12 plantillas gratuitas para mensajes automatizados de Airbnb para huéspedes: 4 textos esenciales para programar en 2025

Schedule four core messages today to guide guests from first inquiry to checkout. A human touch builds trust, protects your reputation, and reduces back-and-forth by a meaningful margin–time you can reinvest in cleaning, rest, or improving your listing. Use a smart workflow with your tools to trigger messages at the right moments, including pre-arrival, arrival, mid-stay, and post-stay communications. This approach keeps guests informed, and it helps you show thanks and resolve small issues effortlessly.

Four core templates to schedule in 2025 target the guest journey: Pre-arrival welcome, check-in y aparcamiento instructions, mid-stay issue resolution, and post-stay appreciation. Each template uses a simple structure: greeting, concrete details, action steps, and an invitation to reply. With aparcamiento details, cleaning windows and timelines, and breezeway access tips, you minimize confusion. The messages stay concise, with a tone that is warm but smart, and you can tailor them per listing and guest profile, keeping balance between autonomy and personal touch.

To maximize impact, pair each template with a quick action plan and a tiny little checklist: confirm guest name, property access, and expected arrival window; provide a cleaning schedule; remind about aparcamiento and buffers for late arrivals; and offer a simple path to resolve issues by replying. The process takes time but saves many back-and-forth messages, improving your reputation and converting passive inquiries into bookings.

With these four templates in place, you gain a balance of control and responsiveness. The tools you use should support scheduling, not complicate your workflow. If you keep a friendly language and a consistent tone, guests will feel guided rather than interrogated, which takes less effort to maintain and truly improves guest satisfaction.

Thanks for reading. This approach is designed to be effortless to implement and scalable across listing sizes, from a single family home to a multi-unit property. If you want to tune the templates to your locale, supply chain for cleaning teams, and onsite aparcamiento constraints, you can build a small breezeway flow inside your host dashboard to keep guests informed and reduce wait times.

12 Free Templates for Automated Airbnb Messages to Guests – 4 Core Texts to Schedule in 2025; How Can I Automate My Airbnb Management

Start with four core texts to schedule now and push them automatically across your system to access guest conversations quickly. whether you manage one airbnbs or multiple listings, these messages will scale, reduce errors, and boost profitability while keeping your communication professional and friendly here.

4 Core Texts to Schedule in 2025

Pre-arrival Access and Instructions: send a concise pre-arrival message that lists access details, codes, parking directions, and a quick checklists to confirm essentials before arrival.

Arrival and Check-in Guide: on the day guests arrive, share quick, step-by-step self-check-in, wifi details, appliance basics, and contactless options.

During Stay Support and Handling: invite guests to reach out for requests, provide clear handling steps, and reference Breezeway or Hostaway for issues; keep response times short to maintain efficiency.

Check-out and Feedback: clarify checkout time, return keys, parking, and request feedback to protect your reputation and guide future pricing decisions.

12 Free Templates for Automated Airbnb Messages to Guests

Estas plantillas le ayudan a gestionar el acceso rápidamente, mantener una imagen de mercado limpia y proteger su rentabilidad. Reducen los errores en varios airbnbs, reconocen las necesidades de los huéspedes y le permiten automatizar recordatorios que los huéspedes agradecen. Tiene un flujo fiable para el aparcamiento, los códigos y las listas de comprobación, todo ello alojado en un único sistema con marca profesional, tanto si utiliza amazon como un conjunto de herramientas similar, para mantener la eficiencia y reforzar su reputación.

Catálogo de 12 Plantillas por Etapa del Recorrido del Cliente

Recomendación: Comience con la Plantilla 3 para reducir el envío de preguntas que consumen mucho tiempo y mejorar la eficiencia.

Pre-estancia y llegada

Plantilla 1 – Antes de la estancia: Envía una confirmación cordial con la ventana de registro, información sobre el estacionamiento y detalles esenciales para evitar idas y venidas y reducir errores.

