12 Kostenlose Vorlagen für automatisierte Airbnb-Nachrichten an Gäste – 4 wesentliche Texte, die Sie im Jahr 2025 planen sollten

Plane heute vier Kernbotschaften um Gäste von der ersten Anfrage bis zum Auschecken zu begleiten. A human Berührung schafft Vertrauen, schützt Ihre reputation, und reduziert das Hin und Her um einen bedeutsamen Anteil – Zeit, die Sie reinvestieren können cleaning, sich ausruhen oder sich verbessern listing. Use a smart Workflow mit Ihrem tools um Nachrichten im richtigen Moment auszulösen, einschließlich der Kommunikation vor der Ankunft, bei der Ankunft, während des Aufenthalts und nach dem Aufenthalt. Dieser Ansatz hält die Gäste auf dem Laufenden und hilft Ihnen show danke und resolve kleine Probleme mühelos.

Vier Kernvorlagen zur Planung im Jahr 2025 zielen auf die Guest Journey ab: Pre-arrival Willkommen, check-in und parking Anweisungen, Zwischenaufenthalt Problemlösung und Nach dem Aufenthalt Anerkennung. Jede Vorlage verwendet eine einfache Struktur: Begrüßung, konkrete Details, Handlungsschritte und eine Einladung zur Antwort. parking details, cleaning Windows und Timelines sowie Tipps für den Zugang zum Breezeway minimieren Verwirrung. Die Nachrichten bleiben prägnant, mit einem tone das warm ist, aber smart, und Sie können sie individuell anpassen listing und Gastprofil, Aufbewahrung Gleichgewicht zwischen Autonomie und persönlicher Note.

Um die Wirkung zu maximieren, kombiniere jede Vorlage mit einem schnellen Aktionsplan und einem kleinen little Checkliste: Gastname, Zugang zum Grundstück und voraussichtliches Ankunftsfenster bestätigen; bereitstellen cleaning Terminieren; erinnern an parking und Puffer für verspätete Ankünfte; und bieten einen einfachen Weg zu resolve Probleme, indem Sie antworten. Der Prozess nimmt Zeit, spart aber viele Hin-und-her-Nachrichten und verbessert so Ihre reputation und die Umwandlung passiver Anfragen in Buchungen.

Mit diesen vier Vorlagen erhalten Sie einen Gleichgewicht der Kontrolle und Reaktionsfähigkeit. Die tools Die von Ihnen verwendete Software sollte die Planung unterstützen und Ihren Arbeitsablauf nicht verkomplizieren. Wenn Sie ein friendly Sprache und eine konsistente tone, werden sich die Gäste eher geführt als verhört fühlen, was nimmt weniger Aufwand für die Wartung und truly verbessert die Zufriedenheit der Gäste.

Danke fürs Lesen. Dieser Ansatz ist darauf ausgelegt, zu sein effortless zu implementieren und skalierbar über listing Größen, von einem Einfamilienhaus bis zu einem Mehrfamilienhaus. Wenn Sie die Vorlagen an Ihren Standort anpassen möchten, geben Sie die Lieferkette für cleaning Teams und vor Ort parking Einschränkungen können Sie einen kleinen Breezeway-Flow in Ihrem Host-Dashboard erstellen, um die Gäste auf dem Laufenden zu halten und die Wartezeiten zu verkürzen.

12 kostenlose Vorlagen für automatisierte Airbnb-Nachrichten an Gäste – 4 Kerntexte, die 2025 geplant werden müssen; Wie kann ich meine Airbnb-Verwaltung automatisieren?

Beginnen Sie mit vier Kerntexten, die Sie jetzt planen und automatisch in Ihrem System verteilen können, um schnell auf Gästegespräche zuzugreifen. Ob Sie ein Airbnb oder mehrere Inserate verwalten, diese Nachrichten sind skalierbar, reduzieren Fehler und steigern die Rentabilität, während Ihre Kommunikation professionell und freundlich bleibt.

4 Kerntexte, die 2025 eingeplant werden sollten

Zugang und Anweisungen vor der Ankunft: Senden Sie eine prägnante Nachricht vor der Ankunft, die Zugangsdaten, Codes, Parkanweisungen und eine kurze Checkliste zur Bestätigung wichtiger Dinge vor der Ankunft enthält.

