Miten muutat majoituspaikassasi tehtyä varausta – yksinkertainen vaiheittainen opas

Confirm the guest’s new dates in writing and update the booking within 24 hours. If youd see a mismatch, correct the guest name against the record and enter the changes into your PMS so all team members stay in sync. If the guest booked via aerlinguscom, pull the confirmation from that channel to verify details and avoid confusion.

Review your propertys cancellations policy and the price difference for the new dates. There are cases where a partial refund is appropriate. Make the revised total clear in the guest message, outlining what is refundable and what isn’t. The relevant terms should be based on the current rates for the stay, and reflect any non-refundable nights or advance payment conditions. Provide a straightforward comparison between the original total and the new total, including taxes and fees.

Check availability for the new dates using the calendar in your propertys management system, and confirm there is no conflict with other reservations for the location. If there is capacity, prepare an updated offer: consider an upgrade to a higher category at a fair price, or keep the same room if they prefer. Update the booking record to show the status as changed and mark the old reservation as modified where appropriate.

Communicate with the guest in a concise, friendly message. This approach supports understanding on both sides. Include the revised total, new check-in and check-out times, and how to enter the property. Provide the updated booking reference and instructions for accessing the location or keyless entry. Mention the cancellation window again if they need to revert the change, and invite any questions theyre ready to address. If the guest needs to adjust again, outline the simple steps they can follow to update the booking themselves or contact you for help.

After confirmation, coordinate with the cleaning team and the front desk to align on the new schedule. Document the change in your system and send a copy to the guest for their records. If the guest requests a refund or credit, process according to the propertys policy and report back with the outcome within 48 hours.

Identify the Booking You Need to Modify

Filter by location and check-in date to identify the booking you need to modify, and copy the original booking ID for quick reference.

Open the booking in your system and review the descriptions of the stay to see the difference between the original details and what you need to adjust, even minor tweaks still reflect the stay.

If multiple bookings match, use the update field to confirm which one you are editing and inform the guests. There is a clear path to avoid making edits to an unrelated reservation.

If you cant locate it, reach support and share the booking ID, location, and check-in information. There, your team can help verify the record and support making the update.

Where to look in your system

Log in to your system and use filters for location, check-in, and status. Compare the original lines against the current entries, and pull the notes from the guest profile to confirm the stay details.

What to collect before making changes

Gather the booking, guest names, and the exact check-in and check-out dates. Confirm the location and fares changes that may apply. Ensure you have descriptions of the stay and any special requests, so your update stays aligned with what the guests expect.

Review Policy on Changes, Cancellations, and Fees

Implement a 24-hour free-change window and label it with an orange badge on all booking confirmations and property pages; this upfront rule reduces back-and-forth through support and gives guests a clear expectation before they check-in.

What can be changed: dates, check-in times, and guest names. Changes up to the policy cutoff are approved automatically through the system; if a request falls outside the window, it routes to the approval queue for a human sign-off. Ensure updated details appear in all connected platforms so there isnt any mismatch at check-in.

Fees and refunds: show the exact fee or percentage before you process a change. A typical structure: changes within 24 hours of booking incur no fee; 2–7 days prior, 10–20% of the fare; within 24 hours, 50% of the fare; after check-in, the stay can be non-refundable or covered only by remaining nights. These figures vary by rate plan and property, so rely on your updated policy. Fares differ across rates; reflect the difference clearly in the final quote.

Refunds are generated to the original payment method when allowed by the fare. Processing typically takes 5–10 business days. If a guest used optional services, refunds apply to those items as well. On platforms with wallets, refunds may appear as a generated credit. Internal tracking uses a field named lingus to store the approver’s name and timestamp, which helps you show the exact approval path if a guest questions the decision. You can sign the record to confirm the action. If an exception is needed, support handles it per your policy and records the approval with the relevant names and dates.

Tips to implement: publish the policy in your portal and in the booking flow, include reminders at check-in, and link to the updated page. Keep it short, transparent, and easy to follow; with this approach, your team can handle changes quickly, and guests feel confident about their options. What matters is the follow-through and the clear sign that you support flexible, fair handling of changes and charges. The difference between a smooth change and a denied request often comes down to timing and the approval workflow.

Open the Booking in Your System and Prepare the Change

Open the booking in your system, locate the reservation by reference number or guest name, and confirm the current status before you adjust anything. Check the property address and the stay dates to ensure you are editing the correct record. Gather the participants list and current occupancy to map the impact of the change. Note the original book reference in the notes.