Plantilla 2 – Antes de la estancia: Facilite indicaciones precisas, códigos de acceso y horas de llegada recomendadas para que los huéspedes lleguen sin problemas y usted minimice el tiempo dedicado a la entrada.

Plantilla 3 – Antes de la estancia: Descripción general de las preguntas frecuentes que abordan las consultas más comunes, con respuestas concisas y un enlace rápido al servicio de asistencia en todas las plataformas, para reducir los mensajes repetidos y aumentar la eficiencia.

Plantilla 4 – Antes de la estancia: Ejemplo de plan de llegada para la zona, que incluye opciones de transporte, servicios cercanos y un mapa sencillo para establecer expectativas antes de la estancia.

Template 5 – Pre-stay: Payment and access details, including door codes, Wi-Fi login, and a quick note on any service procedures to prevent delays and make arrivals smoother.

Template 6 – Pre-stay: Clear check-in procedures and a link to the full house manual, so guests feel prepared and time spent asking questions drops.

During stay & Post-stay

Template 7 – During stay: Quick requests for towels, extra amenities, or equipment through a single channel, with a standard step-by-step response to speed tasks.

Template 8 – During stay: One-page house manual recapped with essential safety tips, appliance basics, and how to contact services when things misbehave, reducing time spent searching.

Template 9 – Post-stay: Thank-you note with a giving gesture and a link to a short survey to collect feedback, helping you grow satisfaction and improves guests’ experience for future stays.

Template 10 – Post-stay: Local recommendations and exclusive offers for future stays, showing appreciation and encouraging most guests to return.

Template 11 – Post-stay: Alternative check-out options and late-check-out availability, with clear instructions to optimize the final moment and avoid delays.

Template 12 – Post-stay: Safety and contingency: step-by-step emergency contacts, safety tips, and next steps to reduce errors and reassure guests if something unexpected occurs.

Core Text 1: Booking Confirmation – Copy, Timing, and Triggers

Send Booking Confirmation within minutes of reservation. Use a concise, friendly copy that confirms guest name, stay dates, nightly rate, total amount, payment status, and the host contact channel. This minimizes time-consuming back-and-forth and ensures guests feel supported from the moment they book. Include a clear call to action and invite them to reply with any questions.

Copy Guidelines

Structure matters. Start with a warm greeting, followed by a quick summary of the booking, then the next steps and a mini reminder about essential details such as check-in time, wifi access, heating, and house rules. A key point is to present one clear call to action. Keep sentences short and actionable; this approach will improve clarity and will strengthen the guest experience. Include a line that signals you will reply promptly if they reach out.

Timing and Triggers

Set triggers for key moments: booking confirmed, payment processed, 7 days before arrival, 24 hours before, and 2 hours before check-in. Each message should be delivered through the guest’s preferred channel and adapt to their time zone. This strategy enables you to scale communications across multiple listings on airbnb and ensure consistency. These aspects reduce back-and-forth and create an extremely smooth arrival. This approach provides a practical solution to common questions and keeps guests informed. Also include check-in instructions, parking, and access details in the relevant messages. If available, add a note about heating and wifi to prevent last-minute questions.

Core Text 2: Pre-Arrival Check-In Details – Copy, Timing, and Triggers

Send a concise pre-arrival checklist 48 hours before check-in, with entry method, wifi details, parking, and house rules to start conversations seamlessly and cut back-and-forth. Whether guests arrive by car or rideshare, study of aspects in the arrival flow shows this approach reduces repetitive questions, helps you select the right timing, saves time, boosting earnings and easing work for your team, and creates new ways to support guests.

