Comment modifier une réservation effectuée dans votre établissement - Un guide simple étape par étape

Confirm the guest’s new dates in writing and update the booking within 24 hours. If youd see a mismatch, correct the guest name against the record and enter the changes into your PMS so all team members stay in sync. If the guest booked via aerlinguscom, pull the confirmation from that channel to verify details and avoid confusion.

Review your propertys cancellations policy and the price difference for the new dates. There are cases where a partial refund is appropriate. Make the revised total clear in the guest message, outlining what is refundable and what isn’t. The relevant terms should be based on the current rates for the stay, and reflect any non-refundable nights or advance payment conditions. Provide a straightforward comparison between the original total and the new total, including taxes and fees.

Check availability for the new dates using the calendar in your propertys management system, and confirm there is no conflict with other reservations for the location. If there is capacity, prepare an updated offer: consider an upgrade to a higher category at a fair price, or keep the same room if they prefer. Update the booking record to show the status as changed and mark the old reservation as modified where appropriate.

Communicate with the guest in a concise, friendly message. This approach supports understanding on both sides. Include the revised total, new check-in and check-out times, and how to enter the property. Provide the updated booking reference and instructions for accessing the location or keyless entry. Mention the cancellation window again if they need to revert the change, and invite any questions theyre ready to address. If the guest needs to adjust again, outline the simple steps they can follow to update the booking themselves or contact you for help.

After confirmation, coordinate with the cleaning team and the front desk to align on the new schedule. Document the change in your system and send a copy to the guest for their records. If the guest requests a refund or credit, process according to the propertys policy and report back with the outcome within 48 hours.

Identify the Booking You Need to Modify

Filter by location and check-in date to identify the booking you need to modify, and copy the original booking ID for quick reference.

Open the booking in your system and review the descriptions of the stay to see the difference between the original details and what you need to adjust, even minor tweaks still reflect the stay.

If multiple bookings match, use the update field to confirm which one you are editing and inform the guests. There is a clear path to avoid making edits to an unrelated reservation.

If you cant locate it, reach support and share the booking ID, location, and check-in information. There, your team can help verify the record and support making the update.

Where to look in your system

Log in to your system and use filters for location, check-in, and status. Compare the original lines against the current entries, and pull the notes from the guest profile to confirm the stay details.

What to collect before making changes

Gather the booking, guest names, and the exact check-in and check-out dates. Confirm the location and fares changes that may apply. Ensure you have descriptions of the stay and any special requests, so your update stays aligned with what the guests expect.

Review Policy on Changes, Cancellations, and Fees

Implement a 24-hour free-change window and label it with an orange badge on all booking confirmations and property pages; this upfront rule reduces back-and-forth through support and gives guests a clear expectation before they check-in.

What can be changed: dates, check-in times, and guest names. Changes up to the policy cutoff are approved automatically through the system; if a request falls outside the window, it routes to the approval queue for a human sign-off. Ensure updated details appear in all connected platforms so there isnt any mismatch at check-in.

Fees and refunds: show the exact fee or percentage before you process a change. A typical structure: changes within 24 hours of booking incur no fee; 2–7 days prior, 10–20% of the fare; within 24 hours, 50% of the fare; after check-in, the stay can be non-refundable or covered only by remaining nights. These figures vary by rate plan and property, so rely on your updated policy. Fares differ across rates; reflect the difference clearly in the final quote.

Refunds are generated to the original payment method when allowed by the fare. Processing typically takes 5–10 business days. If a guest used optional services, refunds apply to those items as well. On platforms with wallets, refunds may appear as a generated credit. Internal tracking uses a field named lingus to store the approver’s name and timestamp, which helps you show the exact approval path if a guest questions the decision. You can sign the record to confirm the action. If an exception is needed, support handles it per your policy and records the approval with the relevant names and dates.