Ankunfts- und Check-in-Anleitung: Am Anreisetag der Gäste sollten Sie eine kurze, schrittweise Self-Check-in-Anleitung, WLAN-Details, grundlegende Informationen zu den Geräten und kontaktlose Optionen mitteilen.

Während des Aufenthalts Support und Betreuung: Gäste einladen, sich bei Anfragen zu melden, klare Anweisungen zur Bearbeitung geben und bei Problemen auf Breezeway oder Hostaway verweisen; Reaktionszeiten kurz halten, um die Effizienz aufrechtzuerhalten.

Check-out und Feedback: Klären Sie die Check-out-Zeit, die Rückgabe der Schlüssel und das Parken, und fordern Sie Feedback an, um Ihren Ruf zu schützen und zukünftige Preisentscheidungen zu treffen.

12 kostenlose Vorlagen für automatisierte Airbnb-Nachrichten an Gäste

Diese Vorlagen helfen Ihnen, den Zugang schnell zu regeln, ein sauberes Markenimage zu bewahren und Ihre Rentabilität zu schützen. Sie reduzieren Fehler bei mehreren Airbnbs, berücksichtigen die Bedürfnisse der Gäste und ermöglichen es Ihnen, Erinnerungen zu automatisieren, die Gäste schätzen. Sie haben einen zuverlässigen Ablauf für Parkplätze, Codes und Checklisten, alles in einem einzigen, professionell gebrandeten System gehostet – egal, ob Sie Amazon oder ein ähnliches Toolkit verwenden – um die Effizienz aufrechtzuerhalten und Ihren Ruf zu stärken.

Katalog mit 12 Vorlagen nach Phase der Customer Journey

Empfehlung: Beginnen Sie mit Vorlage 3, um zeitaufwändige Fragen zu reduzieren und die Effizienz zu verbessern.

Vor dem Aufenthalt & Ankunft

Vorlage 1 – Vor dem Aufenthalt: Senden Sie eine herzliche Bestätigung mit Check-in-Fenster, Parkplatzinformationen und wichtigen Details, um unnötige Rückfragen zu vermeiden und Fehler zu reduzieren.

Vorlage 2 – Vor dem Aufenthalt: Geben Sie genaue Anweisungen, Zugangscodes und empfohlene Ankunftszeiten an, damit die Gäste reibungslos ankommen und Sie den Zeitaufwand für den Zutritt minimieren.

Vorlage 3 – Vor dem Aufenthalt: Übersicht mit häufig gestellten Fragen, die die häufigsten Anfragen behandelt, mit prägnanten Antworten und einem schnellen Link zum Support auf allen Plattformen, um wiederholte Nachrichten zu reduzieren und die Effizienz zu steigern.

Vorlage 4 – Vor dem Aufenthalt: Beispielhafter Ankunftsplan für die Gegend, einschließlich Transitoptionen, nahegelegener Dienstleistungen und einer einfachen Karte, um die Erwartungen vor dem Aufenthalt zu formulieren.

Template 5 – Pre-stay: Payment and access details, including door codes, Wi-Fi login, and a quick note on any service procedures to prevent delays and make arrivals smoother.

Template 6 – Pre-stay: Clear check-in procedures and a link to the full house manual, so guests feel prepared and time spent asking questions drops.

During stay & Post-stay

Template 7 – During stay: Quick requests for towels, extra amenities, or equipment through a single channel, with a standard step-by-step response to speed tasks.

Template 8 – During stay: One-page house manual recapped with essential safety tips, appliance basics, and how to contact services when things misbehave, reducing time spent searching.

Template 9 – Post-stay: Thank-you note with a giving gesture and a link to a short survey to collect feedback, helping you grow satisfaction and improves guests’ experience for future stays.

Template 10 – Post-stay: Local recommendations and exclusive offers for future stays, showing appreciation and encouraging most guests to return.

Template 11 – Post-stay: Alternative check-out options and late-check-out availability, with clear instructions to optimize the final moment and avoid delays.

Template 12 – Post-stay: Safety and contingency: step-by-step emergency contacts, safety tips, and next steps to reduce errors and reassure guests if something unexpected occurs.