1. Copy
   • Goal: deliver three tight blocks: greeting, access, and support; keep language clear and actionable.
   • Samples:
     • Sample A: “Hi [Guest], your stay at [Property] begins on [Date]. For a smooth, contactless check-in, use the entry method [Code/Smart Lock]. wifi: [SSID] / [Password]. Parking: [Location]. Check-outs: [Time]. If you have questions, answers are ready–reply here or in the app.”
     • Sample B: “If youre arriving by car, outside gate access is via code [Code]. Doors open at [Time]. Reminders will arrive 24 hours before arrival. For help, tap Reply in the app or contact us.”
2. Timing
   • First message: 48 hours before check-in with key details.
   • Reminder: 24 hours before arrival to confirm updates and wifi status.
   • Final nudge: 2–3 hours before check-in with entry links and any last-minute changes.
   • Tips: select a timing profile in your system to keep messages aligned with local time and arrival windows.
3. Triggers
   • Booking confirmed: send Copy and initial details automatically via ai-powered tools or apps.
   • Travel date changes: resend updated details; offer new times and parking if needed.
   • Time-zone differences or late-night arrivals: adjust the timing and language to be clear and friendly.
   • Check-ins: use contactless flow to simplify conversations and provide clear wifi details; if guests need a quick reply, offer answers and keep the conversation moving.

Core Text 3: Arrival Welcome and House Guide – Copy, Timing, and Triggers

Recommendation: Use a three-part sequence that delivers a warm Arrival Welcome, a practical House Guide with checklists, and precise Entry Details, all designed to be effortless for guests and profitable for hosts. Schedule the welcome and guide 24 hours before check-in, and place the final access details 60–90 minutes before arrival. Add a light post-arrival update to confirm everything went smoothly and surface any quick needs, a short course of guest onboarding you can reuse across listings. Imagine guests facing a smooth arrival with clear directions and friendly support.

• Templates
  1. Arrival Welcome (two tone options):
     • Option A (for fullhome): “Welcome to {fullhome}! We’re thrilled you’re here. Your stay starts now. To help you face a smooth arrival, here are the basics: check-in window, address, contact. The House Guide below outlines the layout and must-know features. If you face any issue, reply here–we love helping guests feel at home.”
     • Option B (short-term): “Welcome to {fullhome}! Your stay begins now. Check the House Guide for basics: Wi‑Fi, thermostat, trash, and contact. Need a hand? Reply to this message.”
  2. House Guide Overview with checklists – the heart of clarity:
     • Entry essentials: door code, lock instructions, and check-in window.
     • House basics: Wi‑Fi name and password, temperature tips, lights, and safety devices.
     • Facilities overview: kitchen, laundry, and parking details.
     • An addition: adding quick tips and resources, local tips, emergency contacts, accessibility notes, and house rules in a simple checklists format.
  3. Entry Details and Troubleshooting:
     • Door code: {code} and steps to open.
     • What to do if code doesn’t work: contact number and response time.
     • Late check-in guidance and any pet or accessibility notes, if applicable.
• Timing and Triggers
  1. Trigger 1: Booking confirmation – send Arrival Welcome within 1 hour after booking to set expectations and surface basics.
  2. Trigger 2: 24 hours before check-in – send House Guide with checklists and details about the fullhome layout, parking, and amenities.
  3. Trigger 3: 60–90 minutes before check-in – send Entry Details with the door code, check-in instructions, and any access notes.
  4. Trigger 4: 24 hours after arrival – send a short post-arrival note asking for feedback and offering help with anything further.
• Eficiencia y rentabilidad

  Automatiza esta secuencia para reducir la carga de trabajo manual, aumentando la eficiencia y el dinero ahorrado. El tono consistente disminuye la confusión de los huéspedes, aumentando las reseñas y la rentabilidad a través de reservas repetidas. Para estancias cortas, esta configuración aumenta la eficiencia y la rentabilidad, y puedes reutilizar el tutorial en todos los listados. Imagina la adición de una actualización, manteniendo lo básico al día, con espacio para detalles y características adicionales que mejoren la rentabilidad.