Tips to implement: publish the policy in your portal and in the booking flow, include reminders at check-in, and link to the updated page. Keep it short, transparent, and easy to follow; with this approach, your team can handle changes quickly, and guests feel confident about their options. What matters is the follow-through and the clear sign that you support flexible, fair handling of changes and charges. The difference between a smooth change and a denied request often comes down to timing and the approval workflow.

Open the Booking in Your System and Prepare the Change

Open the booking in your system, locate the reservation by reference number or guest name, and confirm the current status before you adjust anything. Check the property address and the stay dates to ensure you are editing the correct record. Gather the participants list and current occupancy to map the impact of the change. Note the original book reference in the notes.

Review the Booking Details

1. Open the booking in your PMS or channel manager. Retrieve the reference number and guest name, then confirm the address, check-in and check-out dates, and the current occupancy.
2. Note the rooms and the cabin or room type booked, the number of rooms, and the total price before any changes. Verify the items mentioned in the request and any special needs from the guest or hosts.
3. Assess what needs to change: dates, room count, upgrade, or room type tweaks. If a voucher is involved, confirm its validity and any restrictions.
4. Cross-check availability across platforms, including bookingcom, to ensure the change will be reflected consistently.

Execute the Change and Notify

1. Enter the new details in the system: adjust dates within the stay window, update occupancy and the number of rooms, and select the upgrade if offered.
2. Review the updated prices, apply taxes and fees, and ensure the new total is clear to the client. Just update the pricing in the booking record so it does not surprise the participant.
3. Save the changes; once the update is made, verify that it appears in the booking timeline and that the status is updated to reflect the change.
4. Prepare the guest text and confirmation: include what changed, the new dates, the upgraded room if applicable, and the final price. If a voucher is used, attach or reference it and explain how it is redeemed.
5. Send the updated confirmation through the chosen channel, whether via the platform message system or email, and ensure they have access to the revised details.
6. Après l'envoi, surveillez les éventuelles réponses et assurez le suivi auprès de l'invité, des participants ou de la plateforme si nécessaire.

Modifier les dates, les invités et le type de chambre : Étape par étape

Ouvrez la réservation dans votre panneau d'administration, cliquez sur Modifier, et mettez à jour les dates en premier pour bloquer le nouveau tarif. Si le séjour est en Europe ou implique des taxes géographiques, reflétez ces frais avant de sauvegarder. Une fois les dates définies, ajustez le nombre d'invités et le type de chambre dans le même flux, puis sauvegardez et vérifiez le total mis à jour.

Dates et Type de chambre

Étape 1 : modifiez précisément les dates d’arrivée et de départ. Étape 2 : choisissez le type de chambre approprié et ajoutez des extras tels que le petit-déjeuner, le parking ou un lit supplémentaire. Étape 3 : enregistrez les modifications et vérifiez le nouveau montant. Selon votre politique, le système peut afficher immédiatement le prix révisé ; confirmez au client ce qu’il paiera et joignez le texte de confirmation mis à jour. Si une réduction est due, notez toute réduction et son impact sur le total.

Invités, annulations et paiements

Étape 4 : Mettez à jour les noms des clients et les coordonnées. Étape 5 : Examinez la politique d'annulation et les éventuels remboursements si les modifications les déclenchent. Étape 6 : Vérifiez l'état des paiements, y compris les frais supplémentaires ou les options facultatives, et communiquez le nouveau total au client. Utilisez un SMS ou un e-mail clair pour confirmer ce qui a changé, les nouvelles dates et le nouveau numéro de confirmation. Si le client demande un autre ajustement, faites-le tant que cela correspond à votre politique. Voici ce qu'il faut vérifier ensuite : comparez les anciens et les nouveaux totaux, vérifiez l'état de la confirmation (confirmée ou ouverte) et notez les paiements dus ou en suspens. Pour les réservations liées aux itinéraires lingus ou aerlinguscom, coordonnez tous les extras ou conditions groupés afin que les clients voient un résumé unique et précis.

