12 šablon zdarma pro automatizované zprávy Airbnb pro hosty – 4 základní texty k naplánování v roce 2025

Schedule four core messages today to guide guests from first inquiry to checkout. A human touch builds trust, protects your reputation, and reduces back-and-forth by a meaningful margin–time you can reinvest in cleaning, rest, or improving your listing. Use a smart workflow with your tools to trigger messages at the right moments, including pre-arrival, arrival, mid-stay, and post-stay communications. This approach keeps guests informed, and it helps you show thanks and resolve small issues effortlessly.

Four core templates to schedule in 2025 target the guest journey: Pre-arrival welcome, check-in a parking instructions, mid-stay issue resolution, and post-stay appreciation. Each template uses a simple structure: greeting, concrete details, action steps, and an invitation to reply. With parking details, cleaning windows and timelines, and breezeway access tips, you minimize confusion. The messages stay concise, with a tone that is warm but smart, and you can tailor them per listing and guest profile, keeping balance between autonomy and personal touch.

To maximize impact, pair each template with a quick action plan and a tiny little checklist: confirm guest name, property access, and expected arrival window; provide a cleaning schedule; remind about parking and buffers for late arrivals; and offer a simple path to resolve issues by replying. The process takes time but saves many back-and-forth messages, improving your reputation and converting passive inquiries into bookings.

With these four templates in place, you gain a balance of control and responsiveness. The tools you use should support scheduling, not complicate your workflow. If you keep a friendly language and a consistent tone, guests will feel guided rather than interrogated, which takes less effort to maintain and truly improves guest satisfaction.

Thanks for reading. This approach is designed to be effortless to implement and scalable across listing sizes, from a single family home to a multi-unit property. If you want to tune the templates to your locale, supply chain for cleaning teams, and onsite parking constraints, you can build a small breezeway flow inside your host dashboard to keep guests informed and reduce wait times.

12 Free Templates for Automated Airbnb Messages to Guests – 4 Core Texts to Schedule in 2025; How Can I Automate My Airbnb Management

Start with four core texts to schedule now and push them automatically across your system to access guest conversations quickly. whether you manage one airbnbs or multiple listings, these messages will scale, reduce errors, and boost profitability while keeping your communication professional and friendly here.

4 Core Texts to Schedule in 2025

Pre-arrival Access and Instructions: send a concise pre-arrival message that lists access details, codes, parking directions, and a quick checklists to confirm essentials before arrival.

Arrival and Check-in Guide: on the day guests arrive, share quick, step-by-step self-check-in, wifi details, appliance basics, and contactless options.

During Stay Support and Handling: invite guests to reach out for requests, provide clear handling steps, and reference Breezeway or Hostaway for issues; keep response times short to maintain efficiency.

Check-out and Feedback: clarify checkout time, return keys, parking, and request feedback to protect your reputation and guide future pricing decisions.

12 Free Templates for Automated Airbnb Messages to Guests

Tyto šablony vám pomohou rychle zvládnout přístup, udržet si čistý obraz na trhu a chránit vaši ziskovost. Snižují množství chyb v několika Airbnb ubytováních, zohledňují potřeby hostů a umožňují automatizovat upomínky, které hosté ocení. Máte spolehlivý systém pro parkování, kódy a kontrolní seznamy, to vše hostované v jediném profesionálně označeném systému – ať už používáte Amazon nebo podobný nástroj – pro udržení efektivity a posílení vaší reputace.

Katalog 12 šablon podle fáze cesty zákazníka

Doporučení: Začněte se šablonou 3, abyste omezili zasílání časově náročných dotazů a zvýšili efektivitu.

Před příjezdem a příjezd

Šablona 1 – Před pobytem: Zašlete vřelé potvrzení s časem přihlášení, informacemi o parkování a nezbytnými podrobnostmi, abyste předešli opakovaným dotazům a snížili počet chyb.

Šablona 2 – Před pobytem: Poskytněte přesné pokyny, přístupové kódy a doporučené časy příjezdu, aby hosté dorazili hladce a vy minimalizovali čas strávený vstupem.

