ. Ha nincs válasz, küldjön egy második emlékeztetőt 96 óra múlva, és ha a vendég problémát jelez, eszkalálja kézi megkereséshez az éjszakai személyzet által. Használjon chatbotokat a kezdeti küldésekhez, de váltson emberi ügynökökre speciális esetekben; tárolja az eredményeket az eszközeiben és listáiban, hogy kezelni tudja a következő lépéseket. Kerülje a zavaró időzítést azzal, hogy nem küld késő esti órákban, és egyszerű leiratkozási lehetőséget kínál; biztosítson módot a nyugta megerősítésére vagy nyugtázására. Tartsa rövid távon a ritmust a fáradtság elkerülése érdekében, és helyezzen el egyértelmű értékelési linket a webhelyén vagy foglalási alkalmazásában a művelet leegyszerűsítése érdekében.

Automatizálási munkafolyamat: Sablonok ütemezése platformokon

Vezessen be egy központosított ütemezési munkafolyamatot, amely ugyanazokat a sablonokat küldi el az összes platformra egyetlen szerkesztőből. Ez az optimalizálás csökkenti az emberi hibát, és biztosítja a műveletek megfelelőségét az Airbnb, a Booking és a VRBO platformokon. Biztosítja, hogy minden vendég időben emlékeztető üzeneteket kapjon, és csökkenti a folyamatos érdeklődéseket. Ütemezze az üzeneteket, hogy azok ésszerű időben érkezzenek meg, hogy megvédje az alvást, helyi idő szerint. Az egyszerű beállítás támogatja a következetes kapcsolat fenntartását a kiszolgált területen, függetlenül attól, hogy a vendég otthon van vagy utazik. Ossza meg az eredményeket a vezetőkkel és a szolgáltatókkal, hogy a vezetők tisztában legyenek a változásokkal, és felgyorsítsák a kérdések kezelését, és még sok más következik a piaci feltételek változásával.

Sablon szerkezete

Az alapvető blokkok a következők: bevezető sor, útbaigazítás az ingatlanhoz, bejelentkezési információk, vendégüdvözlés és kijelentkezési utasítások. Minden blokk helyőrzőket használ a vendég nevéhez, a bejelentkezési időhöz és az otthon leírásához, valamint egy emlékeztetőt a visszajelzésre. Csatoljon egy rövid cselekvésre ösztönzést, hogy megossza a legfontosabb részleteket a házigazda csapatával. Tartalmazzon egy megfelelő megjegyzést a házirendekről és a megközelítési útmutatóról. Tartsa a vendégüdvözlést egységesen a csatornákon keresztül.

Implementation Steps

1. Térképezze fel a triggereket platform és időpont szerint: 72 órával érkezés előtt, 24 órával előtte, az érkezés napján és a kijelentkezés után. Kapcsolja össze az egyes triggereket egy platform verzióval, miközben megőrzi a lényegi tartalmat, így a minőség magas marad a duplikációs erőfeszítés nélkül.

2. Konfiguráld a cross-platform kézbesítést a csatornakezelőben vagy a PMS-ben, hogy egyetlen frissítés eljusson az Airbnb-hez, a Bookinghoz, a VRBO-hoz és bármely más OTA-hoz. Ez csökkenti a manuális beavatkozást, elkerüli a késéseket, és leegyszerűsíti a lekérdezések rendezését.

3. Teszteljen egy kisebb tételben a listákkal. Észlelje a hibákat, állítsa be az időablakokat a vendégek pihenésének tiszteletben tartásához, és ellenőrizze, hogy az emlékeztetők a megfelelő vendéghez a megfelelő időben eljutnak-e. Győződjön meg arról, hogy a szolgáltatók időben megkapják az esetleges eszkalációkat.

4. Tekintse át az eredményeket a vezetőkkel hetente. Ossza meg a válaszidővel, a kezelt megkeresésekkel és a hirdetésenként megtakarított idővel kapcsolatos mérőszámokat. Használja fel a visszajelzéseket a megfogalmazás finomítására, a piacspecifikus részletek hozzáadására, és tartsa az üzeneteket összhangban a házirenddel és az útmutatásokkal.

Automatizált üzenetek teljesítményének nyomon követése és megfelelőségének biztosítása

Állítson be egy élő irányítópultot, amely nyomon követi a kézbesítés sikerességét, az első válaszidőt és a csatornaszintű megfelelőséget, lehetővé téve a gyors kiigazításokat, és könnyedén tájékoztatja a vendégeket. Ismerje meg az alapokat valós példákkal arról, hogy a sablonok hogyan befolyásolják a vendégek viselkedését a piacokon és a csatornákon. Hozzon létre személyre szabott, rövidebb üzeneteket a gyors visszaigazolásokhoz, és hosszabbakat a fontos részletekhez, hogy ösztönözze a maradást és a gördülékenyebb kommunikációt a folyamat során.

Key Metrics to Track

Tartson fenn egy adatvezérelt nézetet a kézbesítési arányról, a megnyitási arányról és az átlagos válaszidőről, valamint az első kapcsolatfelvételig eltelt időről és a késedelmes válaszok arányáról. A csatorna- és piacnézet megmutatja, hogy a vendégek hol kapcsolódnak be leginkább, és hol kell finomítani a sablonokat. Használjon mini-exportokat a tulajdonságszintű minták feltárásához, helyzetenként teszteljen két sablont, majd hasonlítsa össze az eredményeket a gyorsabb fejlesztések érdekében. Törekedjen a 98–99%-os kézbesítésre, az átlagosan 15 percnél rövidebb első válaszra, és az 5%-nál kevesebb késedelmes válaszra. Kövesse nyomon azokat a példákat, ahol a sablonok javították a vendégek elégedettségét, és fordítsa le ezt 5 csillagos pontokra a jövőbeni üzenetküldéshez. Integrálja a smartbnb-t a tulajdonságok közötti skálázáshoz, miközben megőrzi a konzisztenciát és a könnyű kezelhetőséget.

Képzeljen el egy irányítópultot, amely kiemeli, mely sablonok mutatják a legszorosabb összhangot a vendégkérdésekkel, segítve ezzel a fókusz fenntartását. Rendszeresen nézze át a hosszabb üzeneteket a világosság és tömörség érdekében, és igazítsa azokat a piaci igényekhez, hogy zökkenőmentesebb munkafolyamatot és gyorsabb, adatközpontú döntéseket biztosítson.

Megfelelés és bevált gyakorlatok

Tartsa egyszerűen a folyamatot: ellenőrizzen minden automatizált üzenetet a platformszabályok, az adatvédelmi normák és a helyi követelmények alapján. Használjon csatornaspecifikus, piacra szabott ellenőrzőlistát, hogy biztosítsa a hangnem, az időzítés és a tartalom összhangban maradását az elvárásokkal. Futtasson negyedévente mini-ellenőrzéseket, hogy elkapja az elavult részleteket és a késő esti emlékeztetőket, amelyek irritálhatják a vendégeket. Vezessen változásnaplót példákkal, hogy a csapat gyorsan tanulhasson és alkalmazkodhasson, és mutassa meg, hogy a kis módosítások hogyan befolyásolják a viselkedést és a vendégek kényelmét. Ez a gyakorlat lehetővé teszi a következetes, gyors frissítéseket, és fenntartja az 5 csillagos eredményeket, miközben támogatja a bizalom megőrzését a piacon.