Ce qui arrive aux suppléments après un changement : Remboursements, crédits ou réattribution

Vérifiez les options supplémentaires liées à la réservation dès que vous confirmez une modification. Identifiez les éléments tels que le parking, le petit-déjeuner, l'accès au spa ou le départ tardif, et vérifiez si chaque élément est remboursable, créditable ou lié à une chambre spécifique. Consultez les règles mises à jour dans votre système ; la source des conditions de la politique varie selon le fournisseur et la situation géographique. Par conséquent, confirmez les conditions applicables avant d'agir.

Remboursements : Si un supplément a été réservé avec une option remboursable, effectuez un remboursement complet sur le mode de paiement initial du client. Si l'article n'est pas remboursable, proposez un crédit avec une date d'expiration définie, ou appliquez la valeur à la réservation mise à jour, en fonction des règles du fournisseur. Dans tous les cas, documentez la décision et indiquez la modification sur le reçu du client afin d'éviter toute confusion ultérieure.

Crédits : Lorsque les remboursements ne sont pas possibles, accordez des crédits égaux à la valeur nette des extras. Précisez la période de validité du crédit, s’il peut être utilisé pour les tarifs des chambres, les taxes ou les services accessoires, et s’il est transférable aux séjours futurs. Assurez-vous que le client voit le total mis à jour et la référence du crédit dans le dossier de réservation par souci de transparence.

Réaffectation : si la modification déplace le client dans une autre chambre ou propriété, déterminez si les suppléments suivent la réservation ou restent avec la disposition d’origine. Certains fournisseurs réaffectent automatiquement des éléments comme le petit-déjeuner ou le stationnement ; d’autres exigent l’approbation directe du client. Si la réaffectation n’est pas autorisée, offrez un crédit distinct ou un ajustement unique à la nouvelle réservation pour couvrir la différence.

Communication et timing : Informez rapidement le client en lui envoyant une confirmation de réservation mise à jour et une ventilation claire de ce qui reste, de ce qui a été remboursé et de ce qui a été crédité. Indiquez les nouveaux besoins et les éventuelles limites d'utilisation. Le

Notifier l'invité et envoyer une nouvelle confirmation

Envoyez à l'invité une nouvelle confirmation immédiatement après avoir finalisé les dates et conditions mises à jour. Incluez le nombre d'occupants révisé, les noms, le montant total et faites référence à la réservation précédente afin que l'invité puisse voir la différence entre les anciennes et les nouvelles dates.

Fournissez le nouveau numéro de confirmation et les instructions d'accès. Joignez clairement les informations fournies et indiquez ce qui a changé entre les deux réservations et ce qui est resté identique. Si des vols sont impliqués, ajoutez tous les détails et horaires de vol pertinents, ainsi que ce qui est encore disponible pour que le client puisse planifier. Incluez une ligne indiquant ce qui a changé afin que le client puisse voir la différence en un coup d'œil.

Signalez le message avec un label orange dans votre système pour indiquer l'urgence. Le message doit énumérer le nom de chaque client, le nom de la propriété, les nouvelles dates et le total révisé. S'il y a plusieurs clients, présentez chaque nom séparément pour éviter toute confusion.

Expliquez les étapes de paiement : si un montant est dû maintenant ou à l'enregistrement, et où saisir de nouveaux détails de paiement si nécessaire. Indiquez clairement que la modification n'est pas une annulation, et notez tous les frais applicables, y compris s'ils sont remboursables. Si un client doit réserver à nouveau, fournissez un lien pour réserver le nouveau séjour et quelles options existent entre les anciennes et nouvelles dates.

Demandez au client de sauvegarder la nouvelle confirmation et de confirmer sa réception. Effectuez un suivi dans les 24 heures si vous n'avez toujours pas de nouvelles et notez toute demande spéciale lors du suivi. Avant l'arrivée, assurez-vous que toutes les informations sont exactes et indiquez au client ce qu'il doit faire lors de l'enregistrement, par exemple où entrer et où rencontrer le personnel.