Šablona 3 – Před příjezdem: Přehled často kladených otázek s odpověďmi na nejběžnější dotazy, stručnými odpověďmi a rychlým odkazem na podporu napříč platformami, aby se omezily opakované zprávy a zvýšila efektivita.

Šablona 4 – Před příjezdem: Ukázkový plán příjezdu do oblasti, včetně možností dopravy, blízkých služeb a jednoduché mapy pro nastavení očekávání před pobytem.

Template 5 – Pre-stay: Payment and access details, including door codes, Wi-Fi login, and a quick note on any service procedures to prevent delays and make arrivals smoother.

Template 6 – Pre-stay: Clear check-in procedures and a link to the full house manual, so guests feel prepared and time spent asking questions drops.

During stay & Post-stay

Template 7 – During stay: Quick requests for towels, extra amenities, or equipment through a single channel, with a standard step-by-step response to speed tasks.

Template 8 – During stay: One-page house manual recapped with essential safety tips, appliance basics, and how to contact services when things misbehave, reducing time spent searching.

Template 9 – Post-stay: Thank-you note with a giving gesture and a link to a short survey to collect feedback, helping you grow satisfaction and improves guests’ experience for future stays.

Template 10 – Post-stay: Local recommendations and exclusive offers for future stays, showing appreciation and encouraging most guests to return.

Template 11 – Post-stay: Alternative check-out options and late-check-out availability, with clear instructions to optimize the final moment and avoid delays.

Template 12 – Post-stay: Safety and contingency: step-by-step emergency contacts, safety tips, and next steps to reduce errors and reassure guests if something unexpected occurs.

Core Text 1: Booking Confirmation – Copy, Timing, and Triggers

Send Booking Confirmation within minutes of reservation. Use a concise, friendly copy that confirms guest name, stay dates, nightly rate, total amount, payment status, and the host contact channel. This minimizes time-consuming back-and-forth and ensures guests feel supported from the moment they book. Include a clear call to action and invite them to reply with any questions.

Copy Guidelines

Structure matters. Start with a warm greeting, followed by a quick summary of the booking, then the next steps and a mini reminder about essential details such as check-in time, wifi access, heating, and house rules. A key point is to present one clear call to action. Keep sentences short and actionable; this approach will improve clarity and will strengthen the guest experience. Include a line that signals you will reply promptly if they reach out.

Timing and Triggers

Set triggers for key moments: booking confirmed, payment processed, 7 days before arrival, 24 hours before, and 2 hours before check-in. Each message should be delivered through the guest’s preferred channel and adapt to their time zone. This strategy enables you to scale communications across multiple listings on airbnb and ensure consistency. These aspects reduce back-and-forth and create an extremely smooth arrival. This approach provides a practical solution to common questions and keeps guests informed. Also include check-in instructions, parking, and access details in the relevant messages. If available, add a note about heating and wifi to prevent last-minute questions.

Core Text 2: Pre-Arrival Check-In Details – Copy, Timing, and Triggers

Send a concise pre-arrival checklist 48 hours before check-in, with entry method, wifi details, parking, and house rules to start conversations seamlessly and cut back-and-forth. Whether guests arrive by car or rideshare, study of aspects in the arrival flow shows this approach reduces repetitive questions, helps you select the right timing, saves time, boosting earnings and easing work for your team, and creates new ways to support guests.

