Laskun laskutusosoitteen muuttaminen – vaiheittainen opas
Päivitä laskutusosoitteesi nyt varmistaaksesi, että laskut saapuvat oikeaan postilaatikkoon. Kun muutat asetuksia, varmista, että muutos välittyy kaikkiin yhdistettyihin järjestelmiin, jotka seuraavat tapahtumia ja dokumenttivirtoja. Etsi kuvake yläpalkista ja avaa Laskutus-osio aloittaaksesi.
Vaihe 1: Kerää tarkka uusi osoite, yrityksen nimi, tarvittaessa verotunnus ja mahdolliset toissijaiset laskutusosoitteet (joita käytetään uudelleenohjaukseen). Laadi lyhyt muistio muutosten liitteeksi, jotta kollegat ja toimittajat ymmärtävät päivityspyynnöt.
Vaihe 2: Muuta osoite ensisijaisessa laskutusportaalissasi. Jos järjestelmäsi kattaa useita tuotteita, päivitä kenttä jokaisessa tuotealueessa. Käytä profiilin kuvaketta tai Laskutus-välilehteä; jos käytät Microsoftia tai muita alustoja, toista päivitys siellä, jotta osoite on yhdenmukainen maksujen ja tietojen kanssa.
Vaihe 3: Välittäminen ja linkittäminen eri työkalujen välillä. Tarkista, että uusi osoite on linkitetty dokumenttivarastoihin, kuten netdocuments ja sähköisiin allekirjoituspalveluihin, kuten lexsign. Päivitä kaikki osoitekentät perintätyönkuluissa ja CRM:ssäsi, jotta laskujen kattavuus pysyy yhdenmukaisena asiakastietojen kanssa.
Vaihe 4: Vahvista luomalla testilasku. Tarkista esimerkki varmistaaksesi, että osoite näkyy otsikossa ja laskutusyhteyshenkilössä. Jos sinulla on maksettuja laskuja jo jonossa, tarkista, että nämä tiedot näyttävät nyt päivitetyn osoitteen; kirjaa kaikki ongelmat keskitettyyn seurantajärjestelmään ja reititä ne kommunikaattorisi kautta varmistaaksesi oikea-aikaisen ratkaisun. Määritä vastuuhenkilöt ja aseta tavoiteaikataulu useille osastoille.
Vaihe 5: Ilmoita sidosryhmille ja päivitä ulkoiset pohjat. Lähetä lyhyt ilmoitus asiakkaille ja toimittajille sähköpostitse tai järjestelmäsi viestintätyökalun kautta. Päivitä ilmoitusten kielikesto-kentät varmistaaksesi, että hälytykset vastaavat uutta osoitetta. Pidä ikivihreitä muistutuksia osoitteen tarkistamiseksi vuosittain, jotta se pysyy ajan tasalla.
Varmista nykyinen laskutusosoite viimeisimmässä laskussasi
Avaa viimeisin lasku tililläsi tai nouda se sähköisesti ja vertaa sitten laskutusosoiteosiota tietoihisi. Tämä nopea tarkistus on eräänlainen ennaltaehkäisy väärin ohjattuja laskuja vastaan ja auttaa varmistamaan, että lasku menee oikealle vastaanottajalle. Pidä kirjaa kaikista eroista viitteenä ja dokumentoi muutos tiedostoihisi.- Etsi viimeisin lasku: käytä laskutusportaalia, valitse Laskut ja avaa sitten viimeisin lasku. Kirjaa laskun numero ja päivämäärä viitteeksi.
- Etsi laskun laskutusosoite-osio. Varmista, että katuosoite, kaupunki, osavaltio, postinumero ja maa ovat oikein ja ettei niitä ole katkaistu. Jos osoite ei vastaa nykyistä sijaintiasi, päivitä se alla olevien vaiheiden mukaisesti.
- Jos voit muokata suoraan, napsauta osoitteen vieressä olevaa muokkauspainiketta, päivitä kentät ja tallenna. Jos sinun on muutettava profiilia, tee se Asetuksissa ja aseta uusi osoite oletukseksi tulevia laskuja varten.
- Luo sitten lasku uudelleen tai tarkastele sitä uudelleen varmistaaksesi, että muutokset välittyvät asiakirjaan. Jos järjestelmä ei salli suoria muokkauksia, käytä asennusprosessia varmistaaksesi, että muutos koskee myöhempiä laskuja; muuten ota yhteyttä tukeen.
- Tarkista laskun vaikutukset: kaikki osoitteeseen, talletustietoihin tai oikeudellisiin ilmoituksiin liittyvät muutokset tai muistiinpanot. Tarkista summat ja rivit; jos muutokset ovat pieniä, laskutusjärjestelmän toiminnot soveltuvat automaattisesti, muuten pyydä apua.
- Tallenna tai vie kopio päivitetyistä laskuista ja säilytä ne tiedostoissasi. Ennen kuin jatkat, poista kaikki kaksoiskappaleet pitääksesi viitteen puhtaana ja ikivihreänä tulevia tarkastuksia varten. Tämä auttaa, kun sinun on näytettävä todiste osoitteesta.
- Tarkista, kuka voi muokata osoitteita: jos useat käyttäjät käyttävät portaalia, vahvista käyttöoikeudet ja varmista, että päivityksiä seurataan toimintalokissa. Ota automaattiset osoitepäivitykset käyttöön Asetuksissa, jos tuettu, mikä tekee tästä luotettavan ikivihreän asennuksen.