Texto central 4: Agradecimiento posterior a la compra y recordatorio de reseña: copia, tiempo y activadores

Implementa un flujo de dos pasos: un agradecimiento hospitalario después del pago en un plazo de 6 horas que se dirija al huésped por su nombre y confirme los detalles posteriores a la estancia, incluidos los pasos de salida, los cierres de las puertas y la devolución de las llaves; y un recordatorio de reseña entre 24 y 72 horas después de la salida. Utiliza un lenguaje adaptado que coincida con tus anuncios y operaciones, y mantén un tono cálido para aliviar la energía del huésped después de la estancia. Si utilizas guesty o herramientas similares, adapta la cadencia por anuncio y deja que el sistema se encargue de la mayor parte de la comunicación, mientras que tu equipo puede intervenir manualmente en casos especiales cuando a veces necesitas un toque personal para resolver los problemas aquí. Este proceso proporciona un medio para abordar los problemas rápidamente.

Agradecimiento posterior al check-out - versión corta: "Hola {name}, gracias por alojarte en {listing}. Esperamos que hayas disfrutado de tu visita. Nuestro equipo está aquí para ayudarte si necesitas algo después del check-out. Por favor, acusa recibo de este mensaje y confirma si tienes algún problema."

Agradecimiento posterior al check-out – versión ampliada: “Hola {name}, nos encantó hospedarte en {listing}. Si algo no cumplió con tus expectativas, responde aquí para que podamos abordarlo y resolverlo. Para cualquier toque especial que hayas apreciado, cuéntanos qué destacó, para que podamos aprovechar esos mini toques en futuras estancias.”

Recordatorio de reseña – copia: “Hola {name}, si tienes un momento, comparte una breve reseña de tu estancia en {listing}. Tus comentarios respaldan nuestras operaciones y ayudan a futuros huéspedes. Específicamente, una nota breve sobre lo que salió bien y lo que podría mejorarse nos ayuda a resolver los desafíos rápidamente. Puedes confirmar que dejaste una reseña respondiendo aquí”.

Automatización y activadores: configura un activador basado en el proceso de pago para enviar el agradecimiento en un plazo de 6 horas, seguido de un recordatorio de reseña entre 24 y 72 horas. Si no hay respuesta, envía un segundo mensaje a las 96 horas, y si el huésped señala un problema, escálalo a un contacto manual por parte del equipo nocturno. Utiliza chatbots para los envíos iniciales, pero cambia a agentes humanos para casos especiales; guarda los resultados en tus herramientas y listados para que puedas gestionar los siguientes pasos. Evita horarios disruptivos no enviando mensajes a altas horas de la noche y ofreciendo una opción sencilla de exclusión voluntaria; proporciona un medio para confirmar o reconocer la recepción. Mantén la cadencia a corto plazo para evitar la fatiga, e incluye un enlace claro a la reseña en tu sitio web o en la aplicación de reservas para simplificar la acción.

Flujo de trabajo de automatización: plantillas de programación en todas las plataformas

Adopte un flujo de trabajo de programación centralizado que envíe las mismas plantillas a todas las plataformas desde un único editor. Esta optimización reduce el error humano y mantiene las operaciones en conformidad con Airbnb, Booking y VRBO. Garantiza que cada huésped reciba mensajes recordatorios oportunos y reduce las consultas de ida y vuelta. Programe los mensajes para que lleguen durante horas razonables para proteger el sueño, utilizando la hora local. La fácil configuración permite mantener un contacto constante en toda el área que atienda, ya sea que el huésped esté en casa o de viaje. Comparta los resultados con los gerentes y proveedores para mantener a los gerentes al tanto de los cambios y acelerar el manejo de las consultas, y mucho más a medida que cambien las condiciones del mercado.

Estructura de la plantilla

Los bloques base incluyen: línea de introducción, indicaciones para llegar a la propiedad, detalles de registro, contacto con el huésped e instrucciones de salida. Cada bloque utiliza marcadores de posición para el nombre del huésped, la hora de registro y la descripción de la casa, además de un recordatorio para dejar comentarios. Adjunte un breve llamado a la acción para compartir detalles importantes con el equipo anfitrión. Incluya una nota de cumplimiento sobre las reglas de la casa y las instrucciones de acceso. Mantenga la coherencia del contacto con el huésped en todos los canales.