1. Copy
   • Goal: deliver three tight blocks: greeting, access, and support; keep language clear and actionable.
   • Samples:
     • Sample A: “Hi [Guest], your stay at [Property] begins on [Date]. For a smooth, contactless check-in, use the entry method [Code/Smart Lock]. wifi: [SSID] / [Password]. Parking: [Location]. Check-outs: [Time]. If you have questions, answers are ready–reply here or in the app.”
     • Sample B: “If youre arriving by car, outside gate access is via code [Code]. Doors open at [Time]. Reminders will arrive 24 hours before arrival. For help, tap Reply in the app or contact us.”
2. Timing
   • First message: 48 hours before check-in with key details.
   • Reminder: 24 hours before arrival to confirm updates and wifi status.
   • Final nudge: 2–3 hours before check-in with entry links and any last-minute changes.
   • Tips: select a timing profile in your system to keep messages aligned with local time and arrival windows.
3. Triggers
   • Booking confirmed: send Copy and initial details automatically via ai-powered tools or apps.
   • Travel date changes: resend updated details; offer new times and parking if needed.
   • Time-zone differences or late-night arrivals: adjust the timing and language to be clear and friendly.
   • Check-ins: use contactless flow to simplify conversations and provide clear wifi details; if guests need a quick reply, offer answers and keep the conversation moving.

Core Text 3: Arrival Welcome and House Guide – Copy, Timing, and Triggers

Recommendation: Use a three-part sequence that delivers a warm Arrival Welcome, a practical House Guide with checklists, and precise Entry Details, all designed to be effortless for guests and profitable for hosts. Schedule the welcome and guide 24 hours before check-in, and place the final access details 60–90 minutes before arrival. Add a light post-arrival update to confirm everything went smoothly and surface any quick needs, a short course of guest onboarding you can reuse across listings. Imagine guests facing a smooth arrival with clear directions and friendly support.

• Templates
  1. Arrival Welcome (two tone options):
     • Option A (for fullhome): “Welcome to {fullhome}! We’re thrilled you’re here. Your stay starts now. To help you face a smooth arrival, here are the basics: check-in window, address, contact. The House Guide below outlines the layout and must-know features. If you face any issue, reply here–we love helping guests feel at home.”
     • Option B (short-term): “Welcome to {fullhome}! Your stay begins now. Check the House Guide for basics: Wi‑Fi, thermostat, trash, and contact. Need a hand? Reply to this message.”
  2. House Guide Overview with checklists – the heart of clarity:
     • Entry essentials: door code, lock instructions, and check-in window.
     • House basics: Wi‑Fi name and password, temperature tips, lights, and safety devices.
     • Facilities overview: kitchen, laundry, and parking details.
     • An addition: adding quick tips and resources, local tips, emergency contacts, accessibility notes, and house rules in a simple checklists format.
  3. Entry Details and Troubleshooting:
     • Door code: {code} and steps to open.
     • What to do if code doesn’t work: contact number and response time.
     • Late check-in guidance and any pet or accessibility notes, if applicable.
• Timing and Triggers
  1. Trigger 1: Booking confirmation – send Arrival Welcome within 1 hour after booking to set expectations and surface basics.
  2. Trigger 2: 24 hours before check-in – send House Guide with checklists and details about the fullhome layout, parking, and amenities.
  3. Trigger 3: 60–90 minutes before check-in – send Entry Details with the door code, check-in instructions, and any access notes.
  4. Trigger 4: 24 hours after arrival – send a short post-arrival note asking for feedback and offering help with anything further.
• Efektivita a ziskovost

  Automatizuje tuto posloupnost pro snížení manuální zátěže, zvýšení efektivity a ušetřených peněz. Konzistentní tón snižuje zmatení hostů, zvyšuje hodnocení a ziskovost prostřednictvím opakovaných rezervací. Pro krátkodobé pobyty toto nastavení zvyšuje efektivitu a ziskovost a můžete ho znovu použít tutorial napříč výpisy. Představte si přidání aktualizace, která udržuje základy aktuální, s prostorem pro další podrobnosti a funkce, které zvyšují ziskovost.

Základní text 4: Poděkování po provedení objednávky a připomenutí recenze – text, načasování a spouštěče

Implementujte dvoufázový proces: do 6 hodin po odhlášení zkontrolujte zdvořilé poděkování, ve kterém hosta oslovíte jménem a potvrdíte podrobnosti po pobytu včetně kroků odhlášení, zámků dveří a vrácení klíčů; a 24–72 hodin po odhlášení zkontrolujte připomenutí recenze. Používejte jazyk šitý na míru, který odpovídá vašim nabídkám a provozu, a udržujte vřelý tón, abyste po pobytu uvolnili energii hosta. Pokud používáte guesty nebo podobné nástroje, přizpůsobte kadenci podle nabídek a nechte systém, aby zvládl většinu oslovení, zatímco vaše posádka může ručně zasáhnout ve zvláštních případech, kdy někdy potřebujete osobní kontakt k vyřešení problémů. Tento proces poskytuje prostředky k rychlému řešení problémů.