Review the Booking Details

1. Open the booking in your PMS or channel manager. Retrieve the reference number and guest name, then confirm the address, check-in and check-out dates, and the current occupancy.
2. Note the rooms and the cabin or room type booked, the number of rooms, and the total price before any changes. Verify the items mentioned in the request and any special needs from the guest or hosts.
3. Assess what needs to change: dates, room count, upgrade, or room type tweaks. If a voucher is involved, confirm its validity and any restrictions.
4. Cross-check availability across platforms, including bookingcom, to ensure the change will be reflected consistently.

Execute the Change and Notify

1. Enter the new details in the system: adjust dates within the stay window, update occupancy and the number of rooms, and select the upgrade if offered.
2. Review the updated prices, apply taxes and fees, and ensure the new total is clear to the client. Just update the pricing in the booking record so it does not surprise the participant.
3. Save the changes; once the update is made, verify that it appears in the booking timeline and that the status is updated to reflect the change.
4. Prepare the guest text and confirmation: include what changed, the new dates, the upgraded room if applicable, and the final price. If a voucher is used, attach or reference it and explain how it is redeemed.
5. Lähetä päivitetty vahvistus valitun kanavan kautta, joko alustan viestijärjestelmän tai sähköpostin välityksellä, ja varmista, että heillä on pääsy tarkistettuihin tietoihin.
6. Lähetyksen jälkeen tarkkaile vastauksia ja käsittele mahdolliset jatkotoimenpiteet vieraan, osallistujien tai alustan kanssa tarvittaessa.

Päivämäärien, vieraiden ja huonetyypin muuttaminen: vaihe vaiheelta

Avaa varaus hallintapaneelissasi, napsauta Muokkaa ja päivitä ensin päivämäärät lukitaksesi uuden hinnan. Jos majoitus on Euroopassa tai sisältää maantieteellisiä veroja, huomioi nämä maksut ennen tallentamista. Kun päivämäärät on asetettu, säädä vieraiden määrä ja huonetyyppi samassa työnkulussa, ja tallenna ja tarkista sitten päivitetty kokonaissumma.

Päivämäärät ja huonetyyppi

Vaihe 1: Muuta sisään- ja uloskirjautumispäivät tarkasti. Vaihe 2: Valitse oikea huonetyyppi ja lisää lisäpalveluita, kuten aamiainen, pysäköinti tai lisävuode. Vaihe 3: Tallenna muutokset ja tarkista uusi summa. Käytännöstäsi riippuen järjestelmä saattaa näyttää päivitetyn hinnan välittömästi; vahvista asiakkaalle, mitä hän maksaa, ja liitä päivitetty vahvistusteksti. Jos alennus on tarpeen, huomioi alennus ja sen vaikutus kokonaissummaan.

Vieraat, peruutukset ja maksut

Vaihe 4: Päivitä vieraiden nimet ja yhteystiedot. Vaihe 5: Tarkista peruutusehdot ja mahdolliset hyvitykset, jos muutokset aiheuttavat niitä. Vaihe 6: Tarkista maksujen tila, mukaan lukien mahdolliset lisämaksut tai valinnaiset lisäpalvelut, ja ilmoita uusi kokonaissumma vieraalle. Käytä selkeää tekstiviestiä tai sähköpostia vahvistaaksesi mitä on muuttunut, uudet päivämäärät ja uusi vahvistusnumero. Jos vieras pyytää uutta muutosta, ota se huomioon, kunhan se on linjassa käytäntöjesi kanssa. Seuraavaksi tarkista: vertaa vanhoja ja uusia kokonaissummia, varmista vahvistuksen tila (vahvistettu tai avoin) ja merkitse muistiin mahdolliset maksettavat tai avoimet maksut. Lingus- tai aerlinguscom-matkasuunnitelmiin liittyvien varausten osalta koordinoi kaikki paketoidut lisäpalvelut tai ehdot, jotta vieraat näkevät yhden, tarkan yhteenvedon.

Mitä lisäosille tapahtuu muutoksen jälkeen: hyvitykset, hyvitykset tai uudelleenmääritys

Tarkista varaukseen sidotut lisäosat heti muutoksen vahvistettuasi. Tunnista kohteet, kuten pysäköinti, aamiainen, kylpyläpalvelut tai myöhäinen uloskirjautuminen, ja tarkista, onko kukin kohde hyvitettävissä, hyvityskelpoinen tai sidottu tiettyyn huoneeseen. Tarkista järjestelmäsi päivitetyt säännöt; 정책 텀의 원천 vaihtelee palveluntarjoajan ja maantieteellisen sijainnin mukaan, joten vahvista sovellettavat ehdot ennen kuin toimit.