Implementation Steps

1. Mapear los disparadores por plataforma y tiempo: 72 horas antes de la llegada, 24 horas antes, el día de la llegada y después del check-out. Vincular cada disparador a una versión de la plataforma preservando el contenido principal para que la calidad se mantenga alta sin esfuerzos de duplicación.

2. Configure la entrega multiplataforma en su administrador de canales o PMS para que una sola actualización se envíe a Airbnb, Booking, VRBO y cualquier OTA. Esto reduce el contacto manual, evita retrasos y simplifica la organización de las consultas.

3. Pruebe con un pequeño lote de anuncios. Detecte fallos, ajuste los intervalos de tiempo para respetar el sueño de los huéspedes y valide que los recordatorios lleguen al huésped correcto a la hora correcta. Asegúrese de que los proveedores reciban cualquier escalada de manera oportuna.

4. Revise los resultados con los gerentes semanalmente. Comparta las métricas sobre los tiempos de respuesta, las consultas manejadas y el tiempo ahorrado por anuncio. Utilice los comentarios para refinar la redacción, agregar detalles específicos del mercado y mantener los mensajes alineados con las reglas y las instrucciones de la casa.

Seguimiento del rendimiento y garantía del cumplimiento de los mensajes automatizados

Configure un panel en vivo que rastree el éxito de la entrega, el tiempo de primera respuesta y el cumplimiento a nivel de canal, lo que permite realizar ajustes rápidos y mantener a los huéspedes informados con facilidad. Aprenda los conceptos básicos con ejemplos del mundo real sobre cómo las plantillas afectan el comportamiento de los huéspedes en todos los mercados y canales. Cree mensajes personalizados más cortos para confirmaciones rápidas y más largos para detalles importantes para fomentar la permanencia y una comunicación más fluida durante todo el proceso.

Métricas clave para rastrear

Mantén una visión basada en datos de la tasa de entrega, la tasa de apertura y el tiempo medio de respuesta, además del tiempo hasta el primer contacto y la proporción de respuestas tardías. La vista de canal y mercado muestra dónde interactúan más los huéspedes y dónde necesitan ajustes las plantillas. Utiliza mini-exportaciones para profundizar en los patrones a nivel de propiedad y prueba dos plantillas por situación, luego compara los resultados para obtener mejoras más rápidas. Apunta a una entrega del 98–99%, un tiempo medio de primera respuesta inferior a 15 minutos y respuestas tardías inferiores al 5%. Realiza un seguimiento de los ejemplos en los que las plantillas mejoraron la satisfacción del huésped y traduce eso en puntos de 5 estrellas para la mensajería futura. Integra smartbnb para escalar entre propiedades manteniendo la coherencia y la facilidad de gestión.

Imagina un panel que destaque qué plantillas muestran la mayor concordancia con las preguntas de los huéspedes, ayudándote a mantener el enfoque. Revisa regularmente los mensajes más largos para asegurar la claridad y la brevedad, y ajústalos según las necesidades del mercado para mantener un flujo de trabajo más fluido y decisiones más rápidas basadas en datos.

Cumplimiento y Mejores Prácticas

Mantén el proceso simple: verifica cada mensaje automatizado con las reglas de la plataforma, las normas de privacidad y los requisitos locales. Utiliza una lista de verificación específica del canal y adaptada al mercado para asegurar que el tono, el tiempo y el contenido se mantengan alineados con las expectativas. Realiza mini-auditorías trimestralmente para detectar detalles desactualizados y recordatorios nocturnos que puedan irritar a los huéspedes. Mantén un registro de cambios con ejemplos para que el equipo pueda aprender y adaptarse rápidamente, y muestra cómo los pequeños ajustes influyen en el comportamiento y la comodidad del huésped. Esta práctica permite actualizaciones rápidas y consistentes y mantiene resultados de 5 estrellas al tiempo que apoya el mantenimiento de la confianza en tu mercado.