Poděkování po odhlášení – krátká verze: „Ahoj {name}, děkujeme, že jste se ubytovali v {listing}. Doufáme, že se vám pobyt líbil. Náš tým je tu, aby vám pomohl, pokud budete po odhlášení něco potřebovat. Potvrďte prosím tuto zprávu a potvrďte, zda máte nějaké problémy.“

Poděkování po odhlášení – rozšířená verze: „Ahoj {name}, rádi jsme tě hostili v {listing}. Pokud něco nesplnilo tvá očekávání, odpověz nám, abychom to mohli vyřešit. Pokud jsi ocenil(a) nějaké speciální detaily, řekni nám, co tě zaujalo, abychom se na tyto drobné doteky mohli zaměřit i v budoucnu.“

Připomínka recenze – kopie: „Ahoj {name}, pokud máš chvilku, prosím, poděl se o krátkou recenzi svého pobytu v {listing}. Tvoje zpětná vazba podporuje naše fungování a pomáhá budoucím hostům. Konkrétně krátká poznámka o tom, co se povedlo a co by se dalo zlepšit, nám pomáhá rychle řešit problémy. Můžeš potvrdit, že jsi zanechal(a) recenzi, odpovědí zde.“

Automatizace a spouštěče: nastavte spouštěč na základě pokladny pro odeslání poděkování do 6 hodin, následovaný připomenutím recenze za 24–72 hodin. Pokud nedojde k reakci, odešlete druhé šťouchnutí za 96 hodin, a pokud host signalizuje problém, eskalujte to na manuální oslovení noční směnou. Používejte chatboty pro počáteční odesílání, ale přepněte na lidské agenty pro speciální případy; ukládejte výsledky do svých nástrojů a seznamů, abyste mohli spravovat další kroky. Vyhněte se rušivému načasování tím, že nebudete odesílat v pozdních nočních hodinách a nabídnete jednoduchou možnost odhlášení; poskytněte způsob, jak potvrdit nebo potvrdit přijetí. Udržujte krátkodobé tempo, abyste zabránili únavě, a uveďte jasný odkaz na recenzi na svém webu nebo v rezervační aplikaci, abyste usnadnili akci.

Automatizační pracovní postup: Šablonování plánů napříč platformami

Zaveďte centralizovaný pracovní postup plánování, který odesílá stejné šablony na všechny platformy z jediného editoru. Tato optimalizace snižuje lidské chyby a zajišťuje shodu provozu s předpisy na platformách Airbnb, Booking a VRBO. Zajišťuje, že každý host obdrží včasné zprávy s připomenutím a snižuje nutnost opětovných dotazů. Naplánujte doručování zpráv v rozumnou denní dobu, abyste chránili spánek, a to s použitím místního času. Snadné nastavení podporuje udržování konzistentního kontaktu v celé oblasti, kterou obsluhujete, ať už je host doma nebo na cestách. Sdílejte výsledky s manažery a poskytovateli, aby byli manažeři informováni o změnách a urychlili řešení dotazů, a s tím, jak se mění podmínky na trhu, toho přijde mnohem více.

Struktura šablony

Základní bloky zahrnují: úvodní řádek, pokyny k nemovitosti, podrobnosti o příjezdu, oslovení hosta a pokyny k odjezdu. Každý blok používá zástupné symboly pro jméno hosta, čas příjezdu a popis ubytování, plus připomenutí, aby host zanechal zpětnou vazbu. Připojte krátkou výzvu k akci, abyste sdíleli klíčové podrobnosti s hostitelským týmem. Zahrňte vyhovující poznámku o domovním řádu a pokyny k přístupu. Udržujte oslovení hosta konzistentní napříč všemi kanály.