Core Text 1: Booking Confirmation – Copy, Timing, and Triggers

Send Booking Confirmation within minutes of reservation. Use a concise, friendly copy that confirms guest name, stay dates, nightly rate, total amount, payment status, and the host contact channel. This minimizes time-consuming back-and-forth and ensures guests feel supported from the moment they book. Include a clear call to action and invite them to reply with any questions.

Copy Guidelines

Structure matters. Start with a warm greeting, followed by a quick summary of the booking, then the next steps and a mini reminder about essential details such as check-in time, wifi access, heating, and house rules. A key point is to present one clear call to action. Keep sentences short and actionable; this approach will improve clarity and will strengthen the guest experience. Include a line that signals you will reply promptly if they reach out.

Timing and Triggers

Set triggers for key moments: booking confirmed, payment processed, 7 days before arrival, 24 hours before, and 2 hours before check-in. Each message should be delivered through the guest’s preferred channel and adapt to their time zone. This strategy enables you to scale communications across multiple listings on airbnb and ensure consistency. These aspects reduce back-and-forth and create an extremely smooth arrival. This approach provides a practical solution to common questions and keeps guests informed. Also include check-in instructions, parking, and access details in the relevant messages. If available, add a note about heating and wifi to prevent last-minute questions.

Core Text 2: Pre-Arrival Check-In Details – Copy, Timing, and Triggers

Send a concise pre-arrival checklist 48 hours before check-in, with entry method, wifi details, parking, and house rules to start conversations seamlessly and cut back-and-forth. Whether guests arrive by car or rideshare, study of aspects in the arrival flow shows this approach reduces repetitive questions, helps you select the right timing, saves time, boosting earnings and easing work for your team, and creates new ways to support guests.

1. Copy
   • Goal: deliver three tight blocks: greeting, access, and support; keep language clear and actionable.
   • Muster:
     • Sample A: “Hi [Guest], your stay at [Property] begins on [Date]. For a smooth, contactless check-in, use the entry method [Code/Smart Lock]. wifi: [SSID] / [Password]. Parking: [Location]. Check-outs: [Time]. If you have questions, answers are ready–reply here or in the app.”
     • Sample B: “If youre arriving by car, outside gate access is via code [Code]. Doors open at [Time]. Reminders will arrive 24 hours before arrival. For help, tap Reply in the app or contact us.”
2. Timing
   • First message: 48 hours before check-in with key details.
   • Reminder: 24 hours before arrival to confirm updates and wifi status.
   • Final nudge: 2–3 hours before check-in with entry links and any last-minute changes.
   • Tips: select a timing profile in your system to keep messages aligned with local time and arrival windows.
3. Triggers
   • Booking confirmed: send Copy and initial details automatically via ai-powered tools or apps.
   • Travel date changes: resend updated details; offer new times and parking if needed.
   • Time-zone differences or late-night arrivals: adjust the timing and language to be clear and friendly.
   • Check-ins: use contactless flow to simplify conversations and provide clear wifi details; if guests need a quick reply, offer answers and keep the conversation moving.

Core Text 3: Arrival Welcome and House Guide – Copy, Timing, and Triggers

Recommendation: Use a three-part sequence that delivers a warm Arrival Welcome, a practical House Guide with checklists, and precise Entry Details, all designed to be effortless for guests and profitable for hosts. Schedule the welcome and guide 24 hours before check-in, and place the final access details 60–90 minutes before arrival. Add a light post-arrival update to confirm everything went smoothly and surface any quick needs, a short course of guest onboarding you can reuse across listings. Imagine guests facing a smooth arrival with clear directions and friendly support.