Hyvitykset: Jos lisäpalvelu on varattu hyvitettävällä vaihtoehdolla, käsittele täysi hyvitys asiakkaan alkuperäiselle maksutavalle. Jos tuotetta ei voi hyvittää, tarjoa hyvitystä, jolla on määritetty vanhentumispäivä, tai käytä arvo päivitettyyn varaukseen palveluntarjoajan sääntöjen mukaisesti. Joka tapauksessa dokumentoi päätös ja merkitse muutos asiakkaan kuittiin sekaannusten välttämiseksi myöhemmin.

Hyvitykset: Kun hyvitykset eivät ole mahdollisia, myönnä hyvityksiä, jotka vastaavat lisäpalveluiden nettoarvoa. Määritä hyvityksen voimassaoloaika, voidaanko sitä käyttää huonehintoihin, veroihin tai lisäpalveluihin ja siirtyykö se tuleviin majoituksiin. Varmista, että asiakas näkee päivitetyn kokonaissumman ja hyvitysviittauksen varausmerkinnöissä avoimuuden vuoksi.

Uudelleenmääritys: Jos muutos siirtää vieraan toiseen huoneeseen tai kiinteistöön, selvitä, siirtyvätkö ekstrat varauksen mukana vai pysyvätkö ne alkuperäisessä järjestelyssä. Jotkin palveluntarjoajat kohdentavat automaattisesti uudelleen kohteita, kuten aamiaisen tai pysäköinnin; toiset edellyttävät suoraa vieraan hyväksyntää. Jos uudelleenmääritys ei ole sallittua, tarjoa erillistä hyvitystä tai kertaluonteista oikaisua uuteen varaukseen erotuksen kattamiseksi.

Viestintä ja ajoitus: Ilmoita vieraalle viipymättä päivitetyn varausvahvistuksen avulla ja selkeä erittely siitä, mikä on jäljellä, mikä on palautettu ja mikä on hyvitetty. Sisällytä uudet tarpeet ja mahdolliset käyttörajat. The

Ilmoita asiakkaalle ja lähetä uusi vahvistus

Lähetä vieraalle uusi vahvistus heti, kun olet vahvistanut päivitetyt päivämäärät ja ehdot. Sisällytä tarkistettu majoitus, nimet ja kokonaishinta sekä viittaa edelliseen varaukseen, jotta vieras näkee eron vanhojen ja uusien päivämäärien välillä.

Anna uusi vahvistusnumero ja käyttöohjeet. Liitä annetut tiedot selkeästi ja korosta, mikä muuttui varausten välillä ja mikä pysyi samana. Jos kyseessä on lento, lisää asiaankuuluvat lentotiedot, ajat ja mitä on vielä saatavilla vieraan suunnittelua varten. Lisää rivi, jossa kerrotaan, mikä on muuttunut, jotta vieras näkee eron yhdellä silmäyksellä.

Merkitse viesti oranssilla tarralla järjestelmässäsi osoittamaan kiireellisyyttä. Viestin tulisi sisältää jokaisen vieraan nimi, kiinteistön nimi, uudet päivämäärät ja tarkistettu kokonaissumma. Jos vieraita on useita, esitä jokainen nimi erikseen sekaannusten välttämiseksi.

Selitä maksuvaiheet: onko summa maksettava nyt vai sisäänkirjautumisen yhteydessä, ja missä uudet maksutiedot syötetään tarvittaessa. Selvennä, että muutos ei ole peruutusehto, ja mainitse mahdolliset maksut, mukaan lukien ovatko ne palautettavissa. Jos asiakkaan on varattava uusi varaus, anna linkki uuden majoituksen varaamiseen ja kerro, mitä vaihtoehtoja vanhan ja uuden päivämäärän välillä on olemassa.

Pyydä vierasta tallentamaan uusi vahvistus ja vahvistamaan vastaanotto. Tee seuranta 24 tunnin sisällä, jos et vieläkään ole kuullut vastausta, ja pane merkille mahdolliset erityispyynnöt seurannan aikana. Varmista ennen saapumista, että kaikki tiedot ovat tarkkoja, ja kerro vieraalle, mitä tehdä sisäänkirjautumisen aikana, kuten mistä sisään ja missä tavata henkilökuntaa.