Implementation Steps

1. Mapujte spouštěče podle platformy a času: 72 hodin před příjezdem, 24 hodin předem, v den příjezdu a po odhlášení. Propojte každý spouštěč s verzí platformy při zachování hlavního obsahu, aby kvalita zůstala vysoká bez zbytečného úsilí o duplikaci.

2. Nakonfigurujte doručování napříč platformami ve svém správci kanálů nebo PMS, aby jediná aktualizace proběhla na Airbnb, Booking, VRBO a jakékoli OTA. Tím se sníží manuální zásahy, zabrání se zpožděním a zjednoduší se udržování uspořádaných dotazů.

3. Otestujte s malou dávkou nabídek. Detekujte selhání, upravte časová okna, abyste respektovali spánek hostů, a ověřte, zda se upomínky dostanou ke správnému hostu ve správný čas. Zajistěte, aby poskytovatelé obdrželi případné eskalace včas.

4. Každý týden projděte výsledky s manažery. Sdílejte metriky o době odezvy, vyřízených dotazech, době ušetřené na inzerát. Použijte zpětnou vazbu k upřesnění formulací, přidejte podrobnosti specifické pro daný trh a udržujte zprávy v souladu s domovním řádem a pokyny.

Sledujte výkon a zajistěte soulad automatizovaných zpráv

Nastavte si živý dashboard, který sleduje úspěšnost doručení, dobu první reakce a shodu s předpisy na úrovni kanálů, což umožňuje rychlé úpravy a snadné informování hostů. Naučte se základy s reálnými příklady toho, jak šablony ovlivňují chování hostů napříč trhy a kanály. Vytvořte si šité na míru kratší zprávy pro rychlé potvrzení a delší pro důležité detaily, abyste podpořili pobyt a hladší komunikaci během celého procesu.

Key Metrics to Track

Udržujte si přehled o doručitelnosti, míře otevření a průměrné době odezvy, plus o době do prvního kontaktu a podílu pozdních odpovědí. Pohled na kanály a trh ukazuje, kde se hosté nejvíce angažují a kde je potřeba upravit šablony. Použijte mini-exporty k prozkoumání vzorců na úrovni nemovitosti a testujte dvě šablony pro každou situaci, poté porovnejte výsledky pro rychlejší zlepšení. Usilujte o doručitelnost 98–99 %, průměrnou první odpověď do 15 minut a pozdní odpovědi pod 5 %. Sledujte příklady, kdy šablony zlepšily spokojenost hostů, a převeďte to na 5hvězdičkové body pro budoucí zasílání zpráv. Integrujte smartbnb pro škálování napříč nemovitostmi při zachování konzistence a snadné správy.

Představte si řídicí panel, který zvýrazňuje, které šablony vykazují nejsilnější soulad s dotazy hostů, a pomáhá vám udržet pozornost. Pravidelně kontrolujte delší zprávy, abyste zajistili jasnost a stručnost, a upravujte je podle potřeb trhu, abyste udrželi plynulejší pracovní postup a rychlejší rozhodování založené na datech.

Soulad a osvědčené postupy

Udržujte proces jednoduchý: ověřujte každou automatizovanou zprávu podle pravidel platformy, norem ochrany soukromí a místních požadavků. Používejte kontrolní seznam specifický pro daný kanál a šitý na míru trhu, abyste zajistili, že tón, načasování a obsah zůstanou v souladu s očekáváními. Provádějte mini-audity čtvrtletně, abyste zachytili zastaralé detaily a pozdní noční připomínky, které mohou hosty dráždit. Udržujte protokol změn s příklady, aby se tým mohl rychle učit a přizpůsobovat a ukazujte, jak malé úpravy ovlivňují chování a pohodlí hostů. Tato praxe umožňuje konzistentní a rychlé aktualizace a udržuje pětihvězdičkové výsledky a zároveň podporuje udržení důvěry na vašem trhu.