• Templates
  1. Arrival Welcome (two tone options):
     • Option A (for fullhome): “Welcome to {fullhome}! We’re thrilled you’re here. Your stay starts now. To help you face a smooth arrival, here are the basics: check-in window, address, contact. The House Guide below outlines the layout and must-know features. If you face any issue, reply here–we love helping guests feel at home.”
     • Option B (short-term): “Welcome to {fullhome}! Your stay begins now. Check the House Guide for basics: Wi‑Fi, thermostat, trash, and contact. Need a hand? Reply to this message.”
  2. House Guide Overview with checklists – the heart of clarity:
     • Entry essentials: door code, lock instructions, and check-in window.
     • House basics: Wi‑Fi name and password, temperature tips, lights, and safety devices.
     • Facilities overview: kitchen, laundry, and parking details.
     • An addition: adding quick tips and resources, local tips, emergency contacts, accessibility notes, and house rules in a simple checklists format.
  3. Entry Details and Troubleshooting:
     • Door code: {code} and steps to open.
     • What to do if code doesn’t work: contact number and response time.
     • Late check-in guidance and any pet or accessibility notes, if applicable.
• Timing and Triggers
  1. Trigger 1: Booking confirmation – send Arrival Welcome within 1 hour after booking to set expectations and surface basics.
  2. Trigger 2: 24 hours before check-in – send House Guide with checklists and details about the fullhome layout, parking, and amenities.
  3. Trigger 3: 60–90 minutes before check-in – send Entry Details with the door code, check-in instructions, and any access notes.
  4. Trigger 4: 24 hours after arrival – send a short post-arrival note asking for feedback and offering help with anything further.
• Effizienz und Rentabilität

  Automatisiert diese Abfolge, um den manuellen Arbeitsaufwand zu reduzieren, die Effizienz zu steigern und Geld zu sparen. Der einheitliche Ton reduziert die Verwirrung der Gäste und erhöht die Anzahl der Bewertungen und die Rentabilität durch wiederholte Buchungen. Bei Kurzaufenthalten steigert dieses Setup die Effizienz und Rentabilität, und Sie können es wiederverwenden tutorial über alle Angebote hinweg. Stellen Sie sich die Ergänzung eines Updates vor, das die Grundlagen auf dem neuesten Stand hält und Raum für zusätzliche Details und Funktionen bietet, die die Rentabilität steigern.

Kerntext 4: Dankesnachricht nach dem Checkout und Erinnerung an eine Bewertung – Text, Zeitpunkt und Auslöser

Implementieren Sie einen zweistufigen Ablauf: ein gastfreundliches Dankeschön nach dem Bezahlvorgang innerhalb von 6 Stunden, das den Gast namentlich anspricht und Details nach dem Aufenthalt bestätigt, einschließlich Auscheckschritten, Türschlössern und Schlüsselrückgabe; und eine Bewertungserinnerung 24–72 Stunden nach dem Auschecken. Verwenden Sie eine maßgeschneiderte Sprache, die zu Ihren Angeboten und Abläufen passt, und halten Sie den Ton warm, um die Energie des Gastes nach dem Aufenthalt zu beruhigen. Wenn Sie Guesty oder ähnliche Tools verwenden, passen Sie die Kadenz pro Angebot an und lassen Sie das System den Großteil der Kontaktaufnahme übernehmen, während Ihre Crew bei besonderen Fällen manuell eingreifen kann, wenn Sie manchmal eine persönliche Note benötigen, um Probleme hier zu lösen. Dieser Prozess bietet eine Möglichkeit, Probleme schnell anzugehen.

Dankeschön nach dem Auschecken – Kurzfassung: „Hallo {name}, vielen Dank für Ihren Aufenthalt in {listing}. Wir hoffen, Sie haben Ihren Besuch genossen. Unsere Crew ist für Sie da, falls Sie nach dem Auschecken etwas benötigen. Bitte bestätigen Sie diese Nachricht und geben Sie an, ob Sie irgendwelche Probleme haben.“

Dankeschön nach dem Auschecken – erweiterte Version: „Hallo {name}, wir haben uns gefreut, Sie bei {listing} zu beherbergen. Wenn etwas nicht Ihren Erwartungen entsprochen hat, antworten Sie hier, damit wir das Problem beheben können. Wenn Ihnen etwas Besonderes gefallen hat, erzählen Sie uns, was Ihnen aufgefallen ist, damit wir diese kleinen Akzente bei zukünftigen Aufenthalten wieder aufgreifen können.“

Bewertungs-Erinnerung – Text: „Hallo {name}, wenn Sie einen Moment Zeit haben, teilen Sie bitte eine kurze Bewertung Ihres Aufenthalts bei {listing}. Ihr Feedback unterstützt unsere Abläufe und hilft zukünftigen Gästen. Insbesondere hilft uns eine kurze Notiz darüber, was gut gelaufen ist und was verbessert werden könnte, Herausforderungen schnell zu lösen. Sie können bestätigen, dass Sie eine Bewertung hinterlassen haben, indem Sie hier antworten.“

Automatisierung und Auslöser: Richten Sie einen auf der Kaufabwicklung basierenden Auslöser ein, um das Dankeschön innerhalb von 6 Stunden zu versenden, gefolgt von einer Bewertungserinnerung nach 24–72 Stunden. Wenn keine Antwort erfolgt, senden Sie nach 96 Stunden einen zweiten Anstoß, und wenn der Gast ein Problem signalisiert, eskalieren Sie die Angelegenheit zur manuellen Kontaktaufnahme durch die Nachtschicht. Verwenden Sie Chatbots für erste Sendungen, wechseln Sie aber bei Sonderfällen zu menschlichen Agenten; speichern Sie die Ergebnisse in Ihren Tools und Inseraten, damit Sie die nächsten Schritte verwalten können. Vermeiden Sie störende Zeitpunkte, indem Sie nicht zu später Stunde senden und eine einfache Abmeldeoption anbieten; bieten Sie eine Möglichkeit, den Empfang zu bestätigen oder zu quittieren. Halten Sie die Frequenz kurzfristig, um Ermüdung vorzubeugen, und fügen Sie einen klaren Bewertungslink auf Ihrer Website oder in der Buchungs-App ein, um die Aktion zu vereinfachen.

Automatisierungs-Workflow: Planungsvorlagen über Plattformen hinweg

Nutzen Sie einen zentralisierten Planungs-Workflow, der dieselben Vorlagen von einem einzigen Editor auf alle Plattformen überträgt. Diese Optimierung reduziert menschliche Fehler und sorgt für die Einhaltung der Vorschriften auf Airbnb, Booking und VRBO. Sie stellt sicher, dass jeder Gast zeitnah Erinnerungsnachrichten erhält, und reduziert Nachfragen. Planen Sie Nachrichten so, dass sie während angemessener Stunden ankommen, um den Schlaf zu schützen, indem Sie die Ortszeit verwenden. Das einfache Setup unterstützt die Aufrechterhaltung eines konsistenten Kontakts in dem Gebiet, das Sie bedienen, unabhängig davon, ob der Gast zu Hause oder auf Reisen ist. Teilen Sie die Ergebnisse mit Managern und Anbietern, um Manager über Änderungen auf dem Laufenden zu halten und die Bearbeitung von Anfragen zu beschleunigen. Es wird noch viel mehr kommen, wenn sich die Marktbedingungen ändern.

Vorlagenstruktur

Basisblöcke umfassen: Einleitungszeile, Wegbeschreibung zum Grundstück, Check-in-Details, Gästekontakt und Check-out-Anweisungen. Jeder Block verwendet Platzhalter für Gastname, Check-in-Zeit und Hausbeschreibung sowie eine Erinnerung zur Abgabe von Feedback. Fügen Sie einen kurzen Call-to-Action hinzu, um wichtige Details mit dem Host-Team zu teilen. Fügen Sie einen Hinweis zur Einhaltung der Hausordnung und eine Wegbeschreibung hinzu. Sorgen Sie für einen einheitlichen Gästekontakt über alle Kanäle hinweg.

Implementation Steps

1. Map-Trigger nach Plattform und Zeit: 72 Stunden vor Ankunft, 24 Stunden vorher, Anreisetag und nach dem Auschecken. Verknüpfen Sie jeden Trigger mit einer Plattformversion, wobei der Kerninhalt erhalten bleibt, damit die Qualität ohne doppelten Aufwand hoch bleibt.

2. Konfigurieren Sie die plattformübergreifende Bereitstellung in Ihrem Channelmanager oder PMS, sodass ein einzelnes Update an Airbnb, Booking, VRBO und jede OTA übertragen wird. Dies reduziert den manuellen Aufwand, vermeidet Verzögerungen und vereinfacht die Organisation von Anfragen.

3. Testen Sie mit einer kleinen Anzahl von Inseraten. Erkennen Sie Fehler, passen Sie die Zeitfenster an, um den Schlaf der Gäste zu respektieren, und stellen Sie sicher, dass die Erinnerungen den richtigen Gast zur richtigen Zeit erreichen. Stellen Sie sicher, dass die Anbieter Eskalationen zeitnah erhalten.

4. Überprüfen Sie die Ergebnisse wöchentlich mit den Managern. Teilen Sie Metriken zu Reaktionszeiten, bearbeiteten Anfragen und der pro Inserat eingesparten Zeit. Nutzen Sie das Feedback, um die Formulierungen zu verfeinern, marktspezifische Details hinzuzufügen und die Nachrichten mit den Hausregeln und Anweisungen in Einklang zu halten.

Leistung verfolgen und Compliance automatisierter Nachrichten sicherstellen

Richten Sie ein Live-Dashboard ein, das den Liefererfolg, die Erstantwortzeit und die Compliance auf Kanalebene verfolgt, um schnelle Anpassungen zu ermöglichen und die Gäste mühelos auf dem Laufenden zu halten. Lernen Sie die Grundlagen anhand von realen Beispielen, wie Vorlagen das Gästeverhalten über Märkte und Kanäle hinweg beeinflussen. Erstellen Sie massgeschneiderte, kürzere Nachrichten für schnelle Bestätigungen und längere für wichtige Details, um den Aufenthalt zu fördern und die Kommunikation während des gesamten Prozesses zu erleichtern.

Schlüsselmetriken zur Nachverfolgung

Behalten Sie eine datengestützte Sicht auf Zustellrate, Öffnungsrate und durchschnittliche Reaktionszeit sowie die Zeit bis zur ersten Kontaktaufnahme und den Anteil verspäteter Antworten. Die Kanal- und Marktansicht zeigt, wo Gäste am meisten interagieren und wo Vorlagen angepasst werden müssen. Verwenden Sie Mini-Exporte, um Muster auf Objektebene zu untersuchen, und testen Sie zwei Vorlagen pro Situation. Vergleichen Sie dann die Ergebnisse, um schnellere Verbesserungen zu erzielen. Streben Sie 98–99% Zustellung, unter 15 Minuten durchschnittliche erste Antwort und verspätete Antworten unter 5% an. Verfolgen Sie Beispiele, in denen Vorlagen die Zufriedenheit der Gäste verbessert haben, und übersetzen Sie dies in 5-Sterne-Punkte für zukünftige Nachrichten. Integrieren Sie smartbnb, um die Skalierung über mehrere Objekte hinweg zu ermöglichen und gleichzeitig Konsistenz und einfache Verwaltung zu gewährleisten.

Stellen Sie sich ein Dashboard vor, das hervorhebt, welche Vorlagen die stärkste Übereinstimmung mit den Fragen der Gäste aufweisen, damit Sie den Überblick behalten. Überprüfen Sie regelmäßig längere Nachrichten, um Klarheit und Kürze zu gewährleisten, und passen Sie sie an die Marktanforderungen an, um einen reibungsloseren Arbeitsablauf und schnellere, datengesteuerte Entscheidungen zu gewährleisten.

Compliance und Best Practices

Halten Sie den Prozess einfach: Überprüfen Sie jede automatische Nachricht anhand der Plattformregeln, der Datenschutzbestimmungen und der lokalen Anforderungen. Verwenden Sie eine kanalspezifische, marktspezifische Checkliste, um sicherzustellen, dass Ton, Zeitpunkt und Inhalt mit den Erwartungen übereinstimmen. Führen Sie vierteljährlich Mini-Audits durch, um veraltete Details und nächtliche Erinnerungen zu erkennen, die Gäste verärgern könnten. Führen Sie ein Änderungsprotokoll mit Beispielen, damit das Team schnell lernen und sich anpassen kann und zeigen Sie, wie kleine Änderungen das Verhalten und den Komfort der Gäste beeinflussen. Diese Vorgehensweise ermöglicht konsistente, schnelle Updates und sorgt für 5-Sterne-Ergebnisse und unterstützt gleichzeitig die Aufrechterhaltung des Vertrauens in Ihrem Markt.